檔案管理培訓(xùn)課件.ppt

1、企業(yè)檔案管理管理實(shí)務(wù) 1堅(jiān)持才會(huì)成功學(xué)習(xí)目的學(xué)習(xí)目的了解檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)掌握檔案管理技能結(jié)合工作應(yīng)用檔案管理，為工作提供幫助。要求：課堂中保持安靜，覺(jué)得浪費(fèi)您的時(shí)間請(qǐng)自便! 積極配合課堂練習(xí)。2堅(jiān)持才會(huì)成功課題導(dǎo)入 在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)，隨著法律法規(guī)的不斷健全和全民法律意識(shí)的不斷提高，寄希望于通過(guò)法律訴訟途徑來(lái)維護(hù)自己的合法權(quán)益、或討一個(gè)公正的說(shuō)法，已經(jīng)是一種司空見(jiàn)慣的大眾化行為。作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的活躍主體一企業(yè)，不論是否情愿，最主要的證據(jù)通常又來(lái)源于企業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成的檔案，“舉證責(zé)任倒置”的分配原則又幾乎將企業(yè)的舉證責(zé)任推向了極限。因此，說(shuō)企業(yè)檔案的使命關(guān)乎企業(yè)的生死存亡，絕不是危言聳聽(tīng)。

2、下面分享以下幾個(gè)案例3堅(jiān)持才會(huì)成功案例一 例如：某施工企業(yè)在與發(fā)包方簽訂一座長(zhǎng)達(dá)13 km的跨海大橋的施工合同后，由于將調(diào)整決算價(jià)格的重要補(bǔ)充協(xié)議遺失，因而在后期討要工程欠款的訴訟中，本應(yīng)因價(jià)格因素的調(diào)差而應(yīng)得的8 000萬(wàn)元工程款付之東流。點(diǎn)評(píng)：企業(yè)與外界進(jìn)行經(jīng)濟(jì)交往中簽署的各類合同，尤其是隨后根據(jù)實(shí)際情況增加的補(bǔ)充、變更協(xié)議的遺失，使得企業(yè)在合同的履行過(guò)程中一旦發(fā)生爭(zhēng)議，如協(xié)商不成而被推向被告席位時(shí)，敗訴的結(jié)局則在所難免，甚至于承受巨額的經(jīng)濟(jì)損失。4堅(jiān)持才會(huì)成功案例二案例七：“長(zhǎng)城”葡萄酒商標(biāo)侵權(quán)糾紛案原告：中國(guó)糧油食品（集團(tuán)）有限公司（簡(jiǎn)稱中糧集團(tuán)）被告：北京嘉裕東方葡萄酒有限公司被告：

3、南昌開心糖酒副食品有限公司被告：秦皇島洪勝酒業(yè)有限公司，【案情】“長(zhǎng)城及圖”是原告中糧集團(tuán)使用在其葡萄酒產(chǎn)品上的注冊(cè)商標(biāo)并被國(guó)家工商局認(rèn)定為馳名商標(biāo)。原告認(rèn)為被告使用“嘉裕長(zhǎng)城”商標(biāo)制造和銷售各種葡萄酒，侵犯其商標(biāo)權(quán)給其造成極大的經(jīng)濟(jì)損失，故向法院提起訴訟，索賠1法院經(jīng)審理認(rèn)為，原告“長(zhǎng)城”雖由文字和圖形組合而成，但足以使相關(guān)公眾將含有“長(zhǎng)城”文字的“嘉裕長(zhǎng)城”商標(biāo)的葡萄酒產(chǎn)品與原告產(chǎn)品相混淆，或認(rèn)為兩者在來(lái)源上具有特定聯(lián)系。被告的“嘉裕長(zhǎng)城”商標(biāo)使用了原告“長(zhǎng)城”商標(biāo)最具顯著性的文字構(gòu)成要素，侵犯了原1000余萬(wàn)元。5堅(jiān)持才會(huì)成功點(diǎn)評(píng)： 企業(yè)自主創(chuàng)新核心技術(shù)原始檔案的泄密或遺失，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，

