采購流程優(yōu)化

1、創(chuàng) 新 永 無 止 境1采購流程優(yōu)化采購流程優(yōu)化講師：楊斌庫講師：楊斌庫日期：日期：2011-2-25創(chuàng) 新 永 無 止 境2目錄采購的基本流程采購的基本流程1價值分析價值分析2采購成本采購成本3創(chuàng) 新 永 無 止 境3采購的基本流程 一個完整的采購流程大致可以分為以下幾個過程： 一、需求確定與采購計劃的制定 二、供應(yīng)商的搜尋與分析 三、定價 四、擬定并發(fā)出定單 五、定單的跟蹤和跟催 六、驗貨和收貨 七、開票和支付貨款 八、記錄維護創(chuàng) 新 永 無 止 境4一、需求確定與采購計劃的制定 需求的確定是采購流程的初始環(huán)節(jié)。 需求的確認過程就是采購部門收到采購申請，制 訂采購計劃的過程。創(chuàng) 新 永 無

2、 止 境5二、供應(yīng)商的搜尋與分析 這些標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的實力、以往在產(chǎn)品設(shè)計上的表現(xiàn)、質(zhì)量承諾、管理水平、技術(shù)能力、成本控制、送貨服務(wù)、優(yōu)化流程和開發(fā)產(chǎn)品的技術(shù)能力等。創(chuàng) 新 永 無 止 境6三、定價常見的有競爭性報價及談判兩種 （一）競爭性報價 競爭性報價適用下列特征： 1、采購量足夠大，值得進行競爭性報價 2、供應(yīng)商很清楚細節(jié)和要求，有能力準(zhǔn)確估計生產(chǎn)所需的成本 3、競爭性的市場環(huán)境，即有足夠多的合格競爭者 4、買方只向技術(shù)合格的供應(yīng)商發(fā)出競標(biāo)，而愿意合 作的供應(yīng)商則進行報價。 5、買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應(yīng)商創(chuàng) 新 永 無 止 境7三、定價（二）談判談判下列情況適合： 1、當(dāng)前述任何競爭性報價

3、的標(biāo)準(zhǔn)都不存在時 2、當(dāng)采購要求諸多績效因素（如價格、質(zhì)量、交貨、風(fēng)險分攤以及產(chǎn)品支持等方面）必須達成一致時 3、當(dāng)買方要求供應(yīng)商的早期參與時 4、當(dāng)供應(yīng)商需要很長時間來開發(fā)和生產(chǎn)采購方采購的物品時（這通常會使預(yù)測供應(yīng)商的采購成本變得更難）創(chuàng) 新 永 無 止 境8只有供應(yīng)商做到以下幾點才能確保談判的公平性： 1、以高效率的方式運作 2、保持價格與成本的相關(guān)性 3、不利用單一供應(yīng)商的優(yōu)勢 4、對于采購商的要求能夠進行適當(dāng)合理的調(diào)整 5、愿意考慮采購商的特殊情況創(chuàng) 新 永 無 止 境9四、擬定并發(fā)出定單 采購訂單操作規(guī)范 （一）訂單準(zhǔn)備（二）選擇供應(yīng)商 （三）簽訂訂單（四） 訂單跟蹤 創(chuàng) 新 永

4、無 止 境10 定單包括的要素有：定單編號、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、品質(zhì)簡介、單價、需求數(shù)量、交易條件、運輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。 五、定單的跟蹤和跟催 六、驗貨和收貨 （一）貨物檢驗的幾個步驟： 1、確定檢驗時間和地點 2、確定檢驗部門及人員 3、貨物檢驗 4、不合格貨物處理定單包括的要素創(chuàng) 新 永 無 止 境11五、定單的跟蹤和跟催創(chuàng) 新 永 無 止 境12六、驗貨和收貨 （一）貨物檢驗的幾個步驟： 1、確定檢驗時間和地點 2、確定檢驗部門及人員 3、貨物檢驗 4、不合格貨物處理 5、對采購貨物檢驗完畢后，檢驗人員要填寫采購物品驗收報告。創(chuàng) 新 永 無 止 境13 （二）接收的幾

5、個步驟： 1、協(xié)商送貨事宜 2、貨物接收入庫 3、貨物接收過程中的問題創(chuàng) 新 永 無 止 境14七、開票和支付貨款 付款操作的具體過程是： 1、查詢物料入庫信息 2、準(zhǔn)備付款申請單據(jù) 3、付款審批 4、向供應(yīng)商付款 5、供應(yīng)商收款創(chuàng) 新 永 無 止 境15八、記錄維護 1、采購定單目錄 2、采購定單卷宗 3、商品文件 4、供應(yīng)商歷史文件創(chuàng) 新 永 無 止 境16 采購作業(yè)流程購買決策階段購買決策階段2購買階段購買階段購后反思階段購后反思階段22確定戰(zhàn)略方確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)案選擇標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng) 新 永 無 止 境17購買決策階段購買決策階段2確定戰(zhàn)略方確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)案選擇標(biāo)準(zhǔn)購買階段購買階段購后

