時(shí)間管理與巧用電腦提高工作效率

1、By：netband第一部分、時(shí)間管理的基本概念和方法第二部分、巧用個(gè)人電腦提高工作效率我每天總有做不完的事情！我經(jīng)常忘記一些重要的事情！我經(jīng)常有一些重要的的事該做卻一直沒時(shí)間做！有時(shí)面對一大堆事情我反而會呆坐著不知道該做什么！我的桌上總是堆滿了東西！我每天總有接不完的電話！我經(jīng)常到處救火！加班對我來說已成為家常便飯！我總覺得太忙太忙！我總覺得工作負(fù)擔(dān)太重、壓力太大！我害怕上班，總想逃避工作！下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是

2、否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？12-16“yes”救命！你在時(shí)間

3、管理上需改進(jìn)8-12“yes”當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南4-8“yes”可以！方向正確，但需要提高沖勁0-4“yes”恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法現(xiàn)在，您是否已經(jīng)意識到您需要重新審視自己的時(shí)間管理？時(shí)間就是效率？時(shí)間就是金錢？時(shí)間就是生命？一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰？耳朵聽出老繭來啦！我們常聽說：時(shí)間是上帝賦予每個(gè)人最平等的財(cái)富和資源，每天我們都擁有同樣的時(shí)間： 1天24小時(shí)1440分鐘8.64萬秒供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源。 無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都

4、必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。 無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。 無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。 時(shí)間管理效率管理“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”，其實(shí)管理的是我們自己！良好的時(shí)間管理，可以：提高工作效率使自己變得有序增強(qiáng)自信向著職業(yè)化邁進(jìn)享受工作的樂趣抽出更多時(shí)間維持家庭的穩(wěn)定和溫馨序號序號要做的事要做的事困難系數(shù)困難系

5、數(shù)緊急系數(shù)緊急系數(shù)重要系數(shù)重要系數(shù)預(yù)計(jì)所需時(shí)間預(yù)計(jì)所需時(shí)間先后順序先后順序1先后順序先后順序21打電話給一個(gè)重要的客戶解釋我們犯的一個(gè)嚴(yán)重錯(cuò)誤，估計(jì)會很艱難515分鐘2給老同學(xué)回一封郵件，告知對方自己的現(xiàn)狀（已拖了半個(gè)月了）1020分鐘3領(lǐng)一支簽字筆，自己的筆快沒墨水了，最多只能用3天25分鐘4填寫報(bào)銷單、粘貼各種發(fā)票，后天是報(bào)銷截止日期510分鐘5就前期一項(xiàng)完成得不好的工作主動(dòng)寫一份分析報(bào)告交給上司（非上司指派任務(wù)，已拖了一星期了）1.52小時(shí)6寫一份個(gè)人月度工作小結(jié)，明天要交12小時(shí)7繼續(xù)完成昨天未完的一份報(bào)表，下班前一定要完成1.52小時(shí)8上網(wǎng)查一下自己本月的手機(jī)話費(fèi)35分鐘9打電話給一

6、個(gè)潛在的客戶詢問對上次方案的意見35分鐘10給愛人或戀人打個(gè)電話（每天的任務(wù)之一）220分鐘合 計(jì)4.57.3小時(shí)誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃東一榔頭西一棒子想到什么做什么容易遺忘重要的事情誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 事必躬親，親力而為 溝通不良 工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠習(xí)慣拖延時(shí)間。 不擅處理不速之客的打擾。 不擅處理無端電話的打擾。 泛濫的會議病困擾。誤區(qū)之四：整理整頓不足“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”？誤區(qū)之五：自律意識不強(qiáng)“人最大的敵人就是自己”o 80/20原則o 目標(biāo)的SMART原則o 目標(biāo)的ABC原則 o 優(yōu)先順序原則o 計(jì)劃原則o 習(xí)慣和自律原則 2

7、0的時(shí)間產(chǎn)生80的效果啟示：運(yùn)用自己的顛峰時(shí)間。（3.54小時(shí)）固定工作顛峰狀態(tài)起點(diǎn)時(shí)刻先做20的重要工作花時(shí)間節(jié)約時(shí)間你的目標(biāo)？目標(biāo)的SMART原則：具體明確的（Specific）可衡量的（Measurable）可接受的（Acceptable）現(xiàn)實(shí)可行的（Realistic）有時(shí)間限制的（Timetable）將工作目標(biāo)分三類：A：必須做的B：應(yīng)該做的C：不值得做的 查爾斯史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：請告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費(fèi)。李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說 寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作

8、，寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無法要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何

9、其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 四個(gè)象限理論II不重要但緊急I重要而且緊急III不重要

