采購2_采購規(guī)劃

1、采購與供應(yīng)管理采購與供應(yīng)管理(采購管理采購管理) 第二章第二章 采購規(guī)劃采購規(guī)劃 所謂規(guī)劃，是指企業(yè)的決所謂規(guī)劃，是指企業(yè)的決策層應(yīng)對企業(yè)采購和采購管理策層應(yīng)對企業(yè)采購和采購管理要有一個(gè)深入的、詳盡的、有要有一個(gè)深入的、詳盡的、有戰(zhàn)略性的框架和模式戰(zhàn)略性的框架和模式。2-1 采購管理的目標(biāo)和組織采購管理的目標(biāo)和組織一、采購管理的目標(biāo)一、采購管理的目標(biāo): （采購與供應(yīng)管理采購與供應(yīng)管理的表述的表述）1、采購職能總體目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)表述采購職能總體目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)表述： 獲得的物料應(yīng)該是貨真價(jià)實(shí)的，數(shù)量是符合獲得的物料應(yīng)該是貨真價(jià)實(shí)的，數(shù)量是符合要求的，并以準(zhǔn)確的時(shí)間發(fā)送至正確的地點(diǎn)，要求的，并以準(zhǔn)確的時(shí)間發(fā)

2、送至正確的地點(diǎn)，物料必須來源于合適的供應(yīng)商。同時(shí)，與之相物料必須來源于合適的供應(yīng)商。同時(shí)，與之相適應(yīng)地，還要獲得合適的服務(wù)適應(yīng)地，還要獲得合適的服務(wù),當(dāng)然價(jià)格也必須當(dāng)然價(jià)格也必須是合理的。是合理的。 采購決策者合理取舍使上述目標(biāo)達(dá)到最優(yōu)組采購決策者合理取舍使上述目標(biāo)達(dá)到最優(yōu)組合。合。2、對采購總體目標(biāo)的具體表述對采購總體目標(biāo)的具體表述：提供不間斷的物料供應(yīng)和服務(wù)，以便使提供不間斷的物料供應(yīng)和服務(wù)，以便使企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。使存貨投資和損失保持最低。使存貨投資和損失保持最低。保持并提高質(zhì)量。保持并提高質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)或發(fā)展有競爭力的供應(yīng)商。發(fā)現(xiàn)或發(fā)展有競爭力的供應(yīng)商。當(dāng)條件允許時(shí)，將所購物料標(biāo)

3、準(zhǔn)化。當(dāng)條件允許時(shí)，將所購物料標(biāo)準(zhǔn)化。以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù)。以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù)。在企業(yè)內(nèi)部與其他職能部門建立和諧而在企業(yè)內(nèi)部與其他職能部門建立和諧而富有生產(chǎn)效率的工作關(guān)系。富有生產(chǎn)效率的工作關(guān)系。以最低水平的管理費(fèi)用來完成采購目標(biāo)。以最低水平的管理費(fèi)用來完成采購目標(biāo)。提高公司的競爭地位。提高公司的競爭地位。二、二、采購管理與庫存控制采購管理與庫存控制的表述的表述采購管理的基本目標(biāo)有四個(gè)。采購管理的基本目標(biāo)有四個(gè)。（一）保障供應(yīng)（首要的、第一位的）（一）保障供應(yīng)（首要的、第一位的）、保證不缺貨（否則會影響企業(yè)的總、保證不缺貨（否則會影響企業(yè)的總體經(jīng)營目標(biāo)。潛在的缺貨

4、成本可能較大，體經(jīng)營目標(biāo)。潛在的缺貨成本可能較大，甚至巨大。）甚至巨大。）、保證質(zhì)量（質(zhì)量不能低，也不能太、保證質(zhì)量（質(zhì)量不能低，也不能太高，涉及采購成本的高低，要求物美價(jià)高，涉及采購成本的高低，要求物美價(jià)廉）廉）（二）費(fèi)用最?。óa(chǎn)品成本的主體部分（二）費(fèi)用最?。óa(chǎn)品成本的主體部分是采購成本。采購管理的一個(gè)重要目標(biāo)是采購成本。采購管理的一個(gè)重要目標(biāo)就是要降低成本。）就是要降低成本。）、追求總費(fèi)用?。òú少徶忻總€(gè)環(huán)、追求總費(fèi)用?。òú少徶忻總€(gè)環(huán)節(jié)，盡可能降低其單項(xiàng)費(fèi)用）節(jié)，盡可能降低其單項(xiàng)費(fèi)用）、適時(shí)適量采購，追求庫存最小化、適時(shí)適量采購，追求庫存最小化（要求既保證供應(yīng)，又能使庫存量最小，（

