文件管理系統(tǒng)方案書

1、LOGO編寫人：余澤林PPT模板下載： 行業(yè)PPT模板： 節(jié)日PPT模板： PPT素材下載： PPT圖表下載： 優(yōu)秀PPT下載： PPT教程： Word教程： Excel教程： 資料下載： PPT課件下載： 范文下載： 試卷下載： 教案下載： 前言前言一、一、 公司有很多財(cái)務(wù)報(bào)表，合同文檔，客戶資料等，這些是公司的絕密資料，既然是文檔總要給人看，既然給人看又怎么能防止泄密呢？你還在用共享文件夾、優(yōu)盤拷貝、電子郵件這樣的原始的方式傳播如此重要的文檔嗎？那您真是徹底OUT了！員工跳槽，計(jì)算機(jī)病毒、木馬時(shí)時(shí)刻刻在嚴(yán)重影響文檔的安全！使用文件系統(tǒng)管理可以解決文檔的安全共享問(wèn)題，重要的文檔被安全存儲(chǔ)在公

2、司服務(wù)器上，通過(guò)文件系統(tǒng)管理WEB端，有權(quán)限的員工才可以接觸到這些文件，最重要的是：他們只能閱讀，不能拷貝、不能截屏、不能打印、不能另存帶走！公司的某些文檔也許可以被設(shè)置為允許打印和導(dǎo)出，但是必須有日志，誰(shuí)看過(guò)，誰(shuí)打印過(guò)，誰(shuí)導(dǎo)出過(guò)都有詳細(xì)日志記錄。 前言前言二、二、 小王必須把一份方案發(fā)給幾個(gè)同事共同完善此文檔，之前只能通過(guò)電子郵件或QQ傳文件，優(yōu)盤拷文件的方式分發(fā)。每個(gè)人修改了什么不清楚，幾個(gè)同事之間也互不清楚修改進(jìn)度。有了文件系統(tǒng)管理，小王可以在系統(tǒng)內(nèi)分發(fā)此文檔給指定的同事，每個(gè)同事修改形成的版本這幾個(gè)同事之間都可以追蹤并直觀的被看到。更絕的是：某員工在發(fā)布這個(gè)文檔的時(shí)候可以設(shè)置某些編輯者

3、只能打字輸入，不能拷貝、打印和另存，杜絕了文檔泄密的可能。 某老總需要發(fā)文給所有中層干部，在文件系統(tǒng)管理系統(tǒng)平臺(tái)上，只需點(diǎn)一下“中層干部”群組，所有中層干部登錄后將能看到這份文件，更重要的是，某總可以知道這份文件被誰(shuí)在什么時(shí)間看過(guò)了，誰(shuí)還沒(méi)有看。前言前言三、三、公司有很多各種類型的文檔，以前都是凌亂存放在各個(gè)地方的，現(xiàn)在可以統(tǒng)一存放在文件系統(tǒng)管理里，檢索起來(lái)十分方便，員工可以按分類列出或快速在海量文檔里面模糊檢索關(guān)鍵字找到所需的文件。 張三經(jīng)常要出差，工作用的私人文件以前只能放在優(yōu)盤里，很不安全，也不方便，現(xiàn)在可以放入自己在文件系統(tǒng)管理的私有文件夾了，在任何可以上網(wǎng)的地方，登錄文件系統(tǒng)管理都能

4、查閱包括自己的私有文件在內(nèi)的文件。即使在外地張三也能看到公司同事新共享給他的文件。 技術(shù)部的王工跳槽了，沒(méi)有文件系統(tǒng)管理的話，公司也許會(huì)擔(dān)心他接觸到的文檔的安全，有了文件系統(tǒng)管理，直接封掉王工的文件系統(tǒng)管理帳號(hào)就可以。王工的所有文件仍然在系統(tǒng)內(nèi)，而王工再也無(wú)法接觸這些文檔。前言前言四、四、 計(jì)算機(jī)時(shí)代，IT技術(shù)人員權(quán)限真的好大，會(huì)不會(huì)公司任何文件都能被他看到？文件系統(tǒng)管理管理員界面不涉及任何文檔，系統(tǒng)管理員所做的僅僅是設(shè)置用戶，設(shè)置部門等操作，即使是系統(tǒng)管理員也絕對(duì)無(wú)權(quán)看到不屬于他看的文檔。而系統(tǒng)管理員所做的每一步都是被日志詳細(xì)記錄并可被調(diào)閱的。系統(tǒng)開發(fā)目的系統(tǒng)開發(fā)目的目的目的 開發(fā)此系統(tǒng)是為

5、了提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合公司實(shí)際工作情況，系統(tǒng)能達(dá)到如下：n 規(guī)范化n 科學(xué)華n 制度化n 自動(dòng)化n 保密背景背景 系統(tǒng)組成提出單位：總栽辦開發(fā)單位：IT中心適用單位：所有部門系統(tǒng)名稱：文件管理系統(tǒng)功能模塊功能模塊系統(tǒng)主要功能模塊系統(tǒng)主要功能模塊 本系統(tǒng)開發(fā)主要是由三大模塊組成：n 公司文件柜n 個(gè)人文件柜n 系統(tǒng)管理系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面首頁(yè)首頁(yè)個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào)系統(tǒng)管理文件標(biāo)題保密等級(jí)發(fā)文者版本時(shí)間所屬單位n 文件管理新建文件文件查詢操作類型快速查找1500021IT管理制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心未讀/已閱修改/刪除E每頁(yè)20條

