某建筑工程公司財務管理手冊及流程(共67頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上目錄第一章 計劃管理 6第一節(jié) 計劃管理的種類第二節(jié) 計劃管理的程序第二章 資產(chǎn)（資金和物品）流入的管理 8第一節(jié) 貨幣資金流入的管理第二節(jié) 物品流入的管理第三章 資產(chǎn)（資金和物品）流出的管理11第一節(jié) 貨幣資金流出的管理第二節(jié) 物品流出的管理第四章 會計基礎(chǔ)工作及納稅管理13第五章 其它規(guī)定15第六章 財務人員崗位職責16第七章 公司印章管理規(guī)定17第八章 出入庫運作流程24第九章 倉本管理程序29第十章 資產(chǎn)管理辦法30第十一章 出差及差旅費報銷管理規(guī)定38第十二章 招待費管理規(guī)定47第十三章 使用出租車及公司臨時用車管理規(guī)定48第十四章 加班管理規(guī)定49第十五章

2、 移動電話管理規(guī)定52第十六章 關(guān)于到期未收款、送貨單與外協(xié)單位聯(lián)系的相關(guān)手續(xù)的規(guī)定54第十七章 財務重要物品及文檔的保管管理規(guī)定55第十八章 采購管理規(guī)定56第十九章 財務管理規(guī)定60財務部組織架構(gòu)圖總經(jīng)理財務總監(jiān)財務部經(jīng)理 會計 出納總 則根據(jù)公司經(jīng)營管理的需要，在現(xiàn)有的會計制度、財務管理制度、銷售手冊、銷售管理流程、行政管理手冊、行政管理流程工廠管理手冊基礎(chǔ)上，制訂本財務管理手冊，該手冊是公司內(nèi)部管理使用，具有本公司特點的實際操作性，隨著公司管理實踐的不斷變化，根據(jù)需要可以修改，其特點是既具有現(xiàn)實性又有連續(xù)性，經(jīng)公司領(lǐng)導批簽后各部門嚴格貫徹執(zhí)行。財務管理是基于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中客觀存在的

3、資產(chǎn)活動和資金關(guān)系而產(chǎn)生的，它是利用價值形式對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進行的管理，是企業(yè)組織資產(chǎn)活動、處理與各方面資金關(guān)系的一項綜合性管理工作。財務管理是公司各項管理工作的核心，任何成功的企業(yè)，除有可觀的市場潛力外，不可缺少的是有效的財務管理。制訂財務管理手冊對公司發(fā)展具有重要意義。第一章 計劃管理第一節(jié) 公司計劃管理的種類如果公司加強了管理工作的計劃性，不僅會使公司的日常工作有條不紊，還會使公司管理干部心中有數(shù)，對未來發(fā)展充滿希望，同時有防患于未然的作用。計劃管理的種類有：1、 營業(yè)銷售計劃履職部門是銷售部，銷售部負責人負責每月和每年銷售計劃的制定。每月應列出當月已簽訂的銷售合同明細情況及正在談判中

4、待簽訂的合同情況，銷售部負責人在每月下旬經(jīng)理辦公會上向總經(jīng)理及各部門公布本部門營銷活動計劃，以便總經(jīng)理審批和公司其他部門配合。2、 成本計劃主管部門是后勤和工廠。主要負責人為配合營銷工作的實施，列出下月進貨、加工、施工、貨運計劃，在每月下旬經(jīng)理辦公會上向總經(jīng)理及各部門公布計劃，以便于公司其他部門配合。3、 費用計劃每月月底，財務部門依據(jù)各部門提交的費用支出計劃，制定公司總的固定費用計劃和部分可變費用計劃并上報總經(jīng)理，各部門負責人需在每月25日前將本部門費用支出計劃上交財務部。計劃內(nèi)容要求具體、細致。每月15日前，財務部將上月的公司總費用明細和費用比較分析，上報總經(jīng)理，以便對未來的費用計劃執(zhí)行提

5、供參考。4、 人才計劃人事部門負責人根據(jù)每月營銷業(yè)務量，組織各部門人才安排，以適應公司業(yè)務發(fā)展的人力需求。5、 現(xiàn)金流量計劃財務部出納每月15日前，根據(jù)公司當月現(xiàn)金結(jié)余情況，下月預收現(xiàn)金情況，預計下月可供使用現(xiàn)金情況，以及各部門的費用支出計劃，制訂公司現(xiàn)金流量計劃報公司領(lǐng)導審閱。6、 稅務統(tǒng)籌計劃財務部根據(jù)營銷計劃，預測各公司納稅細節(jié)，包括流轉(zhuǎn)稅、企業(yè)所得稅、印花稅、個人所得稅、房產(chǎn)稅、車船稅等。2012年1月1日，國家稅務總局在上海正在進行營業(yè)稅改增值稅的試點工作，目前還未涉及到建筑工程業(yè)。財務部將會隨時關(guān)注新政策的出臺對公司納稅環(huán)節(jié)的影響并及時作出稅改后的應對方案。第二節(jié) 公司計劃管理工作

6、的初步程序1、 每月下旬各部門負責人帶領(lǐng)本部門員工在每月下旬制定下月業(yè)務計劃，以便在每月3日經(jīng)理辦公例會上向公司領(lǐng)導和各部門匯報溝通。2、 公司領(lǐng)導每月3日，召開公司經(jīng)理辦公例會，聽取各部門下月計劃工作的匯報，并在會議上討論審批各種計劃。3、 各部門根據(jù)經(jīng)理辦公例會審定的本部門計劃，制作一式二份，交總經(jīng)理簽批后交人事部一份，本部門留存一份，以便人事部作為績效考核的依據(jù)。4、 財務部監(jiān)督的內(nèi)容包括:各部門上報的采購計劃、分包計劃是否與對方有采購、分包施工協(xié)議(2000元以上的分包施工需與乙方簽訂“施工協(xié)議”，2000元以下按公司常規(guī)報價), 協(xié)議中議定的報價是否合理、公允。5、 在計劃執(zhí)行中如因

