用友G6管理軟件的總賬系統(tǒng)

1、1 第一章用友管理軟件的 總賬系統(tǒng) 2系統(tǒng)學(xué)習(xí)總賬系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理和期末業(yè)務(wù)處理的工作原理和操作方法。要求掌握總賬系統(tǒng)初始化中設(shè)置會(huì)計(jì)科目、錄入期初余額及設(shè)置各種分類(lèi)、檔案資料的方法；掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的憑證處理和記賬的方法。熟悉出納管理的內(nèi)容和處理方法。了解期末業(yè)務(wù)的內(nèi)容和處理方法。教學(xué)目的與要求教學(xué)目的與要求31.1 總賬系統(tǒng)概述 1.2 總賬系統(tǒng)初始化 1.3 日常業(yè)務(wù)處理 1.4 出納管理 1.5 期末處理4 1.1.1.總賬系統(tǒng)的任務(wù) 總賬系統(tǒng)的任務(wù)就是利用建立的會(huì)計(jì)科目體系，輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬、結(jié)賬以及對(duì)賬工作，輸出各種總分類(lèi)賬、日記賬、明細(xì)賬和有關(guān)輔助

2、賬。56.1.2.數(shù)據(jù)處理流程 手工方式下的數(shù)據(jù)處理流程 計(jì)算機(jī)方式下的數(shù)據(jù)處理流程 兩種方式業(yè)務(wù)處理的對(duì)比6 6.1.3總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的傳遞關(guān)系 76.1.4 基本功能結(jié)構(gòu) 86.2 總賬系統(tǒng)初始化 系統(tǒng)初始化：是指將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)成專(zhuān)用會(huì)計(jì)軟件、將手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移植到計(jì)算機(jī)中等一系列準(zhǔn)備工作，是使用財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)?？傎~初始設(shè)置的內(nèi)容：設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)、會(huì)計(jì)科目、外幣及匯率、憑證類(lèi)別、結(jié)算方式、分類(lèi)定義、編碼檔案、錄入期初余額及設(shè)置操作員明細(xì)權(quán)限。 9使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動(dòng)與注冊(cè)系統(tǒng)。第一次進(jìn)入總賬系統(tǒng)時(shí)，首先定義建賬向?qū)В梢岳媒ㄙ~向?qū)瓿沙醪劫~套參數(shù)設(shè)置。 進(jìn)入總賬系統(tǒng)窗口

3、，可以通過(guò)“設(shè)置”菜單中的“選項(xiàng)”，設(shè)置與實(shí)際不符的各種參數(shù)。 6.2.1 啟動(dòng)總賬系統(tǒng)10 1.啟動(dòng)總賬系統(tǒng) 方法：執(zhí)行“開(kāi)始”/“程序”/“G6-e財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)/G6信息門(mén)戶(hù)（或直接單擊桌面上的“G6信息門(mén)戶(hù)”），打開(kāi)“注冊(cè)總賬”對(duì)話(huà)框 ，輸入或選擇相關(guān)的賬套、會(huì)計(jì)年度、操作日期、用戶(hù)名及其密碼，單擊“確定”按鈕即可。11 啟動(dòng)啟動(dòng)與注冊(cè)與注冊(cè)12312 2.設(shè)置建賬向?qū)?第一次進(jìn)入總賬系統(tǒng)時(shí)，首先定義建賬向?qū)?，可以利?賬向?qū)瓿沙醪劫~套參數(shù)設(shè)置。 在“建賬向?qū)А睂?duì)話(huà)框中，一定要認(rèn)真設(shè)置“往來(lái)控制方式”，否則一旦設(shè)定好年中不能再隨意修改。13 3.設(shè)置總賬系統(tǒng)選項(xiàng) 系統(tǒng)啟用后，如果默認(rèn)賬

4、套參數(shù)與實(shí)際需要不符，用戶(hù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，在建立賬套之前應(yīng)通過(guò)設(shè)置“總賬系統(tǒng)選項(xiàng)”正確選擇適合本單位的各種參數(shù)，以達(dá)到會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的目的。 在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“設(shè)置”菜單中的“選項(xiàng)”，打開(kāi)選項(xiàng)對(duì)話(huà)框，其中包含“憑證”、“賬簿”、“會(huì)計(jì)日歷”、“其他”四張選項(xiàng)卡。14 設(shè)置總賬控制參數(shù)設(shè)置總賬控制參數(shù)15賬簿選項(xiàng)示意圖賬簿選項(xiàng)示意圖16 “憑證”選項(xiàng)卡 制單控制 憑證控制 憑證編號(hào)方式 外幣核算 預(yù)算控制 客戶(hù)及供應(yīng)商往來(lái)款項(xiàng) 選擇“憑證審核控制到操作員”后，還應(yīng)通過(guò)“明細(xì)權(quán)限”去設(shè)置相應(yīng)制單科目權(quán)限。17 包括“打印位數(shù)寬度”、“明細(xì)賬（日記賬、多欄賬）打印方式”、“憑證、賬簿套

5、打”、“明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)限控制到科目”、“正式賬每頁(yè)打印行數(shù)”區(qū)域。 選中“明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)限控制到科目”后，還應(yīng)通過(guò)“明細(xì)權(quán)限”去設(shè)置相應(yīng)的明細(xì)科目查詢(xún)權(quán)限。 “賬簿”選項(xiàng)卡注意注意18 系統(tǒng)自動(dòng)將會(huì)計(jì)期間、開(kāi)始日期和結(jié)束日期列表。此處只需用戶(hù)選擇“啟用日期”。 總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。 錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。 已錄入期初余額，不能修改總賬啟用日期。 已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng) 中已制單的月份不能修改啟用日期。 新年度進(jìn)入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期?！皶?huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)卡注意注意19 包括“數(shù)量、單價(jià)小數(shù)位及本位幣精度”、“部門(mén)、個(gè)人、項(xiàng)目排序方式”區(qū)域

