VTSJWI017設(shè)計(jì)合同管理指導(dǎo)書(shū)

1、設(shè)計(jì)合同管理指導(dǎo)書(shū)編輯馬寧日期2007-11-28審核于琛、毅清日期2007-11-28批準(zhǔn)許立日期2007-11-28修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改容修改人審核人批準(zhǔn)人為加強(qiáng)萬(wàn)通地產(chǎn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)合同的管理，規(guī)工作流程，維護(hù)公司權(quán)益，特制定此指導(dǎo)書(shū)。1 術(shù)語(yǔ)和定義1.1 設(shè)計(jì)合同的管理圍：對(duì)建筑設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)、室設(shè)計(jì)、及各專項(xiàng)設(shè)計(jì)合同及協(xié)議的談判、簽約、支付全過(guò)程進(jìn)行管理。2 職責(zé)2.1 總部設(shè)計(jì)中心2.1.1. 牽頭組織設(shè)計(jì)合同或協(xié)議的談判。2.1.2. 負(fù)責(zé)起草擬定設(shè)計(jì)合同文本。2.1.3. 負(fù)責(zé)合同審批流轉(zhuǎn)跟進(jìn)。2.1.4. 協(xié)調(diào)組織設(shè)計(jì)公司與項(xiàng)目公司簽訂合同。2.1.5. 按合同規(guī)定的相應(yīng)條款審

2、核確認(rèn)設(shè)計(jì)公司每階段的設(shè)計(jì)成果，并申請(qǐng)支付該階段設(shè)計(jì)費(fèi)。2.2 總部成本管理中心2.2.1 審核設(shè)計(jì)合同并提出意見(jiàn)。2.3 總部法律部2.3.1 配合設(shè)計(jì)中心進(jìn)行合同談判2.3.2 審核設(shè)計(jì)合同并提出意見(jiàn)。2.4項(xiàng)目公司2.4.1 審核設(shè)計(jì)合同并提出意見(jiàn)。2.4.2 簽署設(shè)計(jì)合同2.4.3 接到設(shè)計(jì)經(jīng)理設(shè)計(jì)費(fèi)付費(fèi)申請(qǐng)后，及時(shí)組織審批和支付。3 工作程序3.1合同管理原則：3.1.1合法性原則：設(shè)計(jì)合同管理的全過(guò)程必須符合有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定，公司權(quán)益在被侵犯的情況下，能夠依法受到保護(hù)。3.1.2合同書(shū)原則：所有設(shè)計(jì)工作都必須以簽訂合同書(shū)的方式明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。3.1.3事前簽訂

3、原則：合同應(yīng)盡量在設(shè)計(jì)工作開(kāi)始前簽定。3.1.4利益明晰原則：合同應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價(jià)款、付款方式及結(jié)算辦法，如果合同價(jià)款可能調(diào)整，應(yīng)明確調(diào)整依據(jù)、調(diào)整方式（如何計(jì)價(jià)、總價(jià)如何最后確定）。3.2 合同文本標(biāo)準(zhǔn)化管理3.2.1 標(biāo)準(zhǔn)示合同：公司應(yīng)在設(shè)計(jì)管理中盡量應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)示合同。3.2.2 文本容盡量采用FIDIC條款或JCT合同體系，分協(xié)議條款、通用條款、專用條款和附件，其中協(xié)議條款根據(jù)具體業(yè)務(wù)、對(duì)象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，專用條款則由合約雙方補(bǔ)充加入在通用條款中未盡事宜的約定條款。3.2.3 所有的設(shè)計(jì)合同都應(yīng)盡量使用標(biāo)準(zhǔn)示合同；如政府部門有強(qiáng)制性規(guī)定，可按政府標(biāo)

4、準(zhǔn)合同執(zhí)行，但須通過(guò)專用條款充分表達(dá)與標(biāo)準(zhǔn)示合同之間的差異有效執(zhí)行條款。3.2.4 公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往的合同或最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示文本另行擬定合同。3.2.5 合同的條款：應(yīng)包括但不限于以下容：1）設(shè)計(jì)任務(wù)的容和圍。2）設(shè)計(jì)進(jìn)度要求。3）設(shè)計(jì)成果的提交要求。包括文件的形式、數(shù)量、語(yǔ)言種類等。4）合同價(jià)款及付費(fèi)方式。5）雙方權(quán)利及義務(wù)。6）違約責(zé)任。7）不可抗力。8）合同的變更、轉(zhuǎn)讓和終止。9）法律規(guī)定和爭(zhēng)議解決辦法。10）其他必要補(bǔ)充條款。3.3合同談判、訂立的管理設(shè)計(jì)合同談判應(yīng)本著維護(hù)公司利益，減少法律風(fēng)險(xiǎn)的原則。3.3.1 合同談判人3.3.1.