5、要求既保證供應(yīng)，又能使庫存量最小，庫存費(fèi)用最省。）庫存費(fèi)用最省。）（三）供應(yīng)商管理好（管理好供應(yīng)商隊(duì)（三）供應(yīng)商管理好（管理好供應(yīng)商隊(duì)伍，選擇好供應(yīng)商。）伍，選擇好供應(yīng)商。）（四）信息管理好（信息源作用。）（四）信息管理好（信息源作用。）2-2 采購管理的組織采購管理的組織企業(yè)采購管理的第一項(xiàng)工作，就是要建企業(yè)采購管理的第一項(xiàng)工作，就是要建立一個(gè)完善的采購管理組織機(jī)構(gòu)。采購立一個(gè)完善的采購管理組織機(jī)構(gòu)。采購管理組織結(jié)構(gòu)一定下來，采購管理的權(quán)管理組織結(jié)構(gòu)一定下來，采購管理的權(quán)限、職權(quán)范圍、審批權(quán)限、工作內(nèi)容也限、職權(quán)范圍、審批權(quán)限、工作內(nèi)容也就一一定下來。一般要根據(jù)企業(yè)的具體就一一定下來。一般要

6、根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇合適的組織機(jī)構(gòu)形式情況選擇合適的組織機(jī)構(gòu)形式。一、組織結(jié)構(gòu)類型一、組織結(jié)構(gòu)類型1、直線制直線制：是由一個(gè)上級直接命是由一個(gè)上級直接命令指揮多個(gè)下極的組令指揮多個(gè)下極的組織機(jī)構(gòu)形式?？棛C(jī)構(gòu)形式。其優(yōu)越性的基礎(chǔ)是直其優(yōu)越性的基礎(chǔ)是直接命令。效果是可以接命令。效果是可以最直接有效、提高管最直接有效、提高管理效率。理效率。特別適合于小型企業(yè)特別適合于小型企業(yè)的管理機(jī)制。的管理機(jī)制。 下級 下級 上級 上級2、直線職能制直線職能制：在直線制的基礎(chǔ)上，在直線制的基礎(chǔ)上，再加上職能制。再加上職能制。與直線制比較，只是與直線制比較，只是多了一些職能機(jī)構(gòu)幫多了一些職能機(jī)構(gòu)幫助上級來管理下級

7、。助上級來管理下級。適合于任何大型的、適合于任何大型的、復(fù)雜的管理系統(tǒng)。復(fù)雜的管理系統(tǒng)。企業(yè)、事業(yè)單位、政企業(yè)、事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)最大量采用的府機(jī)構(gòu)最大量采用的管理組織形式。管理組織形式。上級上級職能職能下級下級職能職能3、事業(yè)部制事業(yè)部制：事業(yè)部制是以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的，事業(yè)部制是以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的， 一個(gè)一個(gè)從決策到執(zhí)行的管理全過程的管理系統(tǒng)。從決策到執(zhí)行的管理全過程的管理系統(tǒng)?；咎攸c(diǎn)是以事業(yè)為核心、管理決策程序小基本特點(diǎn)是以事業(yè)為核心、管理決策程序小而全，因而運(yùn)行效率高。而全，因而運(yùn)行效率高。采購部（專司采購管理的事業(yè)部）直接對公采購部（專司采購管理的事業(yè)部）直接對公司全面負(fù)責(zé)。

8、由于權(quán)力相對集中，所有的采司全面負(fù)責(zé)。由于權(quán)力相對集中，所有的采購業(yè)務(wù)處理、決策，全部在內(nèi)部解決，避免購業(yè)務(wù)處理、決策，全部在內(nèi)部解決，避免跨部處理、逐級上報(bào)審批等手續(xù)，可節(jié)省大跨部處理、逐級上報(bào)審批等手續(xù)，可節(jié)省大量處理時(shí)間、提高工作效率。量處理時(shí)間、提高工作效率。、矩陣制、矩陣制矩陣制是一種臨時(shí)性聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。矩陣制是一種臨時(shí)性聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。好處是可以使組織扁平化。好處是可以使組織扁平化。任務(wù)目的性很強(qiáng)。長期的、戰(zhàn)略的方面任務(wù)目的性很強(qiáng)。長期的、戰(zhàn)略的方面考慮就少了?？紤]就少了。二、采購組織內(nèi)的分工：二、采購組織內(nèi)的分工：根據(jù)企業(yè)的規(guī)模大小、采購量多少的實(shí)根據(jù)企業(yè)的規(guī)模大小、采購量多少的實(shí)

9、際情況來定。際情況來定。1、依據(jù)物料品種劃分：、依據(jù)物料品種劃分： 如：金屬材料（鋼材，有色金屬）如：金屬材料（鋼材，有色金屬） 非金屬材料（塑料、木材、水泥等）非金屬材料（塑料、木材、水泥等）2、依據(jù)采購的地區(qū)劃分：、依據(jù)采購的地區(qū)劃分： 如：華南、華中、東北；國外采購如：華南、華中、東北；國外采購,等。等。3、按照采購物品的價(jià)值和重要、按照采購物品的價(jià)值和重要性劃分：性劃分：按照采購物品的價(jià)值和重要性劃分，就是按照采購物品的價(jià)值和重要性劃分，就是ABC分類法。分類法。由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴累托提出由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴累托提出的的“關(guān)鍵的少數(shù)與次要的多數(shù)關(guān)鍵的少數(shù)與次要的多數(shù)”理論為依據(jù)。理論為依

