文件管理控制程序IATF16949

1、*有限公司編號：版次：A/0程序文件批準(zhǔn)日期：2021-06-10第1頁，共13頁文件管理控制程序編制:審批:實施*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第2頁共12頁修改記錄版本號描述修訂日期訂人*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第3頁共12頁1目的建立符合本公司質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系的文件，確保所有現(xiàn)行使用文件在各個場所具有效性、充分性和適宜性，使公司管理體系文件得到有效控制和管理。2 適用范圍本程序適用于長沙悅翼模塑科技有限公司體系文件的有效控制和管理

2、。3 定義3.1 文件和資料：管理體系文件和外來文件的合稱；管理體系文件包括第一層次：質(zhì)量手冊；第二層次：程序文件；第三層次管理制度、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件等作業(yè)指導(dǎo)文件；第四層次：形成文件的記錄。外來文件包括外來技術(shù)文件和外來管理文件兩類。主要包括：國際標(biāo)準(zhǔn)、國標(biāo)、行標(biāo)、相關(guān)方（客戶或供應(yīng)商）提供的文件與資料、相關(guān)法律法規(guī)、地方政策法規(guī)等。3.2 文件要素：指文件必須具備的基本信息，如：文件編號、文件名稱、生效日期、版本號、編制、審核、批準(zhǔn)人、內(nèi)容組成、版面格式等。3.3 受控文件：與管理體系有關(guān)的管理、技術(shù)性文件和資料。3.4 非受控文件：指受控范圍之外的文件。3.6 適用性審核：審核文件是否

3、具有可執(zhí)行的特性。如：確實性、可理解、可操作、可指導(dǎo)、可檢查、可協(xié)調(diào)、可保證性。3.7 標(biāo)準(zhǔn)化審核：對文件的版本、格式、內(nèi)容組成標(biāo)準(zhǔn)化的審核。如：版面的符合性、標(biāo)題的正確性、文件編碼的規(guī)則性、正文內(nèi)容組成部分的規(guī)范性，以及版本標(biāo)識、生效日期、編制、會簽、審批人員的正確性。3.8 其它定義見管理體系標(biāo)準(zhǔn)與國家/地方環(huán)境法律法規(guī)等。4 職責(zé)4.1 質(zhì)量部文控中心：負(fù)責(zé)公司受控文件的登記、分發(fā)、歸檔、保管、回收、作廢和銷毀處理及控制工作；監(jiān)督檢查各場所受控文件的有效使用情況。4.2 公司各職能部門：根據(jù)顧客要求、質(zhì)量體系方面標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境體系方面標(biāo)準(zhǔn)的要求以及管理的需求，負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的編制和修訂，

4、確保文件的適宜性、有效性和充分性；必要時參與相關(guān)部門的文件評審工作。負(fù)責(zé)組織本部門人員對相關(guān)文件進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)和宣貫。負(fù)責(zé)按本程序過程要求執(zhí)行，負(fù)責(zé)本部門文件與資料的管理。4.3 項目工程部：負(fù)責(zé)試制過程中技術(shù)文件的編號、登記、更改控制和監(jiān)督管理。*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第4頁共12頁5流程圖*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第5頁共12頁6內(nèi)容6.1 文件的分類、編號規(guī)則：6.1.1 文件與資料分類表（如下）序號分類項目具體種類1文件來源分類夕卜

5、來內(nèi)部編制2控制上分類受控文件非受控文件3層次上分類A層次文件第二層次文件第三層次文件第四層次文件4內(nèi)容上分類質(zhì)量手冊程序文件管理制度（規(guī)范）技術(shù)文件作業(yè)指導(dǎo)文件等檢驗標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)/國標(biāo)記錄6其它分類書回文件電子文件視頻文件6.1.2 外來文件與資料包括內(nèi)容見本程序3.1,本公司將對外來文件作分類編號，按公司文件與資料進(jìn)行控制管理。6.1.3 文件編碼規(guī)則:體系文件類別名稱、類別代號和各部門代號見下表1和表2:表1:體系文件類別名稱、類別代號：文件類別名稱文件類別代號質(zhì)量手冊QE質(zhì)量手冊質(zhì)量程序文件QP質(zhì)量程序文件目標(biāo)管理OM目標(biāo)分斛、目標(biāo)有核管理制度/規(guī)范/流程MPt11度規(guī)范、MF流程工作

