信息終端管理制度

1、精品整理信息終端管理制度一、目的信息資產(chǎn)是集團(tuán)固定資產(chǎn)的重要組成部分，相比較于其他資產(chǎn)類別，在使用和管理要求上具有特殊性。為規(guī)范信息資產(chǎn)的使用行為，在總部固定資產(chǎn)管理制度框架下特制訂此制度。二、適用范圍云商集團(tuán)總部、下屬獨立公司。三、管理角色與職責(zé)1、直接責(zé)任人資產(chǎn)使用人為直接管理人，對資產(chǎn)實行完全的管理責(zé)任。使用中應(yīng)主動避免資產(chǎn)損壞風(fēng)險并且一旦由于保管不善造成資產(chǎn)損壞或遺失，按照相關(guān)制度進(jìn)行賠償。2、間接責(zé)任人資產(chǎn)使用人的部門負(fù)責(zé)人和各中心兼職資產(chǎn)管理員為間接管理人。負(fù)責(zé)對資產(chǎn)使用人的使用行為進(jìn)行監(jiān)督，出現(xiàn)違規(guī)行為必須及時制止。當(dāng)資產(chǎn)由于人為原因造成損壞或遺失，承擔(dān)間接管理責(zé)任和區(qū)域責(zé)任制(

2、辦公或其他公共區(qū)域內(nèi)的無主設(shè)備由其距離最近的部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)臨時保管和損壞、遺失賠償責(zé)任，確認(rèn)無人使用后2個工作日內(nèi)歸還至信息倉庫)。3、資產(chǎn)管理部門：IT總部數(shù)據(jù)中心地區(qū)管理部資產(chǎn)管理組是信息資產(chǎn)的直接管理部門，負(fù)責(zé)對直接責(zé)任人、問接責(zé)任人落實該制度的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，出具相應(yīng)的管理規(guī)定和依據(jù)該制度出具處理意見。四、信息終端使用與管理規(guī)范1、資產(chǎn)使用行為規(guī)范為避免信息資產(chǎn)的使用風(fēng)險，針對資產(chǎn)的直接責(zé)任人(即使用人，下稱使用人)的使用行為進(jìn)行明確的規(guī)范，內(nèi)容如下：(1)員工必須遵守信息資產(chǎn)的業(yè)務(wù)辦理規(guī)范，按總部信息終端配置標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)辦理規(guī)范辦理資產(chǎn)領(lǐng)用、歸還等業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)辦理規(guī)范詳見下文。(2)

3、使用人自將設(shè)備實物領(lǐng)出信息倉庫的同時，即開始承擔(dān)直接保管責(zé)任和損壞、遺失的賠償義務(wù)。自設(shè)備歸還至信息倉庫的同時，該責(zé)任和義務(wù)即隨實物轉(zhuǎn)移至接收人。(3)一旦辦理資產(chǎn)領(lǐng)用后，領(lǐng)用資產(chǎn)嚴(yán)禁借他人使用。如因辦公需要，任何資產(chǎn)使用人的變動，必須提前完成資產(chǎn)轉(zhuǎn)移或者調(diào)撥流程。(4)辦公信息終端僅限于在總部園區(qū)內(nèi)使用，由于工作需要需帶離園區(qū)，在帶離前和帶回后通過自由流程向資產(chǎn)管理部門進(jìn)行報備頁腳內(nèi)容精品整理(5)確保在安全的環(huán)境下使用，避免設(shè)備進(jìn)水、摔落、屏幕劃傷等人為損傷。(6)確保設(shè)備內(nèi)配件完好，嚴(yán)禁私自拆卸。(7)保持設(shè)備干凈、清潔定期對臟污進(jìn)行清理，嚴(yán)禁在設(shè)備上黏貼不干膠、卡通貼畫等裝飾物。(8)

4、嚴(yán)禁私自撕毀資產(chǎn)卡片號。(9)原則上每名員工只能參照總部信息終端配置標(biāo)準(zhǔn)申請1臺辦公設(shè)備，如因辦公需要，申請超標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備或多臺設(shè)備，均必須完成超標(biāo)申請流程。超標(biāo)申請需求必須真實，虛假申請一旦發(fā)現(xiàn)員工本人和其部門負(fù)責(zé)人均將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。設(shè)備使用期間違反上述行為規(guī)范，將參照本制度第五章的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。2、業(yè)務(wù)辦理規(guī)范信息資產(chǎn)業(yè)務(wù)是指當(dāng)員工出現(xiàn)工作調(diào)動、離職或新員工入職，涉及信息終端使用需求變更時，必須按照規(guī)定辦理相關(guān)的資產(chǎn)變更業(yè)務(wù)。流程要求如下：(1)新員工、實習(xí)生電腦領(lǐng)用代領(lǐng)人收到短信通知后，2個工作日內(nèi)需要到信息倉庫辦理領(lǐng)用，超過領(lǐng)用期限，信息倉庫將進(jìn)行拆機處理。信息倉庫將按照總部信息終

