科技文件與科技檔案管理

1、科技文件與科技檔案管理主講人：韓春紅主講人：韓春紅 科技文件與科技檔案 科技文件是記錄和反映科學技術活動，傳遞科技思想的文字、圖表、聲像等文件材料的總稱。 科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保管的科技文件材料?？萍嘉募c科技檔案的關系 科技文件是科技檔案的前身，科技檔案是由科技文件轉化而來的，兩者是同一事物的兩個不同發(fā)展階段 科技文件的基本類型 （一）圖樣科技文件（二）文字科技文件（三）其他形式的科技文件（四）非紙質載體的科技文件主要有：工業(yè)生產技術檔案、農業(yè)科技檔案、基建檔案、設備儀器檔案、科學技術研究檔案，地

2、質檔案、測繪檔案、氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地震檔案、環(huán)境保護檔案、醫(yī)學科技檔案等?？萍紮n案的種類科技文件的整理與歸檔科技文件整理工作的主要內容：對形成的科技文件進行鑒定鑒定把鑒別后應歸檔的科技文件組成保管單位組成保管單位對組成的保管單位進行編目編目和裝訂裝訂 完整性鑒別準確性鑒別屬性鑒別歸檔范圍的鑒別保管期限鑒別一、科技文件的鑒定一、科技文件的鑒定科技文件的整理與歸檔科技文件的整理與歸檔二、科技文件的立卷二、科技文件的立卷(一)復制圖的折疊(二)組織案卷(三)卷內文件的排列1.案卷的基本特征: 案卷是一組具有有機聯(lián)系的科技文件。案卷內的科技文件有一個相對的數(shù)量界限。(A4圖紙50-100

3、張) 一個案卷內科技文件的保存價值相同 案卷采用國家標準卷夾、卷盒裝具 2、組卷要求：內容真實、齊全、完整、載體和書寫材料耐久二、科技文件的立卷整理二、科技文件的立卷整理科技文件的整理與歸檔3、組卷方法： 產品、設備儀器文件:按不同部件、結構、系統(tǒng)分別組卷 基建文件: 按不同專業(yè)分別組卷 科研課題文件:按不同研究階段分別組卷 文字材料或管理性的文件:按不同問題或不同名稱分別組卷。 二、科技文件的立卷整理二、科技文件的立卷整理卷內文件的排列:圖樣材料的排列文字材料的排列圖文混合材料的排列科技文件的整理與歸檔三、科技文件的案卷編目三、科技文件的案卷編目科技文件的整理與歸檔1.編寫頁號 2.填寫卷內

4、目錄3.填寫卷內備考表4.案卷封面的編制編頁號的方法：裝訂的，以每卷為單位按順序編寫科技文件的頁號；不裝訂的，先編卷內每份文件的件號，然后再以每份文件為單位，從“1”起按順序編寫頁號。1.編寫頁號 2342.填寫卷內目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注文件號或圖樣的圖號編制部門或主要責任者即是文件的署名者 文件材料的形成時間特殊情況或其他事項的說明文件材料標題的全稱裝訂的填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最后一份文件，首尾頁號都填寫。不裝訂的填寫每份文件材料尾頁標注的頁號。用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注3.填寫卷內備考表 卷內備考表卷內備考表互見號說明：本卷內共有 件， 頁。檢查人： 年

5、 月 日立卷人： 年 月 日4.案卷封面的編制(1)案卷題名主要由三部分組成： 一是項目的名稱、代字、代號； 二是項目的組件、部件、專業(yè)、階段的名稱、代號； 三是科技文件的名稱。(2)立卷單位：填寫負責科技文件組卷的部門或項 目的負責部門。(3)起止日期：填寫卷內科技文件形成的起止日期(4)保管期限：永久、長期、短期(5)密級：絕密、機密、秘密(6)檔號：填寫檔案的分類號和案卷順序號。 4.案卷封面的編制例如： 四平市檔案館 工程結構 竣工圖科技文件名稱科技文件名稱項目名稱項目名稱4.案卷封面的編制項目專業(yè)名稱項目專業(yè)名稱案卷題名案卷題名:例如：CX2010 - 01檔號：檔號：分類號4.案卷