4、可能是災(zāi)難性的打擊。近年來(lái)，掌握了企業(yè)技術(shù)的高級(jí)技術(shù)人員發(fā)生跳槽、泄密事件在我國(guó)已十分普遍。這無(wú)疑是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重大隱患。而且時(shí)時(shí)威脅著企業(yè)的發(fā)展。更為嚴(yán)重的是多數(shù)企業(yè)的自主創(chuàng)新核心技術(shù)原始檔案往往散落在企業(yè)的技術(shù)人員手里，一旦這些原始的檔案遺失，或隨著技術(shù)人員的流動(dòng)而被轉(zhuǎn)移到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手企業(yè)手里，企業(yè)不僅無(wú)法繼續(xù)保證其對(duì)該核心技術(shù)的獨(dú)自占有，更有甚者，由于原始檔案的遺失，反被作為侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)的被告，遭到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的起訴，企業(yè)要么花費(fèi)巨額代價(jià)以換取該項(xiàng)技術(shù)的使用。要么從此無(wú)緣該項(xiàng)技術(shù)。6堅(jiān)持才會(huì)成功云南代課教師因25年教齡不被認(rèn)定 跳50米高瀑布自殺 7堅(jiān)持才會(huì)成功檔案為代課老師證明身份2011-

5、01-31來(lái)源：中國(guó)檔案報(bào)前不久，內(nèi)蒙古自治區(qū)教育廳下發(fā)了關(guān)于1985年前參與教育事業(yè)的代課、民辦老師給予相應(yīng)待遇的通知，根據(jù)通知要求，凡符合條件的代課、民辦教師在1985年前被辭退的，按照教齡的年限，給予相應(yīng)的生活補(bǔ)貼。赤峰市林西縣檔案館迎來(lái)了查檔高峰。為了證實(shí)代課身份和教齡，代課老師們紛紛從各鄉(xiāng)鎮(zhèn)趕到縣檔案館，查閱民辦、代課老師登記表及工資表檔案。老師們查閱檔案的范圍主要集中1950年至1985年教育局全宗所存的文書檔案和會(huì)計(jì)檔案。在短短20幾天里，共有代課、民辦教師300余人來(lái)到縣檔案館查找相關(guān)檔案。經(jīng)縣檔案館工作人員耐心翻閱查找，從教育局檔案中找出了關(guān)于代課和民辦老師的檔案資料300余

6、卷，為181人提供并出具了證明材料400余份。同時(shí)，還為沒(méi)有查找到檔案的老師們進(jìn)行了解答，并為其指出其他的查檔線索或解決方法?？h檔案館扎實(shí)、認(rèn)真的工作獲得了社會(huì)各界的一致好評(píng)，老師們贊嘆：“這些幾十年前的東西，檔案館還保管得這么好，這回為我們證明身份、享受相應(yīng)生活待遇提供了依據(jù)。真是謝謝你們了！” 摘自 中國(guó)檔案報(bào)2010年12月30日 總第2098期 第二版 8堅(jiān)持才會(huì)成功檔案與我們密切相關(guān)檔案與我們密切相關(guān)&我們每一個(gè)人從出生的那一刻算起，就與檔案結(jié)下了一生的緣分。比如說(shuō)你的出生證明就是你的第一份檔案！它客觀記錄了你來(lái)到這個(gè)世界時(shí)的幾乎全部情況：出生的時(shí)間、性別、體重、健康情況、是

7、否順產(chǎn)、父母情況、接生的醫(yī)院、醫(yī)生、家庭住址，甚至于你的腳印等。至于你成長(zhǎng)過(guò)程中的照片或DV、各種學(xué)歷證明、日記或工作筆記、工作履歷證明、各種獎(jiǎng)勵(lì)證書、患病診治記錄、婚姻證明、銀行存折、社會(huì)保險(xiǎn)手續(xù)、甚至商業(yè)活動(dòng)中的購(gòu)房、購(gòu)車、購(gòu)物、借據(jù)、貸款手續(xù)等等，經(jīng)過(guò)整理保存就是你的個(gè)人檔案，也可稱為家庭檔案。&國(guó)家、社會(huì)、學(xué)校以及其它任何單位活動(dòng)的開展，都在形成各種各樣的文件，有保存價(jià)值的文件就成為了檔案。9堅(jiān)持才會(huì)成功 第一部分： 檔案基礎(chǔ)知識(shí)10堅(jiān)持才會(huì)成功一、發(fā)展概要（一）文字出現(xiàn)前：結(jié)繩刻契 。 在文字出現(xiàn)之前，人們用結(jié)繩刻契在文字出現(xiàn)之前，人們用結(jié)繩刻契作為記事表意的一種方法。所謂結(jié)