6、。 賬套名稱(chēng)、行業(yè)性質(zhì)等賬套信息只在這里顯示，若要修改，可以到“系統(tǒng)管理”窗口中修改?！捌渌边x項(xiàng)卡注意注意206.2.2 設(shè)置會(huì)計(jì)科目 各單位必須根據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)制度的規(guī)定使用總賬科目，可根據(jù)實(shí)際情況，在滿(mǎn)足核算和管理要求以及報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源的基礎(chǔ)上，自行設(shè)定明細(xì)科目。 注意注意滿(mǎn)足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求滿(mǎn)足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求保持科目體系完整性保持科目體系完整性會(huì)計(jì)科目會(huì)計(jì)科目保持相對(duì)穩(wěn)定保持相對(duì)穩(wěn)定與子系統(tǒng)的銜接與子系統(tǒng)的銜接211.增加會(huì)計(jì)科目 如果用戶(hù)所使用的如果用戶(hù)所使用的會(huì)計(jì)科目基本上與所選會(huì)計(jì)科目基本上與所選行業(yè)會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一行業(yè)會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目一致，則可級(jí)會(huì)計(jì)科目一致，則可以在

7、建立賬套時(shí)選擇預(yù)以在建立賬套時(shí)選擇預(yù)置標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)科目。這樣，置標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)科目。這樣，在會(huì)計(jì)科目初始設(shè)置時(shí)在會(huì)計(jì)科目初始設(shè)置時(shí)只需對(duì)不同的會(huì)計(jì)科目只需對(duì)不同的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行修改，對(duì)缺少的會(huì)進(jìn)行修改，對(duì)缺少的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增加處理即計(jì)科目進(jìn)行增加處理即可。可。如果所使用的會(huì)計(jì)科目如果所使用的會(huì)計(jì)科目與會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)與會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目相差較多，則可以科目相差較多，則可以在系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)選擇在系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)選擇不預(yù)置行業(yè)會(huì)計(jì)科目，不預(yù)置行業(yè)會(huì)計(jì)科目，這樣可以根據(jù)自身的需這樣可以根據(jù)自身的需要自行設(shè)置全部會(huì)計(jì)科要自行設(shè)置全部會(huì)計(jì)科目。目。 22增加明細(xì)科目時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)其類(lèi)型與上級(jí)科目保持一致。 已經(jīng)使

8、用過(guò)的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再增加下級(jí)科目。 非末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。 注意注意23 設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（建立會(huì)計(jì)科目設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（建立會(huì)計(jì)科目增加明細(xì)科目）增加明細(xì)科目）1234242.修改會(huì)計(jì)科目 如果要對(duì)已經(jīng)設(shè)置完成的會(huì)計(jì)科目的名稱(chēng)、編碼及輔助項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行修改，應(yīng)在會(huì)計(jì)科目未使用之前在會(huì)計(jì)科目的修改功能中完成。 25已經(jīng)使用過(guò)的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再修改。被封存的科目在制單時(shí)不可以使用。只有末級(jí)科目才能設(shè)置匯總打印，且只能匯總到該科目本身或其上級(jí)科目。只有處于修改狀態(tài)才能設(shè)置匯總打印和封存。26 設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（建立會(huì)計(jì)科目

9、設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（建立會(huì)計(jì)科目修改會(huì)計(jì)科目修改會(huì)計(jì)科目）123修改需要修改的內(nèi)容4273.3.刪除會(huì)計(jì)科目 如果某些會(huì)計(jì)科目目前暫時(shí)不需用或者不適合企業(yè)科目體系的特點(diǎn)，可以在未使用之前將其刪除。 刪除科目后不能被自動(dòng)恢復(fù)，但可通過(guò)增加功能來(lái)完成。 非末級(jí)科目不能刪除。 已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再刪除。 被指定為現(xiàn)金銀行科目的會(huì)計(jì)科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。注意注意28 設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（建立會(huì)計(jì)科目設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（建立會(huì)計(jì)科目刪除會(huì)計(jì)科目）刪除會(huì)計(jì)科目）選定要?jiǎng)h除的科目123294.指定會(huì)計(jì)科目 指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專(zhuān)管科目。系統(tǒng)中只有指定科目后，才能執(zhí)行出

10、納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。 現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬。 銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。 30 設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（建立會(huì)計(jì)科目設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（建立會(huì)計(jì)科目指定會(huì)計(jì)科目）指定會(huì)計(jì)科目）12選定科目后點(diǎn)擊 按鈕3會(huì)顯示指定科目的狀態(tài)315.設(shè)置會(huì)計(jì)科目輔助項(xiàng)目 一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì)登記在總賬和輔助明細(xì)賬上?？梢赃M(jìn)行輔助核算的內(nèi)容主要有：部門(mén)核算、個(gè)人往來(lái)、客戶(hù)往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)及項(xiàng)目核算等。注意32 管理費(fèi)用應(yīng)設(shè)成部門(mén)核算。 生產(chǎn)成本設(shè)成項(xiàng)目核算。 應(yīng)收賬款設(shè)成客戶(hù)往來(lái)核算。 應(yīng)付賬款設(shè)成供應(yīng)商往來(lái)核算。 輔助賬類(lèi)必須設(shè)在末級(jí)科目

11、上，但為了查詢(xún)或出賬方便，可以其上級(jí)和末級(jí)科目上同時(shí)設(shè)置輔助賬類(lèi)。336.2.3 設(shè)置外幣及匯率 匯率管理是專(zhuān)為外幣核算服務(wù)的。在此可以對(duì)本賬套所使用的外幣進(jìn)行定義，以便在制單或進(jìn)行其他有關(guān)操作時(shí)調(diào)用。 34使用固定匯率的單位，在填制每月的憑證前，應(yīng)預(yù)先錄入該月的記賬匯率。否則將會(huì)出現(xiàn)匯率為零的錯(cuò)誤。使用浮動(dòng)匯率的單位，在填制當(dāng)天的憑證前，應(yīng)預(yù)先錄入當(dāng)天的記賬匯率。“外幣*匯率=本位幣”的折算方式是指直接匯率?！巴鈳?匯率=本位幣”的折算方式是指間接匯率。制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，需在總賬系統(tǒng)選項(xiàng)“憑證”選項(xiàng)卡中設(shè)置。 35 設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置外幣及匯率）設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置外幣及匯率）1

