南大辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理手冊(cè)

1、淮陰工學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè)版本1.0二零零二年八月南京南大百合網(wǎng)絡(luò)科技有限公司目錄一、進(jìn)入系統(tǒng)31連接服務(wù)器32身份認(rèn)證43修改密碼4二、系統(tǒng)主界面6三、各功能模塊介紹71模塊功能分類介紹73.1行政管理73.2個(gè)人辦公管理93.3領(lǐng)導(dǎo)辦公（未啟用）103.4公文管理112模塊使用介紹14²視圖區(qū)14²大綱區(qū)15一、 進(jìn)入系統(tǒng)1 連接服務(wù)器打開(kāi)電腦電源，請(qǐng)注意先開(kāi)主機(jī)電源，再開(kāi)顯示器電源。如果顯示器沒(méi)有顯示，請(qǐng)檢查：Ø 電源是否有電？Ø 電源插頭是否接好，有沒(méi)有接觸不良？Ø 顯示器連接到主機(jī)的信號(hào)線是否接好？等待機(jī)器啟動(dòng)成功后，您可以在您

2、的電腦桌面上找到IE瀏覽器的圖標(biāo)，如右圖所示，雙擊（用鼠標(biāo)在圖標(biāo)上連續(xù)的快速點(diǎn)擊兩次）打開(kāi)IE瀏覽器，如下圖在地址欄輸入，然后按回車鍵注：請(qǐng)先確認(rèn)您已經(jīng)連上了網(wǎng)絡(luò)并正確的進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，如出現(xiàn)連接錯(cuò)誤，請(qǐng)先檢查：網(wǎng)線是否已經(jīng)正確的連接在網(wǎng)卡上？網(wǎng)絡(luò)設(shè)置是否正確？如果您不清楚，請(qǐng)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)管理人員。2 身份認(rèn)證 系統(tǒng)此時(shí)會(huì)要求用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，系統(tǒng)采用用戶名和密碼的認(rèn)證方式。見(jiàn)圖一。用戶名是用戶的中文全名，密碼是您自己設(shè)置的密碼。如果您是第一次進(jìn)入系統(tǒng)，在輸入密碼的地方輸入”password”, 進(jìn)入系統(tǒng)后請(qǐng)立即修改您的密碼以保證安全性，防止他人冒用您的身份！ 3 修改密碼第一次進(jìn)入系統(tǒng)后請(qǐng)立即修

3、改您的密碼，進(jìn)入系統(tǒng)后您可以在主界面的左邊看到“修改密碼”選項(xiàng)，點(diǎn)擊選擇后系統(tǒng)會(huì)彈出對(duì)話框如下圖：在新密碼處填寫(xiě)新的密碼，在校驗(yàn)處重新填寫(xiě)一次以防止填錯(cuò)，按確定對(duì)密碼進(jìn)行修改，按取消放棄修改。請(qǐng)注意保護(hù)您的密碼，特別注意以下幾點(diǎn)：Ø 請(qǐng)您牢記您的密碼，沒(méi)有密碼您將無(wú)法進(jìn)入系統(tǒng)。Ø 管理員只能為您重新設(shè)置密碼，不能知道您原來(lái)的密碼是什么。請(qǐng)勿要求管理員幫您找到原來(lái)的密碼。Ø 不要將密碼告訴別人或貼在顯示器上Ø 三個(gè)月內(nèi)至少修改密碼一次Ø 密碼至少6位以上，請(qǐng)勿采用以下形式的密碼：n 全部相同的字符n 您自己或家人、熟人的生日n 您自己或家人、熟人

4、的電話號(hào)碼如果由于您個(gè)人的原因，違反以上規(guī)定，造成泄漏密碼，從而引起系統(tǒng)的破壞或未授權(quán)的訪問(wèn)責(zé)任將由您來(lái)負(fù)！ 二、 系統(tǒng)主界面進(jìn)入系統(tǒng)后，您將見(jiàn)到如下頁(yè)圖二的系統(tǒng)主界面，這個(gè)界面是對(duì)系統(tǒng)功能的導(dǎo)航。以下我們對(duì)系統(tǒng)主界面做詳細(xì)的介紹：在界面的最上面是一個(gè)工具條，工具條包含在每個(gè)功能模塊中，用來(lái)快捷的切換一些功能。工具條的左邊是淮工辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的標(biāo)志，在標(biāo)志的右邊有一排快捷按鈕：主頁(yè)，日程，郵件，通訊錄，辦公。下面先介紹這些按鈕的功能。Ø 主頁(yè)按鈕用來(lái)回到主頁(yè)面，這個(gè)按鈕在進(jìn)入到各個(gè)功能模塊后回到主頁(yè)面十分方便。Ø 日程按鈕用來(lái)快捷的進(jìn)入個(gè)人日程安排功能Ø 郵件按鈕