8、繩作為記事表意的一種方法。所謂結(jié)繩就是在繩子上打上大大小小、各式各就是在繩子上打上大大小小、各式各樣的結(jié)，以表示不同的意思，刻契樣的結(jié)，以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它材料就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻畫出各種形狀的標(biāo)記，用來(lái)記上刻畫出各種形狀的標(biāo)記，用來(lái)記錄某種事實(shí)或作為有關(guān)各方的一種信錄某種事實(shí)或作為有關(guān)各方的一種信約。它可以說(shuō)是檔案的前身約。它可以說(shuō)是檔案的前身 11堅(jiān)持才會(huì)成功我國(guó)現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的我國(guó)現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的甲骨檔案甲骨檔案。之所以說(shuō)它是嚴(yán)格意義的檔案，理由如下：之所以說(shuō)它是嚴(yán)格意義的檔案，理由如下： 1 1、

9、完整清楚地記載歷史、完整清楚地記載歷史 2 2、集中保存、集中保存 3 3、可供查找利用、可供查找利用12堅(jiān)持才會(huì)成功（二）、文字時(shí)代 具有科學(xué)意義的檔案，是在原始公社衰亡，私有制出現(xiàn)的時(shí)候，伴隨著文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生的。歷史載體沿革: 甲骨電子金石聲像紙質(zhì)簡(jiǎn)牘縑帛13堅(jiān)持才會(huì)成功(三）檔案歷史名稱變革夏、商、周西周、東周(春秋、戰(zhàn)國(guó))、秦、西漢、新朝、玄漢、東漢、三國(guó)時(shí)期(魏、蜀、吳)、晉(西晉、東晉)、南北朝南朝(宋、齊、梁、陳)、北朝(北魏、東魏、西魏、北齊、北周)、隋、唐、五代(后梁、后唐、后晉、后漢、后周)、十國(guó)前蜀、后蜀、吳、南唐、吳越、閩、楚、南漢、南平(荊南)、北漢、宋(北宋、南宋

10、)、遼、西夏、金、元、明、清、中華民國(guó)、中華人民共和國(guó)。夏、商：冊(cè)周：中秦：典籍魏晉以后：文書/文案唐宋以后：文書/文案案牘案牘14堅(jiān)持才會(huì)成功二、檔案概述廣義：檔案定義檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)檔案定義是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的歷史記錄。15堅(jiān)持才會(huì)成功檔案定義分析檔案定義分析（一）檔案的來(lái)源：從形成者看來(lái)源：、機(jī)構(gòu) 、組織 、個(gè)人（二）檔案的內(nèi)容 涉及社會(huì)生活的各種領(lǐng)域和各個(gè)方面（三）檔案的

11、條件保存?zhèn)洳榈臍v史文件。16堅(jiān)持才會(huì)成功 （一）檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的。辦理完畢的文件才能成為檔案，情況有三：1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。2、文件內(nèi)容要求長(zhǎng)期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種。3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢。從這個(gè)角度來(lái)看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案形成分析檔案形成分析17堅(jiān)持才會(huì)成功（二）具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。 從這個(gè)角度來(lái)看，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。（三）按照一定的規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。18堅(jiān)持才會(huì)成功從檔案的載體上

12、來(lái)看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤、U U盤、云端等。從表達(dá)方式基本三種：文字、圖像、聲音；從記錄方法：手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、 咨、呈。現(xiàn) 代有計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。從類型上說(shuō)，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。檔案檔案形式分析分析19堅(jiān)持才會(huì)成功企業(yè)檔案黨群工作行政管理經(jīng)營(yíng)管理生產(chǎn)技術(shù)管理科.綜合管理公司綜合制度類檔案管理辦 法及實(shí)施細(xì) 則1.doc學(xué)技術(shù)研究基本建設(shè)設(shè)備會(huì)計(jì)檔案聲像檔案榮譽(yù)實(shí)物檔案電子檔案其他20堅(jiān)持才會(huì)成功檔案屬性分析檔案屬性分析信息屬性信息屬性（資源）（資源）知識(shí)屬

