購(gòu)物卡管理辦法

1、購(gòu)物卡管理辦法（一）設(shè)團(tuán)購(gòu)管理中心，落實(shí)負(fù)責(zé)人（經(jīng)理級(jí)），負(fù)責(zé) 定制、前臺(tái)售卡的需求統(tǒng)計(jì)、備用卡領(lǐng)用、銷(xiāo)售、 售后服務(wù)等前臺(tái)銷(xiāo)售管理工作。（二）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)購(gòu)物卡的保管、開(kāi)戶(hù)、開(kāi)通、充值、 復(fù)核；執(zhí)行與購(gòu)卡單位的銜接工作，并且負(fù)責(zé)監(jiān) 督購(gòu)物卡的使用。（三）信息部保證會(huì)員管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)解決 系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）綜合辦采購(gòu)部負(fù)責(zé)空白購(gòu)物卡招標(biāo)采購(gòu)。 （一）定制。團(tuán)購(gòu)管理中心根據(jù)市場(chǎng)需求，按季度制定購(gòu)物卡需求計(jì)劃，確保常備 10 萬(wàn)元的各面值卡；在重大節(jié)假日前要提前制定節(jié)日用卡需求計(jì)劃，一律交由采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。 (二)驗(yàn)收。團(tuán)購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)按批次抽檢空白購(gòu)物卡的卡面印刷質(zhì)量及數(shù)量后將

2、定制的購(gòu)物卡交付財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部在與需求計(jì)劃核對(duì)后入庫(kù)。（三）入庫(kù)。財(cái)務(wù)部保管員負(fù)責(zé)空白購(gòu)物卡的保管，并建立電子版空白購(gòu)物卡出入庫(kù)登記表（附表2）。（一）團(tuán)購(gòu)管理中心根據(jù)市場(chǎng)情況制定次月購(gòu)物卡需求計(jì)劃表，于當(dāng)月5日前報(bào)財(cái)務(wù)部。（二）財(cái)務(wù)部根據(jù)團(tuán)購(gòu)管理中心申報(bào)的購(gòu)物卡需求計(jì)劃，由財(cái)務(wù)部保管員填寫(xiě)購(gòu)物卡注冊(cè)單（附表3）一式兩聯(lián)，一聯(lián)由財(cái)務(wù)部記賬，一聯(lián)交操作員留存。（三）財(cái)務(wù)部專(zhuān)職人員根據(jù)購(gòu)物卡注冊(cè)單開(kāi)戶(hù)、開(kāi)通、充值、復(fù)核完成。遇大宗團(tuán)購(gòu)，財(cái)務(wù)部需增加人員（增加人員擁有獨(dú)立的開(kāi)戶(hù)、開(kāi)通、充值權(quán)限）。在刷卡寫(xiě)磁前應(yīng)核對(duì)每盒購(gòu)物卡的初始卡號(hào)，并在刷卡寫(xiě)磁、開(kāi)通、充值后進(jìn)行復(fù)核，以核實(shí)系統(tǒng)號(hào)與磁卡號(hào)的準(zhǔn)確性

3、，財(cái)務(wù)部安排兩人以上復(fù)核，復(fù)核率達(dá)到100%。（四）對(duì)無(wú)法刷卡寫(xiě)磁的購(gòu)物卡，由專(zhuān)職人員填制購(gòu)物卡注銷(xiāo)單（附表4）一式兩聯(lián)，保管員與專(zhuān)職人員各存一聯(lián)，按照廢卡處理規(guī)定辦理。（五）交付。團(tuán)購(gòu)管理中心與財(cái)務(wù)部在購(gòu)物卡交接單（附表5）上簽字后，將已充值購(gòu)物卡交付團(tuán)購(gòu)管理中心，財(cái)務(wù)部以購(gòu)物卡交接單作為入賬憑證，形成購(gòu)物卡庫(kù)存。（一）（一）日常待售備用卡的領(lǐng)用。團(tuán)購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)人按一周售卡量到財(cái)務(wù)部填制購(gòu)物卡申領(lǐng)單（附表6）領(lǐng)備用卡。購(gòu)物卡申領(lǐng)單一式兩聯(lián)，一聯(lián)由財(cái)務(wù)記賬，一聯(lián)由售卡人留存?zhèn)洳?。?cái)務(wù)部在團(tuán)購(gòu)負(fù)責(zé)人申領(lǐng)本周備用卡時(shí)，對(duì)上周售卡情況先行核對(duì)售款和庫(kù)存，無(wú)誤后交付本周備用卡。領(lǐng)卡時(shí)必須雙方核對(duì)充值

