《檔案管理辦法》詳解

1、檔案管理辦法檔案管理辦法詳解詳解華為集團目錄目錄1234567檔案管理基本原則檔案管理基本原則檔案類型及歸檔范圍檔案類型及歸檔范圍檔案材料的提交檔案材料的提交檔案編號檔案編號檔案保密檔案保密檔案保管期限檔案保管期限檔案借閱及檔案室管理檔案借閱及檔案室管理一、檔案管理基本原則正通總部、各公司檔案管理的原則統一管理原則 凡屬應歸檔范圍的材料，必須按規(guī)定向檔案部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。保持原貌原則 禁止污損檔案材料，禁止在檔案材料上涂寫、標注，定期維護需要護理或保養(yǎng)的檔案材料。分工負責原則 兩級檔案部門。 設專、兼職人員管理。 經辦部門負責收集、整理、移交。 明確檔

2、案管理人員崗位職責二、檔案類型及歸檔范圍檔案類型序號檔案類型類型代碼1資質權屬檔案ZZ2品牌授權檔案SQ3文書檔案WS4會計檔案KJ5人事檔案RS6工程檔案GC7聲像檔案SX8榮譽檔案RY9客戶檔案KH10其他檔案QT檔案共計分為十大類，代碼為檔案類型拼音首字母。二、檔案類型及歸檔范圍歸檔范圍1、資質權屬檔案（類型代碼ZZ）： 章程、股東決議、驗資報告、增減后的驗資、工商信息清單/機讀文件總原、子原 刻章證明/登記卡、股權轉讓協議/登記、品牌認證、土地房產證、規(guī)劃、政府許可批復總原、子復 證照總復、子原 懸掛副本總復、子復 授權意向書、經銷商協議、營業(yè)網點許可、授權總原、子復 商標使用許可協議

3、、標識物租賃協議等總復、子原歸檔范圍2、品牌授權檔案（類型代碼SQ）：二、檔案類型及歸檔范圍 匯編制度、流程、合同總原、子原 紀要、招投標資料、用印文件、仲裁訴訟、紙面流轉審批、郵件流轉審批總原、子復 通過郵件流轉的內部申請及批復材料中，屬于重要事項的，須打印并歸為文書檔案，打印人簽名件作為原件電子檔打印歸檔范圍3、文書檔案（類型代碼WS）：二、檔案類型及歸檔范圍 年度審計報告總原、子原 簽名考勤、簽名工資條總才原、子人復 會計檔案、單據總才原歸檔范圍4、會計檔案（類型代碼KJ）：二、檔案類型及歸檔范圍 勞動合同、補充協議、保密協議、培訓協議、離職兩年內以上協議、總原、子原 考勤、假期、薪酬計

4、算、員工資料子人原 經理以下離職檔案總復、子人原歸檔范圍5、人事檔案（類型代碼RS）：二、檔案類型及歸檔范圍 立項審批、規(guī)劃設計方案許可證及驗收、圖紙、施工許可、竣工驗收、環(huán)評、管線綜合審查、排污許可、消防人防驗收、工程招標資料、施工合同、監(jiān)理合同、接管驗收總原、子復歸檔范圍6、工程檔案（類型代碼GC）：二、檔案類型及歸檔范圍聲像檔案由總部檔案室、子公司人事行政資料室各保管一套。原件只有一份的，由總部檔案室保管 原件 ，子公司人事行政資料室保管 復印件 。榮譽檔案由總部檔案室保管 復印件 ，子公司人事行政資料室保管 復印件 ，經營場所懸掛或擺放 原件。二、檔案類型及歸檔范圍歸檔范圍7、聲像檔案

