外貿(mào)業(yè)務(wù)流程

1、外貿(mào)業(yè)務(wù)流程外貿(mào)業(yè)務(wù)流程廣州穎美工藝品制造廠廣州穎美工藝品制造廠20142014年年1010月月2525日訂日訂業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)陳敏陳敏 Leo Leo 王秋紅Cindy 李林芳Amy（總經(jīng)理）（總經(jīng)理） （外貿(mào)業(yè)務(wù)員） （外貿(mào)業(yè)務(wù)員）曹玲Jenny 譚麗 譚英蘭譚英蘭（外貿(mào)業(yè)務(wù)員 （國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)員） （業(yè)務(wù)經(jīng)理）（業(yè)務(wù)經(jīng)理）主流程主流程一、收集客戶和市場(chǎng)信息二、進(jìn)行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報(bào)價(jià)三、促成客戶意向合作及下單四、形成合同協(xié)議五、形成生產(chǎn)或樣板單，內(nèi)部簽署六、下發(fā)生產(chǎn)，跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度七、生產(chǎn)完成，收款八、出貨九、售后跟蹤十、 相關(guān)單據(jù)參考一收集客戶和市場(chǎng)信息一收集客戶和市場(chǎng)信息收集是通過(guò)

2、各種方式獲取所需要的信息，可整理成表格以方便后面跟蹤，可利用以下方式1）B2B平臺(tái)：阿里巴巴（）和環(huán)球市場(chǎng)（）（這兩個(gè)是我司現(xiàn)有）、另外還有中國(guó)制造，環(huán)球視野等等；后臺(tái)有專業(yè)的行業(yè)分析2）網(wǎng)站：谷歌搜索，百度知道3）展會(huì)：香港展，廣交會(huì)（Canton fair），深圳展等二、進(jìn)行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報(bào)價(jià)二、進(jìn)行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報(bào)價(jià)開發(fā)信開發(fā)信 之一之一開發(fā)信基本要點(diǎn) 常用的英文字體： 1)Arial (使用最多的) 2)Verdana 3)Calibri 4)Times new roman 5)Tahoma 6)PMingLiU 臺(tái)灣香港字體字體顏色顏色不要超過(guò)三色，一般都是黑

3、色或者藍(lán)色,事實(shí)上，有人研究過(guò)，藍(lán)色最能引起西方人的注意。 對(duì)客戶來(lái)說(shuō)，對(duì)客戶來(lái)說(shuō)，比較有吸引力的內(nèi)容，可以加粗和變色來(lái)突出處理。 比如有的公司可以提供免費(fèi)樣品，F(xiàn)REE SAMPLES 就完全可以重點(diǎn)突出了。 對(duì)于文字大小對(duì)于文字大小，通常是12磅就好了，但是如果你了解過(guò)看信的人，是近視，或者年紀(jì)比較大，可以適當(dāng)把字調(diào)整到13-14磅，免得對(duì)方看起來(lái)很吃力。 文字行距大概在18磅左右，不要太緊湊，也不要太松散。 字體和顏色，大小問(wèn)題解決了將收集到的信息對(duì)客戶進(jìn)行寫開發(fā)信二、進(jìn)行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報(bào)價(jià)二、進(jìn)行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報(bào)價(jià)將收集到的信息對(duì)客戶進(jìn)行寫開發(fā)信開發(fā)信之二開發(fā)信

4、之二其實(shí)外貿(mào)開發(fā)信的主體內(nèi)容，不需要那么復(fù)雜，要把握“四不四少四不四少”原則。即： 1)不長(zhǎng)篇大論的介紹公司或工廠2)不炫耀英文水平 3)不插入超連接或圖片 4)不說(shuō)毫無(wú)意義的廢話 5)少說(shuō)從那里得到客人聯(lián)系方式 6)少用第一人稱 7)少用書面語(yǔ) 8)少用中國(guó)式英語(yǔ) 外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”。 你要做的，就是簡(jiǎn)單明了的告訴看郵件的人 你是誰(shuí)? 你是做什么的,優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品是什么? 你想要做什么?Hi, Im Mr. Cat from.二、進(jìn)行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報(bào)價(jià)二、進(jìn)行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報(bào)價(jià)我廠專業(yè)生產(chǎn)金屬和皮具鑰匙扣(Metal and Leather keycha