12、2輸入相應(yīng)信息34輸入?yún)R率366.2.4 設(shè)置憑證類(lèi)別 系統(tǒng)提供了常用的憑證分類(lèi)方式，用戶(hù)可以從中選擇，也可以根據(jù)實(shí)際情況自行定義。如果選擇了“收款憑證 付款憑證 轉(zhuǎn)賬憑證”的分類(lèi)方式，應(yīng)根據(jù)憑證分類(lèi)的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)限制條件的設(shè)置，以便提高憑證處理的準(zhǔn)確性。37限制科目數(shù)量不限，科目間用逗號(hào)分隔。填制憑證時(shí)，如果不符合這些限制條件，系統(tǒng)拒絕保存。可以通過(guò)憑證類(lèi)別列表右側(cè)的上下箭頭按鈕調(diào)整明細(xì)賬中憑證的排列順序。注意38 設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置憑證類(lèi)別）設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置憑證類(lèi)別）123輸入信息4396.2.5 設(shè)置結(jié)算方式 該功能用來(lái)建立和管理在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及到的貨幣結(jié)算方式。它與財(cái)務(wù)結(jié)算方式一致

13、，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為2級(jí)。40 必須按照結(jié)算方式編碼級(jí)次的先后順序錄入。 結(jié)算方式的錄入內(nèi)容必須唯一。 票據(jù)管理的標(biāo)志可以根據(jù)實(shí)際情況選擇是否需要。 結(jié)算方式的編碼規(guī)則已經(jīng)在建立賬套時(shí)設(shè)定，如果要修改，可以在系統(tǒng)控制臺(tái)中的基礎(chǔ)設(shè)置中進(jìn)行。416.2.6 設(shè)置分類(lèi)定義 設(shè)置分類(lèi)定義主要包括定義客戶(hù)分類(lèi)和供應(yīng)商分類(lèi)兩部分。注意注意客戶(hù)及供應(yīng)商分類(lèi)編碼必須唯一。 客戶(hù)及供應(yīng)商分類(lèi)的編碼必須與所設(shè)定的編碼原則級(jí)次結(jié)構(gòu)相符。426.2.7 設(shè)置編碼檔案 設(shè)置編碼檔案主要包括部門(mén)檔案、職員檔案、客戶(hù)檔案、供應(yīng)商檔案、項(xiàng)目檔案五部分。431. 部門(mén)檔案 部門(mén)檔案是設(shè)置會(huì)計(jì)科目中要進(jìn)

14、行部門(mén)核算的部門(mén)名稱(chēng)，以及要進(jìn)行個(gè)人核算的往來(lái)個(gè)人所屬的部門(mén)。 部門(mén)編碼必須與所設(shè)定的編碼原則級(jí)次結(jié)構(gòu)相符。 若在設(shè)置部門(mén)檔案時(shí)還未設(shè)置職員檔案，則應(yīng)先設(shè)置職員檔案后，再回到設(shè)置部門(mén)檔案中，使用修改功能補(bǔ)充設(shè)置部門(mén)負(fù)責(zé)人。 部門(mén)檔案資料一旦被使用將不能被修改或刪除。注意注意44 基礎(chǔ)設(shè)置（部門(mén)檔案）基礎(chǔ)設(shè)置（部門(mén)檔案）123輸入部門(mén)信息4452. 職員檔案 設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個(gè)人往來(lái)核算和管理等操作。 全部職員檔案均錄入后，必須增加新的空白行后才能保存。否則，最后一個(gè)職員檔案將無(wú)法保存。職員檔案資料一旦被使用將不能被修改或刪除。輸入職員檔案完畢后，需返回到“部門(mén)檔案”中，通過(guò)“修改”功

15、能補(bǔ)充設(shè)置負(fù)責(zé)人資料。46 基礎(chǔ)設(shè)置（職員檔案）基礎(chǔ)設(shè)置（職員檔案）123注：必須選擇部門(mén)填寫(xiě)人員信息447 設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置項(xiàng)目目錄設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置項(xiàng)目目錄定義項(xiàng)目目錄）定義項(xiàng)目目錄）1 12 23 34 45 5481.錄入基本科目余額 在開(kāi)始使用總賬系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先將各賬戶(hù)啟用月份的月初余額和年初到該月的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，并輸入到總賬系統(tǒng)中。 如果是年初建賬，可以直接錄入年初余額；如果是在年中建賬，則可錄入啟用當(dāng)月（如4月）的期初余額及年初未用的月份（即1月至3月）的借、貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算年初余額。49如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入

16、本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。非末級(jí)會(huì)計(jì)科目余額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級(jí)明細(xì)科目自動(dòng)匯總計(jì)算填入，其數(shù)據(jù)欄為黃色。出現(xiàn)紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。修改余額時(shí)，直接輸入正確數(shù)據(jù)即可，然后單擊“刷新”按鈕進(jìn)行刷新。憑證記賬后期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再修改。注意注意502.錄入個(gè)人往來(lái)科目余額 如果某科目涉及個(gè)人往來(lái)輔助核算，則需在系統(tǒng)打開(kāi)的“個(gè)人往來(lái)期初”對(duì)話(huà)框中輸入相關(guān)信息。 只要求錄入最末級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。 借貸方累計(jì)發(fā)生額直接錄入，期初余額在輔助項(xiàng)中錄中。 如果某科目涉及部門(mén)輔助核算，則必須按輔助項(xiàng)錄入期初余額。具體操作步驟參照個(gè)人往來(lái)科目期

