文件標準化管理規(guī)定

1、受控文件標準化管理規(guī)定做成：日期：批準：日期：2015-10-30更改記錄日期原版本號修改類型*修改描述修改人新版本號2015-05-16-A初始做成2015-10-301.0V對文件編號的格式進行調(diào)整*修改類型分為：A-新規(guī)V-換版1 目的對公司的文件結(jié)構(gòu)、編號做出統(tǒng)一規(guī)定，確保公司在用文件的編號具有唯一性，便于文件的識別、追溯和控制，以保障公司管理體系的有效運轉(zhuǎn)。2 適用范圍適用于本公司文件的標準化管理，包括各項規(guī)章制度執(zhí)行過程中產(chǎn)生的記錄。3 術(shù)語3.1 文件：指規(guī)范員工工作方法的作業(yè)流程以及明確員工行為標準的規(guī)章制度、作業(yè)規(guī)范等。3.2 記錄：闡明所得到的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)文件

2、。4 職責(zé)4.1 人事部負責(zé)本規(guī)定的做成與解釋，并維護本文件的有效性。4.2 各部門做成相關(guān)文件時應(yīng)嚴格執(zhí)行本規(guī)定。4.3 人事部行政專員負責(zé)文件編號的統(tǒng)一管理，確?，F(xiàn)場在用文件版本的有效性。4.4 技術(shù)文員負責(zé)技術(shù)文件編號的統(tǒng)一管理，確?，F(xiàn)場在用文件版本的有效性。5 內(nèi)容5.1 編號5.1.1 公司內(nèi)部文件的編號格式：QX-YYYZ版本號（A-Z）I文件序號（001-999文件分類代碼體系文件標志備注：a版本號：指文件的版本序號，按照英文字母順序自A開始延續(xù)，后續(xù)版本依次為RC,（以下同）b文件序號：指同一類文件的排列序號，自001開始（以下同）。c文件分類代碼：指根據(jù)文件的用途劃分的文件類

3、型。其中：1:指一級文件的分類代碼，如質(zhì)量手冊。2：指二級文件的分類代碼，如程序文件。3:指三級文件的分類代碼，如各項規(guī)定、作業(yè)流程、作業(yè)標準等。d體系文件標志：以Q代表質(zhì)量管理體系的文件標志。5.1.2 外來文件保留其原始的文件編號，包括國際、國家及行業(yè)的標準、客戶規(guī)定要求等。5.1.3 技術(shù)文件的編號格式：AXX-YZ版本號（A-Z）J文件序號（1-9）產(chǎn)品號客戶代碼備注：a文件序號：根據(jù)技術(shù)文件類型將下表中9類文件的序號予以固定，所有產(chǎn)品的相關(guān)技術(shù)文件均執(zhí)行此編號，如因工作需要產(chǎn)生新的文件時應(yīng)依次追加編號。文件舊圖紙BOM工藝表SOP乍業(yè)指導(dǎo)書檢驗指導(dǎo)書人工成本流程圖PFMEA控制計劃文

4、件序號123456789b產(chǎn)品號：指客戶圖紙的編號。c客戶代碼：指公司為便于管理對客戶賦予的區(qū)分編號。5.1.4 質(zhì)量記錄的編號格式:BXXX-Z-YYYYMMDD匚文件發(fā)布的日期版本號（A-Z）文件序號（001-9999使用部門代號a文件發(fā)布的日期：其中年按照4位書寫，月、日均按照2位書寫。b使用部門代號按照下表規(guī)定的號碼執(zhí)行：部門人事部生產(chǎn)部技術(shù)部質(zhì)量部代號1234銷售部采購部財務(wù)部設(shè)備倉庫567895.1.5 各級管理部門發(fā)出的臨時通知、決定、通報類文件的編號按照年份、部門予以區(qū)分，具體格式如下:XXXXXX-XXXX-YY2-第ZZZ號文件序號（001-999）部門代號公元年號備注:a

5、文件序號：指同一個部門當(dāng)年度文件的排列序號。b部門代號：指各個部門發(fā)布文件的代號，具體如下表:部門名稱公司財務(wù)部銷售部人事部生產(chǎn)部采購部質(zhì)量部技術(shù)部部門代號總財務(wù)銷售人事生產(chǎn)采購c公元年號：指公元年份號。例如編號“XXX2015財務(wù)字第018號”：是指財務(wù)部在2015年發(fā)布的第18號通知。5.2 文件頁面設(shè)置5.2.1頁邊距Word文件左裝訂格式要求（縱式）上2»左2厘米下2»右2厘米備注：其它格式的文件應(yīng)根據(jù)文件的具體內(nèi)容參考該格式的要求執(zhí)行。5.2.2文件頁眉和頁腳5.2.2.1 頁眉左邊是公司LOGQ右邊是文件編號（宋體字，四號字,粗體）。5.2.2.2 頁腳中間是當(dāng)