5、端配置標(biāo)準(zhǔn)配發(fā)對應(yīng)崗位員工的辦公信息終端，如果配發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)不滿足需求，領(lǐng)用后再完成相應(yīng)的線上流程新領(lǐng)設(shè)備?？偛啃畔⒔K端配置標(biāo)準(zhǔn)詳見附件。(2)離職部門負(fù)責(zé)人提交離職申請流程后，員工即可到信息倉庫辦理離職歸還手續(xù)。員工到信息倉庫歸還設(shè)備前，須登錄資產(chǎn)管理平臺對個人名下設(shè)備與實際使用設(shè)備進(jìn)行自查，確保帳實一致。如果出現(xiàn)差異，及時聯(lián)系財務(wù)規(guī)劃中心資產(chǎn)管理部進(jìn)行核實并處理。歸還的設(shè)備要求無人為損傷，各配件完好、無人為污漬，如有違反參照使用行為規(guī)范進(jìn)行處理。部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督離職員工在最后工作日內(nèi)歸還所使用的辦公信息設(shè)備。最后工作日前未歸還信息設(shè)備，按照本制度第五章相關(guān)規(guī)定對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理。信息倉庫每

6、月將梳理離職流程提交后超1月未歸還信息設(shè)備的離職人員，梳理情況將定期通過郵箱反饋至其部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)在2個工作日內(nèi)需落實其資產(chǎn)情況并進(jìn)行回復(fù)。(3)借用只允許集團(tuán)內(nèi)部臨時借用，借用時間不能超過1個月。如有特殊情況完成相應(yīng)的續(xù)借手續(xù)。頁腳內(nèi)容精品整理固定資產(chǎn)借用需求必須真實有效并提供必要的說明文件或附件，如項目使用需上傳項目經(jīng)理提交的項目立項流程，截圖中需包括項目名稱、項目編號、項目開始結(jié)束時間、參與項目的人員明細(xì)。借用人對所借用資產(chǎn)負(fù)有管理責(zé)任和賠償義務(wù)，借用電腦的使用規(guī)范和領(lǐng)用資產(chǎn)一致。申請人所借用的設(shè)備仍必須滿足總部信息終端配置標(biāo)準(zhǔn)，如有特殊需求需審批部門簽批同意。借用信息資產(chǎn)應(yīng)

7、該在到期前進(jìn)行歸還，如有特殊情況需要及時聯(lián)系資產(chǎn)管理專員辦理相關(guān)延期手續(xù)。超期未歸還信息倉庫將安裝本章第五章的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。(4)調(diào)動員工公司間的崗位調(diào)動時必須以總部信息終端配置標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，達(dá)到電腦更換條件時才能夠進(jìn)行更換。員工跨公司間的崗位調(diào)動，在崗位調(diào)動前必須將電腦歸還至信息倉庫后再按新公司的規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)。(5)報廢用戶憑IT幫客的鑒定單提交資產(chǎn)報廢申請，流程流轉(zhuǎn)至資產(chǎn)管理專員時提交信息內(nèi)部領(lǐng)用申請。在領(lǐng)用新電腦的同時歸還報廢電腦，電腦報廢前必須將重要文件進(jìn)行銷毀。(6)更換除崗位調(diào)整之外需要更換現(xiàn)有物資的使用需求，必須以總部信息終端配置標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，達(dá)到電腦更換條件時才能夠進(jìn)行更換