17、初余額的錄入。注意注意513.錄入項(xiàng)目科目余額 如果某科目涉及項(xiàng)目輔助核算，則需在系統(tǒng)打開(kāi)的“項(xiàng)目參照”對(duì)話(huà)框中輸入相關(guān)的信息。524.錄入單位往來(lái)科目余額 如果某科目涉及客戶(hù)供應(yīng)商輔助核算，則需在系統(tǒng)打開(kāi)的“客戶(hù)往來(lái)期初”或“供應(yīng)商往來(lái)期初”對(duì)話(huà)框中輸入相關(guān)的信息。如果使用應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，則應(yīng)到應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中錄入含客戶(hù)、供應(yīng)商賬類(lèi)的科目的明細(xì)期初余額。在總賬系統(tǒng)中，只能錄入這些科目的總余額，然后總賬與應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)余額對(duì)賬。若使用應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，往來(lái)科目還有其他輔助核算，如部門(mén)核算或項(xiàng)目核算，則只能錄入這些科目下各部門(mén)總余額或各項(xiàng)目的總余額。注意注意535.調(diào)整余額方向 在錄入會(huì)計(jì)科目余額時(shí)，系統(tǒng)

18、提供了調(diào)整余額方向的功能，即在還未錄入會(huì)計(jì)科目余額時(shí)如果發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)科目的余額方向與系統(tǒng)設(shè)置的方向不一致時(shí)可以將期方向調(diào)整。總賬科目與其下級(jí)明細(xì)科目的余額方向必須一致。余額的方向應(yīng)以科目屬性或類(lèi)型為準(zhǔn)，不以當(dāng)前余額方向?yàn)闇?zhǔn)。 注意注意546.試算平衡 期初余額及累計(jì)發(fā)生額輸入完成后，必須依據(jù)“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益+收入-成本費(fèi)用”的原則進(jìn)行試算平衡。校驗(yàn)工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證。 已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。 如果對(duì)賬后發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，可單擊“顯示對(duì)賬錯(cuò)誤”按鈕，系統(tǒng)將把對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題列出來(lái)。556.2.9

19、設(shè)置明細(xì)權(quán)限 操作員權(quán)限已在“操作員權(quán)限設(shè)置”中進(jìn)行了設(shè)置，“設(shè)置明細(xì)權(quán)限”功能主要用于對(duì)某一功能權(quán)限的進(jìn)一步細(xì)化，如制單權(quán)限控制到科目、憑證審核控制到操作員、明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)控制到科目等。 561明細(xì)賬科目權(quán)限設(shè)置 本功能是查詢(xún)和打印明細(xì)賬權(quán)限的一個(gè)補(bǔ)充。一般說(shuō)來(lái)，凡是擁有查詢(xún)明細(xì)賬權(quán)限的操作員都可以查詢(xún)所有科目的明細(xì)賬，但是有些時(shí)候，希望對(duì)查詢(xún)和打印權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員查詢(xún)或打印某科目明細(xì)賬，而不能查詢(xún)或打印其他科目的明細(xì)。這種情況下，可以通過(guò)此功能進(jìn)行設(shè)置。57 選擇一級(jí)科目，擁有對(duì)其下級(jí)科目的明細(xì)賬的查詢(xún)權(quán)。 將科目的查詢(xún)權(quán)限設(shè)置到末級(jí)，則只能查詢(xún)末級(jí)科目的明細(xì)賬。 在月份綜

20、合明細(xì)賬中，可查詢(xún)所有科目，不受此權(quán)限的設(shè)置。 若希望每個(gè)操作員都可查詢(xún)所有科目的明細(xì)賬，可在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“設(shè)置”菜單中的“選項(xiàng)”，打開(kāi)“賬簿”選項(xiàng)卡，取消“明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)限控制到科目”的設(shè)置即可。 注意注意582憑證審核權(quán)限設(shè)置 本功能是憑證審核權(quán)限的一個(gè)補(bǔ)充。一般說(shuō)來(lái)，凡是擁有憑證審核權(quán)限的操作員都可以審核其他所有操作員填制的憑證，但是有些時(shí)候，希望審核權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員審核其本部門(mén)的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門(mén)操作員填制的憑證。這種情況下，可以通過(guò)此功能進(jìn)行設(shè)置。593制單科目權(quán)限設(shè)置 本功能是制單權(quán)限的一個(gè)補(bǔ)充。一般說(shuō)來(lái)，凡是擁有制單權(quán)限的操作員都可以

21、使用所有科目填制憑證，但是有些時(shí)候，希望對(duì)制單權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員使用某些科目填制憑證。這種情況下，可以通過(guò)此功能進(jìn)行設(shè)置。 606.3 日常業(yè)務(wù)處理 在總賬管理系統(tǒng)中，當(dāng)初始化設(shè)置完成后，就可以開(kāi)始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。本章以一般的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程為線(xiàn)索，結(jié)合具體業(yè)務(wù)介紹日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的各項(xiàng)基本操作。 日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是通過(guò)輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢(xún)和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類(lèi)賬，進(jìn)行月末對(duì)賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報(bào)表等。 616.3.1 填制憑證 記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作。在實(shí)行計(jì)算

22、機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴(lài)于記賬憑證，因而在實(shí)際工作中，必須確保準(zhǔn)確完整地輸入記賬憑證。 填制憑證過(guò)程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤憑證在所難免。為更正錯(cuò)誤，系統(tǒng)提供了對(duì)錯(cuò)誤憑證修改或刪除的功能。 621. 增加憑證 記賬憑證一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類(lèi)別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、科目、借貸方向和金額等。如果輸入會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求， 則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則同時(shí)要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。63輸入憑證頭部分 填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)先完成憑證頭部分的錄入。此項(xiàng)操作對(duì)于錄入各種類(lèi)型的憑證，其操作步驟都是類(lèi)似的。

