公司印章管理規(guī)范

1、印章管理規(guī)范1. 目的為保證公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)公司利益，便于工作的順利進(jìn)行，使公司各類印章保管使用更加規(guī)范、安全、有序，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理目標(biāo)，特制訂本管理規(guī)范。2. 適用范圍2.1 本規(guī)范適用于公司各類印章的刻制、啟用、保管、使用、銷毀等一系列涉及公司行政管理、經(jīng)營(yíng)管理和組織管理事務(wù)的印章管理工作。2.2 適用本規(guī)范的公司印章種類主要有：2.2.1 行政印章（公章），適用于以公司名義制發(fā)行政公文、函電、報(bào)表，訂立合同、協(xié)議，出具承諾書、授權(quán)委托書、介紹信、證明及其他重要材料等。2.2.2 財(cái)務(wù)專用章，適用于以公司名義開立銀行賬戶的預(yù)留印鑒以

2、及進(jìn)行資金調(diào)撥等財(cái)務(wù)收支活動(dòng)，繕制各類財(cái)務(wù)活動(dòng)單據(jù)、報(bào)表等。2.2.3 合同專用章，適用于以公司名義對(duì)外開展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)或特定業(yè)務(wù)活動(dòng)，并訂立相關(guān)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，須經(jīng)公司特別授權(quán)后使用。2.2.4 負(fù)責(zé)人名章，適用于以公司負(fù)責(zé)人名義簽發(fā)文件，進(jìn)行財(cái)務(wù)收支活動(dòng)，繕制各類財(cái)務(wù)活動(dòng)單據(jù)、報(bào)表，集團(tuán)公司開立銀行賬戶的預(yù)留印鑒，以及其他需加蓋集團(tuán)公司負(fù)責(zé)人名章的合同、協(xié)議、法律文書等。2.2.5 黨群組織印章，主要包括黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等黨群組織印章，適用于以黨群組織各自名義制發(fā)公文、函電， 出具介紹信、證明及其他重要材料等。2.2.6 部門印章，適用于以公司職能部門名義制發(fā)公文、函電、報(bào)表， 各職能部

3、門之間商洽工作，及上下級(jí)相關(guān)部門聯(lián)系、商洽工作，出具有關(guān)說(shuō)明材料等。2.2.7 業(yè)務(wù)專用章，適用于公司職能部門在業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)中的職責(zé)確認(rèn)、各類憑證的交接等。2.2.8 日常工作用章，現(xiàn)金收、付訖章，轉(zhuǎn)賬收、付訖章，更正（校對(duì)）章，工作人員名章。3. 管理職責(zé)3.1 公司綜合部是印章管理的職能部門，負(fù)責(zé)印章管理工作。印章管理堅(jiān)持統(tǒng)一、集中、規(guī)范、安全的原則，嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)管理制度和其他有關(guān)規(guī)定。3.2 公司各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視印章管理工作，遵守本規(guī)范并加強(qiáng)對(duì)本部門印章管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。3.3 公司印章審批3.3.1 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)行政章的使用審批工作。3.3.2 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各職能

4、部門專用章的審批工作。3.3.3 印章管理員：負(fù)責(zé)印章的保管；負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺(tái)帳；負(fù)責(zé)印章使用的審核工作；負(fù)責(zé)制定所保管印章的使用程序。3.4 責(zé)任歸屬3.4.1 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)，如公章管理人員違規(guī)蓋章造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。3.4.2 違反公司印章規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者，公司將追究其法律責(zé)任。4. 印章的刻制、啟用4.1 印章的刻制4.1.1 公司印章的刻制均須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由公司開具介紹信， 到公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門辦理刻制手續(xù)。4.1.2 印章的形體和規(guī)格，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.2 印鑒的啟用4.2.1 新印章

5、啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。4.2.2 印章啟用應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日 期、發(fā)放單位和使用范圍。5. 印章的保管、交接和停用5.1 公司各類印章必須有專人保管，并將保管公章人員名單報(bào)綜合部備案。5.1.1 公司的行政印章、合同專用章、法人印章由綜合部指定人 員專職保管；財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、工程專用章由財(cái)務(wù)部、工程 部指定專人保管。5.1.2 印章保管須有記錄，注明印鑒名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收 到日期、啟用日期、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。5.1.3 嚴(yán)禁員工私自將印章帶出公司使用。若因工作需要，確需 將印章帶出使用，需提交申請(qǐng)報(bào)告，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)綜合部經(jīng)