10、據(jù)。A類，價(jià)值高（類，價(jià)值高（70%）、品種少（）、品種少（10%），作），作重點(diǎn)管理；重點(diǎn)管理；B類，價(jià)值中（類，價(jià)值中（20%）、品種中（）、品種中（20%），可），可重點(diǎn)可一般管理；重點(diǎn)可一般管理；C類，價(jià)值低（類，價(jià)值低（10%）、品種多（）、品種多（70%），作），作一般管理。一般管理。 P，圖，圖-確定物資重要性的依據(jù)確定物資重要性的依據(jù): （1） 生產(chǎn)所需的主要物資生產(chǎn)所需的主要物資,關(guān)鍵物資關(guān)鍵物資; （2） 需求量最大的物資需求量最大的物資; （3）需求量不大）需求量不大,但是貴重物資。但是貴重物資。 4、按照采購功能劃分：、按照采購功能劃分：按照采購功能劃分：按照采購功能劃

11、分： 如分為：計(jì)劃、料帳、市場分析、采如分為：計(jì)劃、料帳、市場分析、采購運(yùn)作，等。購運(yùn)作，等。典型的采購機(jī)構(gòu)的圖例如典型的采購機(jī)構(gòu)的圖例如后頁。后頁。多事業(yè)部企業(yè)中采購組織結(jié)構(gòu)圖公司采購部采購部門分公司A的經(jīng)理（生產(chǎn)計(jì)算機(jī)）采購部門分公司的經(jīng)理（生產(chǎn)農(nóng)場設(shè)備）采購部門分公司的經(jīng)理（生產(chǎn)消費(fèi)品）首席執(zhí)行官2-3 采購制度采購制度采購制度系指企業(yè)對采購工作的管理采購制度系指企業(yè)對采購工作的管理,究竟是采究竟是采取取“中央集權(quán)中央集權(quán)”（Centralization）的方式的方式,或或是是“地方分權(quán)地方分權(quán)”（Decentralization）的方式，的方式，還是兼采分權(quán)與集權(quán)的混合（還是兼采分權(quán)與

12、集權(quán)的混合（Consolidation）方式。方式。選擇何種管理方式，與該企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l選擇何種管理方式，與該企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類等皆有密切關(guān)系。件、產(chǎn)品種類等皆有密切關(guān)系。采購制度的核心是授權(quán)的范圍與額度。采購制度的核心是授權(quán)的范圍與額度。 一一、采購制度的分類采購制度的分類：1、集中制集中制（式、化）：（式、化）：將企業(yè)采購工作全部集中到一個(gè)部門辦理，各將企業(yè)采購工作全部集中到一個(gè)部門辦理，各分公司各工廠各部門均無采購權(quán)責(zé)，此即集中分公司各工廠各部門均無采購權(quán)責(zé)，此即集中式采購制度。式采購制度。優(yōu)點(diǎn)：歸納為可產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)。優(yōu)點(diǎn)：歸納為可產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)。缺點(diǎn)：缺乏工作靈活性、員工

13、過多、缺乏對特缺點(diǎn)：缺乏工作靈活性、員工過多、缺乏對特殊需求的認(rèn)可、與使用者之間存在距離，等。殊需求的認(rèn)可、與使用者之間存在距離，等。 2、分權(quán)（分散）制：、分權(quán)（分散）制：采購工作分散給各需用部門分別辦理的采購工作分散給各需用部門分別辦理的采購制度。采購制度。適用于企業(yè)規(guī)模較大、工廠分布區(qū)域廣、適用于企業(yè)規(guī)模較大、工廠分布區(qū)域廣、且產(chǎn)品及生產(chǎn)設(shè)施不同的企業(yè)。且產(chǎn)品及生產(chǎn)設(shè)施不同的企業(yè)。優(yōu)點(diǎn)：反應(yīng)速度快、本土資源的有效利優(yōu)點(diǎn)：反應(yīng)速度快、本土資源的有效利用、權(quán)力責(zé)任統(tǒng)一，等。用、權(quán)力責(zé)任統(tǒng)一，等。缺點(diǎn)：鼓勵(lì)使用者不必提前做計(jì)劃、忽缺點(diǎn)：鼓勵(lì)使用者不必提前做計(jì)劃、忽視更好的采購機(jī)會、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，