5、用來(lái)快捷的進(jìn)入郵件系統(tǒng)Ø 通訊錄按鈕用來(lái)快捷的進(jìn)入個(gè)人通訊錄Ø 辦公按鈕會(huì)進(jìn)入一個(gè)新的頁(yè)面，這個(gè)頁(yè)面包含每個(gè)功能模塊的鏈接，并按功能模塊分類排列，用來(lái)方便的切換各個(gè)模塊。除工具條外，主頁(yè)面橫向切分為三個(gè)區(qū)域，分別是個(gè)人功能區(qū)，公告查看區(qū)，功能模塊區(qū)。下面分別介紹：n 個(gè)人功能區(qū)左邊的最上面有一個(gè)用戶名稱提示區(qū)，提示出您現(xiàn)在是以什么用戶進(jìn)入系統(tǒng)的。在它下面是一列按鈕，我的工作，我的郵件，我的日程，我的通訊錄，待辦事宜，修改密碼。我的工作按鈕功能和工具條的辦公按鈕一樣，待辦事宜按鈕選擇后可看到所有需要您辦理而您還未處理的事宜，其他按鈕您可以從字面意思去理解：Ø 我的郵

6、件會(huì)進(jìn)入您的郵箱Ø 我的日程會(huì)打開(kāi)您的日程安排Ø 我的通訊錄會(huì)打開(kāi)您的個(gè)人通訊錄n 公告查看區(qū)列出最多10條最近的學(xué)校公告的標(biāo)題，每條公告都顯示成一條鏈接，您的可點(diǎn)擊標(biāo)題查看公告的詳細(xì)內(nèi)容。這里列出的內(nèi)容您都可以從通知公告模塊中找到，這里只是給出一個(gè)快捷的查看方法，方便您的使用。n 功能模塊區(qū)功能模塊區(qū)的上面分三大類列出所有的功能模塊。每個(gè)模塊都顯示成一個(gè)鏈接，您可以直接點(diǎn)擊某個(gè)功能模塊的名稱進(jìn)入該模塊。在功能模塊區(qū)的下面，您還會(huì)看到兩行提示，一行提示您還有多少件待辦事宜等待您處理，一行提示您還有多少封新郵件未查看。這兩行提示您都可以直接點(diǎn)擊查看詳細(xì)信息。三、 各功能模塊介

7、紹1 模塊功能分類介紹3.1 行政管理行政管理模塊，提供學(xué)校重要信息及行政管理的一個(gè)電子鏈接。用戶只需在此模塊中輸入信息，其它模塊就可以直接從中讀入。在本模塊中，保存了學(xué)校教學(xué)計(jì)劃、年度報(bào)告、規(guī)章制度等學(xué)校信息。該模塊包括如下子系統(tǒng)：政策法規(guī)政策法規(guī)是一個(gè)專門(mén)管理與本單位相關(guān)的法規(guī)法則的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以使用它來(lái)起草本單位的法規(guī)法則，也可以轉(zhuǎn)載與本單位相關(guān)的其它法規(guī)法則。政策法規(guī)可以由指定的部門(mén)進(jìn)行發(fā)布與管理，學(xué)校里所有人員都可查看。另外，信息的格式也是多種多樣的，可以是圖表、圖片、錄像等數(shù)據(jù)格式。對(duì)政策法規(guī)還可進(jìn)行合理的分類，方便管理與查看。通知公告公告牌可以用來(lái)發(fā)布學(xué)校內(nèi)的消息、公告、規(guī)章制度、

