社區(qū)檔案管理制度

1、社區(qū)檔案管理制度一、總則1、為了規(guī)范社區(qū)檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制定本制度。2、檔案的范圍(1)社區(qū)內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。(2)外部政府機關、行業(yè)部門形成的與社區(qū)經(jīng)營或行業(yè)有關的公文、通知、批復等資料。(3)下屬居民委員會(以下簡稱居委會)備案形成的與經(jīng)營有關的資料。二、檔案的管理部門1、檔案管理由行政管理中心及財務中心共同管理，其中行政管理中心為主管部門。2、檔案管理部門的職責(1)行政管理中心檔案管理的職責負責統(tǒng)一組織編制、修訂、完善社區(qū)的檔案管理制度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。負責指

2、導、培訓、宣貫檔案管理制度。負責組織、安排、檢查督導檔案管理制度的執(zhí)行。負責整理、保管社區(qū)人事行政類和業(yè)務類檔案。負責收集、整理、保管居委會備案的人事行政類和業(yè)務類檔案。負責收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立社區(qū)電子目錄。(2)財務中心檔案管理的職責負責配合行政管理中心編制、修訂、完善社區(qū)檔案管理制度中財務類檔案的分類目錄、分類管理流程。負責收集、整理、保管社區(qū)及居委會備案的財務類檔案。三、檔案的分類管理1、檔案的分類原則社區(qū)檔案分類和分類編號由行政管理中心統(tǒng)一集中管理。各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。如有變更、調(diào)整、增加、刪除需求，應由需求部門提出申請，經(jīng)部門負責人和行政管

3、理中心審批同意后再做調(diào)整。2、檔案的分類檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級性等多種方式分類。社區(qū)檔案主要采取按實質(zhì)內(nèi)容進行分類。(1)按內(nèi)容進行分類，主要有：章程、規(guī)章制度、通知通報發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、制度、內(nèi)部通知通報發(fā)文、外部政府機構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等。會議資料。主要包括日常會議紀要和專題會議資料等。股東會、董事會、監(jiān)事會決議和成員資料。包括股東會、董事會、監(jiān)事會決議、股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料等。企業(yè)基本資料。包括企業(yè)簡介、資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。經(jīng)營目標、計劃、總結(jié)：包括經(jīng)營目標與總結(jié)、經(jīng)營計劃與總結(jié)等。經(jīng)濟合同。包括對外形成收款的經(jīng)濟業(yè)務

4、合同、對外形成付款的經(jīng)濟業(yè)務合同、關聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。案件資料。行政后勤檔案/員工福利(餐娛、文體、圖書等)。包括基建項目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。人力資源部資料。包括人力配置、人力開發(fā)、人力薪酬（成本）、勞資關系、員工信息管理等。財務部門資料。包括財務人員管理資料、會計報表/報告、涉稅資料、銀行融資評級授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財務事項資料、會計賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等。戰(zhàn)略投資部資料0）工會文件統(tǒng)登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發(fā)文登記、檔案管理登記資料、圖書借閱登記表等。簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。特殊業(yè)務資料。（2）按保存形式分類紙質(zhì)形式電子檔案形式：包括

5、各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。（3）按保密性分類：分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案、一般（無密級）檔案。絕密、機密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領導根據(jù)文件內(nèi)容，對照密級分類標準進行確定。絕密：處于最高保密等級，限指定人員知曉，一旦泄密會對社區(qū)安全、發(fā)展造成極其嚴重后果的資料，如導致社區(qū)財產(chǎn)損失伍萬元以上；資金鏈斷裂；管理系統(tǒng)或組織架構(gòu)動蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職的）等。絕密文件是社區(qū)的核心檔案。包括但不限于：a、主任指定的絕密事項資料；b、外單位提供的絕密文件資料和相應的科研成果；c、社區(qū)的重大經(jīng)營決策