14、等。視更好的采購機(jī)會、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，等。 3、混合制：、混合制：兼取集中、分散制的優(yōu)點(diǎn)而成。兼取集中、分散制的優(yōu)點(diǎn)而成。共同性物料、金額較大的、進(jìn)口品等，共同性物料、金額較大的、進(jìn)口品等，采取集中采購。采取集中采購。小額的、臨時(shí)性采購、等，采取分散授小額的、臨時(shí)性采購、等，采取分散授權(quán)執(zhí)行。權(quán)執(zhí)行?；旌现疲ㄊ剑┎少徶贫炔粌H可集中數(shù)量，混合制（式）采購制度不僅可集中數(shù)量，獲得優(yōu)惠價(jià)格，亦可因地制宜，兼顧作獲得優(yōu)惠價(jià)格，亦可因地制宜，兼顧作業(yè)時(shí)效。業(yè)時(shí)效。4、集中與分散考慮的因素、集中與分散考慮的因素管理效率管理效率采購成本能否降低；采購成本能否降低；采購能力是否增加，反應(yīng)速度快慢；采購能力是否增加

15、，反應(yīng)速度快慢；對存貨管理和控制的能力；對存貨管理和控制的能力；管理費(fèi)用的大??；管理費(fèi)用的大小；各部門之間工作的協(xié)調(diào)。各部門之間工作的協(xié)調(diào)。采購管理的組織性變化的討論采購管理的組織性變化的討論供應(yīng)機(jī)構(gòu)必須跟其整體機(jī)構(gòu)保持一致。供應(yīng)機(jī)構(gòu)必須跟其整體機(jī)構(gòu)保持一致。因此，采購主管面臨的挑戰(zhàn)不是根據(jù)上因此，采購主管面臨的挑戰(zhàn)不是根據(jù)上級組織的要求創(chuàng)立一個(gè)采購機(jī)構(gòu)，而是級組織的要求創(chuàng)立一個(gè)采購機(jī)構(gòu)，而是要采用高級管理方法去管理一個(gè)采購機(jī)要采用高級管理方法去管理一個(gè)采購機(jī)構(gòu)。構(gòu)。二、采購部門的授權(quán)：二、采購部門的授權(quán)：1、采購的、采購的決策權(quán)決策權(quán)： 采購部門想圓滿地完成采購工作，必須在采購部門想圓滿地完

16、成采購工作，必須在四個(gè)領(lǐng)域有決策權(quán)。四個(gè)領(lǐng)域有決策權(quán)。 1) 選擇供應(yīng)商（采購部門是行家，處于買方選擇供應(yīng)商（采購部門是行家，處于買方市場）市場） 2) 合適的定價(jià)方式與條件合適的定價(jià)方式與條件 （結(jié)算、付款、驗(yàn)（結(jié)算、付款、驗(yàn)收條件）收條件） 3) 確認(rèn)采購物品的規(guī)格確認(rèn)采購物品的規(guī)格 （如有可替代品）（如有可替代品） 4) 負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的一切聯(lián)系（防止后門銷售）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的一切聯(lián)系（防止后門銷售） 2、內(nèi)部授權(quán)：內(nèi)部授權(quán)：把采購金額進(jìn)行劃分，按照組織結(jié)把采購金額進(jìn)行劃分，按照組織結(jié)構(gòu)，實(shí)施分層負(fù)責(zé)，對采購主管授構(gòu)，實(shí)施分層負(fù)責(zé)，對采購主管授予資金審批權(quán)。予資金審批權(quán)。內(nèi)部授權(quán)可以縮短采購

17、作業(yè)流程，內(nèi)部授權(quán)可以縮短采購作業(yè)流程，爭取時(shí)效。爭取時(shí)效。包括高級主管對較低級主管的再予包括高級主管對較低級主管的再予授權(quán)。授權(quán)。 3 3、外部授權(quán)：、外部授權(quán)：由采購部門對原無采購職責(zé)的其他單位，由采購部門對原無采購職責(zé)的其他單位，基于事實(shí)上的需求授予采購權(quán)力。基于事實(shí)上的需求授予采購權(quán)力。其他單位指物資使用單位、專項(xiàng)計(jì)劃或其他單位指物資使用單位、專項(xiàng)計(jì)劃或部分供應(yīng)商，等。部分供應(yīng)商，等。外部授權(quán)適用于專業(yè)性強(qiáng)的、專業(yè)技術(shù)外部授權(quán)適用于專業(yè)性強(qiáng)的、專業(yè)技術(shù)要求高的采購。對金額較大的外部授權(quán)要求高的采購。對金額較大的外部授權(quán)采購部門要保留查核的權(quán)力。采購部門要保留查核的權(quán)力。* 公司采購卡公

