郵件合并功能的用法

1、此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京Word 2003郵件合并此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京郵件合并n本章主要講述以下知識點：郵件合并產(chǎn)生的由來如何制作郵件合并此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京在日常生活和工作當(dāng)中

2、，經(jīng)常要處理一些相同或相似的工作，比如：在學(xué)校里要給大量的學(xué)生郵寄家長通知書在公司里要給大量的客戶寄送邀請函在過生日的時候要給大量的同事發(fā)送請?zhí)诮Y(jié)婚時要大量的制作喜帖這些生活或工作中碰到的事情有相似的特點：發(fā)送或制作的量很大內(nèi)容相同或相似如果手工逐一解決這些問題會很繁雜，雖然沒多大的難點，關(guān)鍵是量大。微軟為了解決這些問題在word里提供了郵件合并的功能。此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京郵件合并產(chǎn)生的由來n 郵件合并名字的由來是：起初單位經(jīng)常要向外發(fā)送公函，工作人員

3、需要反復(fù)的抄寫郵政編碼、收信人信息，比如：地址、街道啊、電話等等。n 郵件合并功能最開始就是從這些需求中研發(fā)出來的，它批量的處理，大大的提高了工作效率。n 隨著時間的發(fā)展和工作的多樣性，該功能開始用在其它領(lǐng)域，往往并沒有和郵件郵編等產(chǎn)生聯(lián)系，但郵件合并的名稱由來已久所以該名稱一直沿用到現(xiàn)在。此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京郵件合并的主要功能n其功能是：批量處理批量制作批量輸出此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不

4、能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京郵件合并的主要使用領(lǐng)域n理論上說凡是需要進行內(nèi)容幾乎相同，且需要批量制作處理的文檔一般都可以嘗試采用郵件合并的功能n具體表現(xiàn)在：員工檔案管理工資條請?zhí)埡私贪甘牵R成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京如何使用郵件合并n要想使用郵件合并需要掌握以下知識：郵件合并使用的前提條件郵件合并制作的步驟此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有

5、權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京郵件合并使用的前提條件n條件：條件一、必須有主文檔條件二、必須有數(shù)據(jù)源此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京何謂主文檔？n主文檔其實就是一個普通的word文檔n它是實現(xiàn)郵件合并的前提，沒有主文檔就無法合并只有word才提供郵件合并的功能文檔可以包含頁眉頁腳、批注、腳注、水印、表格、圖形、圖像等信息文檔的頁數(shù)可以有一頁或多頁文檔的紙張大小和紙張方向可以一樣也可以不一樣此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下

6、，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京n 文檔類型的選擇：文檔類型的選擇：n 信函 創(chuàng)建并打印套用信函n 電子郵件 創(chuàng)建并分發(fā)合并的電子郵件n 傳真 創(chuàng)建和分發(fā)合并的傳真n 信封 創(chuàng)建或打印大宗郵件的信封n 標(biāo)簽 創(chuàng)建并打印大宗的郵件的標(biāo)簽n 目錄 創(chuàng)建名稱、地址和其它信息的目錄n 普通word文檔 刪除與主文檔的數(shù)據(jù)源，恢復(fù)為常規(guī)文檔此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京總結(jié)n文檔類型你選擇哪一個比較合適？想省紙

7、的話可以選擇標(biāo)簽?zāi)夸浵氡３衷驳脑捫藕肽M信封的樣式時可以選擇信封想斷開的時候可以選擇普通word文檔一般選擇信函、目錄、標(biāo)簽居多此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京何謂數(shù)據(jù)源n在合并過程中，提供數(shù)據(jù)的文件稱之為數(shù)據(jù)源，該數(shù)據(jù)源包含一條或多條數(shù)據(jù)n誰來承當(dāng)這個數(shù)據(jù)文件？Excel軟件Word軟件文本文件等鏈接的方式大同小異數(shù)據(jù)源文件制作的要規(guī)范都有相同的特征：二維表格的特征此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕

