文書檔案管理制度(演示版)

1、 太平人壽銀行保險部太平人壽銀行保險部 2001.11.20(一一)總則總則為使銀行保險部文書檔案管理制度化，以增進文書處理的質量和效率，特制定本制度。(二二)范圍范圍本制度所稱文書檔案管理，指總公司銀行保險部及各二級機構銀行保險系列與外界往來的文書，以及與公司內部各部門之間來往的文書，自收（發(fā)）文到歸檔全部過程之辦理與控制。(三三)承辦承辦總公司銀行保險部各項文書的收發(fā)由下屬業(yè)務發(fā)展部綜合內勤統(tǒng)一辦理，各分公司則分別由其下屬業(yè)務發(fā)展室內務助理崗辦理。 (四四)文書類別文書類別工作通知書工作通知書: 總公司銀行保險部對各分支機構發(fā)布工作指示、要求或 通知時使用。簽報：簽報：分公司對總公司、下級

2、對上級請示或報告時使用。函：函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對外單位行文時使用。通報通報：就主管業(yè)務向特定對象宣布時使用。工作聯(lián)系單：工作聯(lián)系單：公司內部各部門間業(yè)務聯(lián)系時使用。公司正式文件公司正式文件：以太平人壽保險有限公司名義行文的正式文件。合同和協(xié)議文本合同和協(xié)議文本：銀行保險與銀行等合作單位簽定的合同及協(xié)議文本。會議材料和會議紀要會議材料和會議紀要：銀行保險主持或出席的各種會議材料及形成的會議紀要。其他資料和業(yè)務數(shù)據(jù)其他資料和業(yè)務數(shù)據(jù)：產(chǎn)品資料、培訓資料；部門業(yè)務數(shù)據(jù)、各種報表等。聲像和圖書資料聲像和圖書資料：銀行保險的業(yè)務書籍、參考資料、聲像資料等。（五）文書處理流程及歸檔（五）文書處理流

3、程及歸檔收文、傳閱和歸檔l總公司銀行保險部綜合內勤或分公司銀行保險內務助理在收到文件后，做好收文登記并粘貼好文件簽批傳閱單（格式附后）交部門經(jīng)理批閱（當日內完成）。l批閱完畢根據(jù)批示內容進行處理,并按照批示時限進行文件的追蹤，全部辦理完畢后將文件歸檔。l傳閱文件應等全部傳閱人員在文件簽批傳閱單上簽字后（收文后兩日內完成）再將文件歸檔處理。l每年一月、七月對半年的歸檔文件整理裝訂成冊并在封面上做好目錄。發(fā)文、追蹤和歸檔=總公司銀行保險部對分支機構發(fā)文統(tǒng)一由綜合內勤辦理 。分公司在收到總公司發(fā)文后應在當日內交部門負責人落實具體經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員必須在文件要求的日期內完成工作并將結果反饋至總公司。=

4、分公司銀行保險系列向總公司銀行保險部發(fā)出的文件，統(tǒng)一由分公司內務助理崗辦理?？偣揪C合內勤負責分公司來文的接收、請示、處理工作，并在文件要求的時限內完成處理意見的反饋。=總、分公司所有發(fā)文必須由銀行保險負責人（重大事件須由分管總經(jīng)理）、經(jīng)辦人簽字后方可發(fā)出，綜合內勤（或內務助理）負責通知書的編號、發(fā)出和歸檔。=所有通知書或簽報、通報和函按收到和發(fā)出分類，在每年的一、四、七、十月份對季度的收發(fā)文按編號裝訂成冊并在封面上做好目錄?？偣臼瘴目偣臼瘴? 簽報、通報、函簽報、通報、函=按照來文類別和來文單位（系統(tǒng)內和系統(tǒng)外）匯集，一個來文單位一年的文件立成一卷(也可根據(jù)實際情況將幾個同類或相近的來文

5、單位歸為一個來文單位)，案卷封面上標明收文單位名稱、年號及文件名稱，如“總公司（2001）銀行保險部分公司簽報匯集”。=若簽報在辦理完畢后形成了新的工作通知書（如批復），則將這類收文與新的發(fā)文歸在一起，立在發(fā)文匯集卷內。分公司收文分公司收文 - 工作通知書、通報、函工作通知書、通報、函 按來文類別，將系統(tǒng)內來文與系統(tǒng)外來文分開，以來文順序號排列，將一年的來文立成一卷，案卷標題與發(fā)文匯集相同。如“xx分公司（2001）銀行保險工作通知書收文匯集”。 收（發(fā)）文檔的匯集管理 總公司發(fā)文總公司發(fā)文- 工作通知書、通報、函工作通知書、通報、函總公司銀行保險部所有發(fā)文按對內（發(fā)往本系統(tǒng)以內）和對外（發(fā)往

6、系統(tǒng)外其他單位）分類，每一季度做一次整理歸檔，理出目錄，以一年度匯集成卷冊，并按發(fā)文順序號排列,案卷標題與發(fā)文匯集相同。分公司發(fā)文分公司發(fā)文 - 簽報、通報、函簽報、通報、函（見后頁“簽報”部分）通報和函的發(fā)文匯集管理同簽報。簽報簽報=內部簽報的處理及歸檔內部簽報的處理及歸檔=經(jīng)辦人因特殊事件的處理，需簽請經(jīng)理核示時，以內部簽報用紙繕寫（內部簽報格式附后）。簽報經(jīng)經(jīng)理核示后，由經(jīng)辦人員交綜合內勤（或內務助理）依示辦理。=綜合內勤（或內務助理）追蹤簽報的批辦情況，處理完畢后將辦理結果復印留存，并于當日將處理結果反饋至經(jīng)辦人。=綜合內勤（或內務助理）編號填記于簽報及簽報事務備查表（格式附后）后，將