18、司采購卡采購方公司發(fā)給其內(nèi)部顧客（即使用者）采購方公司發(fā)給其內(nèi)部顧客（即使用者）的一種的一種信用卡信用卡。主要用于小額物品、間。主要用于小額物品、間接材料（非生產(chǎn)性的）、服務(wù)等的采購。接材料（非生產(chǎn)性的）、服務(wù)等的采購。持卡人有支配金額的限制。持卡人有支配金額的限制。 優(yōu)點(diǎn)：減少管理成本，縮短采購周期。優(yōu)點(diǎn)：減少管理成本，縮短采購周期。缺點(diǎn)：可能失去對采購活動(dòng)的控制。缺點(diǎn)：可能失去對采購活動(dòng)的控制。采購聯(lián)合會（體）采購聯(lián)合會（體）當(dāng)獨(dú)立的企業(yè)成立采購聯(lián)合體時(shí)，將其普通物當(dāng)獨(dú)立的企業(yè)成立采購聯(lián)合體時(shí)，將其普通物料的需求加以匯總，從而能向供應(yīng)商要求更低料的需求加以匯總，從而能向供應(yīng)商要求更低的價(jià)格

19、和更好的交易條件。（團(tuán)購）的價(jià)格和更好的交易條件。（團(tuán)購）采購聯(lián)合體在非盈利性組織中使用較多，如教采購聯(lián)合體在非盈利性組織中使用較多，如教育機(jī)構(gòu)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)。育機(jī)構(gòu)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)。其基本理論依據(jù)是其基本理論依據(jù)是“大的就是好的大的就是好的”。成本節(jié)。成本節(jié)省是創(chuàng)建和加盟采購聯(lián)合會的主要?jiǎng)恿ΑＪ∈莿?chuàng)建和加盟采購聯(lián)合會的主要?jiǎng)恿?。操作中企業(yè)要對采購聯(lián)合體的授權(quán)，屬于外部操作中企業(yè)要對采購聯(lián)合體的授權(quán)，屬于外部授權(quán)。授權(quán)。2-4 采購流程采購流程采購與供應(yīng)管理需要制定一系列標(biāo)采購與供應(yīng)管理需要制定一系列標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作程序以便于處理日常工作。準(zhǔn)化運(yùn)作程序以便于處理日常工作。手工處理業(yè)務(wù)時(shí)的采購程序。手工處理業(yè)務(wù)

20、時(shí)的采購程序。計(jì)算機(jī)化的采購流程。（計(jì)算機(jī)化的采購流程。（p85）采購程序的關(guān)鍵步驟是：采購程序的關(guān)鍵步驟是：1 發(fā)現(xiàn)需求；發(fā)現(xiàn)需求；2 對需求進(jìn)行描述；對需求進(jìn)行描述；3 確定可能的供應(yīng)商并對其加以分析；確定可能的供應(yīng)商并對其加以分析；4 確定價(jià)格和采購條件；確定價(jià)格和采購條件；5 擬定并發(fā)出采購定單；擬定并發(fā)出采購定單；6 對定單進(jìn)行跟蹤并對定單進(jìn)行跟蹤并/或催貨；或催貨；7 接收并檢驗(yàn)收到的貨物；接收并檢驗(yàn)收到的貨物；8 結(jié)清發(fā)票并支付貨款；結(jié)清發(fā)票并支付貨款；9 維護(hù)記錄。維護(hù)記錄。一、一、 發(fā)現(xiàn)需求（需求分析）：發(fā)現(xiàn)需求（需求分析）：發(fā)現(xiàn)需求就是解決發(fā)現(xiàn)需求就是解決“ “采購什么、采

21、購多少、采購什么、采購多少、何時(shí)采購何時(shí)采購” ”的問題。也是全體需求者（各的問題。也是全體需求者（各部門）提出部門）提出“ “需求什么、需求多少、何時(shí)需求什么、需求多少、何時(shí)需求需求” ”的的 問題。問題。 1、請購（采購申請）：、請購（采購申請）：可由使用單位或倉庫方面來開出可由使用單位或倉庫方面來開出“ “請購單請購單” ”。此類請購可分兩類：此類請購可分兩類：1） 一般物料的采購需求；一般物料的采購需求；2） 庫存管理的需求，如安全庫存量的補(bǔ)充。庫存管理的需求，如安全庫存量的補(bǔ)充。也可由物料需求計(jì)劃（也可由物料需求計(jì)劃（MRP）將各項(xiàng)需求由將各項(xiàng)需求由計(jì)算機(jī)匯總、提出。計(jì)算機(jī)匯總、提出

22、。2、緊急定單（采購）、緊急定單（采購）緊急定單的產(chǎn)生有些有存在的理由，如緊急定單的產(chǎn)生有些有存在的理由，如款式和設(shè)計(jì)上的突然改變、市場狀況的款式和設(shè)計(jì)上的突然改變、市場狀況的突然變化。也有實(shí)際上并不緊急的緊急突然變化。也有實(shí)際上并不緊急的緊急定單，產(chǎn)生的原因有四點(diǎn)定單，產(chǎn)生的原因有四點(diǎn)。緊急定單引發(fā)的代價(jià)是緊急定單引發(fā)的代價(jià)是昂貴的昂貴的，需減輕，需減輕和避免。和避免。辦法：辦法：1）必須向總經(jīng)理解釋并需批準(zhǔn)；）必須向總經(jīng)理解釋并需批準(zhǔn)； 2）額外增加的成本由請購單位承擔(dān)。）額外增加的成本由請購單位承擔(dān)。 3、小額定單（采購）、小額定單（采購）多為多為MRO物品的采購，和歸類于管理費(fèi)物品的采

