項目七 常規(guī)會議的組織

1、 出版社 社文分社 會議策劃與組織1【學(xué)習(xí)目標(biāo)】【學(xué)習(xí)目標(biāo)】本項目所涉及的幾種會議我們稱之為常規(guī)會議。在企業(yè)的經(jīng)營管理中，它們有的經(jīng)常召開，有的每年定期召開幾次。比如行政辦公會議幾乎每周必開；座談會、現(xiàn)場會、茶話會使用頻繁；董事會、股東會定期召開。文秘人員應(yīng)具備熟練組織這幾種會議的能力。 出版社 社文分社 會議策劃與組織2【知識目標(biāo)】【知識目標(biāo)】了解企業(yè)常規(guī)會議的基本形式熟悉企業(yè)常規(guī)會議的主要內(nèi)容掌握不同會議的組織特點【能力目標(biāo)】【能力目標(biāo)】能夠做好常規(guī)會議的準(zhǔn)備工作熟悉企業(yè)常規(guī)會議的文件寫作能夠完成企業(yè)常規(guī)會議的會場布置 出版社 社文分社 會議策劃與組織3任務(wù)一行政辦公會議任務(wù)一行政辦公會議

2、一、行政辦公會議的基本形式一、行政辦公會議的基本形式行政辦公會議又稱工作例會，是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位定期召開的討論日常工作的會議，是集體辦公的一種形式。會議旨在及時了解和掌握工作進(jìn)展和任務(wù)完成情況，適時傳達(dá)上級指示精神和本級貫徹意見，做好各項工作的安排和協(xié)調(diào)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織4一、行政辦公會議的基本形式一、行政辦公會議的基本形式行政辦公會議一般有四定：定時間、定地點、定人員、定周期。大多數(shù)組織一般將其固定在周一上午；因工作需要，亦可提前或推遲召開。參加會議的人員一般為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人以及與例會討論事項有關(guān)的人員，主要參會人員基本固定。 出版社 社文分社 會議策劃

3、與組織5二、行政辦公會議的基本內(nèi)容二、行政辦公會議的基本內(nèi)容（）各部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)工作負(fù)責(zé)人匯報上周工作情況和本周工作計劃以及需提交會議研究討論的重點問題。（）領(lǐng)導(dǎo)班子成員根據(jù)各自分管的范圍，部署安排有關(guān)工作任務(wù)，并對需研究討論的問題提出意見和建議。（）會議主持人總結(jié)工作情況，部署新的任務(wù)，決定和答復(fù)提交討論問題的處理意見，提出工作要求。 出版社 社文分社 會議策劃與組織6三、行政辦公會議的組織三、行政辦公會議的組織（一）收集議題每周五，辦公室文秘人員收集各部門已經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的、需提交下周一辦公會議討論的問題，向各位領(lǐng)導(dǎo)征詢需上會傳達(dá)或討論的事項。（二）制作會議議程根據(jù)收集到的議題，制作會議

4、議程。（）不遺漏要討論的事項。（）確定問題討論的先后次序，便于與會人員的安排。（）資料的準(zhǔn)備。 出版社 社文分社 會議策劃與組織7三、行政辦公會議的組織三、行政辦公會議的組織（三）會場布置一般來說，辦公會議人數(shù)不會太多，通常采用圓桌會議，便于與會者商討工作、發(fā)表意見。會場的布置應(yīng)簡潔，需準(zhǔn)備茶水、投影設(shè)備等，一般不需要音響設(shè)備、會議橫幅。（四）會議記錄和會議紀(jì)要會議進(jìn)行過程中，文秘人員要做好會議記錄。會后，根據(jù)會議記錄盡快寫出會議紀(jì)要。這個會議紀(jì)要可以說是用來指導(dǎo)今后一周工作的文件，因此盡可能在會議召開的當(dāng)天，最遲不超過第二天就發(fā)文。 出版社 社文分社 會議策劃與組織8任務(wù)二股東大會和董事會會

