內(nèi)部控制-銷售循環(huán)

1、銷貨及收款循環(huán)項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點CS-101銷售預測銷售預測1 .管理者預測未來景氣循環(huán)變化對銷售之影響。2 .管理者對以往二三年之銷售情況作了解與分析，當作預測之參考。3 .了解及預測由卜列構向著手：(1)供貨商。(2)購買者。(3)產(chǎn)業(yè)基本面分析。(4)替代品。(5)潛在進入者與競爭者.4 .對未來狀況作,了解后，企業(yè)應就卜列各點擬定未來方向：(1)自身優(yōu)勢與劣勢。(2)外界機會與威脅。5 .未來方向確定后，則考慮自身資源，擬出策略，達成目標.*依據(jù)資料：預算制度。*使用窗體：(1)銷售預測(3-monthrollingForecaSt1 .預測是否考慮國內(nèi)外政治、文化、經(jīng)濟、產(chǎn)

2、業(yè)及世界市場趨勢層向。2 .預測是否有長、中、短期預測，并依客觀環(huán)境因素變動修正之。3 .預測是否全用歷史資料，有無在f的起點上重新考慮各種變量.4 .業(yè)務員對于客戶未來的訂單預估與掌握是否合理詳實。CS-102銷售計劃銷售計劃1.內(nèi)容包括：(1)國內(nèi)外市場展望調查與分析。(2)新產(chǎn)品開發(fā)計劃.(3)舊產(chǎn)品淘汰計劃。(4)新客戶之開發(fā)匕/、良客戶之淘汰。(5)廣告、國內(nèi)、外展覽及其他銷售推E策。(6)售價政策。(7)授信及帳款回收政策。(8)業(yè)務人員之增減及異動。(9)銷售費用之限制.2.銷售計劃定案后依此為制訂各種指針與預算之基礎，各部門就其確認之部門預算相輔相成，為達成公司整體目標共同努力

3、。夫參考數(shù)據(jù)：銷售計劃表*使用窗體：(1)銷售預測(3-monthrollingForecast)1.計劃是否量化容易以數(shù)字允當表達.2。計劃是否夠積極、主動。3。計劃是否超出能力太多或太保守.項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點CS-103客戶管理1。準客戶數(shù)據(jù)管理1 .未曾交易之客戶通稱為準客戶。2 .營銷企劃單位藉由年度各項營銷企劃案、展覽或業(yè)務人員直接拜訪客戶，留下客戶資料予以建義件3 .準客戶之建檔、維護統(tǒng)由營銷企劃單位為之。*使用窗體CustomerInformatiorForm1.對準客戶之營銷需有計劃為之。2。報價1 .產(chǎn)品企劃單位定期發(fā)行產(chǎn)品價格表(PriceList),作為業(yè)務部門

4、報價之依據(jù)。2 .客戶需求報價：(1)首次交易之客戶，業(yè)務單位需填客戶數(shù)據(jù)表，給予客戶編號后登錄計算機后，始可打印報價單或PROFORMAINVOICE。(2)已宿交易之客戶，可依價格表予以報價。(3)客戶要求之報價與價格表不同者，由業(yè)務權責主管匕產(chǎn)品企劃單位研商擬訂核可，始可答應客戶。(4)收款條件答應，需依授信管理辦法為之，原則上無授予以信用額度之客戶，一律以預先電匯為主要收款條件。(5)業(yè)務單位應以生管單位答復可供應日期，以為交期之依據(jù)。3 .業(yè)務單位發(fā)出之報價單，應于五個工作天內(nèi)完成；否則業(yè)務需取消此報價單或重切交期。夫依據(jù)資料：(1)客戶編號原則(2)各項事務分層負責表(3)授信額度

5、管理辦法*使用窗體：(1)客戶數(shù)(CustomerInformationForm)(2)報價單(3)PROFORMAINVOICE1 .客戶編號依客戶編號原則辦理。2 .報價金額與價格表金額若有差異，應依各項事務分層負責表呈權責主管核定。3 .交期之答應，務必以可履行為原則。4 .收款條件之給予，需符合授信管理辦法。項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點CS-104訂單處理1。接單處理1.依客戶訂購單(P/O),送出報價單或PROFORMAINVOICE經(jīng)客戶確認簽回后,以為正式訂購之依據(jù).2。經(jīng)客戶確認后，P/I于計算機轉義件成內(nèi)部訂單，呈權責主管核定；有特殊要求者則需依非標準品(R料號)訂單作業(yè)流程