23、購，和歸類于管理費(fèi)用類的物品的采購。用類的物品的采購。處理小額定單的成本比較高，與這些定處理小額定單的成本比較高，與這些定單的金額不成配比。單的金額不成配比。當(dāng)所涉及物料的短缺而造成的損失與物當(dāng)所涉及物料的短缺而造成的損失與物料本身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不成比例。料本身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不成比例。確保確保這些物料的這些物料的供應(yīng)供應(yīng)通常是要滿足的首通常是要滿足的首要目標(biāo)。要目標(biāo)。 解決小額定單問題的辦法：解決小額定單問題的辦法：辦法涉及采購過程的簡化或自動(dòng)化或合辦法涉及采購過程的簡化或自動(dòng)化或合并采購，以便減短采購周期時(shí)間、削減并采購，以便減短采購周期時(shí)間、削減管理費(fèi)用、節(jié)省采購員的時(shí)間等。管理費(fèi)用、節(jié)省采購員的

24、時(shí)間等。 1) 盡量將小額采購項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化；盡量將小額采購項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化； 2) 累積小額請購量，直到一定數(shù)量或金累積小額請購量，直到一定數(shù)量或金額；額； 3) 指定小額采購的請購日期。指定小額采購的請購日期。還可以提出更多的辦法。還可以提出更多的辦法。二、對需求加以準(zhǔn)確描述：二、對需求加以準(zhǔn)確描述：1、“ “準(zhǔn)確準(zhǔn)確” ”地描述所需物品和服務(wù)是采購部門和地描述所需物品和服務(wù)是采購部門和使用者，或跨職能采購團(tuán)隊(duì)共同的責(zé)任。如描使用者，或跨職能采購團(tuán)隊(duì)共同的責(zé)任。如描述不夠準(zhǔn)確，輕者會浪費(fèi)時(shí)間；重者會產(chǎn)生嚴(yán)述不夠準(zhǔn)確，輕者會浪費(fèi)時(shí)間；重者會產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果。重的財(cái)務(wù)后果。2、 “ “統(tǒng)一統(tǒng)一” ”，

25、即用來描述所需物品或服務(wù)的字即用來描述所需物品或服務(wù)的字眼應(yīng)該統(tǒng)一。為確保詞匯的統(tǒng)一性，有效的辦眼應(yīng)該統(tǒng)一。為確保詞匯的統(tǒng)一性，有效的辦法是采用適當(dāng)?shù)拿~手冊（文件）。法是采用適當(dāng)?shù)拿~手冊（文件）。 如：保管總目錄、庫存目錄。如：保管總目錄、庫存目錄。無庫存采購或系統(tǒng)合同無庫存采購或系統(tǒng)合同:無庫存采購無庫存采購是是一種將定貨和庫存職能合并的形一種將定貨和庫存職能合并的形式。式。允許非采購人員發(fā)出定單，采用特殊的采購目允許非采購人員發(fā)出定單，采用特殊的采購目錄，不具體指定數(shù)量，等。錄，不具體指定數(shù)量，等。物料項(xiàng)目的庫存由供應(yīng)商進(jìn)行保管。物料項(xiàng)目的庫存由供應(yīng)商進(jìn)行保管。常用于辦公用品、易耗品、

26、常用于辦公用品、易耗品、MRO物品等。物品等。有時(shí)批發(fā)商、分銷商更適合為供應(yīng)商，而不是有時(shí)批發(fā)商、分銷商更適合為供應(yīng)商，而不是制造商。制造商。三、確定供應(yīng)商：三、確定供應(yīng)商：對可能的供貨來源加以選擇就是供應(yīng)商的選擇，對可能的供貨來源加以選擇就是供應(yīng)商的選擇，是采購職能中重要的一環(huán)。涉及到高質(zhì)量的供是采購職能中重要的一環(huán)。涉及到高質(zhì)量的供應(yīng)源的確定和評價(jià)。應(yīng)源的確定和評價(jià)。對供應(yīng)商市場的調(diào)查分析：市場的規(guī)模、容量、對供應(yīng)商市場的調(diào)查分析：市場的規(guī)模、容量、性質(zhì)，供求關(guān)系，市場份額，質(zhì)量水平，等；性質(zhì)，供求關(guān)系，市場份額，質(zhì)量水平，等；對供應(yīng)商的基本情況：如資本，產(chǎn)品構(gòu)成，產(chǎn)對供應(yīng)商的基本情況：如