4、準(zhǔn)確性，一旦接收視為已經(jīng)核對(duì)無(wú)誤。（二）（二）大宗團(tuán)購(gòu)卡的領(lǐng)用：團(tuán)購(gòu)管理中心需在重大節(jié)日前合理時(shí)間向財(cái)務(wù)部提供明確面值、數(shù)量、總金額的備用卡需求申請(qǐng)。領(lǐng)卡時(shí)，由團(tuán)購(gòu)管理中心業(yè)務(wù)人員陪同團(tuán)購(gòu)單位一同到財(cái)務(wù)部憑購(gòu)物卡申領(lǐng)單取卡，該購(gòu)物卡申領(lǐng)單應(yīng)標(biāo)明折扣折扣率、折扣額、付款時(shí)間、發(fā)票要求等事項(xiàng)，由團(tuán)購(gòu)單位經(jīng)辦人和團(tuán)購(gòu)管理中心人員簽字。（三）（三）備用卡申領(lǐng)由購(gòu)物中心分管總經(jīng)理簽批，大宗團(tuán)購(gòu)卡的申領(lǐng)一律經(jīng)分管總經(jīng)理簽批。同時(shí)，大宗購(gòu)物卡的團(tuán)購(gòu)政策應(yīng)在購(gòu)卡前經(jīng)分管總經(jīng)理簽批后方可生效。（四）（四）團(tuán)購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)人對(duì)備用卡按照現(xiàn)金管理規(guī)范使用金柜（保險(xiǎn)柜）進(jìn)行保管。（1）團(tuán)購(gòu)管理中心日常售卡根據(jù)購(gòu)物卡售

5、卡單（附表7）操作，一式兩聯(lián)，一聯(lián)在售卡當(dāng)日與現(xiàn)金一同交由財(cái)務(wù)記賬，二聯(lián)由售卡單位留存?zhèn)洳椤?同時(shí)，團(tuán)購(gòu)管理中心需接受財(cái)務(wù)部每周不低于兩次的購(gòu)物卡及現(xiàn)金對(duì)應(yīng)復(fù)查。（2）節(jié)假日大宗售卡，根據(jù)本辦法中“購(gòu)物卡的領(lǐng)用”條款由團(tuán)購(gòu)管理中心輔助財(cái)務(wù)部辦理售卡工作。（3）購(gòu)卡人接收購(gòu)物卡時(shí)，必須由售卡人在前臺(tái)銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的外掛程序中進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)。簽署購(gòu)物卡售卡單（單位購(gòu)卡暫不付款的需加蓋購(gòu)卡單位公章）時(shí)進(jìn)行交付。（4）會(huì)員卡需辦理購(gòu)卡人的身份登記并錄入系統(tǒng)。（5）團(tuán)購(gòu)管理中心需對(duì)團(tuán)購(gòu)卡暫時(shí)賒欠萬(wàn)元以上者保留其身份證明，對(duì)大宗購(gòu)卡單位需保留其工商執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記復(fù)印件、經(jīng)辦人身份證明等資料，已備相關(guān)職能

6、部門(mén)復(fù)查。（1）因系統(tǒng)問(wèn)題或其它正當(dāng)原因需作退卡處理的，售卡部門(mén)應(yīng)首先確認(rèn)購(gòu)物卡無(wú)消費(fèi)記錄，經(jīng)團(tuán)購(gòu)部經(jīng)理簽署意見(jiàn)后執(zhí)行退卡。一萬(wàn)元以上（含本數(shù)）退卡由分管總經(jīng)理最后審批。退卡后由管理中心與財(cái)務(wù)部協(xié)調(diào)辦理內(nèi)部退卡工作。退卡流程以購(gòu)物卡退卡單（附表8）為載體。（2）財(cái)務(wù)部接收退卡后作清零、消磁、入庫(kù)備售或作廢處理。（3）節(jié)假日大宗購(gòu)物卡的退卡須經(jīng)分管總經(jīng)理審批。（1）顧客因消磁、卡損或改變面額等原因需要調(diào)換購(gòu)物卡的，售卡部門(mén)應(yīng)首先確認(rèn)購(gòu)物卡無(wú)消費(fèi)記錄，團(tuán)購(gòu)部經(jīng)理簽署意見(jiàn)后給予調(diào)換。原卡執(zhí)行退卡程序，新卡執(zhí)行銷(xiāo)售程序，廢卡執(zhí)行廢卡處理規(guī)定。（2）折扣卡不予調(diào)換。無(wú)需調(diào)換的消磁卡，團(tuán)購(gòu)管理中心在前臺(tái)直

7、接給予補(bǔ)磁，即時(shí)辦理。（一）（一）備用卡保管員在每月末對(duì)備用卡進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，財(cái)務(wù)部責(zé)成其他人員會(huì)同團(tuán)購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)人應(yīng)在每月底對(duì)庫(kù)存卡進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，填寫(xiě)購(gòu)物卡盤(pán)點(diǎn)表（附表9）并向分管總經(jīng)理書(shū)面匯報(bào)售存情況。（二）（二）分管總經(jīng)理隨時(shí)對(duì)購(gòu)物卡的售存情況進(jìn)行檢查。購(gòu)物卡金額消費(fèi)為空后，收銀員將其收回。財(cái)務(wù)部需要進(jìn)行挑揀，選擇可以重復(fù)使用的進(jìn)行登記使用，不可重復(fù)使用的按照廢卡處理。（一）（一）被確定為廢卡的，由財(cái)務(wù)部憑團(tuán)購(gòu)管理中心的廢卡確認(rèn)意見(jiàn)和揀選后的記錄，會(huì)同團(tuán)購(gòu)管理中心共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）（二）廢卡銷(xiāo)毀方式為在磁條上打孔處理。（一）對(duì)于不按本辦法規(guī)定的程序辦理 的工作人員給予警告處分，造成后果 的處以

