數(shù)碼照片歸檔和管理規(guī)范

1、 （DA/T 50-2014 ）目錄 Contents 1 范圍 2 規(guī)范性引用文件 3 術(shù)語和定義 4 歸檔 5 整理和著錄 6 存儲和保管 7 利用和鑒定銷毀范圍 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 一范圍l本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。l 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。規(guī)范性引用文件 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀二規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用

2、文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)， 然而， 鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件， 其最新版本適用于本標(biāo)。規(guī)范性引用文件 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀u GB/T 2887-2011 計算機(jī)場地通用規(guī)范uGB/T 11821-2002 照片檔案管理規(guī)范uGB/T 17235.1-1998 信息技術(shù) 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第 1 部分:要求和指南uGB/T 17235.2-1998 信息技術(shù) 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第 2 部分:一致性測試uG

3、B/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范uGB/T 20163-2006 中國檔案機(jī)讀目錄格式uDA/T 15-1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范uDA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則uDA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范術(shù)語和定義 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀三、術(shù)語和定義 1 、數(shù)碼照片 用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。 2、數(shù)碼照片檔案 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在 處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保

4、存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。術(shù)語和定義 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 3 、EXIF 信息 數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。 主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。 。術(shù)語和定義 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 4 、照片組 有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。 如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)。 歸 檔 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄

5、 存儲和保管利用和鑒定銷毀四、歸檔 1 歸檔范圍：歸檔范圍：（ 1 ） 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。 本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動、重要會議的數(shù)碼照片；本單位重點(diǎn)建設(shè)項目、重點(diǎn)科研項目的數(shù)碼照片； 領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片； 歸 檔 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 本單位勞動模范、先進(jìn)人物及其典型活動的數(shù)碼照片； 本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。（ 2 ）、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。 （ 3 ）記錄本地區(qū)地理概

6、貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。 （ 4 ）其他具有保存價值的數(shù)碼照片。三歸 檔 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 2 保管期限3 歸檔時間 數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為 30 年和 10 年。 數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲在第二年 6 月底前完成歸檔。歸 檔 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀4 歸檔要求 （1） 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和 EXIF 信息進(jìn)行修改和處理

7、。 （ 2） 對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。 （3 ）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為 JPEG、TIFF 或 RAW 格式，推薦采用 JPEG 格式。歸 檔 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 （4） 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。 （5） 數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。

8、 （6） 歸檔時，應(yīng)參照 GB/T 18894-2002 （電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范）對數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。整理和著錄 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀1 分類和排列（1） 同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。（2） 同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。 2 命名 （1）整理過程中，應(yīng)對數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。 （2 ）數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴(kuò)展名” 格式命名。 保管期限代碼：分別用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30 年、10 年。

9、 五 整理和著錄整理和著錄 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 年度：為 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字。 照片組號：為 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照 片組從“0001”開始順序編號。 張?zhí)枺簽?4 位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。 示例 2009 年某單位拍攝的一組 XX 工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久” ，存儲格式為 JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.jpg。整理和著錄 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀（1） 數(shù)碼照片

10、檔案的著錄項目 包括以下著錄項目：全宗號、 保管期限 、年度 、部門 、照片組號、 張?zhí)?、參見號、 攝影者、 時間、 組題名、 文字說明、 文件格式、 開放狀態(tài)。 全宗號：全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號 保管期限：保管期限：照片所劃定的保管期限包括永久、30年、10年。 年度：年度：形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。 部門：部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱。3 著錄整理和著錄 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 照片組號照片組號：為 4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的組從“0001”開始順序編號。 張?zhí)枺簭執(zhí)枺簽?4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從

11、“0001”開始順序編號。 參見號：參見號：與本張或本組照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案（如文書檔案、科技檔案等）的檔號。 攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。 時間：數(shù)碼照片拍攝時間。采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前面補(bǔ)“0”。 整理和著錄 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容。 文字說明：本張照片的說明，包括人物、地點(diǎn)、事由等要素。 文件格式：本張照片的計算機(jī)文件類型，包括JPEG、TIFF 或 RAW 。 開放狀態(tài)：本張照片是否開放的標(biāo)記，開放為“Y”,不開放為“N”。 (2) 建立數(shù)碼照

12、片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可參見參見附錄附錄 B 存儲和保管 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀1 存儲結(jié)構(gòu) 數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進(jìn)行存儲。 一般應(yīng)在計算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。 示例 ：某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū) D 盤根目錄下，2011 年該單位拍攝的一組 XX 工作會議的數(shù)碼照片為 2011 年第一組照片，保管期限為“永久” ，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在

13、以下路徑下： D：數(shù)碼照片檔案YJ201100016存儲和保管 存儲和保管 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 （1） 數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲載體。 （2 ）數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲為一式 3 套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。 （ 3） 存儲數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存） 、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。2 存儲載體存儲和保管 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義

14、 歸檔 整理和著錄 存儲和保管利用和鑒定銷毀 （1） 在線存儲的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合 GB/T 2887-2011 的要求。（計算機(jī)場地通用規(guī)范） ( 2 )離線存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合 DA/T 15-1995 的要求。（磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范） (3) 離線存儲在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合 DA/T 38-2008 的要求。（電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范）（4）對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、 光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。 3 保管利用和鑒定銷毀 范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 歸檔 整理