第三章 文字處理軟件課件

1、第三章 文字處理軟件人民郵電出版社主編 賈昌傳計算機應用基礎計算機應用基礎第三章 文字處理軟件3.1基本操作3.2應用插圖組件編輯專業(yè)美觀的文檔3.3應用其他組件編輯專業(yè)美觀的文檔*3.4打印文檔與共享文檔3.5文件格式及其兼容性3.1 基 本 操 作 3.1.1 全新用戶界面從Word 2007起，打破了原有Office軟件“菜單 + 工具欄”的模式，采用了全新的用戶界面，Word 2010用戶界面如圖所示。 Microsoft Office采用了這種全新的用戶界面，較“菜單+工具欄”的界面有以下幾個優(yōu)點。（1）用戶能夠更加迅速地找到所需功能。（2）操作更簡單。（3）用戶容易發(fā)現(xiàn)并使用更多的

2、功能。3.1.2 啟動和退出 1啟動（1）單擊【開始】按鈕以顯示【開始】菜單。（2）單擊【所有程序】|【MicrosoftOffice】，然后單擊【Microsoft Word 2010】。（3）此時將顯示啟動畫面，Word啟動。2退出（1）單擊【文件】選項卡。（2）單擊【退出】按鈕。3.1.3 創(chuàng)建文檔、保存文檔和打開文檔1新文檔的創(chuàng)建 單擊【文件】選項卡，單擊【新建】命令，然后雙擊【空白文檔】命令，這樣就完成了一個新文檔的創(chuàng)建工作 。2保存文檔若要保存文檔，可執(zhí)行下列操作。（1）單擊快速訪問欄中的【保存（S）】按鈕。（2）首次單擊【保存（S）】按鈕，會彈出【另存為】對話框，在【保存位置】中

3、，指定希望文檔保存的位置。（3）文檔保存為文件。（4）因各種原因關閉文檔而未保存。 3打開文檔 若要打開文檔，則執(zhí)行下列操作：將鼠標定位到存儲文件的位置，然后雙擊該文件。此時將顯示W(wǎng)ord啟動畫面，然后顯示該文檔。 也可以在Word中采用以下方式打開文檔：單擊【文件】選項卡，然后單擊【打開】命令，找到文檔存儲的位置并選中后，單擊【打開】按鈕或雙擊文檔。若要打開最近保存的文檔，請單擊【最近所用文件】。3.1.4 主題設置 3.1.4.1 應用內置主題 打開【頁面布局】選項卡，在【主題】組中，單擊【主題】。在【內置】列表框下單擊要使用的文檔主題。3.1.4.2 自定義文檔主題 可以自定義文檔主題，

4、方法為更改已使用的顏色、字體或線條和填充效果。1自定義主題顏色 主題顏色包含4種文本顏色及背景色、6種強調文字顏色和2種超鏈接顏色。2自定義主題字體 主題字體包含標題字體和正文字體。3選擇一組主題效果 主題效果是線條和填充效果的組合。4保存文檔主題 可以將對文檔主題的顏色、字體或線條及填充效果所做的更改保存為可應用于其他文檔的自定義文檔主題。 3.1.5 頁面設置1設置頁邊距 具體操作步驟如下。（1）打開【頁面布局】選項卡，單擊【頁邊距】下拉列表，選擇【自定義邊距】選項，彈出【頁面設置】對話框，打開【頁邊距】選項卡。（2）在該選項卡中的【頁邊距】選區(qū)中的【上】【下】【左】【右】微調框中分別輸入

5、頁邊距的數(shù)值；在【裝訂線】微調框中輸入裝訂線的寬度值；在【裝訂線位置】下拉列表中選擇【左】或【上】選項。（3）設置完成后，單擊【確定】按鈕即可。2設置紙張方向 打開【頁面布局】選項卡，單擊【紙張方向】下拉列表，選擇【縱向】或【橫向】選項。 也可在【頁面設置】對話框的【頁邊距】選項卡中設置，在【紙張方向】選區(qū)中選擇【縱向】或【橫向】選項來設置文檔在頁面中的方向。3設置紙張大小 Word 2010默認的打印紙張為A4，其寬度為210毫米，高度為297毫米，且頁面方向為縱向。 打開【頁面布局】選項卡，單擊【紙張大小】下拉列表選擇所需紙張 3.1.6 文字編輯和格式設置3.1.6.1 文字的選擇 （1