6、標(biāo)準(zhǔn)、崗位說明WBU乍標(biāo)準(zhǔn)、崗位說明操作規(guī)程SOPB作規(guī)程檢驗、試驗標(biāo)準(zhǔn)義件SIP檢驗、試驗類其他技術(shù)文件技術(shù)開發(fā)、工程類文件按技術(shù)管理文件規(guī)定執(zhí)行記水表單QR記錄表單*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第6頁共12頁表2:各部門代號公司部門名稱部門代號公司部門名稱部門代號總經(jīng)理A財務(wù)部FD管理者代表D人力資源部MD營銷部PD物流計劃部CD質(zhì)量部QC生產(chǎn)部MF項目工程部ED6.1.4公司質(zhì)量體系一、二級文件的編號表達(dá)形式如下:*-*流水序號文件類別代號公司標(biāo)準(zhǔn)代號（CSYY如*-*-01表示編制發(fā)行的“質(zhì)量手冊”文件，流水號為

7、01號；*-*-01表示編制發(fā)行的“文件管理控制程序”文件，流水號為01號6.1.5 公司各部門三級標(biāo)準(zhǔn)類文件的編號（技術(shù)文件除外）：由公司部門代號、文件類別代號和流水序號組成，表達(dá)形式如下：XXXX-XX流水序號（從01、02、）文件類別代號公司部門代號例如：MD-WB-0原示人事部發(fā)行的“崗位說明書”作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，流水號為01號；注：檢驗試驗類標(biāo)準(zhǔn)文件的編號：按檢驗標(biāo)準(zhǔn)的不同分別以流水序號累加。如QC-SIP-002表示質(zhì)量部編制發(fā)行的第二份“*檢驗作業(yè)指導(dǎo)書”標(biāo)準(zhǔn)文件，流水號為002號；6.1.6 生產(chǎn)性作業(yè)指導(dǎo)書的編號具體按技術(shù)工藝文件編號規(guī)則執(zhí)行；6.1.7 記錄表格的編號方法；6.

8、1.7.1 程序文件中引出與產(chǎn)品符合性有關(guān)的記錄表單的表達(dá)形式如下：*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第7頁共12頁*-QP-XXQRXX流水序號（從01、02、）I對應(yīng)文件的流水序號程序文件的類型代碼公司標(biāo)準(zhǔn)代號（CSYY例如*-QP-01-QR01表示“文件管理控制程序”文件的第一個表格”文件發(fā)放與回收記錄表”流水號是01;6.1.7.2第三層次文件中涉及的表單的編號則根據(jù)文件編制部門代碼及其對應(yīng)的表單順序號依次排列。如：CSYY-QC-01-QR02,表示質(zhì)量部編制使用的本部門的第二份表格。6.1.8 行政性文件的編號

9、：*-XXXX-（XX）XX丁?。ú块T代號）當(dāng)年流水號發(fā)布年份企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)字樣6.1.9 文件版本及版次號的編碼原則（所有文件的版本與修改次號從A/0開始）：X/X版次號為數(shù)字，從04;版本號為大寫英文字母，從“A”開始，B,C,D注：升級改動，版次號從0-4依次升級，超過4次修改應(yīng)升級換版。即版本號：A/0一A/1一A/2一A/3一A/4一B0/版，以此類推。6.2 文件的格式及編寫要求：6.2.1 程序文件、管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類的內(nèi)容一般涉及以下基本要素文件正文版面和內(nèi)容要素:1.目的；2.適用范圍；3.職責(zé)；4.工作程序（含流程圖）；5.相關(guān)文件；6.相關(guān)記錄。如該文件中未涉及有定義、流程圖等，則

10、在定義和流程圖后標(biāo)注無。其它文件符合相應(yīng)的文件要求，詳細(xì)見附錄A:文件編寫格式要求。6.2.2 文件編號應(yīng)符合6.1.46.1.6條的要求。6.2.3 文件版面風(fēng)格、”文件流程圖”、正文內(nèi)容格式、字體等須符合編制要求（附錄A）,6.2.4 文件編寫要求：6.2.4.1 符合文件編寫目標(biāo)；*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第8頁共12頁6.2.4.2 符合相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及客戶要求；6.2.4.3 符合公司戰(zhàn)略、方針目標(biāo)、政策；6.2.4.4 文件要求條理清晰，言簡意賅、完整、嚴(yán)謹(jǐn)，確保文件的有效性、適宜性和充分性（可操作性