6、理 確認(rèn)后方可帶出。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由， 并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。5.1.4 印章保管人因事離崗時(shí)，須報(bào)總經(jīng)理，由總經(jīng)理指定人員 暫時(shí)代管，以免貽誤工作，代管人應(yīng)按公司規(guī)定使用印章。5.2 印章保管必須安全可靠，印章未經(jīng)批準(zhǔn)不可私自委托他人代管。為保證印章管理絕對(duì)安全，公司行政印章、合同專用章、法人印章、財(cái)務(wù)專用章等由指定兩人分開保管、監(jiān)督使用。發(fā)票專用章及發(fā)票管理指定兩人分開保管、監(jiān)督使用，二者權(quán)責(zé)明確，印章管理同公 司行政章。5.3 印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失, 及時(shí)匯報(bào)，配合查處。5.4 印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間

7、、圖樣等信息。5.5 有下列情況，印章須停用：5.5.1 公司名稱變動(dòng)；5.5.2 印章?lián)p壞；5.5.3 印章遺失或被竊，聲明作廢。5.5.4 因其他原因?qū)е略¤b不能繼續(xù)使用的。5.5.5 印章停用時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時(shí)將停用印章送綜合部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。6. 印鑒使用6.1 使用范圍如下：6.1.1 凡屬以公司名義對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司行政印章。6.1.2 凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的加蓋公司公章的，先由部門經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理審批，方可蓋章。6.1.3 凡屬合同類的加蓋合同專用章，審批同公章的流程。6.1.4 凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的加蓋財(cái)務(wù)專用章。

8、6.1.5 凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)開具發(fā)票業(yè)務(wù)加蓋發(fā)票專用章，管理辦法按公司財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。發(fā)票管理者每月定期統(tǒng)計(jì)打印發(fā)票明細(xì)及印章持有者用印登記表核對(duì)核實(shí)，并雙方簽字報(bào)綜合部備案。6.1.6 凡屬工程部業(yè)務(wù)范圍內(nèi)需加蓋工程部專用章的，由工程部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可蓋章。6.2 使用程序6.2.1 公司公章及合同專用章每次使用均須先經(jīng)部門經(jīng)理審核、報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，填寫印章使用登記表后方可蓋章，同時(shí)需將用印文件的復(fù)印件提交綜合部檔案管理員備案存檔。如總經(jīng)理因特殊情況不能及時(shí)辦理，采用電話等方式聯(lián)系，經(jīng)過(guò)確認(rèn)后辦理，事后由總經(jīng)理補(bǔ)簽。6.2.2 建立用章使用登記制度，嚴(yán)格按審批程序使用印章，不符合規(guī)定的

9、和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、合同等， 印章保管人有權(quán)拒印。6.2.3 嚴(yán)禁填蓋空白合同、協(xié)議、證明及介紹信。因工作特殊確需開具時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理同意方可開具；待工作結(jié)束后，必須及時(shí)向公司匯報(bào)開具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回，由綜合部銷毀。6.2.4 對(duì)加蓋印章的材料，必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確， 且應(yīng)注意落款單位必須及印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。6.2.5 辦理以下文件、材料用印，必要時(shí)應(yīng)先交由公司常年法律顧問或法律工作人員審核把關(guān)，再報(bào)經(jīng)有權(quán)審批的領(lǐng)導(dǎo)同意后方能用印。a 各類合同、協(xié)議、承諾書和涉及公司權(quán)利義務(wù)的法律文書。b 對(duì)外公告、通告和涉及公司權(quán)利義務(wù)的對(duì)外正式文本。c 其他須經(jīng)法律審核、見證的有關(guān)文件、材料等。7. 印章使用登記檔案管理7.1 公司用印文件及復(fù)印件存檔由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé)，用印申請(qǐng)人及印章指定保管人負(fù)責(zé)用印文件的交接及監(jiān)督存檔備案。7.2 每年年終印章保管人應(yīng)將印章使用情況登記表原件送綜合部檔案管理員存檔。7.3 應(yīng)妥善保管用印檔案材料，凡需要查詢印章使用登記及用印 文件情況的應(yīng)向綜合部提出申請(qǐng)，得到其部門經(jīng)理同意后，方可借閱 使用檔案。檔案資料未經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)，不得帶出檔案的保存地