提高個(gè)人工作效率

1、1提高個(gè)人工作效率Sean TuSean Tu2012014.2.14.2.1 找出造成您工作效率低的因素 克服造成低工作效率的壞習(xí)慣影響工作效率的因素 缺乏明確的目標(biāo)； 缺乏優(yōu)先順序抓不住重點(diǎn)； 做事有頭無尾； 缺乏條理與整潔； 不懂得授權(quán)； 不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求； 盲目行動(dòng)； 簡單事情復(fù)雜化； 辦事拖延；案例n 一天動(dòng)物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了,于是開會(huì)討論,一致認(rèn)為是籠子的高度過低.所以他們決定將籠子的高度由原來的10米加高到20米.結(jié)果第二天他們發(fā)現(xiàn)袋鼠還是跑到外面來,所以他們又決定再將高度加高到30米.n 沒想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面,于是管理員大為緊張,決定一不做二步休

2、,將籠子的高度加高到100米.n 一天長頸鹿和幾只袋鼠們在閑聊,“你們看,這些人會(huì)不會(huì)再繼續(xù)加高你們的籠子?”長頸鹿問. “很難講?！?袋鼠說：“如果他們再繼續(xù)忘記關(guān)門的話！”案例n查爾斯.M.斯瓦伯,就是那個(gè)巴布斯雷漢姆鋼鐵公司經(jīng)營成世界上最大的獨(dú)立鋼鐵生產(chǎn)公司的英雄,曾經(jīng)在一次晚宴上向一個(gè)叫愛威.李的管理顧問提出了一個(gè)挑釁性的問題:”請(qǐng)告訴我怎樣才能用同樣的時(shí)間干更多的事情,如果你講得有道理,你要多少錢都行.“n愛威.李遞給他一本空白便簽說:每天晚上寫出明天你要干的事,然后按他們的重要性編碼.早晨就開始干第一件事,直到完成.接著開始干第二件事,第三件n如果你沒能完成所有的項(xiàng)目,不要憂慮.如

3、果你這種辦法不靈,別的方法也白費(fèi).不信,請(qǐng)你試試看,不久,斯瓦伯給愛威.李寄了一張3.5萬美元的支票.后來他說那是他有生以來最有益的一堂課. 案例案例案例n小李是一家房地產(chǎn)公司的行政助理，她曾一度陷入工作的困境。當(dāng)他正努力完成一個(gè)同事交給的工作時(shí)，另一個(gè)同事又打斷她，交給她一項(xiàng)更緊急的工作。她是應(yīng)該停下手頭工作去滿足第二個(gè)人的要求呢，還是應(yīng)該繼續(xù)完成第一項(xiàng)工作，滿足第一個(gè)人的要求呢？不管怎樣，總會(huì)有一個(gè)人對(duì)她不滿。當(dāng)她向上司求助時(shí)，已經(jīng)作好了辭職的準(zhǔn)備，但最后還是決定試試上司的建議。n現(xiàn)在小李在她的桌子旁放了一個(gè)白板，板上寫著每個(gè)人的要求。當(dāng)同事有緊急要求時(shí)，他們自己向與之“沖突”的人解釋，獲

4、得優(yōu)先處理權(quán)。既然整個(gè)團(tuán)隊(duì)都看到了她的工作安排，小李可以將與每個(gè)人相關(guān)的工作列為最優(yōu)先。很快，由于各人的要求是公開的，需緊急處理的工作便大大減少了。案例活活 動(dòng)動(dòng)我的工作清單（我的工作清單（6 6月月2929日日-7-7月月3 3日）日）1.廠報(bào)主題活動(dòng)策劃（7月9日廠報(bào)會(huì)議）2.本月工作計(jì)劃和上月工作總結(jié)上報(bào)（7月3日截止）3.月培訓(xùn)報(bào)表制作（7月5日截止）4.新員工入職培訓(xùn)安排（7月2日進(jìn)行）5.收集有效溝通培訓(xùn)的案例資料6.聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)方面的外訓(xùn)機(jī)構(gòu)7.回復(fù)關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)方面的郵件8.和同事聊昨晚的電視節(jié)目9.周末參加管理師培訓(xùn)A即刻做2、3、4B等一會(huì)就做1、5、6、9D不要做7C我真