13、性知識(shí)屬性 原始性原始性真實(shí)性真實(shí)性廣泛性廣泛性21堅(jiān)持才會(huì)成功具體而言： 檔案是單位工作的查考證據(jù) 檔案是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù) 檔案是政治斗爭(zhēng)的必要工具 檔案是科學(xué)研究的可靠資料 檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材 檔案是維護(hù)國(guó)家、集體、個(gè)人合法權(quán)益的法律信證總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案作用分析檔案作用分析憑證作用和參考作用22堅(jiān)持才會(huì)成功 企業(yè)檔案保管限期表企業(yè)檔案保管限期表企業(yè)檔案保管期限企業(yè)檔案保管期限永久永久長(zhǎng)期（長(zhǎng)期（1515年以上至年以上至5050年，含年，含5050年）年）短期短期（1515年以下，含年以下，含1515年）年）23堅(jiān)持才會(huì)成功第二部分： 檔案管理實(shí)務(wù)檔

14、案工作檔案工作“八個(gè)環(huán)節(jié)：八個(gè)環(huán)節(jié)：檔案的收集（集中）檔案的收集（集中） 檔案的鑒定檔案的鑒定 （精煉）（精煉） 檔案的整理（系統(tǒng)）檔案的整理（系統(tǒng)） 檔案的統(tǒng)計(jì)（規(guī)劃）檔案的統(tǒng)計(jì)（規(guī)劃）檔案的編目（區(qū)別）檔案的編目（區(qū)別） 檔案的檢索（歸納）檔案的檢索（歸納）檔案的保管（安全）檔案的保管（安全） 檔案的利用（服務(wù)）檔案的利用（服務(wù)）24堅(jiān)持才會(huì)成功活動(dòng)檔案編目收集保管鑒定檢索提供利用活動(dòng)集中系統(tǒng)精煉安全歸納服務(wù)統(tǒng)計(jì)整理區(qū)別規(guī)劃25堅(jiān)持才會(huì)成功收集文件裝訂文件分類文件排列編制歸檔號(hào)編目裝盒檔案排架檔案管理流程圖示二：26堅(jiān)持才會(huì)成功集中管理原則集中管理原則企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有企業(yè)檔案為企業(yè)集

15、體所有, ,任何人不得占為己有任何人不得占為己有, ,因因此應(yīng)集中管理檔案。此應(yīng)集中管理檔案。共同分享原則共同分享原則盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場(chǎng)所盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場(chǎng)所, ,提高檔案的保提高檔案的保密系數(shù)和安全性密系數(shù)和安全性, ,同時(shí)降低管理成本。同時(shí)降低管理成本。分類歸檔原則分類歸檔原則及時(shí)分類、整理、編輯與傳遞及時(shí)分類、整理、編輯與傳遞, ,科學(xué)歸檔保管科學(xué)歸檔保管, ,提高提高管理質(zhì)量與效率。管理質(zhì)量與效率。檔案管理的原則27堅(jiān)持才會(huì)成功一、文檔的收集與整理文檔的收集與整理 檔案收集工作，就是把分散在各單位內(nèi)部職能部門和個(gè)人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來(lái)。收集工作是

16、為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本的內(nèi)容。 文件與檔案的區(qū)別？文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。 檔案與資料的聯(lián)系與區(qū)別？直接記述和反映本單位/參考.綜合管理公司綜合制度類檔案管理辦 法及實(shí)施細(xì) 則1.doc28堅(jiān)持才會(huì)成功 1.1.文件文件 法定機(jī)關(guān)或組織按照一定的形式經(jīng)過(guò)一定的處理程序而形成的書面法定機(jī)關(guān)或組織按照一定的形式經(jīng)過(guò)一定的處理程序而形成的書面文字材料。文字材料。2.2.檔案檔案 是一個(gè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有考查利用價(jià)值的歸檔是一個(gè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有考查利用價(jià)值的歸檔