6、、戰(zhàn)略投資計劃；d、購買或開發(fā)的科研成果和專利等資料；e、資金運作計劃、協(xié)議、等相關財務資料;f、重大項目的資料。機密：保密等級次于絕密，社區(qū)相關領導、相關部門領導和相關人員所知的資料。是指非法泄露后會給社區(qū)安全、發(fā)展造成嚴重損害的資料，如導致社區(qū)財產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)；管理系統(tǒng)遭受破壞或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機（高管兩人以上投訴或一人離職的）等，包括但不限于：a、社區(qū)領導指定的機密事項資料；b、外單位提供的機密文件資料和相應的研究成果；c、社區(qū)及居委會的決策性會議紀要、股東會及董事會決議；d、關于社區(qū)及居委會商業(yè)利益，發(fā)展的合同；e、社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、業(yè)績合同、經(jīng)營分析會

7、紀要等（未公開宣布者）；f、尚未公布的技術基本資料、材料、圖紙；g、投資計劃書、項目協(xié)議、項目運作方案；h、財務帳薄、財務運行報告、驗資報告、審計報告等；i、社區(qū)人事檔案、工資；j、未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動的方案；k、涉及主任個人的收發(fā)文件。秘密：保密等級在絕密和機密之下，社區(qū)領導、部門領導、相關人員所知的資料。但如果非法泄露，會給社區(qū)帶來損害和影響，如導致社區(qū)財產(chǎn)損失1萬元以下；資金鏈鏈受到輕微影響（不影響正常作業(yè)）；管理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構(gòu)受到輕微動蕩（兩人以下投訴，無人員離職），包括但不限于：a、外單位提供的秘密文件資料和相應的研究成果；b、社區(qū)招投標書，有

8、關社區(qū)經(jīng)營的各項信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機構(gòu)等;c、具有國際先進水平，并且應用范圍廣、經(jīng)濟效益高或者學術價值大的科研成果、關鍵技術和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等；d、合同，技術協(xié)議；e、社區(qū)制度匯編原件。一般(無密級)檔案：除以上外，其他均為一般檔案。四、檔案的移交管理1、檔案移交的基本要求(1)資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱等相關流程，已形成檔案。(2)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。(3)結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。(4)

9、原則上整理好一一對應的紙質(zhì)檔和電子檔。(5)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。2、檔案移交時移交人填寫檔案交接登記表(附件1),報部門負責人審核確認簽字。接收人核對無誤后簽字確認。五、檔案的歸檔管理1、檔案的歸檔原則(1)按立檔單位分開建檔。(2)按形成或針對的年度分開建檔。(3)自有檔案和備案檔案分開建檔。(4)按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。(5)按社區(qū)/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。(6)按末級分類檔案登記檔案目錄。(7)不相容職務檔案分開歸檔。2、檔案管理員應在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫登記分類檔案目錄，將檔案文件有序置放在目錄后

10、面。檔案文件右上角應標注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。六、檔案的立卷管理1、檔案的立卷裝盒原則上應與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時，可分多盒立卷。檔案管理員應編制檔案立卷目錄，對每一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進行列示。對于跨年的案件資料、基建項目、施工項目、投資項目、委貸業(yè)務、擔保業(yè)務、典當業(yè)務，應在完結(jié)當年立卷歸檔。與單個項目、業(yè)務或事項相關的要素應進行組合成一個文檔，建立清單目錄，經(jīng)部門領導審批確認完整齊備、準確無誤后再歸檔立卷。比如：(1)單個專題會議相關組合要素：關于召開會議的請示與批復；提交會議審議批準的資料：包

11、括工作規(guī)劃、計劃、報告；預算決算;各項決議的草案；會議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領導人講話稿；大會發(fā)言資料；會議總結(jié)報告；會議參考性資料：包括調(diào)查報告；可行性分析報告；統(tǒng)計報表；技術圖紙或圖表；會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規(guī)定；會議主席團名單、委員會名單、與會人員名單；票證、簽到簿；會議宣傳性資料：包括會議簡報；會議紀要；新聞報道；照片、錄首、錄像等資料。(2)單個股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料相關組合要素：簡歷、身份證復印件、授權書及其他資料。(3)單個資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項相關組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復印件；社區(qū)登記、變更、注

