采購成本控制解決方案

1、 采購成本管控控制理解決方案2013-05-25 采購成本控制采購成本控制 供應商談判技巧供應商談判技巧 供應商的開發(fā)和評定供應商的開發(fā)和評定 供應商的優(yōu)先選擇供應商的優(yōu)先選擇 供應商質量管理供應商質量管理操作流程圖操作流程圖采購成本控制采購成本控制控制采購成本對一個企業(yè)的經營業(yè)績至關重要。采購成本下降不僅體現在企業(yè)現金流出的減少，而且直接體現在產品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強。由于材料成本占生產成本的比例往往達到50%以上，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個企業(yè)不斷降低產品成本、增加利潤的重要和直接手段之一企業(yè)u控制成本的重要性在過去的一年，加強采購成本的管理和控制，

2、完善采購管理制度，使總體采購成本下降7%以上，再加上對生產環(huán)節(jié)材 料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產成本下降了20%，取得了良好的經濟效益。u控制成本的重要性 1、建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規(guī)定物料采購的申請、授權人的批準許可權、物料采購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供應商詢價、列表比較、議價，然后選擇供應商，把所選的供應商及其報價填在請購單上;還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個以上的書

3、面報價等，以供財務部門或內部審計部門稽核。 u成本控制手段 2 、 建立價格檔案和價格評價體系。企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細的說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格資訊，來分析、評價現有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。 u成本控制手段u成本控制手段 3、建立供應商檔案和準入制度。對企業(yè)的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號

4、、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新。供應商談判技巧供應商談判技巧u供應商談判技巧供應商談判技巧1. 談判前要有充分的準備 ，知己知彼,百戰(zhàn)百勝。采購人員必須了解商品的知識、品類市場及價格、品類供需情況狀況、本企業(yè)情況、本企業(yè)所能接受的價格底線與上限2. 采購人員應盡量避免與無權決定事務的人談判,以免浪費自己的時間,同時也可避免事先將本企業(yè)的立場透露給對方。盡量在本企業(yè)辦公室內談判 ，采購員最好在本企業(yè)的業(yè)務洽談室里談業(yè)務。除了提高采購活動的

5、透明度、杜絕個人交易行為之外,最大的目的其實是在幫助采購人員創(chuàng)造談判的優(yōu)勢地位。在自己的地盤上談判,除了有心理上的優(yōu)勢外,還可以隨時得到其他同事、部門或主管的必要支援,同時還可以節(jié)省時間和旅行的開支,提高采購員自己的時間利用率和工作效率。u供應商談判技巧供應商談判技巧3. 不要單獨與一群供應商的人員談判,這樣對你極為不利。談判時應注意“對等原則”,也就是說:我方的人數與級別應與對方大致相同。如果對方極想集體談,先拒絕,在研究對策。4. 對供商第一次提出的條件,有禮貌地拒絕或持以反對意見。采購員可以說:“什么!?”或者“你該不是開玩笑吧?!”從而使對方產生心理負擔,降低談判標準和期望。5. 必要

6、時轉移話題 ，若買賣雙方對某一細節(jié)爭論不休,無法談判,有經驗的采購人員會轉移話題,或暫停討論喝個茶,以緩和緊張氣氛,并尋找新的切入點或更合適的談判時機。6. 采取主動,但避免讓對方了解本企業(yè)的立場 ，善用咨詢技術,“詢問及征求要比論斷及攻擊更有效”,而且在大多數的時候,我們的供應商在他們的領域比我們還專業(yè),多詢問,我們就可獲得更多的市場信息。故采購員應盡量將自己預先準備好的問題,以“開放式”的問話方式,讓對方盡量暴露出其立場。然后再采取主動,乘勝追擊,給對方足夠的壓力。對方若難以招架,自然會做出讓步。u供應商談判技巧供應商談判技巧7. 談判時要避免談判破裂,同時不要草率決定 ，有經驗的采購人員

7、,不會讓談判完全破裂,否則根本就不必談判。他總會給對方留一點退路,以待下次談判達成協(xié)議。但另一方面,采購人員須說明:沒有達成協(xié)議總比達成協(xié)議的要好,因為勉強達成的協(xié)議可能后患無窮u供應商談判技巧供應商談判技巧8. 盡量成為一個好的傾聽者 ，一般而言,供應商業(yè)務人員總認為自己能言善到,比較喜歡講話。采購人員知道這一點,應盡量讓他們講,從他們的言談舉止之中,采購人員可聽出他們的優(yōu)勢和缺點,也可以了解他們談判的立場。9. 盡量從對方的立場說話，很多人誤以為在談判時,應趕盡殺絕,毫不讓步。但事實證明,大部分成功的采購談判都要在彼此和諧的氣氛下進行才可能達成。在相同交涉條件上,要站在對方的立場上去說明,