6、）拖動方式：在要選擇的文字塊的開始位置，按下鼠標左鍵不放，移動鼠標到文字塊尾部釋放鼠標左鍵?；驅⒉迦朦c放置到文字塊頭部，按住Shift鍵在文字塊尾單擊鼠標左鍵。此方法，對選取連續(xù)的對象適用。（2）在光標上雙擊選擇光標所在的一個詞組，三擊選擇光標所在的整個段落。（3）在頁面選擇區(qū)選擇：我們將鼠標指針移動到在頁面左邊距處，頁面左邊距稱為選擇區(qū)，此時指針變成形狀后，單擊：選中一行。雙擊：選中一段落。三擊：選中全文檔。（4）快捷鍵選?。篊trl+A組合鍵選中全文檔?；虬醋trl鍵在左邊選擇區(qū)單擊鼠標左鍵選中全文檔。（5）在選擇區(qū)雙擊選中一段后按住Shift在最后一個段落單擊鼠標左鍵，選中多個段落。在

7、選擇長篇文檔中的大段內容的時候，這個方法非常有效。（6）按住Alt鍵后使用鼠標左鍵拖動，可以選中矩形塊。（7）按住Ctrl鍵：可以在一篇Word文檔中選擇不連續(xù)的選區(qū)，這樣就可以對多個選區(qū)進行同時操作。（8）對于選擇文中多處具有類似格式的文本，可以選中其中的一部分文本，然后單擊右鍵，選擇【樣式】【選擇格式相似的文本】來實現(xiàn)，Word 2010能夠自動將格式相似的文本選中，方便同時進行操作。3.1.6.2 字體設置 打開【開始】選項卡，然后從【字體】組中可以選擇大部分文字格式設置工具。1為文字添加效果2將文字設為上標或下標3應用單刪除線格式4設置默認字體3.1.6.3 段落設置 單擊【開始】選項

8、卡，從【段落】組中可以選擇大部分段落格式設置工具 。1Word 2010中的默認行距 在Microsoft Word 2010中，大多數(shù)快速樣式集的默認間距是：行之間為1.15行，段落間有一個空白行。2更改行距3更改所選段落前和后的間距4更改所選段落的左右縮進、首行縮進和懸掛縮進 3.1.6.4 樣式設置 樣式是指用有意義的名稱保存的字符格式和段落格式的集合，這樣在編排重復格式時，先創(chuàng)建一個該格式的樣式，然后在需要的地方套用這種樣式，就無需一次次地對它們進行重復地操作了。 1文檔中的文字或段落應用樣式2快速樣式使用3使用樣式集更改整篇文檔的段落間距4創(chuàng)建新樣式3.1.6.5 清除格式 若要清除

9、文檔中的所有樣式、文本效果和字體格式，請執(zhí)行下列操作：選擇要清除其格式的文本。在【開始】選項卡上的【字體】組中，單擊【清除格式】按鈕，如圖所示。3.1.6.6 使用格式刷復制格式 在Word 2010中，【格式刷】是用戶最常用的工具之一?？梢允褂霉δ軈^(qū)中【開始】選項卡上的【格式刷】來復制文本格式和一些基本圖形格式，如邊框和填充。對于圖形來說，【格式刷】最適合處理圖形對象（如自選圖形），還可以從圖片中復制格式；但是，【格式刷】不能復制藝術字文本的字體和字號。3.1.7 隨意縮放版面或文字 Word 2010界面右下角，【顯示比例工具】能夠輕松調整頁面縮放比例，可調節(jié)范圍從10%500%。3.1.