7、特殊原因，超出計劃范圍的變動，部門負責人需做出書面報告，一式兩份報總經(jīng)理簽批后，交財務一份作為月計劃的補充。6、 每月下旬各部門書面總結(jié)當月計劃執(zhí)行情況，總結(jié)重大事項，并可提出建設(shè)性意見，報總經(jīng)理審批后，留人事部存檔或交總經(jīng)理指定秘書存檔。第二章 資產(chǎn)（資金和物品）流入的管理第一節(jié) 貨幣資金流入的管理資金是公司的血脈，只有保證公司資金的正常流入，才能保證公司的正常運轉(zhuǎn)。公司資金流入渠道主要是營銷業(yè)務收入，其次是其他業(yè)務的資金流入1、 營銷業(yè)務收入現(xiàn)金的管理要點：合同簽訂、工程產(chǎn)品質(zhì)量及施工跟進、出庫單、入庫單.驗收單、公司發(fā)票、財務記賬、貨款收回進度表。營銷業(yè)務的管理在公司銷售手冊中已具體表述

8、，這里僅重點說明營銷收款中的各個不可缺少的環(huán)節(jié)及工作程序。A、首先明確合同實施的第一責任人應是銷售部負責該合同的銷售人員，該銷售人員是簽訂銷售合同后，執(zhí)行合同、保證產(chǎn)品質(zhì)量及收回銷售款的主要負責人，這是公司上下的共識，也是權(quán)、責、利一致性的體現(xiàn)，銷售手冊已有詳細的獎罰條款。如果簽訂合同的銷售人員離職，由接手人員繼續(xù)履行該合同的責、權(quán)、利。B、銷售合同的領(lǐng)取與簽訂銷售人員領(lǐng)取銷售合同前要與總經(jīng)理、財務部溝通，商定我方公司的名稱，在秘書處領(lǐng)取合同并填寫合同領(lǐng)用表，打印完畢經(jīng)過銷售部經(jīng)理審核后，總經(jīng)理秘書蓋章后，送客戶處簽章。合同簽回后送到總經(jīng)理秘書處，由總經(jīng)理秘書報財務處一份復印件，由會計錄入電腦

9、。銷售人員按照合同規(guī)定催收貨款、組織貨源、安排送貨、安裝、并開據(jù)出庫單和送貨匯總表，客戶簽收后，原件兩份交總經(jīng)理秘書郵寄香港，客戶留存一份， 商務助理留存一份復印件。C、發(fā)票領(lǐng)送管理領(lǐng)取北京公司的發(fā)票時，銷售人員可口頭申請，財務部會計審核，開具發(fā)票后銷售人員在發(fā)票記賬聯(lián)簽字，向客戶收款時，如當時不能收款，銷售人員要與客戶辦理發(fā)票交接手續(xù)，取得相關(guān)憑據(jù)交財務部存檔，并負責追繳貨款。領(lǐng)取總公司發(fā)票時，銷售人員要書面申請，財務部經(jīng)理審核，并傳真總公司，總公司寄回發(fā)票后，銷售人員在財務部門辦理簽收手續(xù)，并送到客戶處辦理發(fā)票交接手續(xù)，取得相關(guān)憑據(jù)交財務部存檔，并負責追繳貨款。 D、應收賬款催收程序財務部

10、會計根據(jù)銷售合同和已收款情況全面記錄公司應收賬款明細情況。銷售助理配合打印催款函后，交財務部核實并簽字，每星期根據(jù)合同送貨情況表核對收款情況，提醒銷售人員催款如出現(xiàn)問題向銷售部經(jīng)理及總經(jīng)理匯報。財務部會計根據(jù)公司需要可隨時打出重點客戶應收賬款表，報總經(jīng)理和銷售部經(jīng)理，以便追繳貨款，當項目有變化時，銷售人員可到財務部找相關(guān)會計隨時查詢和打印。財務部會計每月5日負責提供至上月30日止的全部應收賬款明細表，銷售名次排行表，計成本表、合同使用表，交銷售部助理以便與每位銷售人員核對，并做出分析、評估。對公司大項目，銷售人員和財務部會計掌握大項目甲方財務部電話，對突發(fā)的合同欠款情況協(xié)助與對方財務聯(lián)系催收。

11、每個月初負責向銷售部負責人提供合同及大項目欠款表。銷售部助理每月5日對長期不能收回的貨款，書面報銷售部經(jīng)理及總經(jīng)理批示，并交有關(guān)人員跟進，財務部負責提供數(shù)據(jù)。對公司合同送貨催收款函財務部負責審核簽字。2、 其他業(yè)務收入現(xiàn)金的管理。其他業(yè)務收入現(xiàn)金，是指除營銷業(yè)務收入以外的現(xiàn)金收入。包括罰款收入，處理廢品收入，其他服務收入等。業(yè)務經(jīng)辦人對此類收入寫明業(yè)務發(fā)生情況，經(jīng)主管領(lǐng)導簽批，將現(xiàn)金交財務部，并取回收據(jù)。財務部根據(jù)收據(jù)（要有編號）及時做帳，記入公司帳內(nèi)。3、 財務部對貨幣資產(chǎn)的管理要點出納人員對各公司庫存現(xiàn)金要日清月結(jié)，每月做出現(xiàn)金盤點表。交財務部經(jīng)理及香港會計審閱。財務部要加強與銀行關(guān)系。保

12、證貨幣資金的存、取渠道順暢。根據(jù)公司目前特點，由出納每月編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，交財務部經(jīng)理審閱，并文字寫明未達賬款的原由，每月報香港吳會計。第二節(jié) 物品流入的管理根據(jù)本公司具體情況，目前需要管理的物品主要有產(chǎn)成品、原材料、禮品、辦公用品、樣品卡、輔助材料、固定資產(chǎn)等。對這些物品管理的中心要點是要有實物負責人，負責實物的增減變化及庫存情況的真實性。實物負責人要負責編制“物品收付存月報表”。并受其主管領(lǐng)導和財務部門的監(jiān)督。對于上述物品的流入渠道不外乎3種，一是采購流入；二是工程施工退回；三是加工制作入庫。對于物品入庫（即流入）的運作流程在“后勤管理手冊”中已有詳細說明，本手冊只說明其中3個要