8、守則、工作安排、機(jī)關(guān)介紹和領(lǐng)導(dǎo)及領(lǐng)導(dǎo)辦公的介紹、部門(mén)職能的介紹、技術(shù)資料等信息。這些綜合消息由計(jì)算中心和各部門(mén)發(fā)布。所有人員都可以查看這些消息。我們還可以把自己關(guān)注的消息匯總起來(lái)，方便查看。另外，信息的格式也是多種多樣的，可以是圖表、畫(huà)片、錄相等數(shù)據(jù)格式。通過(guò)此系統(tǒng)還可以閱讀各種電子報(bào)刊（簡(jiǎn)報(bào)、學(xué)術(shù)交流、專業(yè)研討及專題報(bào)道）、查看每日快訊、新的消息、通告、上網(wǎng)指南（介紹網(wǎng)絡(luò)情況，了解上網(wǎng)的方法和網(wǎng)上的各種服務(wù)等各種情況）等等。政務(wù)信息管理（未啟用）合理化建議箱合理化建議箱是為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和員工提供一個(gè)發(fā)表合理化建議的地方，并能對(duì)合理化建議進(jìn)行迅速的處理和響應(yīng)。主要功能包括發(fā)表署名或匿名建議、處理

9、建議、統(tǒng)計(jì)匯總等。日用品的管理（未啟用）公共通訊錄公共通訊錄用來(lái)管理全學(xué)校公共的對(duì)內(nèi)對(duì)外的通訊地址和聯(lián)系方式，包括內(nèi)部人員的郵件地址和聯(lián)系信息，上級(jí)管理部門(mén)的聯(lián)系人、電話、郵件地址及其他聯(lián)系方式，各相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系人、通訊地址和聯(lián)系方式等。在通信錄中可以進(jìn)行各種查詢，如按部門(mén)、按個(gè)人等。你可以在搜索條中輸入查詢文本（例如：姓名）然后按回車，即可以查詢到此人的相關(guān)的信息。會(huì)議管理（未啟用）3.2 個(gè)人辦公管理個(gè)人辦公系統(tǒng)是學(xué)校工作人員在辦公過(guò)程中，以電子辦公為指導(dǎo)思想，建立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)境，提供對(duì)用戶日常辦公活動(dòng)的支持，并且可與其它應(yīng)用系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)。其中包括：個(gè)人郵件、個(gè)人日程安排、系統(tǒng)幫助等

10、。待辦事宜此子系統(tǒng)中分門(mén)別類儲(chǔ)存了所有待辦的事務(wù)，在此子系統(tǒng)中可以直接進(jìn)行各種事務(wù)處理，統(tǒng)計(jì)未處理的事務(wù)。傳統(tǒng)的工作方式下，辦公人員在事務(wù)處理過(guò)程中，很難詳細(xì)地掌握自己應(yīng)該處理的事務(wù)的數(shù)量、內(nèi)容、緊急程度和處理情況，而作為整個(gè)辦公事務(wù)流程的一個(gè)環(huán)節(jié)，如果處理不及時(shí)或不當(dāng)，會(huì)直接影響整個(gè)工作進(jìn)程和工作效率。因此，每位辦公人員都非常希望有一位“秘書(shū)”將各種待辦公文分門(mén)別類地整理出來(lái)，辦公人員按照文件內(nèi)容、緊急程度、優(yōu)先等級(jí)閱讀和處理文件，處理完畢的公文由“秘書(shū)”交下一部門(mén)或辦公人員處理，如果在辦公處理過(guò)程中有新的辦公事務(wù)遞交過(guò)來(lái)，“秘書(shū)”會(huì)馬上給于提示。我們對(duì)辦公人員日常事務(wù)處理概括為兩大類。一類

11、是自己主動(dòng)開(kāi)始辦理的事務(wù)，如公文的起草、信息查詢，稱為主動(dòng)辦理類事務(wù)；另一類來(lái)自于其他人員和部門(mén)需要您辦理的事務(wù)，如審批、會(huì)簽、批示等，這類事務(wù)稱為被催、督辦類事務(wù)。一般情況下，日常處理的工作大多數(shù)為被催、督辦類事務(wù)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，我們將這類事務(wù)的處理統(tǒng)一歸納到專門(mén)設(shè)計(jì)的待辦事宜功能中進(jìn)行。待辦事宜體現(xiàn)了學(xué)校內(nèi)眾多辦公事務(wù)流程中屬于個(gè)人辦理的主題，好像是穿梭于辦公室間各種公文和事務(wù)的每一個(gè)集散港口，使得每一位日常辦公人員能夠很容易地掌握到來(lái)自于其他“港口”的公文和事務(wù)的待處理狀態(tài)。個(gè)人郵件個(gè)人辦公系統(tǒng)提供了完美的電子郵件的功能，總體上來(lái)說(shuō)有郵件的起草，接收，答復(fù)等功能，在郵遞選項(xiàng)中提供信箋的