5、議任務(wù)二股東大會和董事會會議一、股東大會一、股東大會股東大會是公司的最高權(quán)利力機關(guān)，它由全體股東組成，對公司重大事項進(jìn)行決策，有權(quán)選任和解除董事，并對公司的經(jīng)營管理有廣泛的決定權(quán)。股東大會既是一種定期或臨時舉行的由全體股東出席的會議，又是一種非常設(shè)的由全體股東所組成的公司制企業(yè)的最高權(quán)力機關(guān)。它是股東作為企業(yè)財產(chǎn)的所有者，對企業(yè)行使財產(chǎn)管理權(quán)的組織。企業(yè)一切重大人事任免和重大經(jīng)營決策一般都得股東會認(rèn)可和批準(zhǔn)方才有效。 出版社 社文分社 會議策劃與組織9一、股東大會一、股東大會（一）股東大會的基本形式（）股東會會議分為定期會議和臨時會議。股東大會應(yīng)當(dāng)每年召開一次年會。有下列情形之一的，應(yīng)當(dāng)在兩個

6、月內(nèi)召開臨時股東大會：董事人數(shù)不足公司法規(guī)定人數(shù)或者公司章程所定人數(shù)的三分之二時；公司未彌補的虧損達(dá)實收股本總額三分之一時；單獨或者合計持有公司百分之十以上股份的股東請求時；董事會認(rèn)為必要時；監(jiān)事會提議召開時；公司章程規(guī)定的其他情形。 出版社 社文分社 會議策劃與組織10一、股東大會一、股東大會（）股東大會會議由董事會召集，董事長主持；董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副董事長主持；副董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。董事會不能履行或者不履行召集股東大會會議職責(zé)的，監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)及時召集和主持；監(jiān)事會不召集和主持的，連續(xù)日以上單獨或者合計持有公司百分之十以

7、上股份的股東可以自行召集和主持。 出版社 社文分社 會議策劃與組織11一、股東大會一、股東大會（）召開股東大會會議，應(yīng)當(dāng)將會議召開的時間、地點和審議的事項于會議召開日前通知各股東；臨時股東大會應(yīng)當(dāng)于會議召開日前通知各股東；發(fā)行無記名股票的，應(yīng)當(dāng)于會議召開日前公告會議召開的時間、地點和審議事項。 出版社 社文分社 會議策劃與組織12一、股東大會一、股東大會（二）股東大會的基本內(nèi)容1.議案的提出和審議單獨或者合計持有公司百分之三以上股份的股東，可以在股東大會召開日前提出臨時提案并書面提交董事會；董事會應(yīng)當(dāng)在收到提案后日內(nèi)通知其他股東，并將該臨時提案提交股東大會審議。臨時提案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屬于股東大會職

8、權(quán)范圍，并有明確議題和具體決議事項。股東大會不得對通知中未列明的事項做出決議。2.表決 出版社 社文分社 會議策劃與組織13一、股東大會一、股東大會（三）股東會議的組織股東會議一般嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序來組織，秘書除了進(jìn)行會務(wù)服務(wù)外，主要工作還包括：1.會議記錄2.股東會決議的寫作 出版社 社文分社 會議策劃與組織14二、董事會會議二、董事會會議（一）董事會會議的基本形式董事會是依照有關(guān)法律、行政法規(guī)和政策規(guī)定，按公司或企業(yè)章程設(shè)立并由全體董事組成的業(yè)務(wù)執(zhí)行機關(guān)，董事會會議分為常會和臨時會議。 出版社 社文分社 會議策劃與組織15二、董事會會議二、董事會會議董事會每年度至少召開兩次會議，每次會

9、議應(yīng)當(dāng)于會議召開日前通知全體董事和監(jiān)事。代表十分之一以上表決權(quán)的股東、三分之一以上董事或者監(jiān)事會，可以提議召開董事會臨時會議。董事長應(yīng)當(dāng)自接到提議后日內(nèi)，召集和主持董事會會議。董事會召開臨時會議，可以另定召集董事會的通知方式和通知時限。 出版社 社文分社 會議策劃與組織16二、董事會會議二、董事會會議（二）董事會會議的基本內(nèi)容1.議案的提出和審議（）每位董事在董事會常會上，均有提案權(quán)，董事提案時，一般應(yīng)向董事會秘書遞交書面并簽名的提案；情況特殊時，也可在會議上直接用口頭提出，但會后應(yīng)補充書面議案。（）董事的議案，一般應(yīng)列入會議議程，但經(jīng)半數(shù)以上的董事決定，可以不列入會議議程。 出版社 社文分社