13、點。1、采購物品和加工樣板要根據(jù)每月經(jīng)公司領(lǐng)導批準的采購計劃進行。并向財務部辦理申請領(lǐng)款手續(xù)。2、凡入庫物品都要有文字依據(jù)（包括發(fā)票、入庫說明、主管簽字等）和入庫單。這些是倉庫保管人增加庫存的記帳依據(jù)。3、每月匯總編制入庫情況表（表現(xiàn)在物品收付存月報表增加方），并附入庫依據(jù)。第三章 資產(chǎn)（資金和物品）流出的管理第一節(jié) 貨幣資金流出的管理該部分管理在“會計制度”和“財務管理制度”中已有比較具體的規(guī)定，本手冊中強調(diào)以下3點。1、依據(jù)經(jīng)公司領(lǐng)導批準的支出計劃，可按計劃向財務部辦理借款手續(xù)，財務部經(jīng)理負責審核實際支出是否嚴格執(zhí)行了公司領(lǐng)導的批示，并負責簽字。2、每一筆采購支出和費用報銷都要有經(jīng)辦人和各

14、部門經(jīng)理、財務經(jīng)理及總經(jīng)理簽字，出納方可報銷。3、財務部定期整理費用支出憑證向公司總部報告。第二節(jié) 物品流出的管理在行政管理流程和工廠管理手冊已詳細說明物品流出的管理程序，財務部需配合的工作，詳見附件一出入庫運作流程、附件二銷售部門與后勤部門、財務部門配合工作流程參照執(zhí)行。1、對于按照營銷合同規(guī)定從總公司發(fā)給甲方的物品，合同項目負責人要開具“物品送貨單”，由甲方驗收簽章后，正本交總經(jīng)理秘書，復印件交財務部相關(guān)會計一份，財務部依據(jù)記賬。（記工程施工或已發(fā)出商品等科目）。以便記錄銷售實際進度和合同執(zhí)行情況。2、為執(zhí)行營銷合同需要從庫房發(fā)送的物品，要由合同項目負責人開列明細“送貨單”并經(jīng)主管領(lǐng)導批簽

15、，由倉庫或工廠備貨，并由倉庫保管人開列出庫單，一式三聯(lián)。隨“送貨單”一聯(lián)，自留二聯(lián)，（用于備查一聯(lián)，做“物品收付存報表”一聯(lián)）。正本送貨單和出庫單由合同負責人送交總經(jīng)理秘書。復印件交倉存管理人員記賬后，留存?zhèn)洳椤?、其他物品的入庫、出庫（除營銷以外的物品），均要辦理入庫、出庫手續(xù)。經(jīng)辦人需寫明理由，經(jīng)公司領(lǐng)導批簽，向保管員入庫或領(lǐng)取，并在“出.入庫單”上簽名?！俺鋈霂靻巍币皇饺?lián)。保管員留一聯(lián)備查，做“物品收付存報表”用一聯(lián)，給領(lǐng)用人一聯(lián)。4、 財務部負責公司倉庫的庫存商品定期抽查盤點及總經(jīng)理小庫物品的出入庫管理工作。5、財務部負責公司出入庫單據(jù)的復核監(jiān)督及網(wǎng)上倉存結(jié)存數(shù)的監(jiān)督工作。第四章 會

16、計基礎(chǔ)工作及納稅管理第一節(jié) 會計基礎(chǔ)工作1、按照國家財政部公布的“企業(yè)會計準則”和統(tǒng)一會計制度要求設(shè)置會計科目、會計帳簿和會計報表。并按其規(guī)定的方法、原則進行會計核算。2、中心是會計憑證的制作，一定要附有合法合規(guī)的原始憑證。所謂合法合規(guī)即是要經(jīng)得住財政部門和稅務部門的檢查，同時會計憑證填寫要規(guī)范，復核會計制度的要求。3、要不斷完善公司內(nèi)部控制機制。資金的支出要求一支筆簽批。資產(chǎn)的管理要求雙軌互控。第二節(jié) 納稅管理與籌劃向國家納稅是每個企業(yè)應盡的義務，但是在不違背相關(guān)政策法規(guī)的前提下，盡可能地降低企業(yè)稅負，就要求我們進行合理的稅收籌劃。一般包括的稅種有：增值稅、營業(yè)稅、房產(chǎn)稅、印花稅、企業(yè)所得稅

17、、個人所得稅，城建稅，教育費附加等。另外每年10月份，還需要繳納殘疾人保障金。今年，又出臺了按季度繳納工會經(jīng)費的政策，上交的公會經(jīng)費可以一部分返還企業(yè)，用于職工的各項福利和公會活動。目前，本公司的經(jīng)營類型主要涉及到建筑工程公司、材料銷售公司（包括一般納稅人和小規(guī)模納稅人），因此對納稅實施管理與籌劃就顯得尤為重要?，F(xiàn)明確幾個要點。1、流轉(zhuǎn)稅對于施工企業(yè)，要盡量擴大營銷金額，按地稅局規(guī)定的標準簽訂營銷合同，設(shè)置帳簿，進行會計核算。同一公司不要再經(jīng)營商品銷售，避免在一個公司流轉(zhuǎn)稅中既交營業(yè)稅又交增值稅的混合銷售行為。關(guān)鍵是如何與客戶簽訂合規(guī)的“施工合同”。在這個問題上一定要按稅務局要求進行。只要甲方