5、1 設(shè)計(jì)中心設(shè)計(jì)經(jīng)理牽頭組織合同談判和擬定，并負(fù)責(zé)技術(shù)條款部分談判。3.3.1.2 法律部（或項(xiàng)目法律專員）參與，并負(fù)責(zé)法律條款部分談判。3.3.2 合同談判、擬定要點(diǎn)3.3.2.1 必須詳細(xì)明確地規(guī)定出設(shè)計(jì)任務(wù)的容和圍，避免雙方由于對(duì)容描述理解不同而出現(xiàn)歧異，特別是對(duì)境外設(shè)計(jì)公司。3.3.2.2 設(shè)計(jì)進(jìn)度一定要符合公司已批準(zhǔn)的項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃和項(xiàng)目設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃的要求。3.3.2.3 合同價(jià)款應(yīng)根據(jù)同行業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，力爭(zhēng)較低的合理價(jià)位。付款時(shí)間和比例應(yīng)以公司現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度為依據(jù)，進(jìn)行合理可行的約定。3.3.2.4 各設(shè)計(jì)階段成果深度和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有明確詳細(xì)規(guī)定。包括文件的形式、數(shù)量、語(yǔ)言種類等。3.3.2

6、.5 如有公開(kāi)招標(biāo)程序，應(yīng)明確責(zé)任方及相關(guān)時(shí)間和費(fèi)用。3.3.2.6 特別對(duì)境外公司，應(yīng)明確稅務(wù)負(fù)擔(dān)問(wèn)題。3.3.2.7 應(yīng)將設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)作為附件之一。3.4 合同審批流程：3.4.1 設(shè)計(jì)經(jīng)理正確填寫合同審批表中“合同容概要及經(jīng)辦部門意見(jiàn)”，并附設(shè)計(jì)單位甄選過(guò)程說(shuō)明，按如下設(shè)計(jì)合同審批流程進(jìn)行合同審批。3.4.2 法律部針對(duì)不同的合同容圈定哪些部門參與合同的審核。設(shè)計(jì)合同審批流程設(shè)計(jì)經(jīng)理起草合同設(shè)計(jì)總監(jiān)審核簽字項(xiàng)目公司總經(jīng)理審核簽字法律部審核簽字并圈定參與審核部門參與審核部門審核簽字主管副總審核簽字財(cái)務(wù)總監(jiān)審核簽字總經(jīng)理批示簽字：律部簽署終審意見(jiàn)項(xiàng)目公司蓋章簽署合同并編號(hào)存檔'設(shè)計(jì)中心

7、存檔3.4.2.1 項(xiàng)目公司由總經(jīng)理審核簽字，如有必要可咨詢項(xiàng)目公司部相關(guān)部門。如在前期項(xiàng)目公司尚未成立，則由事業(yè)部總經(jīng)理審核簽字。3.4.2.2 如審核部門對(duì)合同有修改意見(jiàn)應(yīng)書(shū)面提出，設(shè)計(jì)經(jīng)理應(yīng)按照意見(jiàn)重新組織與合作方進(jìn)行合同條款的修訂洽談，必要時(shí)由提出意見(jiàn)的部門參加洽談，雙方取得一致后進(jìn)行修改。3.4.2.3 與合作方商談一致后，設(shè)計(jì)經(jīng)理按照合同審批表的要求，填寫意見(jiàn)反饋，并將修改好的最終合同按設(shè)計(jì)合同審批流程重新流轉(zhuǎn)審核，各審核部門如無(wú)意見(jiàn)應(yīng)在合同審批表上簽字確認(rèn)。3.4.2.4 如有個(gè)別條款經(jīng)談判努力確實(shí)難以按審核部門意見(jiàn)進(jìn)行修改，則設(shè)計(jì)經(jīng)理應(yīng)在意見(jiàn)反饋一欄中說(shuō)明情況，與設(shè)計(jì)總監(jiān)共同簽