12、重要性、郵戳類型、郵遞的優(yōu)先級(jí)的選擇，還提供簽名、加密、回執(zhí)、防止拷貝等選項(xiàng)的選擇。還能與Internet上的郵件用戶進(jìn)行交流，進(jìn)行郵件的收發(fā)。用戶在向Internet帳戶發(fā)送郵件時(shí)與向?qū)W校內(nèi)用戶發(fā)送郵件方式相同，同樣，收郵件時(shí)方式也一樣。個(gè)人日程個(gè)人日程安排能對(duì)個(gè)人的時(shí)間進(jìn)行合理有效的管理，總體來(lái)說(shuō)有日程的安排、日程的提醒、日程的查詢，在日程安排中你也可以邀請(qǐng)別人，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通知陂邀請(qǐng)人；在日程安排表中你可以設(shè)置鬧鈴選項(xiàng)，讓計(jì)算機(jī)到一定的時(shí)間后給你某種信息的提示，提示您的日程安排項(xiàng)；可以查看你兩天的日程安排、一周的日程安排、兩周的日程安排、整月的日程安排。個(gè)人通訊錄個(gè)人通訊錄，通過(guò)它可以建立

13、個(gè)人通訊的檔案，為工作帶來(lái)方便。在個(gè)人通訊錄中不僅可以記錄個(gè)人的基本通訊情況，如學(xué)校電話、家庭電話、個(gè)人手機(jī)號(hào)碼、個(gè)人BP機(jī)號(hào)碼、家庭住址等信息，而且可以記錄與個(gè)人相關(guān)的其它信息，如個(gè)人愛(ài)好、個(gè)人生日、個(gè)人家庭情況等信息。在通信錄中你可以按照自己的愛(ài)好將個(gè)人通訊錄進(jìn)行合理分類，將每種類型的通訊錄保存在一起，達(dá)到方便查詢的效果。通訊錄中還提供模糊查詢功能，可以在搜索條中輸入查詢文本（例如：姓名）然后按回車，即可以查詢到此人的相關(guān)的信息（例如：辦公室電話、家庭電話、家庭住址等）。3.3 領(lǐng)導(dǎo)辦公（未啟用）該系統(tǒng)是為了方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己關(guān)心的一些數(shù)據(jù)、報(bào)表、文件進(jìn)行查詢處理而提出來(lái)的，它包括領(lǐng)導(dǎo)日程安排

14、、重要電話記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話管理、綜合信息查詢、重要人物來(lái)訪登記。其主要目標(biāo)即達(dá)到減輕領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的難度和工作量，使得領(lǐng)導(dǎo)同志能把更多的時(shí)間用于考慮學(xué)校管理、謀求發(fā)展大略，而不是為日?，嵥槭聞?wù)所纏繞。3.4 公文管理公文管理包括收文、發(fā)文管理、圖書(shū)情報(bào)管理和文書(shū)檔案管理。收文管理收文管理主要是對(duì)外單位發(fā)到本處的所有正式公文（紅頭文件）、帶密級(jí)的會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等進(jìn)行登記、擬辦、批示、承辦、催辦、銷毀或歸檔等全過(guò)程的處理。收文管理設(shè)計(jì)要求滿足：² 能夠自行定義收文流程，以適應(yīng)將來(lái)不同的收文需要² 提供辦公用各種文件格式，建立常用的公文模塊，并有各類示例文章² 提供手工

15、錄入、紙介質(zhì)的掃描錄入、網(wǎng)絡(luò)引入及各種文件的導(dǎo)入方式² 對(duì)收文全過(guò)程的監(jiān)控及催辦，并提供圖形化的流程查閱² 對(duì)收文可以進(jìn)行多條件查詢，并嚴(yán)格控制公文的打印權(quán)限² 提供收文全過(guò)程的靜態(tài)可維護(hù)性。發(fā)文管理發(fā)文管理用于發(fā)送、保存和處理各級(jí)單位發(fā)文，一份發(fā)文經(jīng)過(guò)擬稿、核稿、逐級(jí)通過(guò)主辦和擬辦單位的審批，最后提交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文結(jié)束后，可將發(fā)文歸檔轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，發(fā)文管理提供以下功能：² 提供手工錄入、紙介質(zhì)的掃描錄入、網(wǎng)絡(luò)引入及各種文件的導(dǎo)入方式² 對(duì)發(fā)文全過(guò)程的監(jiān)控及催辦，并提供圖形化的流程查閱² 對(duì)發(fā)文可以進(jìn)行