23、憑證類(lèi)別為初始設(shè)置時(shí)已定義的憑證類(lèi)別代碼或名稱(chēng)。采用自動(dòng)編號(hào)時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按月按類(lèi)別連續(xù)進(jìn) 行編號(hào)。采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于或等于啟用日期，但不能超過(guò)業(yè)務(wù)日期。注意注意64 由于系統(tǒng)默認(rèn)憑證保存時(shí)，不按憑證號(hào)順序排列而按日期順序排列，如不按序時(shí)制單將出現(xiàn)“憑證假丟失”現(xiàn)象。如有特殊需要可將其改為不按序時(shí)制單，則在制單時(shí)憑證號(hào)必須按日期順序排列。 在“附單據(jù)數(shù)”處可以按Enter鍵通過(guò)，也可以輸入單據(jù)數(shù)量。 憑證一旦保存，其憑證類(lèi)別、憑證編號(hào)均不能修改。 65 輸入憑證正文部分 憑證頭部分完成后，接下來(lái)輸入憑證正文部分，這是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，采用不同的方式填制

24、憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。 66正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。新增分錄完成后，按回車(chē)鍵，系統(tǒng)將摘要自動(dòng)復(fù)制到下一分錄行。會(huì)計(jì)科目通過(guò)科目編碼或科目助記碼輸入?？颇烤幋a必須是末級(jí)的科目編碼。金額不能為“零”，紅字以“”號(hào)表示。 注意注意67 憑證管理憑證管理填制憑證（增加憑證）填制憑證（增加憑證）168 憑證管理憑證管理填制憑證（增加憑證填制憑證（增加憑證銀行科目）銀行科目）1 12 23 34 45 5 6 67 769 憑證管理憑證管理填制憑證（增加憑證填制憑證（增加憑證外幣科目）外幣科目）1 12 23 370 憑

25、證管理憑證管理填制憑證（增加憑證填制憑證（增加憑證數(shù)量科目）數(shù)量科目）1 12 23 34 471 憑證管理憑證管理填制憑證（增加憑證填制憑證（增加憑證客戶(hù)往來(lái)）客戶(hù)往來(lái)）1 12 23 34 472 憑證管理憑證管理填制憑證（增加憑證填制憑證（增加憑證供應(yīng)商往來(lái)）供應(yīng)商往來(lái)）1 12 23 34 473 憑證管理憑證管理填制憑證（增加憑證填制憑證（增加憑證部門(mén)核算）部門(mén)核算）1 12 23 34 474 憑證管理憑證管理填制憑證（增加憑證填制憑證（增加憑證個(gè)人往來(lái)）個(gè)人往來(lái)）1 12 23 34 475 憑證管理憑證管理填制憑證（增加憑證填制憑證（增加憑證項(xiàng)目核算）項(xiàng)目核算）1 12 23

26、34 476 輸入輔助核算信息 當(dāng)輸入具有輔助核算的科目時(shí)，要求輸入相應(yīng)的輔助信息。當(dāng)選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)為支票管理時(shí)，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號(hào)應(yīng)在支票登記簿中有記錄。 輸入的結(jié)算方式、票號(hào)和發(fā)生日期將在進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)使用。 77 當(dāng)輸入一個(gè)不存在的個(gè)人姓名時(shí)，應(yīng)先編輯該人姓名及其他資料。在錄入個(gè)人信息時(shí)，若不輸入“部門(mén)名稱(chēng)”只輸“個(gè)人名稱(chēng)”時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)所輸入個(gè)人名稱(chēng)自動(dòng)輸入其所屬的部門(mén)。 其他輔助核算科目可以參照錄入。 注意注意782. 修改憑證 輸入憑證時(shí)，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的手段，但誤操作是在所難免的，記賬憑證的錯(cuò)誤，必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為更正錯(cuò)誤

27、，可以通過(guò)系統(tǒng)提供的修改功能對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改。 79若已采用制單序時(shí)控制，則在修改制單日期時(shí)，不能在上一張憑證的制單日期之前。若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過(guò)報(bào)銷(xiāo)處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳遞來(lái)的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。注意注意80 憑證管理憑證管理填制憑證（修改憑證）填制憑證（修改憑證）1 12 23 34 45 56 6813. 沖銷(xiāo)憑證 如果需要沖銷(xiāo)某張已記賬的憑證，可以采用“制單”中的“沖銷(xiāo)憑證”命令制作紅字沖銷(xiāo)憑證。 制

28、作紅字沖銷(xiāo)憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷(xiāo)后，需要再編制正確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。通過(guò)紅字沖銷(xiāo)法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。 82 憑證管理憑證管理填制憑證（沖銷(xiāo)憑證）填制憑證（沖銷(xiāo)憑證）1 12 23 3834. 作廢及刪除憑證 日常操作過(guò)程，若遇到非法憑證需要作廢時(shí)，可以使用“作廢/恢復(fù)”功能，將這些憑證作廢。 作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號(hào)，只顯示“作廢”字樣。 作廢憑證不能修改，不能審核。 在記賬時(shí)，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無(wú)法結(jié)賬，但系統(tǒng)不對(duì)作廢憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，即相當(dāng)于一張空憑證。注注意意84 憑證管理憑證管理填制憑證（刪除憑證填制憑證（刪除憑證作廢憑證）作廢憑證）1 12 2

29、85 賬簿查詢(xún)時(shí)，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。 若當(dāng)前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復(fù)”選項(xiàng)，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。 只能對(duì)未記賬的憑證作憑證整理。 已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先取消記賬，再作憑證整理。注意注意86憑證管理憑證管理填制憑證（刪除憑證填制憑證（刪除憑證整理憑證）整理憑證）1 12 23 33 34 4875. 查詢(xún)憑證 在制單過(guò)程中，我們可以通過(guò)“查詢(xún)”功能對(duì)憑證進(jìn)行查看，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。 在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單中的選項(xiàng)可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬及查找分單等。注意注意88