6、會簽相關單位。3.核定后之報價單或P/I交進出口部審核后憑以將報價單或P/I轉為內(nèi)部訂單(Salesorder)內(nèi)部訂單/、再打印。也依據(jù)資料：(1)營業(yè)業(yè)務作業(yè)程序(QS2-003)(2)價格表(PRICELIST)(3)授信管理辦法(4)非標準品(R料號)訂單流程*使用窗體：(1)報價單(2)PROFORMAINVOICE(P/I)(3)非標準品(R料號)訂單流程表1 .特殊規(guī)格受訂，需依非標準品(R料號)訂單流程表規(guī)定申請,并知會相關單位。2 .進出口部對報價單之審核原則：(1)報價單總額后臺經(jīng)權責主管核定(2)收款條件后臺符合授信管理辦法(3)后占逾收款待處理，若業(yè)務單位有違上述原則，

7、應予以退件予其主管處理。2。信用調查及授信審核1 .客戶要求授予信用額度時，由業(yè)務單位請客戶填具客戶授信申請表(CustomerinformationforcreditRequest并由業(yè)務單位提出授信額度申請表呈核權責主管核定.如已有異動其信用額度，由業(yè)務單位填具客戶信用額度異動申請表呈核權責主管核定。2 .信用額度之調查統(tǒng)由財會單位進行征信，經(jīng)征信后發(fā)現(xiàn)不屬實者，財會單位可要求予以撤銷原有額度.3 .授信額度申請表核可后，交由財會部AR單位登錄計算機。4 .當客戶有超信用額度出貨之要求或事實者，業(yè)務單位需填具超信用額度中請表呈權責主管核定后，正本交送財會部AR單位登錄計算機，附本交進出口部

8、憑以后續(xù)訂單處理事項.*依據(jù)資料：(1)授信管理辦法*使用窗體(1)客戶授信申請表(CustomerinformationforCreditRequest)(2)客戶信用額度異動申請表(3)超信用額度申請表1 .客戶授信數(shù)據(jù)建立應設客戶授信申請表，登記肩關財務，業(yè)務基本資料及信用狀況.2 .客戶授信總額之核定，應考慮信用、客戶營運狀況等并適當核準。3 .授信程序應妥善辦理，對異常客戶應重新辦理額度審核一次。4。對于未辦妥手續(xù)或超過授信總額者，不得出貨。項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點CS-104訂單處理3.訂單改廢1 .訂單之修改需依客戶通知文件,修訂報價單或P/I數(shù)據(jù),依原接單程序重新處理。2

9、.訂單之取消，則需依客戶所提供取消訂單之通知文件，重新打印報價單或P/I,注明取消理由，同時附上原來之報價單或P/I及客戶要求義件呈權責主管核定，送進出口部位憑以取消計算機數(shù)據(jù).夫依據(jù)資料：營業(yè)業(yè)務作業(yè)程序*使用窗體：(1)報價單.(2)PROFORMAINVOICE1 .受訂后在未生產(chǎn)前經(jīng)權責主管核準方予受理訂單之作廢.2 .訂貨后已經(jīng)制造而必須取消時，不論銷售或客戶因素，應查明損失處理情形，依雙方原議定方式辦理.3 .修改內(nèi)容或原因，是否合理，應予了解。4 .客戶訂單變更或取消時，隨即知會相關人員處理。CS-105業(yè)務員管理1。業(yè)務員管理1 .制訂業(yè)務員業(yè)績目標.2 .制訂業(yè)務員獎勵制度以

