業(yè)戶文件資料管理程序(二)

1、業(yè)戶文件資料管理程序(二) 1.0 目的 通過(guò)對(duì)供應(yīng)給業(yè)戶的文件、資料(包括住戶手冊(cè)、裝修管理規(guī)定、公告通知等)的管理和掌握,確保有嚴(yán)格的擬定、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、修改、廢止等規(guī)定,使該工作流程嚴(yán)謹(jǐn)化。 2.0 范圍 本程序適用于以公司或各部門名義,供應(yīng)給業(yè)戶的各種文件和資料的管理與掌握。 3.0 職責(zé) 3.1 供應(yīng)給業(yè)戶的文件、資料由各物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)擬定,業(yè)務(wù)總部幫助各物業(yè)公司(管理處)擬定。 3.2 以物業(yè)集團(tuán)名義發(fā)布的文件、資料由副總經(jīng)理審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;以物業(yè)公司(管理處)名義發(fā)布的文件、資料由樓盤負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。 3.3 供應(yīng)給業(yè)戶的文件、資料擬定后依據(jù)狀況由業(yè)務(wù)總部統(tǒng)一標(biāo)

2、識(shí)并負(fù)責(zé)存檔。 3.4 各物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)給業(yè)戶的文件、資料的發(fā)放和張貼。 4.0 工作內(nèi)容 4.1 文件的擬定及掌握 4.1.1 以物業(yè)集團(tuán)名義發(fā)布的文件、資料由業(yè)務(wù)總部審核后,報(bào)物業(yè)集團(tuán)副總經(jīng)理審核,物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理審批 。 4.1.2 以物業(yè)公司(管理處)名義發(fā)布文件、資料,由各物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。 4.1.3 以各物業(yè)公司(管理處)下屬部門名義發(fā)布的文件、資料,由各部門負(fù)責(zé)編寫,并將其交由部門負(fù)責(zé)人審核,經(jīng)審核后的文件、資料提交本單位領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)批準(zhǔn)。 4.2 文件的發(fā)放及存檔 4.2.1 各部門將獲得批準(zhǔn)的文件、資料交由業(yè)務(wù)總部進(jìn)行統(tǒng)一分類,并登記到用戶文件發(fā)放登

3、記表,業(yè)務(wù)總部留一套文件、資料存檔,將副本交到各部門。 4.2.2 部門將業(yè)務(wù)總部下發(fā)的供應(yīng)給業(yè)戶的文件、資料按需要數(shù)量復(fù)印后,準(zhǔn)時(shí)發(fā)放給業(yè)戶。對(duì)于(來(lái)自:.)供應(yīng)給業(yè)戶的告知性文件如通知、通告、告示等,物業(yè)公司(管理處)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將其張貼于宣揚(yáng)欄或告示欄。 4.3 文件的修改及廢止 4.3.1 各部門依據(jù)實(shí)際狀況需要對(duì)文件、資料進(jìn)行修改或廢止時(shí),須經(jīng)原審核、批準(zhǔn)人員進(jìn)行審核、批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行修改或廢止。 4.3.2 修改后的文件、資料準(zhǔn)時(shí)發(fā)給業(yè)戶,并記錄入用戶文件發(fā)放登記表內(nèi)。 4.3.3 廢止的文件、資料準(zhǔn)時(shí)以告知性文件張貼于宣揚(yáng)欄或告示欄。 4.3.4 各物業(yè)公司(管理處)對(duì)具有時(shí)效性的告知性文件、資料等應(yīng)準(zhǔn)時(shí)清理。 5.0 相關(guān)文件 無(wú) 6.