30、 憑證管理憑證管理填制憑證（查詢(xún)憑證）填制憑證（查詢(xún)憑證）1 12 23 34 45 56 6896.3.2 審核憑證 審核憑證是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對(duì)制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。其目的是防止錯(cuò)誤及舞弊。 屏幕審核時(shí)，可直接根據(jù)原始憑證，對(duì)屏幕上顯示的記賬憑證進(jìn)行審核，對(duì)正確的記賬憑證，發(fā)出簽字指令，計(jì)算機(jī)在憑證上填入審核人名字。90 在確認(rèn)一批憑證無(wú)錯(cuò)誤時(shí)可以在“審核”菜單中的“成批審核憑證”功能，以便加快審核簽字速度，但請(qǐng)慎用。 作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。 審核人和制單人不能是同一個(gè)人，憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作，已標(biāo)錯(cuò)

31、的憑證不能被審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。 執(zhí)行審核后，系統(tǒng)將自動(dòng)翻頁(yè)，或單擊“首張”、“上張“、“下張”、“末張”按鈕翻頁(yè)或按“查詢(xún)”按鈕重新輸入條件查找其他待審核憑證。 注意注意91 憑證管理憑證管理審核憑證（以審核憑證（以“王晶王晶”的身份重新注冊(cè)）的身份重新注冊(cè)）92 憑證管理憑證管理出納簽字（更換操作員）出納簽字（更換操作員）1 12 23 393 憑證管理憑證管理審核憑證（審核憑證）審核憑證（審核憑證）1 12 23 34 45 5946.3.3 記賬 記賬是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶(hù)基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。 在手工方式下，記賬是由會(huì)計(jì)人員根

32、據(jù)已審核的記賬憑證及所附有的原始憑證逐筆或匯總后登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。 在電算化方式下，記賬是由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等。 951. 記賬 記賬憑證經(jīng)審核及出納簽字后，即可以進(jìn)行登記總賬、明細(xì)賬、日記賬及往來(lái)賬等操作。本系統(tǒng)記賬采用向?qū)Х绞?，使記賬過(guò)程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬范圍可輸入數(shù)字、“”和“，”。第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未記賬，本月不能記賬。96 未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。 作廢憑證不需審核可直接記賬。 在設(shè)置過(guò)程中，如

33、果發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯(cuò)誤，可單擊“上一步”返回后進(jìn)行修改。如果不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”，取消本次記賬工作。 記賬過(guò)程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。 在記賬過(guò)程中，不得中斷退出。注意注意97 憑證管理憑證管理憑證記賬（記賬）憑證記賬（記賬）1 12 23 34 45 56 6982.取消記賬 如果由于某種原因，事后發(fā)現(xiàn)本月已記賬的憑證有錯(cuò)誤且必須在本月進(jìn)行修改，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，將本月已記賬的憑證恢復(fù)到未記賬狀態(tài)，進(jìn)行修改、審核后再進(jìn)行記賬。如果選擇的是恢復(fù)至本月月初，需要輸入會(huì)計(jì)主管的口令，系統(tǒng)才開(kāi)始進(jìn)行恢復(fù)工作。對(duì)于已結(jié)賬

34、的月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能。 99 憑證管理憑證管理憑證記賬（激活憑證記賬（激活“恢復(fù)記賬前恢復(fù)記賬前”狀態(tài)）狀態(tài)）1 12 2按CTRL-H鍵3 3100 憑證管理憑證管理憑證記賬（取消記賬）憑證記賬（取消記賬）1 12 23 34 41016.3.4 查賬 企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)制單、審核、記賬操作之后，就形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿。 為了能夠及時(shí)地了解賬簿中的數(shù)據(jù)資料，并滿(mǎn)足對(duì)賬簿數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析及打印的需要，在總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的查詢(xún)功能，包括基本會(huì)計(jì)核算賬簿的查詢(xún)輸出、各種輔助核算賬簿及現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢(xún)和輸出。整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)總

35、賬、明細(xì)賬、憑證聯(lián)查功能。 1021. 總賬查詢(xún) 總賬查詢(xún)不但可以查詢(xún)各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額，而且還可以查詢(xún)所有各級(jí)明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額?？颇糠秶鸀榭諘r(shí)，系統(tǒng)認(rèn)為查詢(xún)所有科目。如果需查詢(xún)一至三級(jí)科目，可選擇級(jí)次范圍“1-3”如果需查詢(xún)所有末級(jí)科目，則應(yīng)選中“末級(jí)科目”復(fù)選框。103如果需查看明細(xì)賬還可在“總賬查詢(xún)”窗口中單擊“明細(xì)”按鈕。如果需查詢(xún)包含未記賬憑證的總賬，則應(yīng)選中“包含未記賬憑證”復(fù)選框。可將查詢(xún)條件保存到“我的賬簿”中。注意注意1042. 發(fā)生額及余額表查詢(xún) 發(fā)生額及余額表查詢(xún)與總賬查詢(xún)基本相似，余額表用于查詢(xún)統(tǒng)計(jì)各級(jí)科目的本期發(fā)

36、生額、累計(jì)發(fā)生額和余額等。 輸入“科目編碼”時(shí)可以使用通配符“？”，如：？01表示查一級(jí)為任何編碼，二級(jí)為01的科目。 通配符使用時(shí)只能是某個(gè)級(jí)次編碼都用“？”，不能在某個(gè)級(jí)次的編碼一個(gè)用“？”一個(gè)用編碼。 105賬簿管理賬簿管理總賬、余額表、明細(xì)賬查詢(xún)總賬、余額表、明細(xì)賬查詢(xún)1 12 23 3 4 45 56 67 78 89 91063. 明細(xì)賬查詢(xún) 本功能用于平時(shí)查詢(xún)各賬戶(hù)的明細(xì)發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢(xún)明細(xì)賬。在查詢(xún)過(guò)程中可以包含未記賬憑證。 當(dāng)需查詢(xún)輔助核算的賬戶(hù)余額時(shí)，可以在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“輔助”菜單中的選項(xiàng)查詢(xún)客戶(hù)往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、部門(mén)及各項(xiàng)目的總賬、明細(xì)