10、激勵業(yè)務員之工作意愿.3 .每周定期召開營銷會議，檢討業(yè)務推動狀況。4 .每月結算業(yè)務員業(yè)績，將其業(yè)績達成狀況與目標差距告之，以使其自我激勵.5 。定期結算業(yè)績并發(fā)與獎金。6.定期分析部門別及各業(yè)務員之實績、損益。也依據(jù)資料：(1)業(yè)務人員銷售獎勵辦法。*使用窗體：無.1 .業(yè)務員目標之制訂應合理，并與公司目標要求結合。2 .業(yè)務員市場劃分是否恰當，是否有明確之目標尚待開發(fā)。3 .業(yè)務員實際業(yè)績達成較差者，是否后改善成果。4 .有無浮報差旅費及交際費之情形.5 .業(yè)務員是否夠積極、主動，針對業(yè)績成長提出具體可行之建議。6業(yè)務員之各種激勵制度應具有足夠誘因。CS-106交貨作業(yè)1。交期管理1.以

11、進出口部登錄計算機之內(nèi)部訂單(SalesOrder)t載明之交貨日為交期管制基準。2。當客戶訂單更新時，于確認后即改依更新后之客戶要求交貨日期為預定交期。3.如因生產(chǎn)狀況變動，無法如原日程交貨者,生管單位應主動回饋給業(yè)務人員及出口人員，若有重大交期差異，由業(yè)務單位通知客戶，確認可否以變更后之交貨日期出貨。1 .所有已確認接受之訂單應加以控制，并透過產(chǎn)銷協(xié)調會檢討逾期未交原因，提出處理與改善對策。2 .生管人員對于由客戶要求之交貨日期，無法于塊定生產(chǎn)完成日期完成時，亦無法依排程制造時，應隨即反應業(yè)務單位處理。3 .應客戶要求而更改之交期，應循訂單改廢程序受理。項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點1-5C

12、S-106交貨作業(yè)2。出庫排程1 .進出口部平時需與生管單位聯(lián)系內(nèi)部訂單(SalesOrder能否如期交貨或依產(chǎn)銷協(xié)調決議來安排出貨排程。2 .生管單位依協(xié)調結果掌控成品如期入庫。3 .進出口部于安排出貨時需注意客戶出貨金額是否超過授信額度，必要時通知業(yè)務進行催收貨款或申請超信用額度出貨。4 .進出口部依確認可出貨之貨品產(chǎn)生包裝通知單或出貨單，通知成品倉庫備貨及準備各項打包注意事項.5 .在預定出貨日前，將準備交運貨品打包好，預備裝車工具，并聯(lián)系運送工具及貨運公司。也依據(jù)資料：(1)成品儲運管制程序(QO2-0091 .預備交運貨品應與其他成品分開置放。2 .貨品打包時，包裝要符合訂單要求，陵

13、頭等要填寫清楚。3.出庫記錄1 .成品倉庫依出貨包裝通知單或出貨單出庫。2 .成品出庫時倉管人員依內(nèi)部訂單(SalesOrder)#碼登錄帳待進出口部通知提貨完成，再將包裝通知單或出貨單一聯(lián)交回進出口部帳務處理，予以計算機除帳，并打印內(nèi)部Invoice予以分發(fā)。也依據(jù)資料：(1)成品儲運管制程序(QO2-009)*使用窗體：(1)包裝通知單或出貨單(2)Invoice1 .交貨量、出庫量、發(fā)票數(shù)量應與客戶訂單數(shù)量相符.2 .交期已到而未出貨之內(nèi)部訂單,應定期了解未能出貨之原因。3 .是否啟注明急件，卻遲延送貨之不合理現(xiàn)象。4.外銷裝船1 .若為外銷貨品運至碼頭或機場后，由船公司或空運公司開出裝

14、船或裝機證明后，貨運單位將各項裝船或裝機文件傳回交給進出口部.2 .進出口部將備妥之報關義件及裝船或裝機文件，交由報關行或自行報關.也依據(jù)資料：(1)成品儲運管制程序(QO2-009)*使用窗體：(1)PROFORMAINVOICE包裝通知單或出貨單1 .外銷押匯文件應仔細核對避免瑕疵.2 .詳細之出貨文件信息應通知客戶預先知悉。項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點CS-107開立銷貨發(fā)票1.開立發(fā)票1 .內(nèi)銷出貨時立即開出發(fā)票，開立時須符合新制營業(yè)稅法規(guī)定。2 .外銷出貨依規(guī)定可免開發(fā)票.1 .發(fā)票應依編號順序按日期先后開立.2 .發(fā)示指頭、地址、統(tǒng)編與、出貨品名、數(shù)量、金額及稅金均應確實填寫。2。