10、 會議策劃與組織17二、董事會會議二、董事會會議2.董事會決議（）董事應(yīng)當(dāng)親自出席董事會會議，因故不能出席，可以委托本公司其他董事代行表決權(quán)。委托時應(yīng)簽署“授權(quán)委托書”，注明委托事項并簽名。（）董事會會議在對決議事項進(jìn)行表決時，董事應(yīng)當(dāng)在表決單上簽名；受委托的董事同時注明委托董事的姓名。（）董事可以在表決單上提出補充意見，該意見具有與會議記錄同等的效力。 出版社 社文分社 會議策劃與組織18二、董事會會議二、董事會會議（三）董事會會議的組織董事會會議召開程序（）會議議題的準(zhǔn)備：確定議題，明確召開董事會會議的目的。議題的來源：董事會會議議題是結(jié)合本公司工作實際來確定的。（）會議材料的準(zhǔn)備：董事長

11、講話：一般由董事長的秘書負(fù)責(zé)，有時也由籌備處專門的秘書人員準(zhǔn)備。待議文件：主要是需在會上討論、議定的材料。參閱資料：是會議的參考性文件。 出版社 社文分社 會議策劃與組織19二、董事會會議二、董事會會議（）會議議程與時間、地點的安排。（）會場布置：一般以圓桌會議形式布置。（）發(fā)出召開董事會的通知。 出版社 社文分社 會議策劃與組織20二、董事會會議二、董事會會議董事會會議的寫作根據(jù)公司法對公司董事會的有關(guān)規(guī)定，董事會的決議應(yīng)當(dāng)包含以下內(nèi)容：（）會議基本情況：會議時間、地點、會議性質(zhì)。（）會議通知情況及董事到會情況：會議通知的時間、方式；董事實際到會情況。（）會議主持情況。（）議案表決情況。（）

12、簽署情況。 出版社 社文分社 會議策劃與組織21 出版社 社文分社 會議策劃與組織22二、董事會會議二、董事會會議3.董事會會議紀(jì)要根據(jù)公司法的規(guī)定，有限責(zé)任公司或股份有限公司在召開董事會會議時，應(yīng)就會議情況做出會議紀(jì)要。董事會會議記錄應(yīng)當(dāng)完整、真實。出席會議的董事和記錄人應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。董事會會議記錄應(yīng)作為公司重要檔案妥善保存，以作為日后明確董事責(zé)任的重要依據(jù)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織23任務(wù)三工作現(xiàn)場會任務(wù)三工作現(xiàn)場會一、工作現(xiàn)場會的基本形式一、工作現(xiàn)場會的基本形式現(xiàn)場會一般是指在典型單位或典型現(xiàn)場召開的借鑒性會議，一般選取有典型意義的生產(chǎn)、工作、試驗、經(jīng)營、教育等場所進(jìn)行

13、。由于其直觀，通常能給人深刻的印象，從而起到較好的典型示范作用。 出版社 社文分社 會議策劃與組織24二、工作現(xiàn)場會的組織二、工作現(xiàn)場會的組織（一）選擇現(xiàn)場從某種意義上說，現(xiàn)場的選取，一定程度上決定了現(xiàn)場會的成功與否。因此對于現(xiàn)場的選取，一定要特別精心、慎重。應(yīng)選擇那種能達(dá)到會議目的、具有典型意義的現(xiàn)場。比如召開安全生產(chǎn)工作現(xiàn)場會，就可以選擇事故現(xiàn)場，觸目驚心，給人留下深刻印象；生產(chǎn)技術(shù)推廣現(xiàn)場會，可以選擇采用先進(jìn)技術(shù)成功的企業(yè)，讓人親身體驗他們的生產(chǎn)過程和技術(shù)水平。 出版社 社文分社 會議策劃與組織25二、工作現(xiàn)場會的組織二、工作現(xiàn)場會的組織（二）確定參觀路線現(xiàn)場會必須有參觀現(xiàn)場的項目，因此