37、賬、催款單及賬齡分析等。107 賬簿管理賬簿管理部門(mén)賬部門(mén)賬( (部門(mén)總賬部門(mén)總賬) )1 12 23 34 4108 賬簿管理賬簿管理部門(mén)賬部門(mén)賬( (部門(mén)明細(xì)賬部門(mén)明細(xì)賬) )1 12 23 34 4109 賬簿管理賬簿管理部門(mén)賬部門(mén)賬( (部門(mén)收支分析部門(mén)收支分析) )1 12 23 34 45 5 6 67 71106.4 出納管理 出納管理是總賬系統(tǒng)為出納人員提供的一套管理工具，它主要可以完成現(xiàn)金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理，進(jìn)行銀行對(duì)賬以及對(duì)長(zhǎng)期未達(dá)賬提供審計(jì)報(bào)告。1116.4.1 出納簽字 出納簽字是指由出納人員通過(guò)“出納簽字”功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金和銀行科目的憑

38、證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確，如果憑證正確則在憑證上進(jìn)行出納簽字，經(jīng)審查如果認(rèn)為該張憑證有錯(cuò)誤或有異議，則不予進(jìn)行出納簽字，應(yīng)交給填制人員修改后再核對(duì)。 112 出納需先重新注冊(cè)才能對(duì)憑證進(jìn)行簽字。 已簽字憑證仍有錯(cuò)誤，則需單擊“取消”按鈕，取消簽字，再由制單人修改。 出納簽字時(shí)，可以單擊“簽字”菜單下的“成批出納簽字”選項(xiàng)；取消簽字時(shí)，則可以單擊“簽字”菜單下的“成批取消簽字”完成相應(yīng)的操作。 憑證一經(jīng)簽字，不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除，取消簽字只能由出納本人進(jìn)行操作。 注意注意113 憑證管理憑證管理出納簽字（更換操作員）出納簽字（更換

39、操作員）1 12 23 3114憑證管理憑證管理出納簽字（出納簽字）出納簽字（出納簽字）1 12 23 34 45 51156.4.2 銀行對(duì)賬 銀行對(duì)賬是貨幣資金管理的主要內(nèi)容，是企業(yè)出納員的最基本的工作之一。為了能夠準(zhǔn)確掌握銀行存款的實(shí)際金額，了解實(shí)際可以動(dòng)用的貨幣資金數(shù)額，防止記賬發(fā)生差錯(cuò)，企業(yè)必須定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 銀行對(duì)賬一般通過(guò)以下幾個(gè)步驟完成：錄入銀行對(duì)賬期初、錄入銀行對(duì)賬單、銀行對(duì)賬、編制余額調(diào)節(jié)表和核銷(xiāo)已達(dá)賬。 1161. 錄入銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù) 第一次使用銀行對(duì)賬功能前，系統(tǒng)要求錄入日記賬及對(duì)賬單未達(dá)賬項(xiàng)，在開(kāi)始使用銀行

40、對(duì)賬之后不再使用。在錄入完單位日記賬、銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)后，請(qǐng)不要隨意調(diào)整啟用日期，尤其是向前調(diào)，這樣可能會(huì)造成啟用日期后的期初數(shù)不能再參與對(duì)賬。117 銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬( (輸入銀行對(duì)賬起初期初數(shù)據(jù)）輸入銀行對(duì)賬起初期初數(shù)據(jù)）1 12 23 34 45 56 67 78 89 91182. 錄入銀行對(duì)賬單 要要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬，在每月月末對(duì)賬前，必須將銀行開(kāi)出的銀行對(duì)賬單輸入計(jì)算機(jī)，存入“對(duì)賬單文件”。 輸入每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的金額后，單擊Enter鍵后，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出該日的銀行存款余額。 若企業(yè)在多家銀行開(kāi)戶(hù)，對(duì)賬單應(yīng)與其對(duì)應(yīng)賬號(hào)所對(duì)應(yīng)的銀行存款下的末級(jí)科目一致。注意注意1191

41、12 23 34 45 56 6 銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬( (輸入銀行對(duì)賬單）輸入銀行對(duì)賬單）1203.自動(dòng)對(duì)賬 銀行對(duì)賬采用自動(dòng)對(duì)賬與手工對(duì)賬相結(jié)合的方式。自動(dòng)對(duì)賬是計(jì)算機(jī)根據(jù)對(duì)賬依據(jù)自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)、勾銷(xiāo)，對(duì)賬依據(jù)由用戶(hù)根據(jù)需要選擇。對(duì)賬條件中的方向、金額相同是必選條件。對(duì)賬截止日期可輸可不輸。對(duì)于已達(dá)賬項(xiàng)，系統(tǒng)自動(dòng)在銀行存款日記賬和銀行對(duì)賬單雙方的“兩清”欄打上圓圈標(biāo)志，其所處行背景色變?yōu)榫G色。 121 銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬( (銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬自動(dòng)對(duì)賬）自動(dòng)對(duì)賬）1 12 23 34 45 56 61224. 手工對(duì)賬 由于系統(tǒng)中的銀行未達(dá)賬項(xiàng)是通過(guò)憑證處理自動(dòng)形成的， 期間有人工錄入過(guò)程，可能存在

42、有關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容輸入不規(guī)范或不全面的情況，從而造成無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面自動(dòng)對(duì)賬，此時(shí)可以采用系統(tǒng)提供的手工對(duì)賬功能。 1235. 編制余額調(diào)節(jié)表 對(duì)賬完成后，系統(tǒng)自動(dòng)整理匯總未達(dá)賬和已達(dá)賬，生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。此余額調(diào)節(jié)表截止到對(duì)賬截止日期的余額調(diào)節(jié)表，若無(wú)對(duì)賬截止日期，則為最新余額調(diào)節(jié)表。注意注意124 銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬( (輸出余額調(diào)節(jié)表）輸出余額調(diào)節(jié)表）1 12 23 34 41256. 核銷(xiāo)已達(dá)賬 在總賬系統(tǒng)中，用于銀行對(duì)賬的銀行日記賬和銀行對(duì)賬單的數(shù)據(jù)是會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的輔助數(shù)據(jù)。正確對(duì)賬后，已達(dá)賬項(xiàng)數(shù)據(jù)已無(wú)保留價(jià)值，因此，通過(guò)上述對(duì)賬的結(jié)果和對(duì)賬明細(xì)情況的查詢(xún)，確信對(duì)賬準(zhǔn)確后，可以通過(guò)核

