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序號(hào)序號(hào)案卷或文件題名案卷或文件題名年代年代目錄號(hào)目錄號(hào)卷號(hào)或卷號(hào)或文號(hào)文號(hào)原期限原期限銷毀原因銷毀原因備備注注常見問題是否可將同一事由的若干文件作為其中某一份主要文件的附件來處理？ 答：不能。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用設(shè)置了障礙。例如：將某單位申請某項(xiàng)專業(yè)經(jīng)費(fèi)的請示、上級(jí)的批復(fù)和局內(nèi)承辦部門的經(jīng)辦過程文件作為一件裝訂在一起，如果將來利用者只想查看關(guān)于這項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請工作的經(jīng)辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的，所以這種做法應(yīng)該避免。
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