8、往往更有說服力。因為對方更會感覺到:達成交易的前提是雙方都能獲得預期的利益。10. 交談集中在我方強勢點(銷售量、市場占有率、成長等)上 告訴對方我公司目前及未來的發(fā)展及目標,讓供應商對我公司有熱枕、有興趣。不要過多談及我方弱勢點,一個供應商的談判高手會攻擊你的弱點,以削減你的強項。u供應商談判技巧供應商談判技巧11. 以數據和事實說話,提高權威性 ，無論什么時候都要以事實為依據。這里說的事實主要是指:充分運用準確的數據分析,如銷售額分析、市場份額分析、品類表現分析、毛利分析等,進行橫向及縱向的比較。l 新的供應商開發(fā)階段： 1 、對外合作科采購部門通過展會、互聯網、專業(yè)雜志、同行介紹等各種方

9、法來找尋新的供應商。 2 、新供應商盡量在本省內，以盡量減少物料的運輸時間和客服處理時效性。尋找到新的供應商后索取營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、一般納稅人資格認定書等證件，同時要求供應商真實完整地完成新供應商調查表的填寫，收集供應商的初步信息，形成電子文檔，分發(fā)給相關部門。 3、在完成了對新的供應商的初步調查之后，向其索取實物樣品及相關資料交品管部首檢，并按首檢規(guī)定附送完整的產品資料。新產品由產品部主導，品質部協(xié)助實施檢驗u供應商的開發(fā)和評定供應商的開發(fā)和評定l 新產品評審相關事項： 1、新產品開發(fā)、投產，產品部需提供明確的產品輸入和輸出標準給品管部。 2、新產品試制階段需書面通知品管

10、部并組織新產品評審工作。 3、新產品評審合格后對外合作科需協(xié)調外協(xié)廠按評審要求至少做三件產品供首檢確認新產品首件確認必須嚴格按確認流程和相關規(guī)定實行。u供應商的開發(fā)和評定供應商的開發(fā)和評定u供應商的開發(fā)和評定供應商的開發(fā)和評定l 送樣首檢 1、新產品嚴格按產品部新產品輸入、輸出標準對新產品進行評審和首檢，并保持原始記錄。對沒有輸入、輸出標準的新產品不得予以評審和首檢。 2、新產品首件確認必須嚴格按流程和相關規(guī)定實行。 3、舊產品新供應商則按原定的產品標準，檢驗要求進行評審和首檢。 4、品管部在規(guī)定的時間內完成送樣品首檢，并將首檢結果經上級審核批準后分發(fā)給對外合作科采購相關單位。供應商質量管理供

11、應商質量管理l 1. 對供應商進行合格評定：包括供應商調查及走訪，供應商材料試用等，根據調查及走訪和試用結果進行綜合評定，確定合格供應商。l 2. 實施采購時，嚴格在經過評定的合格供方內采購，如果合 格供方內沒有需要采購的物資，可實施臨時評定。l 3. 供方材料不合格時，實施退貨、降級等的處理，并要求供方進行質量改進，提供質量改進等的書面報告。對連續(xù)二次出現不合格的供應商，將其從合格供方中T除。供應商質量管理供應商質量管理l 4. 一般每季一次或半年一次或每年一次對供方的業(yè)績進行評定，頻次視材料對產品的影響程度而定，并按照規(guī)定的評定準則進行打分或其他量化評價，對評價結果靠后的供應商以減少采購量

12、或直接從合格供方中T除處理。對評定結果排前的則加大采購量。生產計劃流程采購計劃流程圖采購計劃流程圖計劃依據物料采購生產部生產部開始開始采購部采購部核對庫存計劃細分物料需求計劃表物料采購流程制定采購計劃采購計劃表審核 否是財務部財務部倉庫倉庫生產計劃表操作流程圖操作流程圖u圖1合格供應商管理流程合格供應商管理流程采購部采購部品質品質/ /技術技術/ /研發(fā)部研發(fā)部尋找供方初審認證為合格供方試制供應商供應商生產部生產部開始尋找供方技術標準組織各部門初審通過否?試制鑒定通過否?物料采購流程生產管理流程合格否?現場考察納入合格供方名錄年、季度評審合格否?結束是否（合格供方名錄否是是否鑒定報告評審報告u

13、圖2生產物料采購流程生產物料采購流程編制申購單下采購訂單開始送檢入庫采購部采購部財務部財務部品管部品管部簽訂采購合同采購計劃流程倉庫倉庫物料申購申購單采購合同表追蹤交貨期收貨送檢驗收入庫單倉庫入庫流程 否是審核 否特殊采購否?詢、比、議價 是 否總經理總經理審批 是 否 是合格否?u圖3采購合同簽訂外協(xié)品采購流程外協(xié)品采購流程采購部采購部開始詢、比、議價品管部品管部外協(xié)廠商確認追蹤交貨期外協(xié)廠商交貨辦理入庫否是財務部財務部外協(xié)廠商確認采購合同表追蹤交貨期外協(xié)廠商交貨倉庫倉庫入庫流程詢、比、議價審批比價單是否采購計劃流程合格否?u圖4填具報銷單申購單、合同采購付款流程采購付款流程采購部采購部發(fā)票審核財務部財務部開始核對發(fā)票付款申請結束發(fā)票核銷付款申請報銷發(fā)票發(fā)票核銷驗收入庫單審核總經理總經理付款是審批物料采購流程付款申請單否否是預付款否?采購預付款流程是否確定付款