43、銷(xiāo)已達(dá)賬功能核銷(xiāo)用于對(duì)賬的銀行日記賬和銀行對(duì)賬單的已達(dá)賬項(xiàng)。 126 6.4.3 日記賬查詢(xún) 日記賬是指現(xiàn)金和銀行存款日記賬。在日常業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，通過(guò)記賬功能就能直接完成日記賬的記賬操作。日記賬的作用只是用于查詢(xún)和輸出現(xiàn)金和銀行存款的賬務(wù)資料。 現(xiàn)金日記賬及銀行存款日記賬查詢(xún)功能既可以查詢(xún)某一天的現(xiàn)金或銀行存款日記賬也可以查詢(xún)某一個(gè)月份的現(xiàn)金及銀行存款日記賬。127在“現(xiàn)金日記賬”中，如果本月尚未結(jié)賬，顯示“當(dāng)前合計(jì)”、“當(dāng)前累計(jì)”；如果本月已經(jīng)結(jié)賬，則顯示“本月合計(jì)”、“本年累計(jì)”。查詢(xún)?nèi)沼涃~時(shí)還可以用鼠標(biāo)雙擊某行或按“憑證”按鈕，查看相應(yīng)的憑證，按“總賬”按鈕可以查看此科目的三欄式總賬。

44、銀行存款日記賬的查詢(xún)與現(xiàn)金日記賬的查詢(xún)操作基本相同。在“總賬系統(tǒng)”窗口中單擊“出納”菜單中的“資金日?qǐng)?bào)”或執(zhí)行“出納管理”/“資金日?qǐng)?bào)”命令查詢(xún)或輸出現(xiàn)金、銀行存款科目某日的發(fā)生額及余額情況。 128 出納管理出納管理現(xiàn)金日記賬現(xiàn)金日記賬1 12 23 31291 12 23 34 4 出納管理出納管理資金日?qǐng)?bào)表資金日?qǐng)?bào)表1306.5 期末處理 期末會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是指會(huì)計(jì)人員將本月所發(fā)生的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后，在每個(gè)會(huì)計(jì)期末都需要完成的一些特定的會(huì)計(jì)工作，主要包括：期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)、試算平衡、對(duì)賬、結(jié)賬以及期末會(huì)計(jì)報(bào)表的編制等。由于各會(huì)計(jì)期間的許多期末業(yè)務(wù)均具有較強(qiáng)的規(guī)律性，因此由計(jì)算機(jī)來(lái)處理期末

45、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，不但可以規(guī)范會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理還可以大大提高處理期末業(yè)務(wù)的工作效率。1316.5.1 定義轉(zhuǎn)賬憑證 轉(zhuǎn)賬憑證的定義提供了自定義轉(zhuǎn)賬憑證、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本及結(jié)轉(zhuǎn)期間損益等。 1321. 自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置 由于各個(gè)企業(yè)情況不同，必然會(huì)造成各個(gè)企業(yè)對(duì)各類(lèi)成本費(fèi)用的分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)方式的不同。在電算化方式下，為了實(shí)現(xiàn)各個(gè)企業(yè)不同時(shí)期期末會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的通用性，用戶(hù)可以自行定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證以完成每個(gè)會(huì)計(jì)期末的固定會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。自定義轉(zhuǎn)賬憑證功能可以完成對(duì)各種費(fèi)用的分配、分?jǐn)?、?jì)提、稅金的計(jì)算及期間損益轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置等。 133 轉(zhuǎn)賬序號(hào)不是憑證號(hào)，轉(zhuǎn)賬序號(hào)可以任意定義，但只能輸入數(shù)字、字母，不能重

46、號(hào)。 轉(zhuǎn)賬憑證號(hào)在執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬時(shí)由系統(tǒng)生成，一張轉(zhuǎn)賬憑證對(duì)應(yīng)一個(gè)轉(zhuǎn)賬序號(hào)。 轉(zhuǎn)賬科目可以為非末級(jí)科目，部門(mén)可為空，表示所有部門(mén)。 如果使用應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)中，不能按客戶(hù)、供應(yīng)商輔助項(xiàng)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，只能按科目總數(shù)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。 注意注意134 科目缺省，取對(duì)方所有科目的金額之和。 如果公式的表達(dá)式明確，可直接輸入公式。 輸入公式時(shí)，如果公式的表達(dá)式不太明確，可采用向?qū)Х绞捷斎虢痤~公式。 在函數(shù)公式中，選擇期初、期末時(shí)，方向一般為空，避免由于出現(xiàn)反向余額時(shí)發(fā)生取數(shù)錯(cuò)誤。 如果輸入常數(shù)的窗口沒(méi)有打開(kāi)，可以單擊“上一步”按鈕返回后，再單擊“下一步”按鈕重新打開(kāi)。注意注意135 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬自動(dòng)轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬定義( (自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置）自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置）1 12 23 34 45 56 67 78 89 91362. 對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置 對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可以進(jìn)行兩個(gè)科目一對(duì)一的結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進(jìn)行科目的一對(duì)多結(jié)轉(zhuǎn)。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的科目可以是上級(jí)科目，但其下級(jí)科目的科目結(jié)構(gòu)必須一致(相同明細(xì)科目)。 對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)只結(jié)轉(zhuǎn)期末余額。 一張憑證可定義多行，轉(zhuǎn)出科目