18、（客戶）同意，我方就要簽訂正式施工合同。對于商品銷售企業(yè)，要盡量按國稅局規(guī)定的銷售額之內(nèi)掌握銷售收入，財務部要在年度內(nèi)對各個貿(mào)易公司銷售收入做統(tǒng)籌規(guī)劃。銷售部門在簽定銷售合同時，要和財務部門多溝通，（或在每月的經(jīng)理辦公會中交流）。合理掌控貿(mào)易公司的銷售額。否則，很容易被“變更”為一般納稅人。2、企業(yè)所得稅財務部門在年度內(nèi)掌控各個公司的經(jīng)營成果。合理、客觀的反應和分析各公司的收入、成本、費用、利潤等，確保各公司合理納稅。3、房產(chǎn)稅、印花稅、個人所得稅等按照稅收標準，積極履行納稅義務，在稅務局要求的時間內(nèi)及時交納。第五章 其它規(guī)定一 除去以上財務部管理規(guī)定外，其它參照公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如員工手冊、

19、行政管理手冊、銷售管理手冊等相關(guān)規(guī)章制度及流程。二 配合其它部門各項與財務部相關(guān)的工作。三 財務人員應具備良好的道德品質(zhì)，認真負責的工作態(tài)度，團結(jié)協(xié)作的工作熱情和嚴謹敬業(yè)的工作精神。四 財務人員需對公司的各項有關(guān)機密數(shù)據(jù)、報表及相關(guān)規(guī)定嚴格保密。五 財務部實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、責任到人”，財務部經(jīng)理對財務部安全工作負責，每個崗位的財務人員對本崗位的安全工作負責，造成不良后果，均由本人承擔。六 如在以上各項工作中出現(xiàn)問題嚴重責任人，需追糾責任人法律責任。 第六章 財務人員崗位職責一、財務部經(jīng)理： 1、負責公司財務部全面具體工作，直接對總經(jīng)理負責。按總經(jīng)理要求，對各項財會工作定期總結(jié)、檢查、改進、完善。

20、2、負責對外包括統(tǒng)計局、財政局、國稅局、地稅局、工商局等政府部門的聯(lián)絡(luò)，以得到他們文件信息，確保公司在其領(lǐng)導管理下專心發(fā)展。3、其他具體職責詳見“財務部經(jīng)理工作職責”。二、財務部會計具體詳見“會計工作職責”三、財務部出納具體詳見“出納工作職責”第七章 公司印章管理規(guī)定一、總則 公司印章是公司在職權(quán)范圍內(nèi)進行公務活動，行使職權(quán)的重要標志。為加強公司印章的管理，確保印章的正確使用，特制定本規(guī)定。二、印章種類公司公章、公司合同專用章、財務專用章、法人章、發(fā)票專用章、報價章（封樣用）、小圓章（改錯用）等。 三、印章的刻制、啟用和廢止1、 印章應當由專人保管，嚴格按照規(guī)定刻制、啟用和廢止；2、 新成立公

21、司，印章由公安局審批備案刻制，任何人不得私刻公章，如違反由當事人承擔一切法律責任；3、 公司刻制印章應提交刻制申請（原因和印章名稱、圖案等），報公司總經(jīng)理批準同意后再由財務部開具證明辦理；4、 公司部門章、報價章、小圓章等內(nèi)部章的刻制，經(jīng)總經(jīng)理批準由總經(jīng)理秘書將印章模式傳給香港會計，由香港會計負責刻制；5、 印章刻制后應當立刻交給總經(jīng)理秘書登記，經(jīng)備案存檔后方可使用；公司新刻制的印章，在總經(jīng)理指定保管人后，由財務部經(jīng)理與印章保管人簽訂授權(quán)委托書（印章保管），交總經(jīng)理簽批，授權(quán)委托書一式兩份，一份交總經(jīng)理在“財務重要文檔”中存檔，一份由財務部經(jīng)理留存。授權(quán)委托書的有效期為一年，年限期滿后重新簽訂

22、；6、 公司部門或人員因工作需要而領(lǐng)用印章的經(jīng)總經(jīng)理批準并填寫領(lǐng)用印章申請書，使用后由保管人負責收回保管；7、 印章丟失或破損，須立刻向主管領(lǐng)導和相關(guān)部門報告，作出廢止手續(xù)并按規(guī)定刻制新章；8、 廢止的印章應當一律交給財務經(jīng)理與總經(jīng)理秘書共同協(xié)辦，注明廢止日期并進行封存或銷毀。四、印章的管理和使用公司印章由本規(guī)定確定的人員負責保管，并應當簽訂授權(quán)委托書（印章保管）。（一）公司公章1、公司公章由公司總經(jīng)理秘書負責保管；2、公司公章主要用于以公司名義對外進行全面合作的行政性文件材料，主要包括：法人的授權(quán)委托書、公司信函、介紹信、法律訴訟文件、企業(yè)信息變更等文件；3、使用時應當由各部門負責人審查同意

23、并簽寫后，到總經(jīng)理秘書辦理使用登記（填寫公章使用登記表）后方可使用；特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理書面或口頭授權(quán)的代行人員批準并辦理使用登記后也可使用；4、凡加蓋公司公章的材料均應當由總經(jīng)理秘書留存原件保管，并應當與公章使用登記情況相符，特殊情況可留存復印件。（二）公司合同專用章1、公司合同專用章由公司總經(jīng)理秘書保管，總經(jīng)理秘書不在或其他原因不在崗位的，報總經(jīng)理批準后，由總經(jīng)理指派負責人保管； 2、公司合同專用章主要用于以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議等文件；3、凡使用公司合同專用章的，由部門負責人簽字后，到總經(jīng)理秘書處加蓋公司合同專用章，并應當填寫合同專用章使用登記表；4、凡加蓋公司合同專用章的材料原件簽

24、署后，交總經(jīng)理秘書，總經(jīng)理秘書將二份原件正本一份交香港、一份北京留存。（三）公司財務專用章、法人章 、發(fā)票專用章1、公司財務專用章、法人章、發(fā)票專用章由公司財務部相關(guān)人員負責保管使用；2、公司財務印章用于公司財務方面的使用。（四）其他部門專用章各部門的專用章只能用于本部門使用，由各部門負責人負責保管使用，嚴禁用作對外簽訂合同、協(xié)議、證明等方面的使用，如違反此規(guī)定對外使用的，則文件、材料無效。五、特別規(guī)定1、 印章由負責人保管，因使用或保管不當造成的損失由使用人、審批人、保管人承擔相應責任，印章不用時應當鎖在指定位置；2、 嚴禁將公司印章帶出公司之外，外出攜帶填寫借用登記本并簽字，并由兩人以上攜