6、反思階段購后反思階段221、確定需求、確定需求2、選擇采購?fù)緩?、選擇采購?fù)緩?內(nèi)外環(huán)境和可行性分析內(nèi)外環(huán)境和可行性分析3、編制采購計劃、編制采購計劃 確定采購品種、規(guī)格、質(zhì)量、確定采購品種、規(guī)格、質(zhì)量、 數(shù)量和購買時間數(shù)量和購買時間創(chuàng) 新 永 無 止 境18購買階段購買階段2確定戰(zhàn)略方確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)案選擇標(biāo)準(zhǔn)購買決策階段購買決策階段購后反思階段購后反思階段221、物色供應(yīng)商、物色供應(yīng)商2、精選供應(yīng)商、精選供應(yīng)商3、確定供應(yīng)商、確定供應(yīng)商4、簽訂合同、簽訂合同（詳細購買計劃（詳細購買計劃和需求信息）和需求信息）5、履行合同（運輸、入庫驗收、履行合同（運輸、入庫驗收、支付貨款）支付貨款）創(chuàng)

7、新 永 無 止 境19購后反思階段購后反思階段2確定戰(zhàn)略方確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)案選擇標(biāo)準(zhǔn)購買階段購買階段購買決策階段購買決策階段221、檢查合同履行情況、檢查合同履行情況 （不合格品退貨）（不合格品退貨）2、產(chǎn)、銷對供貨商的反饋、產(chǎn)、銷對供貨商的反饋3、采購經(jīng)濟效益總評、采購經(jīng)濟效益總評創(chuàng) 新 永 無 止 境20（1）確認需求 （2）需求說明（3）選擇供應(yīng)商（4）價格和采購條件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗收 （8）核對發(fā)票 （9）不符與退貨處理 （10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護 采購流程采購流程創(chuàng) 新 永 無 止 境21計劃計劃組織實施組織實施監(jiān)控監(jiān)控創(chuàng) 新 永 無 止

8、境22采購作業(yè)流程的七大注意點 采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配 先后順序及時效控制 關(guān)鍵點設(shè)置 權(quán)利、責(zé)任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)、與混亂采購流程應(yīng)反映集體決策的思想 配合作業(yè)方式的改善創(chuàng) 新 永 無 止 境23采購業(yè)務(wù)流程改善采購業(yè)務(wù)流程改善 1傳統(tǒng)采購的弊端 2電子化采購的含義及流程 3電子化采購的主要優(yōu)勢 4電子化采購的策略 5電子化采購系統(tǒng) 創(chuàng) 新 永 無 止 境24傳統(tǒng)采購的弊端傳統(tǒng)采購的弊端11 采購成本居高不下 12 采購周期冗長 13 采購信息缺乏溝通與共享 14 采購文檔處理費時費力 15 庫存積壓和物資短缺并存 16 采購范圍受地理局限 17 采購

9、環(huán)節(jié)監(jiān)控困難 18 采購招標(biāo)往往流于形式創(chuàng) 新 永 無 止 境25電子化采購的含義及流程電子化采購的含義及流程 電子化采購就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，借助計算機管理企業(yè)的采購業(yè)務(wù)。 電子化采購從采購要求的提出、訂單的產(chǎn)生、商品運輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變。網(wǎng)絡(luò)的介入使采購流程得到優(yōu)化，并在降低成本、提高效率、增加采購?fù)该鞫鹊确矫娑伎墒共少徠髽I(yè)和供應(yīng)商雙方受益，實現(xiàn)“雙贏”。創(chuàng) 新 永 無 止 境26 企業(yè)的電子化采購一般是通過應(yīng)用相關(guān)的軟件來實現(xiàn)的，不同的軟件提供了不同的解決方案。這些解決方案各有其特點，但基本都包括如下流程：(1)填寫訂購單 ；(2)審核訂購單；(3)聯(lián)系供應(yīng)商；(4)選擇供應(yīng)商；(5)采購結(jié)算。 從上可見，在電子化采購的整個流程中，人工參與因素越來越少，信息的傳遞基本依賴網(wǎng)絡(luò)進行，從而保證了采購過程的公正、高效，對克服采購過程中