15、發(fā)票作廢申請1.收回原發(fā)票作廢。2發(fā)票作廢申請理由：(1)發(fā)票內(nèi)容開錯者。(2)發(fā)票所載數(shù)量與客戶簽收數(shù)量不符者.(3)因故遭受退貨者。3.原發(fā)票取回，若為當月份發(fā)票，則直接訂于存根聯(lián)上加蓋作廢章，始可開出新發(fā)票.4。于原送貨單與作廢發(fā)票注明新開立發(fā)票號碼.5。若為已申報營業(yè)稅之發(fā)票，應附客戶簽章之證明書及原發(fā)票向稅捐機關辦理營業(yè)稅扣抵或退回。也依據(jù)資料：(1)新制營業(yè)稅法。1.作廢發(fā)票應先收回，查核錯誤及作廢原因始可于權責主管核可后重新開立發(fā)票。CS108應收帳款1。應收帳款認列1 .會計人員根據(jù)內(nèi)部發(fā)票(Invoice)及相關單據(jù)，制作傳票登入客戶別應收帳款明細賬.2 .會計每月結次，但由

16、進出口部每周打印應收帳款明細表提供業(yè)務員及業(yè)務主管核對尚未收款之明細，逾期之貨款由業(yè)務注明原送會計再次核對。3 .進出口部收到客戶款項后需填寫送款單，經(jīng)業(yè)務人員確認后予以計算機沖賬，再交出納人員簽收。4。會計人員每周編制應收帳款帳齡分析表，并將分析表提供給業(yè)務主管了解及催收.5.核對應收帳款明細客戶別明細表、總分類賬、暨肩關憑證是否相符。6。確定備抵呆賬之提列是否適當足夠，已確定之壞帳是否列損失。1 .應收帳款明細賬與未收款之客戶明細表是否相符.2 .逾齡之帳款應查明原因。3。退貨有無扣抵應收帳款。項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點CS-108應收帳款7 .呆賬沖銷應收帳款，須經(jīng)權責主管核準。8 .

17、因銷貨退回及折讓所發(fā)生之應收帳款減少，單據(jù)須經(jīng)主管核準.*依據(jù)資料：(1)會計制度*使用窗體：(1)應收帳款明細表(2)應收帳款帳齡分析表(3)營業(yè)人銷貨退回進貨退出或折讓證明單(4)送款單(5)銷貨退回單(6)銷貨折讓申請單(7)CreditNoteCS-109客訴處理及K務1。客訴發(fā)生1 .有客訴問題發(fā)生時先由第一線服務人員了解事情發(fā)生狀況與要求。2 .屬質量相關問題之客訴，則轉由客戶服務部門依客訴服務處理程序辦理。*依據(jù)資料：(1)客戶服務處理程序(QS2-002)1 .對客戶質疑事項，是否均有合適之說明。2 .客戶所提意見是否分類統(tǒng)計并分析檢討，作日后改進之經(jīng)巧03 .業(yè)務單位應主動J

18、解事情發(fā)生狀況。2。責任判定1 .已轉至客戶服務部門處理之客訴問題，先由客服部門應用工程師確認問題是否屬實，若客戶問題存在，則提出CFQR通知單交由品保單位詳加研究調查后判定責任歸屬。2 .屬重大異常之客訴問題，應立即召開會議檢討解決方案及預防措施。*依據(jù)資料：(1)客戶服務處理程序(QS2-002)*使用窗體：(1)CFQR通知單1 .客訴問題發(fā)生后，責任是否明確歸屬。2 .客訴責任確定后，是否有短期解決對策及長期預防措施0項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點CS-109客訴處理及K務3。退貨1 .客戶有退貨要求時，業(yè)務人員須了解退貨原因，并呈報權責主管裁示是否接受。2 .若決定接受退貨，退貨品退回