7、簽報歸檔。=分公司發(fā)往總公司的簽報處理及歸檔分公司發(fā)往總公司的簽報處理及歸檔=分公司因請示工作發(fā)往總公司銀行保險部的簽報，統(tǒng)一由分公司內務助理崗辦理。所有發(fā)出的簽報按順序號排列，并與總公司的批復歸在一起，每季度整理一次，以一年度匯集成冊，并在封面上做好目錄。=總公司收到的來自各分公司的簽報，由總公司銀行保險部綜合內勤統(tǒng)一辦理。按來文機構分類，以順序號排列，并將總公司的批復與來文歸在一起，每季度整理一次，以一年度匯集成冊，并在封面上作好目錄。=綜合內勤（或內務助理）每年一、四、七、十月份對每季度的內部簽報按編號裝訂成冊，會同簽報事務備查表一起歸檔。所有收（發(fā)）文要將主件、附件、批復收集齊全，保持

8、文件、材料的完整所有收（發(fā)）文要將主件、附件、批復收集齊全，保持文件、材料的完整性。性。協(xié)議協(xié)議l公司與各銀行分行、支行簽定的合作協(xié)議，若協(xié)議內容為合作意向書，未涉及具體合作細節(jié)，公司留存一份；若協(xié)議內容包含具體合作細節(jié)和手續(xù)費，公司至少留存貳份；若為兼業(yè)代理合同除公司留存貳份，另外還須交保監(jiān)會一份。l綜合內勤（或內務助理）根據(jù)不同銀行將協(xié)議分類、歸檔。l若為兼業(yè)保險合同，保監(jiān)會在審批結束將核準備案的與不予核準備案的兼業(yè)代理清單下發(fā)至公司后，綜合內勤（或內務助理）應按照上報序號連同清單一并歸檔并做好備忘錄。公司正式文件公司正式文件以太平人壽保險有限公司名義行文的正式文件，按收（發(fā)）文順序號登記

9、，單獨立卷，每半年整理一次，以一年度匯集成卷并做好目錄。工作聯(lián)系單工作聯(lián)系單公司內部各部門之間聯(lián)系一般性工作必要時以工作聯(lián)系單形式繕寫，每份聯(lián)系單遞交相關部門時，銀行保險綜合內勤（或內務助理）應留存復印件備查并負責追蹤。 會議材料=銀行保險內部會議或由銀行保險主持或出席各種大、小型會議所形成的文字材料，是本部門文件材料的重要組成部分。會議結束后由會議記錄人員負責整理（日常會議、小型會議1個工作日內；大型會議2個工作日內）會議紀要及相關會議材料交綜合內勤（或內務助理）；綜合內勤（或內務助理）進行編號、歸檔，同時將會議紀要發(fā)給相關人員。=綜合內勤（或內務助理）于每年一月對年度的會議紀要整理裝訂成冊

10、并在封面上做好目錄。 其他資料及業(yè)務數(shù)據(jù)其他資料及業(yè)務數(shù)據(jù)=市場上同業(yè)產(chǎn)品相關資料和信息、公司產(chǎn)品相關資料和信息、各種培訓教材等資料每年一月份對全年的資料進行整理、裝訂成冊并制作目錄。=部門述職報告、工作計劃表、銀行保險經(jīng)營管理匯報表、部門KPI表和KPI分析報告等資料在每年一、七月份對半年的資料根據(jù)序號重新裝訂成冊并在封面上做好目錄。 書籍及聲像制品管理書籍及聲像制品管理=銀行保險部的業(yè)務書籍、參考資料、聲像資料等被指定為公共參考圖書，由專人負責保管。=新購圖書應由圖書保管人員登記書名、出版社、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關資料，并報送公司行政管理部門登記。圖書每半年清點一

11、次。=本部門員工欲借閱書籍應填寫工作聯(lián)系單向管理員取書，重要業(yè)務書籍或借閱時間超過兩天以上的一般書籍須由經(jīng)理簽字許可。=員工借出圖書不得圈點、劃線、涂寫、撕剪，如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價賠償。=銀行保險部的聲像資料原則上不予外借，特殊情況須負責人簽字方可借出。本制度自頒布之日起開始實施，如有未盡事宜可隨時修改。（七）附則七）附則（六）調卷（六）調卷經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調閱已歸檔的一般文件時，應以工作聯(lián)系單形式說明調閱期限及用途，交綜合內勤（或內務助理）備案追蹤；如系機密文件，須報負責人在工作聯(lián)系單上簽字方可調閱。附：附：1）文書編號規(guī)則說明和示例）文書編號規(guī)則說明和示例

12、 2）相關文書的格式（一）（二）（三）相關文書的格式（一）（二）（三）編號規(guī)則編號規(guī)則：機構名稱 + 年份 + 文書名稱縮略字+順序號例如：上海銀保（2001）簽字第001號 北京銀保（2001）函字第005號 依此類推。文書名稱縮略字文書名稱縮略字:工作通知書: 工簽報: 簽通報: 報函: 函附一附一: 文書編號規(guī)則和示例文書編號規(guī)則和示例相關文書格式相關文書格式(一一)附二附二:太平人壽銀行保險太平人壽銀行保險工作通知書工作通知書總公司銀保工字第xxx號主送:抄送:經(jīng)辦人:簽發(fā)人:太平人壽銀行保險太平人壽銀行保險 簽簽 報報 (機構地區(qū)名)銀保簽字第xxx號經(jīng)辦人:簽發(fā)人:主送:抄送:注：通報和函的格式類似，不再隨附。注：通報和函的格式類似，不再隨附。相關文書格式相關文書格式(二二)