14、會務(wù)工作人員必須在會前安排好參觀路線和參觀點。參觀路線和參觀點選擇應(yīng)符合會議目標(biāo)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織26二、工作現(xiàn)場會的組織二、工作現(xiàn)場會的組織（三）會議資料的準(zhǔn)備1.制定現(xiàn)場會方案大型的現(xiàn)場會必須制定現(xiàn)場會方案?，F(xiàn)場會方案包括組織機構(gòu)、會務(wù)準(zhǔn)備、會程安排、經(jīng)費預(yù)算等事項。制定現(xiàn)場會方案，一方面可以使現(xiàn)場會的準(zhǔn)備工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有計劃地進(jìn)行，是現(xiàn)場會成功召開的保證；另一方面也是現(xiàn)場會經(jīng)費使用的依據(jù)。 出版社 社文分社 會議策劃與組織27二、工作現(xiàn)場會的組織二、工作現(xiàn)場會的組織2.發(fā)出會議通知行政工作會議的通知在會議召開前一個工作日發(fā)出即可，因為那是常規(guī)的會議，大家心中基本清

15、楚哪一天要開這個會了。動員會的通知提前一兩個工作日發(fā)出亦可，如果邀請了上級領(lǐng)導(dǎo)，則需再提前一點，因為一般的動員會與會人員多為本單位人員。 出版社 社文分社 會議策劃與組織28二、工作現(xiàn)場會的組織二、工作現(xiàn)場會的組織3.制定會議議程現(xiàn)場會一般包括兩大方面的內(nèi)容：現(xiàn)場參觀、會議。有的現(xiàn)場會先參觀后開會，也有的現(xiàn)場會先開會后參觀。4.安排參觀線路、準(zhǔn)備參觀講解詞參觀是現(xiàn)場會的一個重要環(huán)節(jié)。參觀線路怎么安排、對參觀現(xiàn)場講解得如何，直接影響到參觀的效果，因此，要重視線路安排和講解詞的寫作等準(zhǔn)備工作。 出版社 社文分社 會議策劃與組織29二、工作現(xiàn)場會的組織二、工作現(xiàn)場會的組織5.寫作領(lǐng)導(dǎo)講解詞領(lǐng)導(dǎo)講話稿

16、應(yīng)圍繞現(xiàn)場會召開的目的、針對典型進(jìn)行寫作，一方面對典型進(jìn)行分析，另一方面對相關(guān)工作提出要求。 出版社 社文分社 會議策劃與組織30任務(wù)四座談會和茶話會任務(wù)四座談會和茶話會一、座談會一、座談會（一）座談會的基本形式座談會是由一個特定的組織或個人出面，就某一個問題或一類問題，組織或邀請有關(guān)人員進(jìn)行交流和討論的會議。座談會涉及內(nèi)容廣泛，可以是在一個特殊日子對某些人和事進(jìn)行的討論和交流，也可以是對一個事件的剖析；既可以是組織方請一些專門人士發(fā)表看法，也可以是與會者暢欲言。 出版社 社文分社 會議策劃與組織31一、座談會一、座談會（二）座談會的組織明確座談會的主題任何一個座談會的舉辦，目的性都很明確。有

17、的以教育和警示為目的，有的以交流情感、互相激發(fā)為目的，有的以溝通信息、統(tǒng)一思想為目的，也有的以提供平臺、解決問題為目的。與會人員的確定確定與會人員應(yīng)該依據(jù)會議的目的。會場布置座談會的會場要懸掛會標(biāo)，比如“裝備制造企業(yè)座談會”、“迎新春、謀發(fā)展座談會”，揭示會議主題。 出版社 社文分社 會議策劃與組織32一、座談會一、座談會發(fā)言人的安排座談會的發(fā)言形式一般有兩種：（）自由發(fā)言。即事先不設(shè)定發(fā)言人，不規(guī)定發(fā)言順序，發(fā)不發(fā)言、什么時候發(fā)言、發(fā)幾次言均由與會者自己決定。采用這種形式，要求主持人有較強的會場掌控能力，以避免會議冷場。（）事先確定幾位主要發(fā)言者，也可以安排好發(fā)言順序；先由主要發(fā)言者發(fā)言，再

18、由其他與會者自由發(fā)言。 出版社 社文分社 會議策劃與組織33二、茶話會二、茶話會（一）茶話會的基本內(nèi)容茶話會，顧名思義，是飲茶談話之會。它是由茶宴和茶會演變而來的。茶宴多以名茶待客，賓主在茶宴上一邊細(xì)啜慢品，一邊賦詩作對，論天說地，談笑風(fēng)生。茶會則是舊中國商人在茶樓進(jìn)行交易的一種集會，流行于長江流域尤以上海最盛。屆時，各業(yè)各幫的商人以約定的茶樓作為集會地點，邊飲茶邊交流行市，進(jìn)行買賣。 出版社 社文分社 會議策劃與組織34二、茶話會二、茶話會目前，茶話會在中國十分盛行，各種形式的茶話會讓人耳目一新。小的如結(jié)婚典禮，迎賓送友、同學(xué)朋友聚會、學(xué)術(shù)討論、文藝座談；大的如商議國家大事、慶典活動、招待外