16、多條件查詢，并嚴(yán)格控制公文的打印權(quán)限² 提供發(fā)文全過(guò)程的靜態(tài)可維護(hù)性。檔案管理檔案管理主要內(nèi)容包括：文件、照片、傳真、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、宣傳報(bào)道等多種形式。檔案管理流程是：各處室、職能部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的平時(shí)歸卷，定期將檔案送到檔案室集中歸檔，檔案室收到檔案后按照文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、基建四類進(jìn)行總分類，然后按照部門(mén)、文件類型等形式進(jìn)行二次分類，對(duì)部分文件規(guī)定其密級(jí)等要素，然后將檔案歸檔，并將部分檔案存入微機(jī)。對(duì)檔案的查詢由檔案室主任決定其查詢權(quán)限。檔案管理功能包括自動(dòng)組卷，案卷查詢，案卷統(tǒng)計(jì)，案卷刪除，文件管理等。系統(tǒng)提供到文件一級(jí)的檔案管理，其中已包括目錄的處理等功能。文件類型可以包括

17、各種多媒體形式，如：圖片、錄音、錄像等。簡(jiǎn)捷可靠的文件整理的功能。本系統(tǒng)能夠簡(jiǎn)便地對(duì)文件進(jìn)行移入、移出、組合等。簡(jiǎn)捷可靠的案卷整理功能。本系統(tǒng)能夠簡(jiǎn)便地實(shí)現(xiàn)案卷在案卷目錄中位置的移動(dòng)等?？焖俚奈募檎液蜋z索功能。自身維護(hù)。檔案室除預(yù)先存在建立的卷宗外，可根據(jù)需要建立新卷宗。對(duì)存入檔案室的文件在編目表中自動(dòng)編目。檔案摘要卡及其多個(gè)視圖創(chuàng)建、管理、維護(hù)。系統(tǒng)根據(jù)檔案摘要卡中相應(yīng)內(nèi)容自動(dòng)更新。對(duì)外服務(wù)中對(duì)每種檢索均考慮模糊匹配功能,并提供一些組合檢索方式。2 模塊使用介紹各模塊有基本統(tǒng)一的模式，上面是工具條，工具條使用詳見(jiàn)主頁(yè)面的介紹。左邊是大綱，用來(lái)選擇不同的查看方式或新建文檔（根據(jù)不同模塊有所不

18、同），右邊是文檔查看視圖，根據(jù)用戶選擇不同的模式列出所有文檔，每個(gè)文檔會(huì)顯示成鏈接，您可以點(diǎn)擊查看他的詳細(xì)內(nèi)容。區(qū)域示意圖² 視圖區(qū)視圖區(qū)一般包含多個(gè)按鈕，包括刷新 全部展開(kāi) 全部折疊 第一頁(yè) 上一頁(yè) 下一頁(yè) 最后一頁(yè) 全文檢索這些按鈕在視圖上方和下方各有一行，他們的功能完全一樣，各放一行主要用來(lái)方便您的操作Ø 刷新用來(lái)刷新頁(yè)面顯示Ø 全部展開(kāi)和全部折疊用來(lái)一次性展開(kāi)和折疊所有標(biāo)題項(xiàng)Ø 第一頁(yè)用來(lái)回到顯示的第一頁(yè)Ø 最后一頁(yè)用來(lái)回到顯示的最后一頁(yè)Ø 上一頁(yè)和下一頁(yè)用來(lái)上翻或下翻一頁(yè)Ø 全文檢索對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容進(jìn)行全文檢索由于系統(tǒng)平臺(tái)的一些局限性，第一頁(yè) 上一頁(yè) 下一頁(yè) 最后一頁(yè)這四個(gè)按鈕在顯示內(nèi)容只有一頁(yè)時(shí)也會(huì)顯示，這時(shí)您選擇下一頁(yè)時(shí)系統(tǒng)會(huì)只顯示一條文檔，這時(shí)數(shù)據(jù)并未丟失，請(qǐng)不要擔(dān)心，您選擇