19、由業(yè)務單位開立銷貨退回單，呈權責主管簽核同意后，交品保單位清點退貨品，并于退貨品上掛紅色退貨品管制卡。3 .銷貨退回單經(jīng)品保判定可接受，具貨品可入成品庫者由品保單位以轉撥單撥至成品庫再由成品庫依入庫作業(yè)程序辦理入庫。無法通過功能測試，也無法或不值得再整修者，由品保單位轉撥至報廢庫。4 .經(jīng)品保判定之銷貨退回單，一聯(lián)交由進出口部進行應收帳款沖賬。1 .應查核有無特定客戶別之退貨金額及退貨次數(shù)較多者。2 .退貨原因經(jīng)判斷責任歸屬,應按規(guī)定扣績效獎金。3 .退貨是否按退貨原因或品管判定入庫。4 .退貨之原發(fā)票是否實時收回。每筆退貨是否均交由會計及物料單位登帳。5 .退貨原因，理賠是否合理，有無經(jīng)權責

20、主管簽準原案。6。對退換之產(chǎn)品，是否依規(guī)定調整存貨內(nèi)容。4理賠1.若需理賠，由業(yè)務單位以簽擬單述明原由呈權責主管核示辦理。1 .對于理賠案件，有否詳加檢討是否合理并采取適當之改進措施。2 .銷售事故需獎懲者是否確實執(zhí)行。3。需扣款或索賠時是否執(zhí)行。4 .異常時查明原由并提出報告作成記錄1 .將客訴案件依產(chǎn)品別匯整，每月提出統(tǒng)計報告.2 .將各項記錄處理分析，作為產(chǎn)品設計或生產(chǎn)等參考。夫依據(jù)資料：退貨品管制程序(QQ2-011)*使用窗體：(1)銷貨退回單1。對銷售事故后否定期檢討并提出肩效之預防措施CS-110簽證押匯1.簽證押匯作業(yè)1 .備安信用狀，銷貨確認書、銀行匯票、出口押匯申請書、輸出

21、許可證、裝箱單、提單、產(chǎn)地證明或切結書等辦理押匯作業(yè)。2 .依訂單交期安排預定裝船日期或空運班機。3 .控制簽證、押匯報關費用申請核準及報銷等事務，并作進度跟催。4 .押匯金額先沖銷外銷貨款，如無貨款則直接轉存本公司賬戶。5 .業(yè)務人員與客戶洽議外銷傭金，當簽訂合約，合約金額以不超過法定最高限額為限交銀行以信匯或電匯方式進出。1 .出貨交期若與信用狀不符，應請客戶接受修改交期，或取得其他保障，始可出貨。2 .與國外客戶確認之交期應如期出貨.1-9項次作業(yè)項目作業(yè)程序控制重點CS-111收款作業(yè)1.預收貨款1 .依訂單或合名規(guī)止辦理,預收訂金成數(shù)變更時須經(jīng)權責主管核準.2 .預收訂金或全部貨款之

22、收款程序，依交易條件處理。3 .預收貨款發(fā)生，由訂單處理單位依收款時點填送款單并登錄計算機.4 .預收全額貨款，于出貨時即開立內(nèi)銷發(fā)票或外銷Invoice并沖銷預收貨款。也依據(jù)資料：(1)會計制度*使用窗體：(1)合約或客戶訂單。(2)統(tǒng)一發(fā)票存根(3)送款單(4)出貨發(fā)票(Invoice)1 .預收金額止確與否，是含及時記錄及清理，列帳科目是否適當。2 .久懸未結者，應追查原因，作適當處理。3 .預收貨款立帳時點與沖銷應收帳款之時點是否啟異。2.收款沖賬1 .接獲貨款由訂單處理單位填送款單，連同貨款或收據(jù)文件交出納簽收。2 .送款后即進行沖銷應收帳款。3 .會計應沖銷記錄核對，并編制傳票.*使用窗體：(1)送款單1 .送款時點是否實時，啟否延后送款。2 .沖賬記錄是否止確。CS112銷貨折讓1。銷貨折讓及退回作業(yè)1 .銷貨折讓需填銷貨折讓申請單注明折讓原因并呈權責主管核定。2 .銷貨退回需填銷貨退回單，呈權責主管核定,并交品保單位判定責任歸屬.3。進出口部憑核定之銷貨折讓申請單填送款單以沖銷應收帳款4。進出口部依銷貨退回單辦理銷退沖賬(以負數(shù)銷貨處理)*使用窗體：(1)銷貨折讓申請單(2)送款單1 .