11、）；6.3 文件的編制與審批6.3.1 文件編寫人應(yīng)先充分了解標(biāo)準(zhǔn)要求的4.2條款與本程序6.2條款的要求，按規(guī)定文件要素實施文件的編制。6.3.2 文件編制完成后組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，并提出修改意見，文件編制部門確認(rèn)并及時修改。6.3.3 評審確認(rèn)后的文件按文件審批權(quán)限送審批人簽名。一級/二級文件必須制作“文件封面”（格式見本程序之封面格式）。6.3.4 文件審核、批準(zhǔn)權(quán)限見（附錄B）o6.4 文件的登記、受控、發(fā)放6.4.1 編制部門必須將經(jīng)審批后的書面版和電子版文件一并交由文控中心，并填寫“文件歸檔分發(fā)中批表”，文控中心經(jīng)核對無誤后，按編制部門及不同規(guī)格型號在“文件與資料匯總表”上進(jìn)行登

12、記，然后根據(jù)文件與資料發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放。保證文件使用人員/部門及時得到有效適用版本的文件。6.4.2 受控文件發(fā)放前需加蓋紅色“受控”文件章，以識別有效性；蓋有“受控”文件章的文件不準(zhǔn)復(fù)印使用。6.4.3 各部門應(yīng)指定專人按本程序?qū)ξ募c資料進(jìn)行管理，由該文件管理員在“文件資料發(fā)放與回收記錄”上簽名。6.4.4 各部門人員須按文件控制的要求正確使用公司內(nèi)、外部文件與資料，不得在已受控蓋章的文件上隨意標(biāo)注和涂改。6.4.6 受控文件發(fā)放范圍根據(jù)技術(shù)、管理類別由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，交文控中心按此范圍發(fā)放。6.4.7 電子檔的文件原則上不予發(fā)放，僅為備存或查閱使用。6.6文件的

13、申領(lǐng)和借閱6.6.1 文件與資料發(fā)生損壞、丟失、或根據(jù)相關(guān)方要求，需要申領(lǐng)文件時，文件保存/使用者向直接領(lǐng)導(dǎo)報告，填寫“文件補(bǔ)發(fā)申請表”說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)向文控中心重新中領(lǐng)。*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第9頁共12頁6.6.2 特殊情況需要臨時查閱文件的，可到文控中心進(jìn)行借閱，但必須做好登記手續(xù)，限期歸還。6.6 文件的宣貫學(xué)習(xí)新版或改版后的文件經(jīng)批準(zhǔn)生效后，本部門應(yīng)組織相關(guān)人員對文件進(jìn)行內(nèi)部學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)的方式可以用文件傳閱簽名、會議宣導(dǎo)或集中講解等多種方式進(jìn)行，保存相關(guān)記錄。6.7 文件的修改、作廢和銷毀6.7

14、.1 當(dāng)發(fā)生以下情況時，公司員工、各職能部門可向上級領(lǐng)導(dǎo)提出文件修改/作廢建議：6.7.1.1 公司組織結(jié)構(gòu)或職能調(diào)整；6.7.1.2 體系換版或操作流程變更調(diào)整；6.7.1.3 重大技術(shù)更改；6.7.1.4 引用標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)法律法規(guī)等文件的修改；6.7.1.6 內(nèi)/外部審核或管理評審提出的改進(jìn)建議；6.7.1.7 相關(guān)方（客戶、供應(yīng)商、保量、環(huán)保、安全部門等）提出改進(jìn)意見時；6.7.1.8 采取必要的糾正和預(yù)防措施時。6.7.2 使用部門或人員認(rèn)為文件需要修改的，應(yīng)及時向部門主管提出。部門主管向文件編寫部門提出申請，經(jīng)編制部門負(fù)責(zé)人初步評審，確認(rèn)需要修改的填寫文件變件申請表申請修改或作廢，修改

15、后的文件需經(jīng)原文件評審人評審，審批人員再次確認(rèn)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一送交文控中心（含電子文檔）受控發(fā)放。6.7.3 因文件修改而作廢的舊版文件，在文控中心發(fā)放新版文件時，應(yīng)按發(fā)放文件同時回收原文件，并在“文件資料發(fā)放與回收記錄”上做好登記。如需參考保留時，文控中心必須對電子文檔作好明顯作廢標(biāo)識，書面文件均作銷毀處置；不需要保留的，文控中心則直接替換或刪除電子文檔。但以上兩種情況都需要在“作廢文件保留/銷毀記錄清單”上登記。6.8 文件的標(biāo)識、歸檔、貯存6.8.1 文控中心負(fù)責(zé)對下發(fā)的文件加蓋受控章，并按使用部門填寫受控號后登記下發(fā)，原件歸檔保存在指定位置并定期檢查。6.8.2 發(fā)放到各部門使用現(xiàn)場的受控