10、也不緊急IV重要但不緊急不重要重要不緊急緊急四個(gè)象限理論II不速之客不速之客某些電話某些電話某些信件與報(bào)告某些信件與報(bào)告某些會議某些會議必要而不重要的問題必要而不重要的問題受歡迎的活動(dòng)受歡迎的活動(dòng) I危機(jī)危機(jī)急迫的問題急迫的問題 III繁瑣的工作繁瑣的工作某些信件某些信件某些電話某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)有趣的活動(dòng) IV防患未然防患未然改進(jìn)產(chǎn)能改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃、休閑規(guī)劃、休閑 不重要重要不緊急緊急I：重要而且緊急的事最高優(yōu)先級，立即處理II：重要但不緊急的事第二優(yōu)先級，設(shè)定截止時(shí)間，人為變得緊急III：緊急但不重要的事盡量合理安排（授權(quán)、

11、溝通、延緩），不要打斷重要的事情IV：不重要也不緊急的事還要浪費(fèi)時(shí)間嗎？養(yǎng)成工作前先進(jìn)行計(jì)劃的習(xí)慣計(jì)劃的種類：待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃、季度計(jì)劃、年度計(jì)劃、專項(xiàng)計(jì)劃對于時(shí)間管理，制定合理的短期計(jì)劃尤為重要！在計(jì)劃上標(biāo)注(A1,A2B1,B2C1,C2)堅(jiān)決先做優(yōu)先級高的事情，不要讓那些雖然費(fèi)時(shí)很少但卻不重要的小事來搶占我們的優(yōu)先級?？梢约皶r(shí)調(diào)整計(jì)劃，但切忌把計(jì)劃扔在一邊時(shí)間管理自我管理自律！抵制一切可能浪費(fèi)你寶貴時(shí)間的誘惑：報(bào)紙雜志電視電臺網(wǎng)絡(luò)游戲聊天（包括QQ、MSN）持之以恒，養(yǎng)成好習(xí)慣o 減少電話和不速之客的干擾o 靈活處理請托，學(xué)會說“不”o 學(xué)會利用資源o 定期整理自己的辦公桌

12、和電腦文件o 提高會議效率 o 有效授權(quán)（對于主管）o 有效溝通o 出門在外時(shí)，使用便簽及時(shí)記錄o 利用手機(jī)和個(gè)人電腦彌補(bǔ)記憶力的不足o 不要讓加班成為習(xí)慣o 充分利用生活中的零碎時(shí)間不要讓人為疏忽導(dǎo)致的電腦故障蠶食我們寶貴的時(shí)間！合理劃分文件保存結(jié)構(gòu)，便于快速找到所需文檔資料利用“任務(wù)計(jì)劃”和小工具軟件提高工作效率通過互聯(lián)網(wǎng)快速查找你需要的資料絕大多數(shù)電腦故障都是可以避免的計(jì)算機(jī)病毒黑客程序特洛伊木馬玩笑程序如果采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施，絕大多數(shù)電腦故障導(dǎo)致的損失是可以避免的如何避免？啟用Windows自帶的安全功能u自動(dòng)更新、防火墻、IE瀏覽器安全設(shè)置、禁用Guest用戶等安裝防病毒程序并保持經(jīng)

13、常更新u至少每周更新一次經(jīng)常檢查啟動(dòng)項(xiàng)，剔除不十分必要的后臺駐留程序定期使用工具軟件查找計(jì)算機(jī)存在問題，進(jìn)行系統(tǒng)清理u磁盤清理、碎片整理、防木馬軟件瀏覽網(wǎng)頁、收郵件和使用QQ時(shí)注意安全“我的文檔”不要放系統(tǒng)分區(qū)每天進(jìn)行文檔備份！出現(xiàn)問題，首先嘗試去互聯(lián)網(wǎng)尋找答案建立合理的文件夾結(jié)構(gòu)開始菜單收藏夾我的文檔同一文件夾下不要放過多的文件定期清理過期文件，轉(zhuǎn)移到其它地方保持計(jì)算機(jī)桌面的整潔圖標(biāo)不要超過2列重要的待處理文檔或其快捷方式放桌面及時(shí)歸類保存（注意備份文檔時(shí)不要忘了桌面文檔）我常用的小軟件：Windows的“任務(wù)計(jì)劃”郵件客戶端軟件便條貼和定時(shí)提醒軟件備份軟件日記軟件Windows的“任務(wù)計(jì)劃”不額外占用系統(tǒng)資源強(qiáng)大的任務(wù)定時(shí)控制能力（舉例：定時(shí)放音樂）郵件客戶端軟件Foxmail多郵件賬戶可設(shè)置密碼限制強(qiáng)大的地址薄功能，可導(dǎo)入導(dǎo)出本地保存，及時(shí)清空服務(wù)器郵箱空間定時(shí)收發(fā)郵件遠(yuǎn)程管理便條貼和定時(shí)提醒軟件Atnotes小巧玲瓏，占用資源少完全可代替紙質(zhì)便條貼完善的定時(shí)提醒功能具備網(wǎng)絡(luò)收發(fā)便條功能可定時(shí)啟動(dòng)其它軟件備份軟件FileGee個(gè)