5、的需要做這些嗎?8緊急重要以逸待勞疲于奔命一事無成越來越忙我們從這些故事中學(xué)到了什么？自我思考自我思考l你是否過于專注于“做好某事”卻沒有思考這是否是“最應(yīng)該做的事”？l你是不是曾長時(shí)間運(yùn)用一種方式工作，從而認(rèn)定自己把精力集中在最重要的事情上？l是否曾有內(nèi)部或外部的顧客抱怨你或你的團(tuán)隊(duì)過于重工作程序或墨守陳規(guī)，忽略了客戶的真正需求？找出什么事情才找出什么事情才最重要最重要一但明白什么事情最重要，要確保將自己的時(shí)間和精力放在“最應(yīng)該做的事情”上，并切實(shí)執(zhí)行。什么事情最重要？什么事情最重要？組織的戰(zhàn)略遠(yuǎn)景和目標(biāo)個(gè)人的工作表現(xiàn)和成績更接近自己的人生目標(biāo)如何克服低工作效率巧妙巧妙地地利用時(shí)間利用時(shí)間定

6、期地分類整理定期地分類整理設(shè)定清晰的目標(biāo)設(shè)定清晰的目標(biāo)時(shí)間管理技巧時(shí)間管理技巧一一.合理地安排工作合理地安排工作巧妙地利用時(shí)間巧妙地利用時(shí)間利用利用零碎零碎的時(shí)間的時(shí)間在在交交通通工工具具上上睡睡眠眠與與人人溝溝通通用用膳膳時(shí)間管理錦囊時(shí)間管理錦囊 權(quán)衡輕重權(quán)衡輕重, , 界定緩急界定緩急 專心一致專心一致, , 避免打擾避免打擾 自我約束自我約束, , 避免拖延避免拖延 懂得說懂得說 “ “不不” 同類工作一次進(jìn)行同類工作一次進(jìn)行 避免完美主義避免完美主義 避免過高承諾避免過高承諾一一.合理地安排工作合理地安排工作二二. . 定期分類整理定期分類整理你的辦公桌上放了些什么你的辦公桌上放了些什

7、么告別雜亂無章的習(xí)慣告別雜亂無章的習(xí)慣 保持桌面整潔，只留正在做的事情和需要處理的文件. 經(jīng)常要用的物品應(yīng)容易取用. 每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置，不再需要的東西應(yīng)堅(jiān)決扔掉. 每天下班回家前，要整理好辦公桌，使第二天的工作有個(gè)好的開始. 及時(shí)處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng).辦公環(huán)境整理的原則辦公環(huán)境整理的原則一一.合理地安排工作合理地安排工作三三. . 設(shè)定明確的目標(biāo)設(shè)定明確的目標(biāo)目標(biāo)目標(biāo)行動(dòng)行動(dòng)結(jié)果結(jié)果n開始做事前就懷有最終目標(biāo)開始做事前就懷有最終目標(biāo)n所有事物都經(jīng)過兩次創(chuàng)造：所有事物都經(jīng)過兩次創(chuàng)造：n第一次的創(chuàng)造：腦力第一次的創(chuàng)造：腦力n第二次的創(chuàng)造：實(shí)際第二次的創(chuàng)造：實(shí)際設(shè)定目標(biāo)的設(shè)定目標(biāo)的SMARTSMART原則原則 S Specific（具體的）：即目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的 M Measurable（可衡量的）：即目標(biāo)必須用指標(biāo)量化來表達(dá) A Attainable（可達(dá)到的）：即目標(biāo)應(yīng)該在能力