27、資本，產(chǎn)品構(gòu)成，產(chǎn)品生產(chǎn)的歷史，供貨時(shí)間，質(zhì)量，結(jié)算貨款的品生產(chǎn)的歷史，供貨時(shí)間，質(zhì)量，結(jié)算貨款的要求，等。要求，等。四、確定價(jià)格和采購條件：四、確定價(jià)格和采購條件：確定價(jià)格和采購條件的方法有三種：確定價(jià)格和采購條件的方法有三種：詢詢價(jià)、招標(biāo)和談判方式。價(jià)、招標(biāo)和談判方式。這里先介紹這里先介紹詢價(jià)采購，也就是報(bào)價(jià)單方詢價(jià)采購，也就是報(bào)價(jià)單方式。招標(biāo)采購和談判方式采購，在后面式。招標(biāo)采購和談判方式采購，在后面第第6章價(jià)格的確定中再討論。章價(jià)格的確定中再討論。詢價(jià)采購詢價(jià)采購（報(bào)價(jià)單）（報(bào)價(jià)單）向選定的若干供應(yīng)商發(fā)詢價(jià)函件，將采購物項(xiàng)向選定的若干供應(yīng)商發(fā)詢價(jià)函件，將采購物項(xiàng)的要求通知有關(guān)廠商，讓他

28、們報(bào)價(jià)，然后根據(jù)的要求通知有關(guān)廠商，讓他們報(bào)價(jià)，然后根據(jù)各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)而選定供應(yīng)商進(jìn)行采購的方各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)而選定供應(yīng)商進(jìn)行采購的方法。法。優(yōu)點(diǎn)：供應(yīng)商少而精，采購過程簡單，成本低。優(yōu)點(diǎn)：供應(yīng)商少而精，采購過程簡單，成本低。局限性：供應(yīng)商數(shù)量少，范圍窄，不一定是最局限性：供應(yīng)商數(shù)量少，范圍窄，不一定是最優(yōu)。優(yōu)。 應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商發(fā)出報(bào)價(jià)邀請。應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商發(fā)出報(bào)價(jià)邀請。五、采購定單：五、采購定單：由于每個(gè)公司都會盡可能完善地保護(hù)自己的利由于每個(gè)公司都會盡可能完善地保護(hù)自己的利益，在銷售自己產(chǎn)品時(shí)使用自己準(zhǔn)備的銷售協(xié)益，在銷售自己產(chǎn)品時(shí)使用自己準(zhǔn)備的銷售協(xié)議（條款對銷售

29、方有利），在采購時(shí)使用自己議（條款對銷售方有利），在采購時(shí)使用自己準(zhǔn)備的采購定單（對采購方有利）。準(zhǔn)備的采購定單（對采購方有利）。到底選用哪一方準(zhǔn)備的文書取決于雙方相對實(shí)到底選用哪一方準(zhǔn)備的文書取決于雙方相對實(shí)力的強(qiáng)弱、采購物品的特點(diǎn)、交易的復(fù)雜程度力的強(qiáng)弱、采購物品的特點(diǎn)、交易的復(fù)雜程度以及在確定或發(fā)出定單方面所制定的戰(zhàn)略。以及在確定或發(fā)出定單方面所制定的戰(zhàn)略。采購定單所必備的要素，以及對訂單有約束力采購定單所必備的要素，以及對訂單有約束力的各種條件。的各種條件。 六、跟蹤和摧貨：六、跟蹤和摧貨：跟蹤跟蹤-是對定單作例行追蹤是對定單作例行追蹤,以便確保供應(yīng)商以便確保供應(yīng)商履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾

30、。履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。采購方對例如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問題，應(yīng)盡早采購方對例如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問題，應(yīng)盡早了解，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。了解，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。具體方法可以是走訪、電話、跟蹤單。具體方法可以是走訪、電話、跟蹤單。催貨催貨-對供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初對供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。催貨應(yīng)僅適用于采購定單的一小部分催貨應(yīng)僅適用于采購定單的一小部分。七、貨物的接收和檢驗(yàn)七、貨物的接收和檢驗(yàn)：根據(jù)采購合同的規(guī)定，對時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量有根據(jù)采購合同的規(guī)定

31、，對時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量有要求。要求。 1）強(qiáng)調(diào)交貨期，準(zhǔn)時(shí)供貨；）強(qiáng)調(diào)交貨期，準(zhǔn)時(shí)供貨； 2）驗(yàn)收質(zhì)量、數(shù)量等。）驗(yàn)收質(zhì)量、數(shù)量等。實(shí)施了實(shí)施了JIT庫存管理系統(tǒng)的公司中，對認(rèn)證的庫存管理系統(tǒng)的公司中，對認(rèn)證的供應(yīng)商的物料可以免此程序。供應(yīng)商的物料可以免此程序。對于小額采購也可以免除此程序。對于小額采購也可以免除此程序。關(guān)于貨物實(shí)際收到之后或之前支付貨款，涉及關(guān)于貨物實(shí)際收到之后或之前支付貨款，涉及現(xiàn)金折扣現(xiàn)金折扣問題。問題。八、結(jié)清發(fā)票，支付貨款八、結(jié)清發(fā)票，支付貨款：對于發(fā)票的審核和批準(zhǔn)到底是供應(yīng)部門對于發(fā)票的審核和批準(zhǔn)到底是供應(yīng)部門還是會計(jì)部門的職責(zé)，仍存在一定爭議。還是會計(jì)部門的職責(zé)，仍