8、易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京如何制作郵件合并n大致可以分為以下三個步驟制作數(shù)據(jù)源制作主文檔利用郵件合并功能合并需要的信息此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京形象比喻郵件合并功能郵件合并功能數(shù)據(jù)源主文檔需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件Word提供的郵件合并功能類似于合成中心，它把數(shù)據(jù)源提供的數(shù)據(jù)和主文檔逐一合并出來并生成我們想要的文件。此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿

9、隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京在郵件合并當(dāng)中的主要的步驟：選擇主文檔類型鏈接數(shù)據(jù)源插入數(shù)據(jù)字段預(yù)覽結(jié)果（不是打印預(yù)覽）合并此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京制作郵件合并方法有三種：通過郵件合并工具欄通過郵件合并向?qū)ㄟ^郵件合并的域此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京通過郵件合并的工具欄

10、設(shè)置此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京1、選擇主文檔類型（平臺類型）此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京2、鏈接數(shù)據(jù)源此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京3、插入數(shù)據(jù)字段此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人

11、未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京4、預(yù)覽結(jié)果（不是打印預(yù)覽）n 預(yù)覽的目的：防止合并錯位，格式發(fā)生沖突，尤其是在套打的時候一定要預(yù)覽以下。n 注意：必須文檔內(nèi)添加了數(shù)據(jù)項后才能預(yù)覽，否則該項無法使用，灰色的。此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京5、合并結(jié)果的設(shè)置n只有在主文檔中已經(jīng)和數(shù)據(jù)源建立鏈接后，才有合并結(jié)果設(shè)置的可能，否則全是灰色。n合并結(jié)果共有四項選擇此教案是，馬成功2009年12-

12、29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京合并到新文檔n默認(rèn)的合并方式在新文檔中顯示合并結(jié)果多條記錄放置在一個文檔內(nèi)每一條記錄單獨的顯示一頁或多頁根據(jù)主文檔頁數(shù)而定此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京合并到打印機n將合并結(jié)果直接發(fā)送到打印機不會產(chǎn)生新文檔應(yīng)充分檢查郵件合并結(jié)果的正確性，以免浪費紙張慎用此項打印機要配置妥當(dāng)才能打印出來此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未

13、經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京合并到郵件n不會產(chǎn)生新文檔n會把每條記錄相應(yīng)的分別以電子郵件的形式”發(fā)送”到指定的郵箱中n前提：數(shù)據(jù)源中必須有郵箱數(shù)據(jù)電腦必須安裝有相應(yīng)的軟件此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京總結(jié)n 不同點：以不同的方式處理我們合并的結(jié)果產(chǎn)生新文檔、直接發(fā)郵件、直接打印出來、直接傳真過去n 相同點：在出來結(jié)果的時候，都會提示合并數(shù)量的設(shè)置此教案是，馬成功2009年12-29日

14、制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京關(guān)于在合并過程中合并數(shù)量的設(shè)置n如果在合并中不想合并某些數(shù)據(jù)或某些記錄該如何設(shè)置：合并前設(shè)置合并中設(shè)置合并后設(shè)置此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京合并前設(shè)置-在數(shù)據(jù)源上設(shè)置n在數(shù)據(jù)源鏈接到主文檔之前，把數(shù)據(jù)源中不想要合并進去的數(shù)據(jù)去掉去掉某條或某些條記錄去挑某列或某些列此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳

15、播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京合并中設(shè)置-數(shù)據(jù)源已經(jīng)鏈接完畢此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京合并后設(shè)置n缺點：不適合挑選不連續(xù)的記錄此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京舉例：郵件合并的幾個使用例子n郵件合并工資條n郵件合并證書n郵件合并批量套打不干膠標(biāo)簽n郵件合并客戶祝福（群發(fā)郵件）此教案

16、是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京郵件合并工資條n文檔類型選擇目錄n采用表格布局n數(shù)據(jù)源使用exceln合并結(jié)果為合并為新文檔此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴諸于法律。2009-12-29日于北京郵件合并證書n文檔類型選擇信函n采用文本框布局n數(shù)據(jù)源使用exceln合并結(jié)果為合并為新文檔此教案是，馬成功2009年12-29日制作，在本人未經(jīng)允許的情況下，請勿隨意傳播本教案，更不能輕易用于商業(yè)用途否則本人有權(quán)訴