10、8 使用密碼、權限和其他限制保護文檔 Office 2010可以使用密碼阻止其他人打開或修改文檔。在打開的文檔中，單擊【文件】選項卡，單擊【信息】命令，在【權限】窗口中，單擊【保護文檔】按鈕。（1）標記為最終狀態(tài)（2）用密碼進行加密（3）限制編輯（4）按人員限制權限（5）添加數(shù)字簽名3.2 應用插圖組件編輯專業(yè)美觀的文檔 3.2.1 插入SmartArt圖形 SmartArt圖形是信息的可視表示形式，以便有效地傳達信息或觀點。 3.2.1.1 創(chuàng)建SmartArt圖形并向其中添加文字 在【插入】選項卡中【插圖】組中選擇【SmartArt】。在【選擇SmartArt圖形】對話框中，單擊所需的類型

11、和布局，并單擊【確定】按鈕。在彈出的對話窗口，可以根據(jù)要表達的內容，選擇某一類別下的某種SmartArt形狀。3.2.1.2 在SmartArt圖形中添加或刪除形狀1向SmartArt圖形中添加形狀 選擇SmartArt圖形的一個形狀。單擊【SmartArt工具】下的【設計】選項卡，在【創(chuàng)建圖形】組中單擊【添加形狀】【在后面添加形狀】即可在所選形狀之后插入一個形狀；若要在所選形狀之前插入一個形狀，請單擊【在前面添加形狀】。2從SmartArt圖形中刪除形狀 單擊要刪除的形狀，然后按Delete鍵。若要刪除整個SmartArt圖形，請單擊SmartArt圖形的邊框，然后按Delete鍵。 3.2

12、.1.3 更改整個SmartArt圖形的樣式 單擊SmartArt圖形，在【SmartArt工具】下的【設計】選項卡上，在SmartArt樣式庫中所需的樣式 3.2.1.4 更改整個SmartArt圖形的顏色 單擊SmartArt圖形，在【SmartArt 工具】下的【設計】選項卡上，單擊【SmartArt 樣式】組中的【更改顏色】按鈕，選擇所需的顏色變體 3.2.2 插入圖片或剪貼畫 3.2.2.1 插入來自文件的圖片 選擇在文檔中要插入圖片的位置，在【插入】選項卡上的【插圖】組中，單擊【圖片】，彈出【插入圖片】窗口。3.2.2.2 插入網(wǎng)頁中的圖片 打開Word文檔。在網(wǎng)頁上，右鍵單擊要插

13、入的圖片，然后單擊【復制】，在Word文檔中，右鍵單擊要插入圖片的位置，然后單擊【粘貼】命令。3.2.2.3 插入剪貼畫 在Word 2010文檔中插入剪貼畫的步驟如下：在【插入】選項卡上的【插圖】組中，單擊【剪貼畫】。在【剪貼畫】任務窗口的【搜索】文本框中，輸入描述剪貼畫的單詞或詞組，或輸入剪貼畫文件的全部或部分文件名 3.2.2.4 編輯圖片或剪貼畫 1調整大小及旋轉 （1）鼠標拖動方式。 （2）用【布局】窗口設置。 （3）右擊圖片，彈出調整大小的快捷窗口，也可以進行高度和寬度設置。 2設置文字環(huán)繞樣式 3移動位置 4樣式設置 5藝術效果設置 6圖片效果設置 3.2.2.5 插入屏幕截圖

14、選擇要添加屏幕截圖的文檔。在【插入】選項卡上的【插圖】組中，單擊【屏幕截圖】按鈕。 3.2.2.6 裁剪圖片 選擇要裁剪的圖片。在【圖片工具】標簽下【格式】選項卡上的【大小】組中，單擊【裁剪】按鈕 。此時圖片四周出現(xiàn)8個“裁剪控點”，通過拖動“裁剪控點”來進行裁剪。裁剪完成后單擊其他區(qū)域，或按Esc鍵退出。 3.2.2.7 刪除圖片的裁剪區(qū)域 選中不需要的一張或多張圖片，在【圖片工具】下的【格式】選項卡上，單擊【調整】組中的【壓縮圖片】。 彈出【壓縮圖片】窗口，在【壓縮選項】下，選中【刪除圖片的裁剪區(qū)域】復選框。若刪除文件中所有選定圖片（而非所有圖片）的裁剪部分，需將【僅應用于此圖片】復選框的