17、集中保存集中保存起起來(lái)的文件材料來(lái)的文件材料 ( (包括技術(shù)圖形、影片、照片等包括技術(shù)圖形、影片、照片等) )。文件與檔案區(qū)別29堅(jiān)持才會(huì)成功文件格式文件格式: :標(biāo)題、部門代號(hào)、年號(hào)和順序號(hào)。標(biāo)題、部門代號(hào)、年號(hào)和順序號(hào)。q正式格式正式格式: :除綜合性的報(bào)告、總結(jié)外除綜合性的報(bào)告、總結(jié)外, ,一文一事。一文一事。q文尾格式文尾格式: : 發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)( (落款或署名落款或署名):):對(duì)此文件負(fù)責(zé)的機(jī)對(duì)此文件負(fù)責(zé)的機(jī) 關(guān)、人、發(fā)文時(shí)間、最后發(fā)出時(shí)間。關(guān)、人、發(fā)文時(shí)間、最后發(fā)出時(shí)間。文文檔檔的格式的格式30堅(jiān)持才會(huì)成功 紙張要求:國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(210*297)，張貼公文紙要求:公文用紙

18、天頭(上白邊)為:37MM1MM;訂口(左白邊)為28MM1MM 排版要求:正文大標(biāo)題方正小仿宋20，正文用仿宋GB23123號(hào)字,一級(jí)標(biāo)題黑體三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題GB楷體2312三號(hào)，頁(yè)碼宋體四號(hào)，段落格式23-30磅。 印裝要求:雙面印刷,頁(yè)碼套正,左側(cè)裝訂。公文的格式要求31堅(jiān)持才會(huì)成功 1 1、上級(jí)來(lái)文、上級(jí)來(lái)文 2 2、本單位制發(fā)的文件、本單位制發(fā)的文件 3 3、下屬單位來(lái)文、本單位或部門、下屬單位來(lái)文、本單位或部門管理過(guò)程記錄文件或資料管理過(guò)程記錄文件或資料 1 1、文件材料要齊全、完整，準(zhǔn)確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。、文件材料要齊全、完整，準(zhǔn)確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。 2 2

19、、文件材料的規(guī)格與字跡材料要求。、文件材料的規(guī)格與字跡材料要求。 3 3、歸檔聲像材料的要求。、歸檔聲像材料的要求。歸歸檔文件材料范圍 各類文件材料的歸檔要求 32堅(jiān)持才會(huì)成功1、科研檔案歸檔時(shí)間：成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)歸檔；2、設(shè)備檔案歸檔時(shí)間：安裝調(diào)試完畢三個(gè)月內(nèi)歸檔；3、基建檔案歸檔時(shí)間：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔；4、會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間：隔年向檔案室移交；5、業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間：由動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交；6、其他檔案歸檔時(shí)間：活動(dòng)結(jié)束后歸檔。歸檔時(shí)間：歸檔時(shí)間：33堅(jiān)持才會(huì)成功二、歸檔文件的整理與編目 為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來(lái)的零散的

20、不系統(tǒng)的文件材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用。 檔案整理就是按文件材料在來(lái)源、內(nèi)容、形式等方面的歷史聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編目的工作。對(duì)歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編制目錄、裝盒，使之有序化一個(gè)的過(guò)程。34堅(jiān)持才會(huì)成功案卷的規(guī)范化整理與編目調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫案卷題名卷內(nèi)文件編號(hào)填寫文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄35堅(jiān)持才會(huì)成功檔案的整理應(yīng)該充分利用原有檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。歷史聯(lián)系，便于保管和利用

21、。整理原則整理原則36堅(jiān)持才會(huì)成功整理方法整理方法 裝訂：按件裝訂 分類：年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限 編號(hào)：文件首頁(yè)上端加蓋歸檔章（全宗號(hào)、 年度、保管期限、件號(hào)) 編目：逐件編目 裝盒：按件號(hào)順序裝盒37堅(jiān)持才會(huì)成功收集文件裝訂文件分類文件排列編制歸檔號(hào)編目裝盒檔案排架檔案管理流程圖示二：38堅(jiān)持才會(huì)成功分類的一般方法有A、時(shí)間分類法： 1)年度分類法 2)時(shí)期分類法B、來(lái)源分類： 1)組織機(jī)構(gòu)分類法 2)作者分類法 3)通訊者分類法常用的檔案分類法常用的檔案分類法：39堅(jiān)持才會(huì)成功C、內(nèi)容分類法 1)技術(shù)分類法 2)文書分類法 3)媒體分類法D、形式分類法 1)按文件種類分類 2)按載體