8、。3、資產(chǎn)管理要求(1)盤點制度信息資產(chǎn)的盤點采用自盤和統(tǒng)盤的方式。自盤包含個人自查、部門自盤、中心自盤三個方面。統(tǒng)盤主要是指年度集團(tuán)范圍內(nèi)的統(tǒng)一盤點。個人自查個人自查是指使用人在日常使用期間，除要按照本制度對設(shè)備本身承擔(dān)管理職責(zé)和賠償義務(wù)外，還必須關(guān)注資產(chǎn)管理平臺中個人名下與在使用設(shè)備的一致性。要求使用人在日常使用中即有資產(chǎn)管理的責(zé)任意識，原則上每周進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)差異及時反饋至財務(wù)規(guī)劃中心資產(chǎn)管理部。無論是在財務(wù)抽盤、年度大盤、辦理資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)差異的，地區(qū)管理部會聯(lián)合財務(wù)針對差異進(jìn)行調(diào)查，由于個人自查不到位或者本人已經(jīng)發(fā)現(xiàn)有差異但未反饋的，參照本制度第五章的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。部

9、門自盤頁腳內(nèi)容精品整理部門自盤是指由部門負(fù)責(zé)人組織部門內(nèi)的員工對自己所使用設(shè)備與資產(chǎn)管理平臺名下資產(chǎn)的一致性進(jìn)行檢查，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)組織、監(jiān)督、檢查的職責(zé)并具備極強的資產(chǎn)管理意識。原則上部門負(fù)責(zé)人應(yīng)每月組織部門內(nèi)員工對資產(chǎn)進(jìn)行檢查。無論是在財務(wù)抽盤、年度大盤、辦理資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)差異的，如果經(jīng)查實部門內(nèi)員工資產(chǎn)差異是由于自盤不到位或者本人已經(jīng)發(fā)現(xiàn)有差異但未反饋的，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶的管理責(zé)任，參照本制度第五章的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。中心自盤中心自盤是指由各中心兼職資產(chǎn)管理員組織的中心內(nèi)員工對自己所使用設(shè)備的盤點，原則上每季度組織盤點一次，中心第一負(fù)責(zé)人監(jiān)督其落實，要求每季度舉行一次。發(fā)

10、現(xiàn)差異及時查明原因，并反饋至財務(wù)規(guī)劃中心資產(chǎn)管理部。如果由于自盤不到位或者發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)差異未及時反饋造成的，除差異本人承擔(dān)主要責(zé)任以外，其部門負(fù)責(zé)人、中心第一負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶管理職責(zé)，參照本制度第五章的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。集團(tuán)年度統(tǒng)盤集團(tuán)年度統(tǒng)盤是指由財務(wù)規(guī)劃中心資產(chǎn)管理部組織指定相關(guān)人員，對集團(tuán)總部的資產(chǎn)情況進(jìn)行的統(tǒng)一盤點。集團(tuán)年度統(tǒng)盤是檢查個人自查、部門自盤、中心自盤落實情況的總要手段。(2)區(qū)域責(zé)任制區(qū)域責(zé)任制是指部門負(fù)責(zé)人對距離其辦公地點最近的無主資產(chǎn)負(fù)有管理責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時歸還信息倉庫，部門負(fù)責(zé)人對責(zé)任區(qū)域內(nèi)的無主資產(chǎn)承擔(dān)和自己使用的資產(chǎn)相同的管理職責(zé)和賠償義務(wù)。(3)低值易耗管理責(zé)任制

11、資產(chǎn)的直接使用人除對固定資產(chǎn)本身具有直接管理責(zé)任外，還對資產(chǎn)使用配套的相關(guān)低值易耗品有直接保管責(zé)任。出現(xiàn)損壞、遺失，按低值易耗的采購價格進(jìn)行賠償。五、違規(guī)行為及處罰規(guī)定1、個人使用違規(guī)行為處罰規(guī)定(1)員工在信息倉庫未按秩序辦理相關(guān)的資產(chǎn)業(yè)務(wù)，第一次將在集團(tuán)內(nèi)進(jìn)行通報處理，兩次及以上每次通報人事負(fù)激勵20元。(2)在個人使用的信息設(shè)備上黏貼不干膠、卡通貼畫或不愛惜設(shè)備，出現(xiàn)腳印、油污等非正常使用造成的污漬，責(zé)令責(zé)任人清理干凈恢復(fù)原狀，并負(fù)激勵50元。如果需要維修商恢復(fù)，責(zé)任人還必須承擔(dān)相應(yīng)的維修費用。(3)員工在未報備的情況下將設(shè)備私自帶離公司，第一次進(jìn)行通報處理，兩次及以上負(fù)激勵頁腳內(nèi)容精品