15、“”去掉。 3.2.3 插入形狀 可以在Office 2010文件中添加一個形狀，或者合并多個形狀以生成一個繪圖或一個更為復雜的形狀。并且可以在形狀中添加文字、項目符號、編號和快速樣式。1在文件中添加形狀 2給形狀添加文字 3向形狀添加快速樣式 4線條控制點5從一種形狀改為另一種形狀6對圖形進行組合7從文件中刪除形狀 3.3 應用其他組件編輯專業(yè)美觀的文檔 3.3.1 頁眉、頁腳和頁碼 1添加頁碼 2添加頁眉或頁腳 3去掉頁眉下面的那條線 4在其他頁面重新編頁碼 3.3.2封面 Word 2010提供了一個封面庫，其中包含預先設計的各種封面，使用起來很方便。選擇一種封面，并用自己的文本替換示例

16、文本。在【插入】選項卡上的【頁】組中，單擊【封面】，單擊選項庫中的封面布局。 3.3.3藝術字 藝術字是可添加到文檔的裝飾性文本。通過使用繪圖工具選項可以在諸如字體大小和文本顏色等方面更改藝術字。1插入藝術字2設置藝術字3.3.4 表格 1插入表格 2表格的選擇3合并單元格與拆分單元格4繪制表格和擦除表格 5添加或刪除行或列6調整行高和列寬 7刪除表格 8表格設計 3.3.5 項目符號列表及編號列表 可以快速給現(xiàn)有文本行添加項目符號或編號，或者，Word在輸入文本時可以自動創(chuàng)建列表。1創(chuàng)建列表2輸入項目符號列表或編號列表3在列表中添加項目符號或編號4左移或右移整個列表5將單級列表轉換為多級列表

17、6從庫中選擇多級列表樣式3.3.6 設置標題樣式和層次 在Word文檔中，經(jīng)常需要編輯具有很多級別標題的文檔，如果針對每個段落標題都進行字體、字號、加粗等設置會很耽誤時間。我們可以使用Word中的樣式對文檔進行快速設置。3.3.7編制目錄 如果需要給文檔插入一個目錄，可以選擇【引用】選項卡上的【目錄】，選擇【手動表格】，然后在彈出的目錄表格內手工編輯目錄 3.3.8 實時翻譯 處理公文時往往會遇到不認識的單詞，或者需要將某一單詞翻譯成其他的語言。在Word中，只要按住Alt鍵，再用鼠標單擊這個單詞，或在這個詞上單擊右鍵選【翻譯】，即可在右側的【信息檢索】任務窗口看到翻譯的結果 *3.4 打印文

18、檔與共享文檔 3.4.1 打印文檔 3.4.1.1 預覽頁面視圖 單擊【文件】選項卡中的【打印】命令，頁面中即可顯示文檔的打印預覽效果。 3.4.1.2 打印文檔 單擊【文件】選項卡中的【打印】命令，彈出打印預覽窗口。 3.4.1.3 設置雙面打印 如打印機支持自動雙面打印，在打印預覽窗口中【設置】下，單擊【單面打印】選【雙面打印】，打印機設置為雙面打印。 如果打印機不支持自動雙面打印，用戶有兩種選擇：使用手動雙面打印，或分別打印奇數(shù)頁面和偶數(shù)頁面。 3.4.1.4 打印技巧 1打印同一文檔時使用不同的頁面方向 2節(jié)省一頁紙張 3.4.2 共享文檔 1由word文檔快速導入PowerPoint 當使用Word編輯好文章以后，可以輕松地將其發(fā)送到PowerPoint中進行展現(xiàn)，只需簡單單擊鼠標，避免了復雜的復制、粘貼的煩惱。 2另存為PDF或XPS 有的文件希望他人能查看、保存、打印，但要防止他人修改。借助Microsoft Office 2010程序，用戶可以將這類文件轉換為PDF或XPS格式。 3.5 文件格式及其兼容性 3.5.1 全新的文件格式 在Microsoft Office 2010中，Word、Excel和PowerPoint都采用了全新的文件格式，最顯著的特征就是文件擴展名后面多了一個“x”，使Office文