8、300元以下罰款，造成損失的 處以300元至1000元罰款，此外還應(yīng) 如數(shù)補(bǔ)足損失。（二）在購(gòu)物卡業(yè)務(wù)操作過(guò)程中營(yíng)私舞弊、 故意違反規(guī)定企圖謀取私利的，除賠償 已經(jīng)造成的損失外，一律開(kāi)除。購(gòu)物卡發(fā)行及售后流程購(gòu)物卡發(fā)行及售后流程一、購(gòu)物卡發(fā)行一、購(gòu)物卡發(fā)行團(tuán)購(gòu)管理中心提供需求計(jì)劃 保管員填寫(xiě)購(gòu)物卡注冊(cè)單出庫(kù) 財(cái)務(wù)開(kāi)戶(hù)、開(kāi)通、充值 團(tuán)購(gòu)管理中心填寫(xiě)購(gòu)物卡申領(lǐng)單 財(cái)務(wù)部與團(tuán)購(gòu)管理中心復(fù)核并在購(gòu)物卡交接單簽字 團(tuán)購(gòu)管理中心領(lǐng)取購(gòu)物卡購(gòu)物卡發(fā)行及售后流程購(gòu)物卡發(fā)行及售后流程二、購(gòu)物卡銷(xiāo)售二、購(gòu)物卡銷(xiāo)售管理中心填寫(xiě)購(gòu)物卡售卡單顧客簽字 管理中心與客戶(hù)在前臺(tái)銷(xiāo)售系統(tǒng)同時(shí)確認(rèn) 收款 將收款上交財(cái)務(wù)購(gòu)物卡發(fā)行

9、及售后流程購(gòu)物卡發(fā)行及售后流程三、售后服務(wù)三、售后服務(wù)管理中心接待 根據(jù)內(nèi)容向相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào) 答復(fù)客戶(hù)空白購(gòu)物卡庫(kù)存空白購(gòu)物卡庫(kù)存 金額金額數(shù)量數(shù)量日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：進(jìn)進(jìn)/ /出出余余進(jìn)進(jìn)/ /出出余余進(jìn)進(jìn)/ /出出余余進(jìn)進(jìn)/ /出出余余進(jìn)進(jìn)/ /出出余余進(jìn)進(jìn)/ /出出余余進(jìn)進(jìn)/ /出出余余進(jìn)進(jìn)/ /出出余余100100箱數(shù)箱數(shù)張數(shù)張數(shù)200200箱數(shù)箱數(shù)張數(shù)張數(shù)300300箱數(shù)箱數(shù)張數(shù)張數(shù)400400箱數(shù)箱數(shù) 張數(shù)張數(shù)500500箱數(shù)箱數(shù)張數(shù)張數(shù)600600箱數(shù)箱數(shù)張數(shù)張數(shù)800800箱數(shù)箱數(shù)張數(shù)張數(shù)10001000

10、箱數(shù)箱數(shù)張數(shù)張數(shù)購(gòu)物卡注冊(cè)單購(gòu)物卡注冊(cè)單（系統(tǒng)單據(jù)）（系統(tǒng)單據(jù)） 時(shí)間：時(shí)間： 單據(jù)號(hào)面值（元）起始卡號(hào)終止卡號(hào)數(shù)量（張）錄入日期財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)： 經(jīng)辦人： 購(gòu)物卡注銷(xiāo)單購(gòu)物卡注銷(xiāo)單 時(shí)間：時(shí)間： 單據(jù)號(hào)面值（元）起始卡號(hào)終止卡號(hào)數(shù)量（張）備注記帳日期財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)： 經(jīng)辦人： 購(gòu)物卡交接單購(gòu)物卡交接單單張面額（元）起始卡號(hào)終止卡號(hào)制卡數(shù)量（張）實(shí)際數(shù)量（張）合計(jì)金額（萬(wàn)元）備注合計(jì)日期： 團(tuán)購(gòu)卡管理中心： 經(jīng)辦人： 購(gòu)物卡申領(lǐng)單購(gòu)物卡申領(lǐng)單面值起始卡面號(hào)結(jié)束卡面號(hào)數(shù)量金額單據(jù)號(hào)： 發(fā)卡部門(mén)： 打印時(shí)間： 申領(lǐng)組織： 申領(lǐng)部門(mén)： 申領(lǐng)數(shù)量： 申領(lǐng)金額： 發(fā)卡人： 申領(lǐng)人： 購(gòu)物卡售卡單購(gòu)物卡售卡單卡面值起始卡面號(hào)結(jié)束卡面號(hào)數(shù)量金額合計(jì)單據(jù)號(hào)： 打印時(shí)間： 記賬時(shí)間： 售卡組織： 售卡部門(mén)： 銷(xiāo)售額： 支付方式： 制單