19、國使節(jié)，一般都采用茶話會的形式，特別是歡慶新春佳節(jié)，采用茶話會形式的越來越多。各種類型的茶話會，既簡單隆重節(jié)儉，又輕松愉快高雅，是一種效果良好的聚會形式。 出版社 社文分社 會議策劃與組織35二、茶話會二、茶話會（二）茶話會的組織確定主題茶話會的主題，特指茶話會的中心議題。在一般情況下，商界所召開的茶話會，其主題大致可分為如下三類：（）以聯(lián)誼為主題。（）以娛樂為主題。（）以專題為主題。確定與會者,發(fā)邀請函如果是小型茶話會，或者在通知與會者方面沒有障礙,可以直接發(fā)邀請函。 出版社 社文分社 會議策劃與組織36二、茶話會二、茶話會會場的選擇和布置（）會場的選擇。主辦單位的會議廳、賓館的多功能廳、高

20、檔酒樓等都可以作為茶話會舉辦場所。主辦單位應(yīng)根據(jù)茶話會與會人員身份、人數(shù)來選擇合適的場所。（）座次安排。茶話會的座次安排有如下幾種：環(huán)繞式散坐式。圓桌式。主席式。 出版社 社文分社 會議策劃與組織37二、茶話會二、茶話會茶點的安排茶話會一般不上主食，不安排酒品，只提供茶點。茶話會的飲品，香茶是必備之物，有條件的還可以增加鮮果、糕點及各色糖果。會場的其他布置茶話會現(xiàn)場背景板上應(yīng)書有“茶話會”字樣，要突出茶話會的主題。6確定會議程序 出版社 社文分社 會議策劃與組織38任務(wù)五評審會任務(wù)五評審會一、評審會的基本形式一、評審會的基本形式評審會是有關(guān)權(quán)威機構(gòu)、專家或其他相關(guān)人員對企業(yè)某一成果（包括工程、

21、項目、產(chǎn)品、實驗等）的可行性、可靠性、科學(xué)性以及技術(shù)水平、工藝質(zhì)量等各種指標(biāo)進(jìn)行專業(yè)性評議審定的會議。對于企業(yè)任何重要的成果，都應(yīng)該至少執(zhí)行一次正式技術(shù)評審。 出版社 社文分社 會議策劃與組織39一、評審會的基本形式一、評審會的基本形式評審會的形式一般由企業(yè)向上級主管部門或權(quán)威鑒定機構(gòu)提出申請，提供有關(guān)的資料、數(shù)據(jù)或樣品，上級主管部門或鑒定機構(gòu)接受資料，并進(jìn)行評審。由于關(guān)系到該成果的價值判斷，評審會在進(jìn)行正式評審前，評審人員對其要進(jìn)行評審的產(chǎn)品進(jìn)行把關(guān)，確認(rèn)其是否具備進(jìn)入評審的初步條件。初步條件具備后，相關(guān)部門組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)專家、權(quán)威人士、技術(shù)人員組成評審小組，約定具體時間召開專門的評審會。 出版社 社文分社 會議策劃與組織40二、評審會的基本內(nèi)容二、評審會的基本內(nèi)容評審會的基本內(nèi)容包括：（一）匯報企業(yè)根據(jù)自己的成果特點、價值、作用、影響，進(jìn)行專題匯報。（二）鑒定評審小組專家從多個方面對成果及相關(guān)資料據(jù)，進(jìn)行真實性、科學(xué)性、正確性、清晰性、無二義性、一致性、必要性、完整性、可實現(xiàn)性、可驗證性、可測性等進(jìn)行鑒定。如果有可能，最好制定評審檢查表，列出若干指標(biāo)，逐一進(jìn)行鑒定。 出版社 社文分社 會議策劃與組織41二、評審會的基本內(nèi)容二、評審會的基本內(nèi)容（三）評審對鑒定的結(jié)果進(jìn)行評議、審查、討論。（四）結(jié)論根據(jù)評審會討論結(jié)果，作出最終結(jié)論，并