25、帶，經(jīng)總經(jīng)理特殊批準的除外；3、 外地項目如需開具發(fā)票而使用公章的，財務部相關(guān)負責人將領(lǐng)用印章申請書傳給香港，經(jīng)董事長或總經(jīng)理授權(quán)香港會計吳小姐簽字后方可執(zhí)行；4、 外地分公司用章也應當嚴格依照本規(guī)定執(zhí)行，如因投標等原因需要使用印章的，應提前報用相關(guān)管理用章單位，并將文件交付給印章保管人員蓋章；5、 不得在空白介紹信、合同、協(xié)議或白紙上蓋章，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準方可，但之后應當將原件交相應部分備案；6、 印章應蓋在落款單位、部門上，并且印章應當與落款單位、部門一致，且應當填寫日期，否則不得蓋章；7、 正文占滿頁面，落款需要在另一空白頁時，則應當在該頁加注“此頁無正文”的內(nèi)容，否則不得蓋章；8、

26、 公司總經(jīng)理或授權(quán)的人員可以定期或抽查印章的使用情況。六、罰則1、違反法律和規(guī)定刻制、使用印章的應當追究法律責任；2、工作交接時應當認真、仔細的辦理印章的交接手續(xù)，不得私自轉(zhuǎn)交他人；3、印章使用人違反規(guī)定使用的應當承擔法律責任，給公司造成損失的應當賠償所有的損失；4、印章丟失的，應當及時告知公司，否則給公司造成損失的，應當承擔賠償責任；5、因管理、使用不得，公司有權(quán)對相關(guān)人員處以通報批評、罰款、降低工作直至解除合同等處罰。附件一授權(quán)委托書（印章保管）附件二領(lǐng)用印章申請書附件三公司公章使用登記表附件四合同專用章使用登記表附件一 授權(quán)委托書（印章保管）保管印章公司名稱： 保管印章的名稱：公章 枚數(shù)

27、 合同專用章 枚數(shù) 財務專用章 枚數(shù) 法定代表人印章 枚數(shù) 發(fā)票專用章 枚數(shù) 其他印章 枚數(shù) 保管人： 職位： 部門： 保管起始日期：自 年 月 日起茲授權(quán) 根據(jù)公司的印章管理制度，保管和使用印章，印章保管人應承擔以下責任：1、 負責保管印章，嚴格按照公司印章管理規(guī)定履行自己的職責；2、 保證依照公司規(guī)定的使用流程和使用范圍使用印章；3、 負責印章的嚴格、安全使用，并落實使用登記、留存蓋章材料的制度；4、 自保管起始日期起，承擔因保管印章使用不當或違規(guī)使用而產(chǎn)生的一切法律責任；5、 保管人有權(quán)拒絕不按照公司印章規(guī)定使用印章的要求；6、 保管人應當將印章鎖在保險箱，如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜等情況，應

28、當及時向總經(jīng)理匯報并及時辦理注銷等手續(xù)。7、 自簽字之日起即視為保管人認可并同意承擔以上保管責任。委托人簽字： 保管人：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日保管印章的印樣：（留樣）附件二 文件編號： 領(lǐng)用印章申請書申請人 職位： 部門： 申請事由： 申請領(lǐng)用印章名稱： 申請領(lǐng)用事項（項目）： 申請領(lǐng)用期限：自 年 月 日至 年 月 日本人領(lǐng)用公司印章并作出以下承諾：1、 負責保管印章，并保證在公司批準的領(lǐng)用期限、領(lǐng)用事項（項目）等范圍內(nèi)使用印章；2、 負責印章的嚴格、安全使用，并完善使用制度；3、 嚴格按照公司印章使用規(guī)定使用印章，并承諾只使用在公司批準的領(lǐng)用事項（項目）上，不用作他用；4、

29、 本人承擔因使用印章不當或超出使用范圍使用而造成的一切法律責任。申請人簽字： 日期：-經(jīng)辦人意見： 簽字： 日期： 年 月 日董事長、總經(jīng)理（委托人）意見： 簽字： 日期： 年 月 日申請領(lǐng)用印章的印樣： （留樣）附件三使用日期使用部門蓋章文件名稱蓋章文件的編號（事項）使用章數(shù)備注使用人簽字 公司公章使用登記表 附件四使用日期使用部門合同對方名稱擬簽訂合同的編號使用章數(shù)備注使用人簽字 公司合同專用章使用登記表第八章 出入庫運作流程出庫正常情況下，須提前兩天以上到商務助理處寫出貨通知。入庫單據(jù)1 地毯、卷簾、布料、墻紙、路軌、工程貨（地毯、布料、墻紙、卷簾、卷簾配件、皮革及雜物、路軌）、雜項（外

30、購輔助材料、其它物品等）：正常到貨：貨運主管、商務助理同時收到香港傳的裝箱單通知到貨，商務助理根據(jù)來貨情況將需入庫的裝箱單傳給庫管員、倉本管理員（用于督促庫管員及時入庫）庫管員根據(jù)裝箱單入庫明細單填寫入庫單并將倉庫的倉本做加倉 工廠廠長、鑰匙管理員核實實物并在入庫單上簽字庫管員將入庫單傳真香港總部及北京倉本管理員，倉本管理人員依據(jù)入庫單在倉本上做加倉,同時審核庫管員的電子倉存入庫單原件每半月帶回公司交財務會計補簽字倉本管理人員留存一份，交庫管員留存一份、寄香港一份。2 未收款余料入庫流程由商務助理在合同流程上標明以下幾種情況在內(nèi)部局域網(wǎng)上共享，倉本管理人員定期瀏覽合同流程情況，根據(jù)相應的情況與