6、 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)發(fā)布待審文件n 如果不是指定如果不是指定人員，沒(méi)有顯人員，沒(méi)有顯示修改和刪除示修改和刪除關(guān)于絕密文件這里沒(méi)有關(guān)于絕密文件這里沒(méi)有文件標(biāo)題，只顯示文件文件標(biāo)題，只顯示文件號(hào)。有權(quán)限人員可以顯號(hào)。有權(quán)限人員可以顯示出文件標(biāo)題。示出文件標(biāo)題。1500101*絕密丘敏1.22015-11-3018：00總栽辦未讀/已閱修改/刪除An 申請(qǐng)：查閱 打印 下載 申請(qǐng)待批文件沒(méi)有權(quán)限人員不會(huì)顯示管理人員查閱狀態(tài)查閱狀態(tài)查閱狀態(tài)查閱狀態(tài)系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面查閱狀態(tài)查閱狀態(tài)個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào):1500021系統(tǒng)管理文件標(biāo)題:IT管理制度文件管理新建文件文件查詢快速查

7、找每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)發(fā)布待審文件申請(qǐng)待批文件已閱人員已打印人員已下載人員未閱人員余澤林余澤林余澤林李四張三張三余澤林：已閱9次2015-12-21 13：05張三：已閱6次2015-12-21 13：05查看祥細(xì)余澤林:打印5次張三:打印1次余澤林：下載2次系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面公司文件柜公司文件柜個(gè)人文件柜公司文件柜公司文件柜文件號(hào)系統(tǒng)管理文件標(biāo)題保密等級(jí)發(fā)文者版本時(shí)間所屬單位n 文件管理 新建文件 文件查詢操作類型快速查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心中心項(xiàng)目組項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組1500021IT管理制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心未讀/

8、已閱En 申請(qǐng)：查閱 打印 下載 每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)只能看到有權(quán)看到的文件，或是本部門只能看到有權(quán)看到的文件，或是本部門公開文件公開文件,如果有權(quán)查閱，點(diǎn)擊即可，若如果有權(quán)查閱，點(diǎn)擊即可，若無(wú)權(quán)查閱，點(diǎn)擊會(huì)提示無(wú)權(quán)查閱，點(diǎn)擊會(huì)提示“你無(wú)權(quán)查閱你無(wú)權(quán)查閱”系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面發(fā)布文件發(fā)布文件個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào)：系統(tǒng)管理文件標(biāo)題：保密等級(jí)：發(fā)文者:版本：發(fā)文時(shí)間：所屬單位：文件管理 新建文件 文件查詢類型：快速查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組新建文件附件上傳：備注：搜索關(guān)鍵詞:提交重填文件水印:是否提醒:權(quán)限分配：是 否自動(dòng)獲取登錄用戶自動(dòng)獲取實(shí)

9、時(shí)的時(shí)間系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面文件查詢文件查詢個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào)：系統(tǒng)管理文件標(biāo)題：保密等級(jí)：發(fā)文者:版本：發(fā)文時(shí)間：所屬單位：文件管理 新建文件 文件查詢類型：快速查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組文件查詢搜索關(guān)鍵詞:查找取消快速查找是針對(duì)你知道文件的情況下系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面查詢結(jié)果查詢結(jié)果個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào)系統(tǒng)管理文件標(biāo)題保密等級(jí)發(fā)文者版本時(shí)間所屬單位n 文件管理 新建文件 文件查詢操作類型快速查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)1502021IT管理制度一般余澤林1.02015-12-2017：14

10、IT事業(yè)中心未讀/已閱En 查詢結(jié)果查詢結(jié)果1500032IT公文件一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心未讀/已閱En 1500548IT崗位職責(zé)一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心未讀/已閱En 1500121IT績(jī)效制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心未讀/已閱En 這是根據(jù)發(fā)文者查找到的文件這是您是否曾經(jīng)閱過(guò)的提示系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面發(fā)布待審文件發(fā)布待審文件個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào)系統(tǒng)管理文件標(biāo)題保密等級(jí)發(fā)文者版本時(shí)間所屬單位n 操作類型快速查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)

11、，共20頁(yè) 下一頁(yè)1502021IT管理制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心通過(guò)/退回En 發(fā)布待審文件發(fā)布待審文件1500032IT公文件一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心通過(guò)/退回En 1500548IT崗位職責(zé)一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心通過(guò)/退回En 1500121IT績(jī)效制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心通過(guò)/退回En 文件管理新建文件文件查詢發(fā)布待審文件申請(qǐng)待批文件系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面申請(qǐng)待批文件個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào)系統(tǒng)管理文件標(biāo)題保密等級(jí)發(fā)文者版本時(shí)間所屬單位n