6、封面的編制案卷順序號 科技文件編號科技文件的編號:由代字和代號兩部分組成，代字統(tǒng)一使用漢語拼音字母，代號使用阿拉伯數(shù)字。編號方法:項目結構編號法(產品隸屬 編號法、工程結構編號法) 分類編號法(十進位分類法)例如：K528 1 001零件序號部件號產品型號產品隸屬編號法例如： 201623SJ 001結構組成結構組成部分代號部分代號順序號 專業(yè)代號 設計階段代號單項工程代號工程項目代號工程代號工程代號工程結構編號法例如：AD20 1 2 003順序號中波發(fā)射機（種）發(fā)射機（型）無線電（類）整件（級） 企業(yè)代號十進位分類法分類代號科技檔案號：指保管單位的編號或代號。是科技檔案分類號和保管單位順序

7、號的組合體。由代字和代號組成。代字使用漢語拼音字母，代號使用阿拉伯數(shù)字科技檔案號 5 B5601例如：科技檔案的編號 產品型號產品檔案種類代號案卷號8960103 案卷號 工程項目代號 基建檔案種類代號科技文件與科技檔案編號的區(qū)別和聯(lián)系 聯(lián)系：一方面，科技文件編號是編制科技檔案號的基礎，科技檔案編號可利用科技文件編號的一部分。另一方面，在利用工作中，一般通過科技文件的編號來查閱所需的科技檔案。區(qū)別：科技文件的編號是以單份文件或單張圖紙為單位進行的，每個編號只代表一份文件或一張圖紙；科技檔案的編號是以保管單位（案卷）為單位進行的。科技檔案的分類基本要求：基本要求：1.要符合形成檔案的專業(yè)和形成單

8、位要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動的性質和特點。的科技活動的性質和特點。2.在一個單位內部和在一個單位內部和一個專業(yè)系統(tǒng)內部，同一科技檔案的分類標準應一個專業(yè)系統(tǒng)內部，同一科技檔案的分類標準應該一致。該一致。3.分類的層次類目要簡明，不宜過多過分類的層次類目要簡明，不宜過多過繁。繁。4.分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化?？萍紮n案分類的方法科技檔案分類的方法:1.工程項目分類法工程項目分類法適用于適用于基建檔案分類基建檔案分類2.型號分類法型號分類法適用于產品和設備檔適用于產品和設備檔案案3.課題分類法課題分類法適用于科研檔案適用于科研檔案4.專業(yè)分類法

9、專業(yè)分類法適用于專業(yè)性、標準化、通用化較強的科技檔案適用于專業(yè)性、標準化、通用化較強的科技檔案5.時間分類法和地域分類法時間分類法和地域分類法-適用于氣象、水文、地適用于氣象、水文、地質、地震檔案等。質、地震檔案等。四、案卷裝訂的要求1.一般情況下，裝訂用卷夾、不裝訂用卷盒2.永久、長期保存的必須去掉金屬物3.案 卷按照卷內目錄排列次序 排列有序4.不裝訂的要在每份文件首頁的右上角加蓋“檔號章”科技文件的整理與歸檔四、案卷裝訂的要求“檔號章”樣式檔號序號K.1- 012檔號CX2010- 01序號2科技文件的整理與歸檔案卷排列方法科學技術檔案案卷構成的一般要求歸檔制度，一般包括科技文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)?？萍嘉募恼砼c歸檔科技文件歸檔要求科技檔案的收集工作科技檔案的整理工作科技檔案的鑒定工作科技檔案的統(tǒng)計工作科技檔案管理工作 科技檔案的收集工作 要貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律要保證科技檔案的完整、準確 科技檔案的整理工作 整理工作包括：系統(tǒng)整理(對案卷的分類和排列)科學編目(編檔號、編目錄)整理工作