31、倉庫管理員溝通及時上賬或轉(zhuǎn)為現(xiàn)貨：（1） 樣版間需收回貨物由商務助理、貨運主管監(jiān)督銷售在工程完工后及時填寫入庫明細，由商務助理將入庫明細及貨物交貨運主管一同帶給倉庫管理員，入庫明細須由商務助理、貨運主管、倉庫管理員三方簽字后各存一份并交倉本管理員存一份，由倉本管理人員審核是否及時入帳。（2） 工程多訂備用量貨物入庫：由商務助理、貨運主管監(jiān)督銷售在工程完工后及時填寫入庫明細商務助理根據(jù)合同、裝箱單、送貨單核對在入庫明細上簽字，并提供給倉本管理人員審核是否及時準確入庫。（3） 工程上根據(jù)內(nèi)部合同先訂貨、正式合同的量較內(nèi)部合同數(shù)量多訂的貨物入庫商務助理根據(jù)合同、裝箱單、送貨單核對提供給倉本管理人員及

32、庫管員裝箱單，由倉本管理人員 審核倉庫管理員是否及時入帳。 （如需取消內(nèi)部合同，由銷售將相關(guān)資料備齊后填寫“合同取消申請表”交倉庫、貨運和財務審核，相關(guān)人員簽字確認后由總經(jīng)理秘書報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理秘書將簽批后的取消合同傳真一份給香港，同時復印一份交商務助理，原件留存?zhèn)洳?。?） 如因?qū)嶋H數(shù)量減少而少收回合同款，銷售員應辦理扣款手續(xù)，銷售將相關(guān)資料備齊后交總經(jīng)理秘書檢查需由會計核實入庫手續(xù)是否齊全總經(jīng)理秘書交總經(jīng)理審批。3 其它現(xiàn)貨入庫（工程剩余） A 工程剩余貨物：（1）現(xiàn)場貨物由工程經(jīng)理及貨運主管同時監(jiān)督貨物收回；（2）庫中分批出貨的工程貨余貨在工程完成后，由銷售與貨運主管核實后填寫入庫明

33、細單商務助理核實內(nèi)容并簽字貨運主管簽字倉庫管理員入庫簽字由貨運主管將入庫明細單交商務助理，商務助理復印兩份一份交倉本管理員作為審核出入庫依據(jù)一份給銷售總監(jiān)進行把關(guān)（如有地毯碎料從工地運回倉庫，倉庫管理員量尺寸并告知銷售，由銷售填寫入庫明細單交商務助理）。B 采購員將填寫好的入庫明細單商務助理驗明貨物核對內(nèi)容并簽字貨運主管簽字并帶貨物給庫管庫管在入庫明細單上簽字并收貨，留下一聯(lián)作為填寫入庫單的依據(jù)貨運主管收回簽字齊全的入庫明細單后，一聯(lián)自已存檔備查，一聯(lián)交倉本管理員以監(jiān)督是否辦理入庫手續(xù)）工廠廠長、鑰匙管理員核實實物并在入庫單上簽字庫管員傳真給公司倉本管理人員，倉本管理人員依據(jù)入庫單做加倉,并審

34、核庫管員的電子倉存?zhèn)}庫管理員將入庫單傳真香港總部及各辦事處入庫單原件每月兩次帶回公司交財務補簽字倉本管理人員留存一份，倉庫管理員留存一份、每月底寄香港一份。C 工程用大庫加工貨品及需修改成品：銷售填寫加工單行政部經(jīng)理簽批并留存一份銷售員將貨物清單交貨運主管廠長收到貨物后簽字工廠相關(guān)人員簽收工廠保留一份，貨運主管留存一份，如有加工剩余料需辦理正式入庫手續(xù)由行政經(jīng)理、倉庫管理員每周提供清單與倉本管理人員核對入帳，廠長負責監(jiān)督入庫。出庫單據(jù)1北京現(xiàn)貨：地毯、卷簾、布料、墻紙、路軌、工程貨（地毯、布料、墻紙、卷簾、卷簾配件、皮革及雜物、路軌）、雜項（外購輔助材料、其它物品等）。A商務助理根據(jù)北京的合同

35、做出出庫通知書銷售人員、財務部會計核實倉庫管理員根據(jù)出貨通知書以及倉本上的明細，選擇需出庫的貨物填寫出庫單簽字并將倉庫倉本做減倉。B商務助理收到香港發(fā)來的出庫通知書傳真?zhèn)}庫管理員倉庫管理員根據(jù)香港的出貨通知書以及倉本上的明細，選擇需出庫的貨物填寫出庫單簽字并將倉庫倉本做減倉。（1）商務助理會根據(jù)出庫通知上的時間與庫管及貨運主管溝通安排出貨。（2）倉本管理人員審核出庫單回傳同時更改公司倉本。（3）廠長及鑰匙管理員根據(jù)出庫單出貨并簽字。庫管員傳真給公司倉本管理人員，倉本管理人員依據(jù)出庫單做減倉,并審核庫管員的電子倉存?zhèn)}庫管理員將出庫單傳真香港總部將出庫單傳真有北京倉本的辦事處出庫單原件每半月帶回公

36、司交財務會計與行政經(jīng)理補簽字倉本管理人員留存一份，倉庫管理員留存一份、寄香港一份。2印刷品、樣版：秘書填寫出庫明細單行政部經(jīng)理審核庫管員填寫出庫單鑰匙管理員按出庫單出庫庫管存一份，秘書存一份，寄香港一份；注：1. 出入庫單分為“臨時貨物出入庫單”和“出入庫單”，倉本分為工程倉本、現(xiàn)貨倉本、臨時入庫倉本，分清出入庫性質(zhì)，地毯每批入庫需在倉本上注明缸號。2. 庫管員需將填寫完整的出、入庫單，在單據(jù)發(fā)生的當日及時傳真香港總部及各辦事處，并得到各地辦事處確認收到的傳真。3. 出庫通知書上必須有銷售人員、財務部會計的簽字方可辦理出庫手續(xù)。4. 出庫單上必須有庫管員、財務部會計、鑰匙管理員、廠長的簽字。5