8、字確認(rèn)。3.5合同的簽署3.5.1 合同必須經(jīng)過(guò)審批流程各相關(guān)部門確認(rèn)同意之后方可簽署。3.5.2 項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。3.5.3 合同容在一頁(yè)以上的，應(yīng)在每頁(yè)加蓋騎縫章。3.5.4 合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章；不能同時(shí)簽字蓋章的，應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章；對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。3.5.5 法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理政府部門批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，項(xiàng)目公司應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。3.6合同履行的管理3.6.1 合同的履行：3.6.1.1 合同訂立之后，設(shè)計(jì)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款容進(jìn)行監(jiān)督；法律專員及其他相關(guān)部門應(yīng)對(duì)合同的履行給

9、予必要的協(xié)助。3.6.1.2 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，設(shè)計(jì)經(jīng)理須及時(shí)向設(shè)計(jì)總監(jiān)報(bào)告，設(shè)計(jì)中心不能與對(duì)方協(xié)商解決的，應(yīng)及時(shí)報(bào)法律部，由法律部決定依法采取何種措施。3.6.1.3 合同履行過(guò)程中，需要對(duì)來(lái)往函件或者單據(jù)進(jìn)行簽字的，應(yīng)報(bào)設(shè)計(jì)總監(jiān)簽字；確需當(dāng)場(chǎng)或者立即簽字的，可由設(shè)計(jì)總監(jiān)授權(quán)的人員直接簽字。但是，來(lái)往函件或者單據(jù)涉及合同變更、轉(zhuǎn)讓或者終止的，按照本規(guī)關(guān)于合同變更、轉(zhuǎn)讓或者解除的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。3.6.2 合同的變更和轉(zhuǎn)讓3.6.2.1 合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同容的，或者對(duì)方提出變更要求的，設(shè)計(jì)經(jīng)理應(yīng)及時(shí)向設(shè)計(jì)總監(jiān)請(qǐng)示，經(jīng)設(shè)計(jì)總監(jiān)與相

10、關(guān)部門協(xié)商同意變更的，方可變更；3.6.2.2 合同雙方應(yīng)書(shū)面對(duì)變更容進(jìn)行確認(rèn)，我方由項(xiàng)目公司簽字確認(rèn)。對(duì)雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)進(jìn)行重大變更的，應(yīng)當(dāng)按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。3.6.2.3 合同訂立后，對(duì)方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的，或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的，由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂合同或者補(bǔ)充合同。3.6.2.4 法律、法規(guī)規(guī)定變更、轉(zhuǎn)讓合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，項(xiàng)目公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。3.6.3合同解除：3.6.3.1 合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力

11、）需要解除合同的，按照合同規(guī)定的有關(guān)程序辦理，雙方可就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。3.6.3.2 合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就，據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的，經(jīng)辦人員應(yīng)立即報(bào)部設(shè)計(jì)總監(jiān)并知會(huì)法律專員，以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。3.6.4 合同保管3.6.4.1 完整的合同資料應(yīng)包括：合同正本四份、合同副本二份。3.6.4.2 公司要求有四份原件，項(xiàng)目公司保存合同正本1份；成本管理中心、設(shè)計(jì)中心各保存副本1份；財(cái)務(wù)部保存正本1份。3.6.5 合同款支付：3.6.5.1 設(shè)計(jì)費(fèi)支付計(jì)劃3.6.5.1.1設(shè)計(jì)經(jīng)理須于每年年底提交下一年度設(shè)計(jì)費(fèi)資金支付計(jì)劃，于上月月底提交下月的設(shè)計(jì)費(fèi)資金支付計(jì)劃給成本中心，編入工程款支付計(jì)劃。3.6.5.1.2設(shè)計(jì)費(fèi)資金支付計(jì)劃依據(jù)實(shí)際設(shè)計(jì)進(jìn)度和合同付款條件制定。3.6.5.2 設(shè)計(jì)費(fèi)支付審批3.6.5.2.1設(shè)計(jì)單位按照合同條款的規(guī)定向設(shè)計(jì)中心提出書(shū)面的付款申請(qǐng)，應(yīng)有設(shè)計(jì)單位簽章。容包括：付款的合同依據(jù)、累積已付款總金額、已完成工作量清單。3.6.5.2.2設(shè)計(jì)經(jīng)理按合同規(guī)定的相應(yīng)條款和實(shí)際設(shè)計(jì)進(jìn)度審核確認(rèn)設(shè)計(jì)單位的支付申請(qǐng)，填寫設(shè)計(jì)費(fèi)付款申請(qǐng)表并