6、前頁數(shù)（宋體字，五號字）。5.3 文件標識5.3.1 文件應(yīng)在首頁注“受控”字樣。5.3.2 發(fā)放的紙質(zhì)文件應(yīng)標注發(fā)放號。5.3.3 存檔的紙質(zhì)文件應(yīng)蓋“存檔”印章。5.4 更改記錄與文件修改控制5.4.1 原則上QMQRQD類文件應(yīng)有修訂記錄頁，修訂記錄的列標題為：“日期”、“原版本號”、“修改類型”、“修改描述”、“修改人”、“新版本號”，并在文件換版時予以更新維護。5.4.2 所有的質(zhì)量記錄不要求有修訂記錄頁，但文件做成及發(fā)布的責(zé)任部門應(yīng)嚴格執(zhí)行本規(guī)定的相關(guān)條款,以確保現(xiàn)場運行文件版本的一致性。5.5 幅面文件的幅面設(shè)置應(yīng)使用符合A4紙張尺寸（297mnX210mm的規(guī)格。5.6 正文字

7、型、字號正文中子文件的大標題采用3號宋體字（粗體），其它全部采用五號宋體字。5.7 序號使用5.7.1 第一級：125.7.2 第二級：1.11.25.7.3 第三級：1.1.11.1.25.7.4 第四級：1.1.1.1或a1.1.1.2或b5.8 文件用語5.8.1 文件內(nèi)容使用專業(yè)用語，措辭、用語要準確、簡明、通俗，術(shù)語要前后一致。5.8.2 文件中要使用“應(yīng)”、“必須”、“嚴禁”等措辭，避免模糊概念。5.9 文件結(jié)構(gòu)參考5.9.1 目的：說明做成本文件的目的。5.9.2 適用范圍：說明本文件的適用范圍。5.9.3 術(shù)語：解釋本文件中引用的專業(yè)術(shù)語及可能產(chǎn)生異議的概念。5.9.4 職責(zé)：

8、說明文件做成及執(zhí)行過程中相關(guān)人員的職責(zé)要求。5.9.5 內(nèi)容：闡述本文件的詳細內(nèi)容和要求。5.9.6 相關(guān)記錄：說明本文件執(zhí)行過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄、表格。5.10 文件的做成5.10.1 各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，制定可執(zhí)行性強的文件，用于指導(dǎo)員工的工作開展。5.10.2 文件做成過程中，做成文件的負責(zé)人應(yīng)與各相關(guān)部門進行溝通，組織人員討論文件相關(guān)條款，以確保文件的內(nèi)容與實際工作有效結(jié)合。5.10.3 文件做成后應(yīng)統(tǒng)一到人事部落實文件的編號，確保文件編號的唯一性。5.11 文件的審批、發(fā)布5.11.1 質(zhì)量手冊應(yīng)報總經(jīng)理批準后予以發(fā)布。5.11.2 程序文件應(yīng)報管理者代表批準后予以發(fā)布。5.11.

9、3 作業(yè)文件的審批、發(fā)布5.11.3.1 質(zhì)量體系相關(guān)文件應(yīng)報管理者代表批準后予以發(fā)布。5.11.3.2 技術(shù)文件應(yīng)報技術(shù)經(jīng)理批準后予以發(fā)布。5.11.3.3 財務(wù)管理類的文件應(yīng)報總經(jīng)理批準后予以發(fā)布。5.11.3.4 行政管理類的文件應(yīng)報人事部經(jīng)理批準后予以發(fā)布。5.11.4 質(zhì)量記錄應(yīng)報經(jīng)上級確認，報行政專員統(tǒng)一備案登記后予以發(fā)布。5.11.5 所有發(fā)布的文件由人事部行政專員統(tǒng)一存放在服務(wù)器上進行管理，以確保相關(guān)人員在使用時能夠獲取最新版本的文件。5.12培訓(xùn)1.1.1 1經(jīng)批準的文件做成部門應(yīng)組織培訓(xùn)，確保相關(guān)人員明確要求后方可予以貫徹執(zhí)行。1.1.2 2當(dāng)新員工入職或者需要對員工進行再

10、培訓(xùn)時，人事部應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門組織培訓(xùn)活動，確保公司員工了解相關(guān)文件的要求。1.1.3 3培訓(xùn)活動應(yīng)做好培訓(xùn)記錄。5.13 文件的換版：當(dāng)原版本文件在執(zhí)行過程中存有異議或者不足時，原文件做成的責(zé)任部門應(yīng)安排人員對文件進行修訂，原版本號作廢，啟用新的版本號。5.14 文件的版本控制5.14.1 人事部行政專員負責(zé)建立文件總清單和記錄總清單，以便對現(xiàn)場運行的文件進行版本控制和管理，并在文件內(nèi)容修訂時予以跟蹤維護，確保現(xiàn)場運行文件版本的一致性。5.14.2 技術(shù)部技術(shù)文員負責(zé)建立技術(shù)文件總清單，以便對現(xiàn)場運行的文件進行版本控制和管理，并在文件內(nèi)容修訂時予以跟蹤維護，確?，F(xiàn)場運行文件版本的一致性。5.15 文件發(fā)放、回收、作廢5.15.1 需要在工作現(xiàn)場發(fā)放文件時，行政專員或技術(shù)專