22、形態(tài)分類 3)按形狀規(guī)格分類40堅(jiān)持才會(huì)成功企業(yè)檔案分類方案41堅(jiān)持才會(huì)成功企業(yè)檔案分類方案42堅(jiān)持才會(huì)成功現(xiàn)代企業(yè)檔案管理形式43堅(jiān)持才會(huì)成功資料冊(cè)替換頁(yè)資料冊(cè)替換頁(yè) 規(guī)格：規(guī)格：A4 A4 尺寸：尺寸：31031027327360 60 44堅(jiān)持才會(huì)成功(1)45堅(jiān)持才會(huì)成功檔案盒檔案盒 材質(zhì)：紙質(zhì)尺寸：30722030mm46堅(jiān)持才會(huì)成功就本公司人力資源而言：檔號(hào)就本公司人力資源而言：檔號(hào) JW zH RD 2015 001-序號(hào)序號(hào)檔案編目規(guī)則年份項(xiàng)目名稱部門公司名稱.綜合管理公司綜合制度類檔案管理辦 法及實(shí)施細(xì) 則1.doc47堅(jiān)持才會(huì)成功歸檔文件的整理單位：以件為整理單位進(jìn)行文件級(jí)

23、整理，就是將歸檔文件整理的基本單位還原到文件本身，從而達(dá)到簡(jiǎn)化概念、簡(jiǎn)化操作的目的。整理單位一般應(yīng)為“自然件”，即單份文件為一“件”。 1、文件正本與定稿應(yīng)作為一件； 2 、正文與附件為一件； 3、正文與文件處理單為一件； 4、原件與復(fù)制件（包括復(fù)印件以及抄件等）應(yīng)作為一件； 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 6、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，應(yīng)按照其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件。整理時(shí)應(yīng)注意6點(diǎn)48堅(jiān)持才會(huì)成功檔案目錄建立49堅(jiān)持才會(huì)成功檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)寫法50堅(jiān)持才會(huì)成功填寫案卷填寫案卷封面封面檔號(hào)，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)由檔案館賦予；目錄號(hào)是案卷目錄的編號(hào)；案卷號(hào)是案

24、卷順序編號(hào)。全宗名稱，即立檔單位名稱，全宗名稱，即立檔單位名稱，全稱或簡(jiǎn)稱全稱或簡(jiǎn)稱類目名稱，全宗內(nèi)第一級(jí)類目名稱，類目名稱，全宗內(nèi)第一級(jí)類目名稱，機(jī)構(gòu)或問(wèn)題機(jī)構(gòu)或問(wèn)題案卷題名案卷題名文件所屬的起止文件所屬的起止時(shí)間時(shí)間保管期限保管期限卷內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)卷內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)歸檔號(hào)，文書處理部門編制的案歸檔號(hào)，文書處理部門編制的案卷順序號(hào)卷順序號(hào)51堅(jiān)持才會(huì)成功裝訂案裝訂案卷卷三孔一線三孔一線左齊左齊右齊右齊下齊下齊裝訂前去掉金屬物，對(duì)存裝訂前去掉金屬物，對(duì)存在問(wèn)題的文件做好補(bǔ)齊頁(yè)在問(wèn)題的文件做好補(bǔ)齊頁(yè)面、修復(fù)、折疊等工作。面、修復(fù)、折疊等工作。52堅(jiān)持才會(huì)成功卷內(nèi)文件目錄格式 3.1 目錄用紙幅面尺寸采