5、（類型代碼SX）8、榮譽檔案（類型代碼RY)以上兩類檔案統稱為實物檔案歸檔范圍9、客戶檔案（類型代碼KH）：二、檔案類型及歸檔范圍 客戶檔案是指客戶與公司辦理業(yè)務中涉及的客戶個人信息、車輛信息、業(yè)務單證、客戶反饋的意見及處理結果等。分設了銷售客戶資料室和售后客戶資料室的公司，銷售部業(yè)務的客戶檔案由銷售客戶資料室存檔保管，售后部業(yè)務的客戶檔案由售后客戶資料室存檔保管。二手車業(yè)務的客戶檔案歸為銷售客戶檔案總復、子復、客戶保存原件歸檔范圍10、其他檔案（類型代碼QT）：二、檔案類型及歸檔范圍 黨組織成立批復、工會組織成立批復、共青團組織成立批復、行業(yè)協會組織成立批復 以黨組織名義簽訂的合同總原、子復

6、 黨工團組織重大決定、往來函件 其他不屬于前述九類檔案的重要材料總復、子原 黨工團組織的機構代碼證、其他證件總復、子復三、檔案材料的提交應歸檔的材料，由材料辦理部門負責人向檔案部門提交； 主辦部門、末辦部門 60天原則 檔案材料提交前，須按規(guī)范進行整理； 30天原則 齊全、完好原則 整理單位為“件”檔案材料的提交四、檔案編號立卷及編號按問題、時間、重要程度和文件材料的形成規(guī)律，將檔案材料分類組卷編號編號 第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分格式格式總部主辦一位英文字母三位英文字母兩位英文字母數字，流水號四位數字數字，流水號子公司主辦三位數字注解注解檔案部門代碼總部主辦部門代碼；主辦

7、子公司代碼。詳見“總部主辦部門及子公司代碼清單”檔案類型代碼在本檔案類型中的案卷順序號，即這一卷在本檔案類型中排第幾卷，用自然數編排，不限位數。檔案產生的年份，一般以事項辦結日期所在年份來編制；客戶檔案使用第一次歸檔材料的辦結日期。在本卷中的文件順序號，即這件檔案在本卷中排第幾件，用自然數編排，不限位數。備注備注前面四部分構成案卷編號 舉例：檔案編號為 A- 023-SX-12-2010-1的材料是“總部檔案室保管，湖北鼎杰，聲像檔案，第12卷，2010年產生，本卷第1份資料”。這便于管理客戶車輛檔案，在對客戶車輛設立檔案時，可以在上述檔案編號后增加第七部分，建議使用車輛VIN.碼末六位數，第

8、六部分與第七部分之間仍用半角的橫線（即“”）相連。舉例：檔案編號為 D-023-KH-12-2010-1-123456 的材料是“子公司銷售客戶資料室保管，湖北鼎杰，客戶檔案，第12卷，2010年首次歸檔，本卷第1份資料，車輛VIN碼末六位數為123456”。四、檔案編號立卷及編號五、檔案保密檔案保密檔案材料的保密級別：絕密、秘密、不涉密絕密檔案 涉及公司核心技術、重要決策、經營決策等檔案材料，泄露將會對公司造成重大的經濟損失或安全問題。包括：核心的技術材料、融資計劃、股權收購計劃、重大投資計劃、土地或房產購置方案、經營戰(zhàn)略、經營方面調整、未公布的招標方案、未公布的招標標底、未公布的招標結果、

9、未公布的財務報告報表或財務數據、重大合同的商務條件、法律法規(guī)要求公司負有嚴格保密義務的材料，以及業(yè)務主辦部門認為應屬于絕密的材料。秘密檔案 涉及公司經營、管理的重要資源或材料，包括：市場策略、進貨成本、所有人事檔案、所有客戶檔案、仲裁訴訟資料、員工工資信息、重要的會議資料及內容、重要的會議記錄、合同中約定的保密信息、法律法規(guī)要求公司負有一般保密義務的材料，以及業(yè)務主辦部門認為應屬于秘密的材料。不涉密檔案 公開檔案，也不會對公司的經營、管理帶來損失或風險的材料，以及公司希望予以公開的材料。包括：面向公眾發(fā)布的通告或通知、已經解除保密的文件材料、榮譽檔案、應當懸掛或公示的相關證件。檔案保管期限永久、定期永久、定期六、檔案保管期限永久保管永久保管 資質權屬檔案、品牌授權檔案、工程檔案、聲像檔案、榮譽檔案、重要合同等文書檔