12、銷、年審申請資料；有關政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復資料。(4)單個案件相關組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。(5)單個員工的檔案相關組合要素：員工應聘信息登記表、學歷及學位證復印件、身份證復印件、三張一寸彩色免冠照保險接續(xù)卡(養(yǎng)老保險冊)、與工作過社區(qū)解除或終止勞動合同的證明、專業(yè)技術資格證書、完整應聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保護協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續(xù)資料。(6)單個基建項目、施工項目、工程項目、資金申報項目、委貸業(yè)務資料、擔保業(yè)務也應根據(jù)具體項目或業(yè)務要求進行相關要素組合。七、檔案的保管要求1、檔案管理員負責檔案

13、的保管。行政類、人事類檔案由檔案管理專員保管；財務類檔案應由財務人員暫為檔案管理。2、紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求(1)檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；(2)檔案室內(nèi)應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀;(3)檔案室內(nèi)保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；(4)嚴防毀壞損失、散失和泄密；3、電子檔案的保管的一般要求(1)檔案管理員應建立電子文件夾將電子檔案進行統(tǒng)一保管。(2)電子文檔應保存在單機版的計算機中，必須設置密碼，注意防泄。(3)電子文件應定期進行備份，防病毒等安全措施。(4)備份磁介質(zhì)應注意防磁。

14、4、密級檔案管理的特別要求(1)嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。(2)檔案管理員應當貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和社區(qū)的保密規(guī)定,做到對社區(qū)的機密不說、不外傳。(3)檔案管理員在調(diào)離或離職時，由行政管理中心總監(jiān)監(jiān)督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。(4)檔案管理員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及社區(qū)經(jīng)濟合同、稅收籌劃、核心技術等機密性檔案內(nèi)容。丟失檔案或擅自泄露檔案機密，社區(qū)將追究其個人的經(jīng)濟責任和法律責任。(5)秘密載體必須確保任何時候都處于絕對安全、保密狀態(tài)，對秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應及時銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載

15、社區(qū)秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)(含計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等)、光盤等各類物品。(6)秘密文件在社區(qū)內(nèi)部的借閱、復制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負責人、分管領導、行政管理中心負責人審批，有對外發(fā)布需要時，必須報經(jīng)批準。(7)絕密、機密文件在社區(qū)內(nèi)部的借閱、復制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負責人、分管領導、行政管理中心總監(jiān)、批準。(8)在秘密事項形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則，進行管理。(9)秘密事項由形成部門在檔案歸檔時，按照密級資料具體分類標準做好標識(蓋上標識印章，標識印章由檔案管理員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封)，交檔案管理員負責妥善保管，并建好記錄、臺

16、帳。八、檔案的借閱管理1、申請借閱、查閱或復印檔案時，應填寫檔案借閱/復印申請單，根據(jù)檔案密級級別向各級領導申請報批。除此外，社區(qū)外部人員借閱時還應持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。2、借閱人應認真填寫檔案借閱/復印登記簿，詳細登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況。3、在借閱、查閱或者復制檔案時，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。4、申請復印時，應由檔案管理員親自復印，并加蓋“再復印無效”印章，并注明“此復印件僅用于用途”。5、一般檔案的借閱、復印由借閱人提出申請，報部門負責人、行政管理中心負責人審批后至檔案員處辦理相關手續(xù)。檔案一般不

17、得帶出檔案室。檔案管理人員應負責將原件及時、完好無缺地歸放原處。6、絕密、機密文件嚴禁帶出檔案室、復制，經(jīng)相關領導審核簽批人員在檔案室查閱后應立即歸還。如確因工作需要帶出、復印，除簽批手續(xù)外，檔案員還需當面或電話聯(lián)系，向相關領導確認后辦理相關手續(xù)。辦理中做好記錄，按時追回加密的復印文件存檔（由于工作需要交予其它關聯(lián)機構(gòu)、政府部門的除外）。7、絕密、機密、秘密、一般檔案借閱、復印如涉及財務內(nèi)容的，除正常審批手續(xù)外，還需財務管理中心負責人簽批。九、檔案的銷毀管理1、檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案保管人員填寫文檔銷毀申請單，編制銷毀清冊，經(jīng)部門負責人鑒定審核后，方能銷毀。銷毀時，應有監(jiān)銷人在場監(jiān)督銷毀。監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名蓋章。檔案保管期限滿，但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的檔案，應在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。十、