32、存在一定爭議。理由是采購部門是交易最初發(fā)生的地點(diǎn)，理由是采購部門是交易最初發(fā)生的地點(diǎn)，如有差錯(cuò)可以立即采取行動(dòng)。如有差錯(cuò)可以立即采取行動(dòng)。也有認(rèn)為這實(shí)際是一項(xiàng)會計(jì)工作，應(yīng)集也有認(rèn)為這實(shí)際是一項(xiàng)會計(jì)工作，應(yīng)集中到會計(jì)部門。中到會計(jì)部門。九、維護(hù)記錄：九、維護(hù)記錄：與定單有關(guān)的文件副本進(jìn)行匯集和歸檔，與定單有關(guān)的文件副本進(jìn)行匯集和歸檔，并把想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。并把想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。單證的保存，以及供應(yīng)商、商品、招投單證的保存，以及供應(yīng)商、商品、招投標(biāo)文件等信息記錄。標(biāo)文件等信息記錄。供應(yīng)商評價(jià)時(shí)有用。供應(yīng)商評價(jià)時(shí)有用。2-5 采購調(diào)查采購調(diào)查采購調(diào)查是為更好地指定采購決策而進(jìn)

33、行的系采購調(diào)查是為更好地指定采購決策而進(jìn)行的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集、分類和分析。統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集、分類和分析。調(diào)查項(xiàng)目主要包括：所購材料、產(chǎn)品及服務(wù)；調(diào)查項(xiàng)目主要包括：所購材料、產(chǎn)品及服務(wù)； 商品；供應(yīng)商；采購系統(tǒng)。商品；供應(yīng)商；采購系統(tǒng)。調(diào)查成本：調(diào)查成本： 采購調(diào)查將增加采購部門運(yùn)轉(zhuǎn)的管理費(fèi)用，采購調(diào)查將增加采購部門運(yùn)轉(zhuǎn)的管理費(fèi)用，如分析的結(jié)果不能有效地改進(jìn)采購決策，那么如分析的結(jié)果不能有效地改進(jìn)采購決策，那么這些費(fèi)用就不該發(fā)生。這些費(fèi)用就不該發(fā)生。 一、所購材料、產(chǎn)品或服務(wù)的一、所購材料、產(chǎn)品或服務(wù)的調(diào)查（價(jià)值分析）調(diào)查（價(jià)值分析）價(jià)值分析將所購貨物所體現(xiàn)的功能與其價(jià)值分析將所購貨物所體現(xiàn)的功能與其

34、成本相比較，力求找到成本更低的替代成本相比較，力求找到成本更低的替代品。游艇生產(chǎn)商的例子品。游艇生產(chǎn)商的例子.結(jié)論：價(jià)值分析是削減采購成本的一種結(jié)論：價(jià)值分析是削減采購成本的一種有效方法。有效方法。二、商品調(diào)查：二、商品調(diào)查：適用：主要的商品，大宗采購的商品；嚴(yán)重供適用：主要的商品，大宗采購的商品；嚴(yán)重供應(yīng)短缺的小筆采購的貨物。應(yīng)短缺的小筆采購的貨物。較復(fù)雜的商品調(diào)查應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：較復(fù)雜的商品調(diào)查應(yīng)包括以下幾個(gè)方面： 1）采購方現(xiàn)在及未來的狀況；）采購方現(xiàn)在及未來的狀況； 2）生產(chǎn)過程的替代性；）生產(chǎn)過程的替代性； 3）貨物的用途；）貨物的用途； 4）需求；）需求； 5）供應(yīng)；）供應(yīng)； 6）價(jià)格）價(jià)格 7）消減成本和（或）確保供應(yīng)的戰(zhàn)略。）消減成本和（或）確保供應(yīng)的戰(zhàn)略。三、供應(yīng)商調(diào)查：三、供應(yīng)商調(diào)查：采購人員對現(xiàn)有的和潛在的供應(yīng)商的了解越采購人員對現(xiàn)有的和潛在的供應(yīng)商的了解越多，與供應(yīng)商進(jìn)行談判的能力會越強(qiáng)。多，與供應(yīng)商進(jìn)行談判的能力會越強(qiáng)。書上提出十個(gè)具體的方面。書上提出十個(gè)具體的方面。