37、. 入庫單上必須有庫管員、財務部會計、鑰匙管理員、廠長的簽字。6. 庫管員收到貨物后必須及時辦理入庫手續(xù)。注：因財務不能及時在原始出入庫單據(jù)上簽字，可用傳真件作為依據(jù)辦理出入庫，但需及時后補在原件上的簽字。網(wǎng)上倉存管理規(guī)定：1、 網(wǎng)上倉存數(shù)量應與倉本數(shù)量一致，倉庫管理員根據(jù)出入庫時間及時填寫出入庫單，并更改網(wǎng)上倉存記錄，做到準確無誤。2、 網(wǎng)上倉存根據(jù)產(chǎn)品的名稱、類別進行管理，同一種產(chǎn)品應在同一個倉頁上，嚴格與倉本一致。3、 網(wǎng)上倉存數(shù)量與倉本數(shù)量的審核由倉本管理人員及時根據(jù)倉庫管理員的出入庫單進行審核是否相符，總經(jīng)理助理兼行政經(jīng)理需定期進行監(jiān)督檢查。4、 目前北京庫房管理員負責北京、上海、深

38、圳網(wǎng)上庫存修改，上海、深圳的出庫單及時傳給北京庫房管理員以便及時更新，做到準確。香港收到深圳的出庫單后，何小姐會立即傳真給北京倉庫管理員。5、 工程貨轉(zhuǎn)現(xiàn)貨操作流程：商務助理根據(jù)合同流程情況與銷售進行核對，工程結(jié)束后，商務助理監(jiān)督銷售填寫入庫明細傳真給倉庫管理員，庫管根據(jù)入庫明細填寫出入庫單并傳真給倉本管理人員，如果是公司現(xiàn)貨需歸類公司現(xiàn)貨類別，如果是外購貨品，需通知香港編新貨號后進行入庫。相關(guān)會計審核并于每月定期檢查工程倉本，監(jiān)督工程貨及時轉(zhuǎn)現(xiàn)貨，如有問題及時與行政經(jīng)理溝通。6、 香港何小姐負責核對北京出入庫單，如有問題與倉本管理人員溝通，由倉本管理人員協(xié)調(diào)相關(guān)人員解決。7、 建立倉卡規(guī)定：

39、北京工程貨轉(zhuǎn)現(xiàn)貨，倉庫管理員負責建立庫房、香港、上海的倉卡，貼上樣品，寫清楚貨號、質(zhì)地，及時將倉頁帶回公司交倉本管理人員審核。（除公司現(xiàn)貨外所有外購貨品，由香港提供價格），北京公司倉頁由倉庫管理員建立，在建立倉卡時核對其它三地庫存是否有同樣的貨，如有在樣品上邊注明何地存有此貨及數(shù)量，如：第一行，以下數(shù)量僅供參考，應用時重新查詢貨量，如果上海、深圳或香港有同樣現(xiàn)貨，這樣寫明：上海有存貨：XX米，香港有存貨，XX米。會計審核香港及上海倉頁的同時，在倉頁上也同北京倉頁一樣注明其它點庫存量，審核后寄給香港、上海各一份。8、 倉庫管理員在填寫入庫單做倉頁時，必須留意以下幾點：（1） 工程貨但又是公司現(xiàn)貨

40、在香港的裝箱單上，會看到原廠號旁邊有括號注明公司現(xiàn)貨編號的，請跟據(jù)公司現(xiàn)貨號進行入庫，并在括號中說明工程貨號。（如果沒有注明，需向香港黃楚文跟進）（2） 工程訂貨的余料工程訂貨的地毯余料，會在香港的裝箱單上有新編的貨號，請根據(jù)新編貨號入庫。如布料或墻紙有余料，通知香港，以便香港編新號后進行入庫。貨號是：地毯：98-carpet-xxxxxxxx 布料：98-xxxx-xxx-xx或Axxx- xxx墻紙：98-wallpaper-xxxxxxxx 牛皮：coil-leather-xxxxxx（3） 如工程交貨后，所多出的余料在進行入庫前墻紙、地毯通知香港Steven，布料及牛皮通知香港黃楚文，

41、編新貨號并需按新的貨號進行入庫。第九章 倉本管理程序倉本管理 倉本管理內(nèi)容：地毯、布料、墻紙、卷簾、牛皮、成品、雜項等所有北京現(xiàn)貨倉本、工程貨倉本，庫存?zhèn)}本根據(jù)不同產(chǎn)品種類分類進行登記入賬，所有四大產(chǎn)品倉本北京有兩套：一套存放在公司，由相關(guān)樣版管理秘書進行日常管理，包括日常清點擺放、更新倉頁照片、小樣的粘貼，保障齊全，由倉存管理人員進行出入庫記帳及更新倉頁，倉本管理人員定期檢查北京公司的倉本，發(fā)現(xiàn)北京倉頁有臟污、破損等情況，需重新建立倉頁，新建倉頁必須保留原倉頁所有信息。 產(chǎn)品庫存為零的，由倉本管理人員負責打印撤倉頁申請，由行政經(jīng)理、財務經(jīng)理審核簽字后，報總經(jīng)理批準，將倉頁撤掉后財務進行保留存

42、檔，同時將撤倉頁申請傳真庫房及總公司相關(guān)人員撤掉清零倉頁。另一套存放在倉庫，由倉庫管理員管理，負責倉本的日常清點擺放、更新倉頁及照片、小樣的粘貼，保障齊全，出入庫記賬；倉庫倉本如有臟污、破損等情況自行更換，由廠長審核后，更換的倉頁必須保留原倉頁的所有信息。倉庫管理員填寫出、入庫單的同時修改倉庫倉本及更改電腦中的數(shù)據(jù)，每天下班前將當日發(fā)生的出入庫單傳真公司會計、總公司及有倉本的各分公司；上海、深圳庫存：根據(jù)每天傳真來的上海及深圳出、入庫單更改電腦中的數(shù)據(jù)。行政秘書每月五日提交上月北京庫存報表，發(fā)給香港。 第十章 資產(chǎn)管理辦法一、目的：為加強公司資產(chǎn)的保管及使用管理，特制定本規(guī)定。二、范圍：總公司