25、用國(guó)內(nèi)通用16開型（即長(zhǎng)寬為260mm185mm）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（即長(zhǎng)寬為297mm210mm）。3.2 頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸卷內(nèi)目錄用紙上白邊（天頭）寬200.5mm卷內(nèi)目錄用紙下白邊（地腳）寬150.5mm卷內(nèi)目錄用紙左白邊（訂口）寬250.5mm卷內(nèi)目錄用紙右白邊（翻口）寬150.5mm53堅(jiān)持才會(huì)成功卷內(nèi)文件目錄 順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題 名日期頁(yè)號(hào)備注54堅(jiān)持才會(huì)成功三、檔案保管三、檔案保管檔案保管是為了解決檔案的不斷毀損和需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過(guò)程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長(zhǎng)檔案的壽

26、命，維護(hù)檔案的完整與安全。以防為主，防治結(jié)合。加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般。自力更生，勤儉節(jié)約。立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。檔案保管的基本要求溫濕度控制/蟲霉防治與除塵/照明管理/防空氣染物/防磁/ 檔案保管狀況檢查/防水/防火55堅(jiān)持才會(huì)成功四、檔案鑒定 檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價(jià)值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對(duì)今后各方面可能起的作用，通過(guò)甄別檔案的價(jià)值，確定期保管期限，把已失去價(jià)值的檔案剔除銷毀。（簡(jiǎn)略介紹）56堅(jiān)持才會(huì)成功五、檔案統(tǒng)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過(guò)以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。做到合理規(guī)劃。通常的項(xiàng)目有：卷內(nèi)文件目錄

27、和案卷目錄，檔案收進(jìn)、移出登記簿，全宗名冊(cè)或全宗目錄，全宗單，檔案目錄登記簿，檔案利用與效果登記簿等。原始登記是統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基礎(chǔ)，各檔案館(室)的原始登記與各級(jí)檔案部門的統(tǒng)計(jì)工作相互結(jié)合，即形成檔案統(tǒng)計(jì)網(wǎng)絡(luò)。57堅(jiān)持才會(huì)成功六、檔案檢索檔案檢索工具是記錄、查找、報(bào)道檔案材料的手段，管理和利用檔案的工具。檔案檢索工具的種類很多，可按編制方法、信息處理手段、收錄材料范圍、作用等不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。按編制方法可分為目錄、索引、指南。檔案目錄是由許多條目組成的有機(jī)體，也是檔案館(室)檢索體系的主要部分。常用的有分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄等。索引是將檔案中的各種事物名稱、檔號(hào)或存址等，按照

28、一定順序加以編排的一種檢索工具，如人名索引、地名索引、文號(hào)索引。指南是以文字?jǐn)⑹龅姆椒?，綜合介紹檔案情況的一種書本形式的工具書，如檔案館指南、全宗指南、專題檔案指南等。檔案檢索工具必須具備存儲(chǔ)檔案材料線索和提供查找途徑的職能，并以檔案信息存儲(chǔ)豐富、檢索迅速準(zhǔn)確、方便實(shí)用為衡量質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)。58堅(jiān)持才會(huì)成功 分析利用要求; 選定檢索工具,確定檢索途徑和方法,如按分類途徑、按主題途徑，或按全宗構(gòu)成者、責(zé)任者、年代以及其他途徑檢索；按照選定的檢索途徑及其檢索標(biāo)識(shí)，如分類號(hào)、主題詞等查取檔案； 通過(guò)一定的方式，將檔案材料或編成的目錄提供給利用者。檔案檢索的方法與步驟59堅(jiān)持才會(huì)成功全，指信息存儲(chǔ)豐富。準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確。 快，指迅速。 便，指檢索要方便。檔案檢索的基本要求60堅(jiān)持才會(huì)成功七、檔案利用 滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準(zhǔn)備好直接的輔助手段，并通過(guò)各種方式實(shí)際地提供檔案和有關(guān)資料。 可以分兩類：檔案利用工作可區(qū)分為提供檔案利用和利用檔案 （1）提供檔案利用是檔案管理部門及其人員直接提供檔案，為了解查詢問(wèn)題的利用者提供服務(wù)；（2）利用檔案是利用者為了研究和解決問(wèn)題，以閱覽、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案。61堅(jiān)持才會(huì)成功（1）依法開展利用工作。（2）主動(dòng)、及時(shí)開展利用工作。（3）不斷完善檔案服務(wù)方式和手段。（4）掌握本單位近期的