12、操作類型快速查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)1502021IT管理制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心En 申請(qǐng)待批文件文件管理新建文件文件查詢發(fā)布待審文件申請(qǐng)待批文件通過(guò)/拒絕如果通過(guò)，就會(huì)跳出一個(gè)選擇框，如果拒絕會(huì)直接退回申請(qǐng)人的已申請(qǐng)文件作了拒絕的提示閱覽 打印 下載是否加水印下載：水印樣字:是 否跳出框n n n 確定取消限期:限時(shí):無(wú)限期:是否同意完全解密：是 否系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面已申請(qǐng)文件已申請(qǐng)文件個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào)系統(tǒng)管理文件標(biāo)題保密等級(jí)發(fā)文者版本時(shí)間所屬單位n 狀態(tài)類型快速查找總栽

13、辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)1502021IT管理制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心拒絕/重申En 已申請(qǐng)文件已申請(qǐng)文件1500032IT公文件一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心待審/撤回En 1500548IT崗位職責(zé)一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心En 1500121IT績(jī)效制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心En 文件管理新建文件文件查詢通過(guò)審批文件已申請(qǐng)文件拒絕/重申待審/撤回系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面申請(qǐng)已通過(guò)文件申請(qǐng)已通過(guò)文件個(gè)

14、人文件柜公司文件柜文件號(hào)系統(tǒng)管理文件標(biāo)題保密等級(jí)發(fā)文者版本時(shí)間所屬單位n 狀態(tài)類型快速查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)1502021IT管理制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心閱覽/打印En 申請(qǐng)已通過(guò)文件申請(qǐng)已通過(guò)文件1500032IT公文件一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心閱覽En 1500548IT崗位職責(zé)一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心En 1500121IT績(jī)效制度一般余澤林1.02015-12-2017：14IT事業(yè)中心En 文件管理新建文件文件查詢

15、通過(guò)審批文件已申請(qǐng)文件下載下載閱覽期限3天5小時(shí)15分查閱起算限5小時(shí)1天2小時(shí)48分無(wú)限期Z系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面查看文件查看文件個(gè)人文件柜公司文件柜文件號(hào)：1502021系統(tǒng)管理文件標(biāo)題： IT管理制度保密等級(jí)：一般發(fā)文者:余澤林版本：1.5發(fā)文時(shí)間：2015-12-20 13：15所屬單位：It中心文件管理 新建文件 文件查詢類型：E快速查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組查看文件快速查找是針對(duì)你知道文件的情況下附件文檔：IT管理制度.doc歷史版本：1.0/1.1/1.2/1.3/1.4預(yù)覽下載打印轉(zhuǎn)存系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面閱覽文件閱覽文件個(gè)人文件柜公司文件柜系統(tǒng)管理快速

16、查找總栽辦財(cái)務(wù)部總栽辦It中心項(xiàng)目組數(shù)據(jù)分析組文件管理新建文件文件查詢?cè)诰€瀏覽此文件僅供XXXX用此文件僅供XXXX用打印 下載此文件使用期限：2015-12-20至2016-02-03閱覽此文件時(shí)間還剩：2小時(shí)15分36秒系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面?zhèn)€人文件柜個(gè)人文件柜個(gè)人文件柜公司文件柜文件名系統(tǒng)管理附件上傳時(shí)間序號(hào)快速查找每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)申請(qǐng)待批文件文件管理新建文件夾文件查詢共享文件常用文件廣州客戶北京客戶11IT管理制度IT管理制度.docx2015-12-2017：14上傳我的文件每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)提供給在線編輯功能系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)

17、容頁(yè)面?zhèn)€人文件柜個(gè)人文件柜個(gè)人文件柜公司文件柜系統(tǒng)管理快速查找每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)申請(qǐng)待批文件文件管理新建文件夾文件查詢共享文件常用文件廣州客戶北京客戶共享文件共享文件常用文件文件名附件上傳時(shí)間序號(hào)11IT管理制度IT管理制度.docx2015-12-2017：14祥細(xì)祥細(xì)這是整個(gè)共享文件夾共享出來(lái)的名稱這是整個(gè)共享文件夾共享出來(lái)的名稱，如果是單個(gè)文件共享，那就只在根，如果是單個(gè)文件共享，那就只在根目錄下，用戶共享給受權(quán)用戶才能看目錄下，用戶共享給受權(quán)用戶才能看到，不受權(quán)的用戶是看不到的。到，不受權(quán)的用戶是看不到的。系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理個(gè)人文件柜公司文件柜系統(tǒng)管理每頁(yè)20條 上一頁(yè) 第1頁(yè)，共20頁(yè) 下一頁(yè)申請(qǐng)待批文件新增部門新增用戶新增角色部門管理用戶管理角色管理分配權(quán)限回收站改修密碼部門列表總栽辦財(cái)務(wù)部IT中心投資中心系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)內(nèi)容頁(yè)面系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理個(gè)人文件