43、內(nèi)部及各下屬公司資產(chǎn)管理均依本辦法。三、資產(chǎn)管理部門：行政部。四、管理職責：1、資產(chǎn)管理單位負責資產(chǎn)的購置、登帳造冊、維修、盤查等追蹤管理工作。2、各部門負責本部門使用資產(chǎn)的申購、保管、維護并負責配合資產(chǎn)管理單位的資產(chǎn)管理。3、財務部負責資產(chǎn)的登帳造冊、計提拆舊、資產(chǎn)盤點等核算與監(jiān)督工作。五、作業(yè)內(nèi)容：1、資產(chǎn)的分類（1）固定資產(chǎn)：凡單位價值在2000元以上（含2000元），使用年限超過2年的公司財產(chǎn)，均屬固定資產(chǎn)范疇。（2）低值易耗品：凡單位價值在50元以上（含50元），使用年限超過1年的且不符合固定資產(chǎn)條件的公司資產(chǎn)，均屬低值易耗品范疇。（3）其他資產(chǎn)：未達到上述固定資產(chǎn)及低值易耗品條件的

44、公司其他資產(chǎn)。包括價值低于50元或一次消耗的公司資產(chǎn)。（4）電子類資產(chǎn)：凡單位價值在500元以上（含500元）的、除為其配備的辦公臺式電腦以外的其他電子類產(chǎn)品，如：筆記本電腦、平板電腦、相機、手機等，均屬電子類資產(chǎn)。2、資產(chǎn)購置程序（1）資產(chǎn)預算及購置計劃由使用部門提出，使用部門既要從實際需要出發(fā)又要注意節(jié)約，要根據(jù)各類資產(chǎn)的配備情況及使用標準合理配置，充分利用現(xiàn)有資產(chǎn)，防止積壓浪費。對固定資產(chǎn)，要提供詳細的使用目的并寫明詳細的功能要求。（2）購置通用設(shè)備，由申請部門將計劃或請購單提交行政部，經(jīng)行政部詢價后，并報財務部審批；（3）購置專業(yè)設(shè)備及工具，由申請部門在申購計劃批準后配合行政部購買；（

45、4）辦公用品的購置計劃，依辦公用品管理制度執(zhí)行。（5）項目入場所需物資由銷售部在入場前根據(jù)現(xiàn)場情況與工程所需提交進場物資計劃，凡在公司范圍內(nèi)可調(diào)撥的資產(chǎn)，不得重新購置，由行政部統(tǒng)一調(diào)撥；確需添置的資產(chǎn)，由行政部核實后報總經(jīng)理審批，方可統(tǒng)一購買。（6）凡購置各類資產(chǎn)，資產(chǎn)管理單位應在確保質(zhì)量的前提下，本著“貨比三家”的原則，選購質(zhì)優(yōu)價廉的資產(chǎn)。（7）行政部經(jīng)辦人持批準后的請購單或購置計劃到財務部辦理借款手續(xù)，屬固定資產(chǎn)、電子類資產(chǎn)與低值易耗品的公司資產(chǎn)，到貨后由行政部及資產(chǎn)申購部門共同驗收，驗收合格的資產(chǎn)由行政部建立固定資產(chǎn)卡片，經(jīng)申購部門簽字確認后，經(jīng)辦人持資產(chǎn)保管卡片至財務部辦理報銷手續(xù)。公

46、司其他資產(chǎn)到貨后由行政部及時驗收入庫，經(jīng)辦人持入庫單到財務部辦理報銷手續(xù)；驗收不合格的資產(chǎn)，由行政部負責辦理退換手續(xù)。（8）凡應入庫而未辦理入庫手續(xù)的，財務部不予報銷；（9）各項資產(chǎn)的使用說明書、維修單、質(zhì)保證明等資料統(tǒng)一由行政部保管并建立檔案，使用部門要用時以影印件代替。（10）凡資產(chǎn)因其他公司撥入、捐贈或隨其他資產(chǎn)購置而隨贈者，應填明價格，如原價無法查得或根本無原價者，由行政部會同財務部予以估價，并按本方法規(guī)定手續(xù)辦理。3、資產(chǎn)領(lǐng)用與管理（1）申請部門領(lǐng)用物品，必須至行政部辦理出庫或資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。屬個人所用物品，由員工個人在出庫單與個人物品保管卡或資產(chǎn)保管卡上簽字確認；部門所用資產(chǎn)，由部門

47、負責人指定專人負責領(lǐng)用、保管，無專人負責時，由部門負責人簽字確認。（2）個人對所用資產(chǎn)承擔管理責任，部門負責人對本部門資產(chǎn)和轄區(qū)共用資產(chǎn)承擔責任，因人為因素造成資產(chǎn)損壞由當事人承擔責任，落實不到人的由部門所有成員共同承擔責任，其中部門負責人承擔其部門成員1.5倍的資產(chǎn)賠償責任。對資產(chǎn)損壞原因由行政部負責人、財務部負責人及使用部門負責人三方確定，并在資產(chǎn)保修單或報廢單上簽字確認。（3）領(lǐng)用電子類產(chǎn)品時，使用人（或部門）需在固定資產(chǎn)保管書上簽字確認，成為該產(chǎn)品的責任人，由公司人事部留存原件備查。筆記本電腦、平板電腦等電子類產(chǎn)品中需拷貝公司資料時，由公司設(shè)計部負責人進行拷貝工作，之后使用人（或部門）方可按照正常手續(xù)領(lǐng)用。如變更使用人（或部門），需及時到人事部辦理變更手續(xù)。如因個人原因未及時辦理資產(chǎn)變更手續(xù)，一切后果由原使用人（或部門）承擔。（4）行政部每月對各部門辦公設(shè)備進行檢查。對玩忽職守、踐踏公司資產(chǎn)的責任人除照財產(chǎn)原價進行賠償外，公司還將視其情節(jié)輕重，分別對肇事者處以罰款 、通報批評直至解除合同的處罰。(5)員工調(diào)離公司，行政