16、文件，由各部門指定專人作好標(biāo)識、分類歸檔、編制“文件目錄表”分類貯存并妥善保管。6.8.3 文控中心的電子文件貯存要求：6.8.3.1 在電腦系統(tǒng)中按不同編制部門、不同文件類別或產(chǎn)品型號類別分別建立一級文件目錄、二級文件目錄（必要時建立三級文件目錄），然后分類保存到文件夾中。*有限公司文件編號版本號A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第10頁共12頁6.8.3.2 可用“WordExcel”編制電子文件目錄清單；6.8.3.3 所有受控發(fā)放文件的電子文檔必須設(shè)置修改密碼或轉(zhuǎn)換PDF格式，除非編制部門提出修改外，其他任何個人和部門（含相關(guān)方外發(fā)文件）不

17、得隨意更改和復(fù)制；6.8.3.4 電子文件應(yīng)進(jìn)行備份管理（可復(fù)制到其它硬盤中），每季度將文件刻錄成光盤保存，以防止資料、文件夾誤刪、丟失。6.9 外來文件的控制管理6.9.3 外來技術(shù)文件由項目部負(fù)責(zé)收集；品保類外來文件由質(zhì)量部負(fù)責(zé)收集；行政、法律法規(guī)類外來文件由行政部負(fù)責(zé)收集；其他外來文件由各職能部門負(fù)責(zé)收集；經(jīng)各職能部門負(fù)責(zé)人審核后報送管理者代表確認(rèn)，填寫外來文件登記表。6.9.4 收集的方式可以是網(wǎng)上查詢、上級相關(guān)部門購買、向相關(guān)方索取或咨詢等途徑獲取。6.9.5 國標(biāo)、行標(biāo)等法律法規(guī)性文件應(yīng)確保最新有效版本的現(xiàn)行文件，發(fā)現(xiàn)不適用時應(yīng)及時更新和再確認(rèn)。6.9.6 外來文件的發(fā)放、回收和控

18、制管理按內(nèi)部文件和資料程序執(zhí)行。7關(guān)鍵指標(biāo)序號指標(biāo)名稱計算方法責(zé)任部門收集頻率1文件發(fā)放準(zhǔn)確率100%現(xiàn)場有效文件數(shù)/總發(fā)放文件數(shù)*100%質(zhì)量部月8相關(guān)文件8.1 ISO9000ISO14000IATF16949標(biāo)準(zhǔn)與國家/地方環(huán)保法律法規(guī)8.2 技術(shù)工藝文件編號規(guī)則8.3 文件編寫格式要求附錄A8.4 文件編寫/審核/批準(zhǔn)權(quán)限表附錄B8.5 技術(shù)資料發(fā)放范圍一覽表附錄C8.6管理文件發(fā)放范圍一覽表附錄D9相關(guān)記錄記錄標(biāo)識記錄名稱收集時間歸檔地點(diǎn)*-QP-01-QR01文件歸檔分發(fā)申批表隨時質(zhì)量部*-QP-01-QR02文件資料發(fā)放與回收記錄表隨時質(zhì)量部*有限公司文件編號版本號A/0文件類別

19、程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁碼第11頁共12頁*-QP-01-QR03文件與資料匯總表隨時質(zhì)量部*-QP-01-QR04文件補(bǔ)發(fā)申請表隨時質(zhì)量部*-QP-01-QR05作廢文件保留/銷毀記錄清單隨時質(zhì)量部*-QP-01-QR06文件目錄表隨時質(zhì)量部*-QP-01-QR07外來文件登記表隨時質(zhì)量部*-QP-01-QR08文件變更申請表隨時質(zhì)量部附錄A:（文件編寫格式要求）“文件流程圖”、正文內(nèi)容格式、字體編制要求1 文件格式內(nèi)容編寫要求：1.1 封面：除匯編文件外，每一份獨(dú)立的文件都需要有一個封面，封面標(biāo)準(zhǔn)格式見文件與資料控制程序之封面。1.2 正文六要素：由目的、適用范圍、職責(zé)、工作程序、相關(guān)文件、相關(guān)記錄組成：1.2.1 目的：概述編制本文件的作用和希望達(dá)成的結(jié)果；1.2.2 適用范圍：本文件適用的場所、人員和管理內(nèi)容跨度；1.2.3 職責(zé)：根據(jù)部門職責(zé)將與本文件相關(guān)的主責(zé)部門、次責(zé)部門工作簡要說明；1.2.4 工作程序（含流程圖）：本文件的具體管理流程和工作程序要求；1.2.6 相關(guān)文件：與本文件相關(guān)的流程圖和支持性程序文件、簡單的細(xì)則、補(bǔ)充性事項以附件方式附于文后。如果細(xì)則、規(guī)定的內(nèi)容較多，則以第三層次