12、整理20元。(4),設(shè)備進(jìn)水、摔落、屏幕劃傷等人為損傷責(zé)令責(zé)任人修復(fù)，如果需要維修商恢復(fù)，責(zé)任人還必須承擔(dān)相應(yīng)的維修費用；如果設(shè)備無法修復(fù)，按照公允價值進(jìn)行賠償。(5)設(shè)備遺失，按照公允價值進(jìn)行賠償。(6)員工私自撕毀資產(chǎn)卡片號，第一次進(jìn)行通報處理，兩次及以上負(fù)激勵50元。(7)私自拆卸、替換配件，責(zé)令其恢復(fù)原狀，如果需要維修商恢復(fù)，費用由責(zé)任人承擔(dān)，并在集團(tuán)內(nèi)進(jìn)行通報處理。(8)將個人設(shè)備在未完成線上流程的情況下私下與他人交換、或借他人使用，第一次進(jìn)行通報處理，兩次及以上負(fù)激勵50元。(9)在進(jìn)行超標(biāo)申請的期間，違背真實需求、謊報數(shù)據(jù)，當(dāng)事人與部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵20元并在集團(tuán)內(nèi)進(jìn)行通報處理。2

13、、違反業(yè)務(wù)要求的行為處理(1)離職員工，未在最后工作日歸還所使用的信息終端，對其部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵50元，并進(jìn)行通報處理。(2)借用資產(chǎn)超期信息倉庫通過短信通知后仍未歸還未歸或辦理延期手續(xù)，對其員工本人及部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵30元并進(jìn)行通報，仍未歸還按資產(chǎn)的公允價值變賣給員工，價款在工資中進(jìn)行扣除。(3)離職、調(diào)動、更換歸還到信息倉庫的設(shè)備，有非正常使用造成的污漬，責(zé)令責(zé)任人清理干凈，如果需外部單位進(jìn)行清理，責(zé)任人還需承擔(dān)清理費用。另外，歸還的信息倉庫有人為損壞或配件遺失，如果需要維修商恢復(fù)，費用由責(zé)任人承擔(dān)，并在集團(tuán)內(nèi)進(jìn)行通報處理，無法修復(fù)的按設(shè)備的公允價值進(jìn)行賠償。(4)報廢的設(shè)備責(zé)任人在歸還至

14、信息倉庫前或者在拷貝資料后，必須將重要資料進(jìn)行刪除。如果造成資料泄露造成公司損失，視其損失大小追要求責(zé)任人進(jìn)行賠償。(5)員工在信息倉庫辦理相關(guān)資產(chǎn)業(yè)務(wù)時，不按秩序協(xié)助資產(chǎn)管理專員做好配件回收工作，對責(zé)任人負(fù)激勵10元作為處罰。3、違反管理要求的行為處理(1)員工在使用電腦期間，每周需要對名下資產(chǎn)與資產(chǎn)管理平臺進(jìn)行核查，不一致的及時溝通財務(wù)規(guī)劃中心資產(chǎn)管理部進(jìn)行處理。經(jīng)核實，由于責(zé)任人未及時自查造成的差異，對其本人和部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵10元/次并責(zé)令改正。(2)部門自盤要求部門負(fù)責(zé)人在每月開展一次，盤點結(jié)果及時反饋至中心兼職資產(chǎn)管理專員。頁腳內(nèi)容精品整理經(jīng)檢查部門負(fù)責(zé)人未按要求開展自盤工作，對部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵10元/次并責(zé)令改正。(3)中心自盤要求由各中心兼職資產(chǎn)管理員組織、中心第一負(fù)責(zé)人監(jiān)督每季度組織一次，各中心資產(chǎn)管理員協(xié)調(diào)財務(wù)規(guī)劃中心資產(chǎn)管理部對差異情況進(jìn)行處理。經(jīng)檢查各中心未按要求開展自盤工作，對中心第一負(fù)責(zé)人負(fù)激勵30元/次并責(zé)令改正。(4)距離無主資產(chǎn)最近的部門負(fù)責(zé)人對該資產(chǎn)具有保管責(zé)任和賠償義務(wù)與個人資產(chǎn)一致。如確認(rèn)無人認(rèn)領(lǐng)，該部門負(fù)責(zé)人及時歸還至信息倉庫。發(fā)現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人對距離其最近的無主資產(chǎn)不管不顧，對其進(jìn)行負(fù)激勵20元并進(jìn)行通報。4、低值易耗賠償方案資產(chǎn)的直接使用人除對固定資產(chǎn)本身具有直接管理責(zé)任外，還對資產(chǎn)使用配套的相