5、in)、獎(jiǎng)牌(Medal)、開瓶器(Bottle opener)、掛包鉤(Bag holder)、化妝鏡(Cosmetic Mirror)、徽章(Badge)、開信刀(Letter Opener)、錢夾(Money clip)、飾品(Pendant)，手機(jī)殼(Phoe case)等一般來(lái)說(shuō)，有鋅合金材料成分的鑰匙扣海關(guān)編碼可用一般來(lái)說(shuō)，有鋅合金材料成分的鑰匙扣海關(guān)編碼可用7907009000或者或者830810000業(yè)務(wù)市場(chǎng)：全球各國(guó)，迪拜，法國(guó)，德國(guó)，英國(guó)，美國(guó)，墨西哥，加拿大等都有客戶在寫開發(fā)信和回客人詢盤的，適當(dāng)對(duì)我司的業(yè)務(wù)進(jìn)行闡述，讓客人第一時(shí)間了解你是誰(shuí)，做什么，有何市場(chǎng)第一次給客人

6、發(fā)郵件和回郵件，不必急于報(bào)價(jià)，一定要先了解客人的情況，熟讀郵件內(nèi)容再回業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣三、促成客戶意向合作及下單三、促成客戶意向合作及下單(1)1）報(bào)價(jià)產(chǎn)品）報(bào)價(jià)產(chǎn)品 產(chǎn)品名字（Name）：鑰匙扣？開瓶器？. 大?。⊿ize）:一般來(lái)說(shuō)這里的尺寸指除掉圈和鏈子的尺寸 重量（Weight）：?jiǎn)蝹€(gè)產(chǎn)品的凈重Net weigh 材質(zhì)（Material）: 鋅合金zinc alloy？皮leather？ 表面處理（Coating）：電鍍亮鎳shiny nickel？噴漆spray paint？ logo處理（Logo）：印刷print？激光laser？凹字debossed？凸字embossed？填油c

7、olor fill？ 包裝（Packing）：膠袋poly bag？盒子Gift box？(光膠盒paper box with velvet tray inside)客人有明確的產(chǎn)品需要我們需要根據(jù)產(chǎn)品報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)需要有產(chǎn)品，產(chǎn)品，數(shù)量，單價(jià)，是否收取打樣費(fèi)數(shù)量，單價(jià)，是否收取打樣費(fèi)， 明細(xì)如下：三、促成客戶意向合作及下單三、促成客戶意向合作及下單(2)客人有明確的產(chǎn)品需要我們需要根據(jù)產(chǎn)品報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)需要有產(chǎn)品，產(chǎn)品，數(shù)量，單價(jià)，是否收取打樣費(fèi)數(shù)量，單價(jià)，是否收取打樣費(fèi)， 明細(xì)如下：2）出貨條款Delivery term 和單價(jià) Unit price：工廠出貨條款（EXW）：工廠交完貨就算是生產(chǎn)完

8、成單價(jià)=只需要算產(chǎn)品的工廠價(jià)，不含其他的任何費(fèi)用！含運(yùn)費(fèi)條款（EX-）：工廠需要把貨送到客戶指定地方單價(jià)=產(chǎn)品的工廠價(jià)+平攤到單價(jià)的運(yùn)費(fèi)含稅條款：需要開發(fā)票需要在產(chǎn)品凈單價(jià)上加收10個(gè)點(diǎn)做稅金，可開增值稅普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票可抵扣17個(gè)點(diǎn)只含稅單價(jià)=產(chǎn)品的工廠價(jià)*110%含運(yùn)費(fèi)含稅單價(jià)=（產(chǎn)品的工廠價(jià)+平攤到單價(jià)的運(yùn)費(fèi)）*110%三、促成客戶意向合作及下單三、促成客戶意向合作及下單(2)客人有明確的產(chǎn)品需要我們需要根據(jù)產(chǎn)品報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)需要有產(chǎn)品，產(chǎn)品，數(shù)量，單價(jià)，是否收取打樣費(fèi)數(shù)量，單價(jià)，是否收取打樣費(fèi)， 明細(xì)如下：2）出貨條款Delivery term 和單價(jià) Unit p

9、rice：FOB條款：離岸價(jià)，買方負(fù)責(zé)派船接運(yùn)貨物，賣方應(yīng)在合同規(guī)定的裝運(yùn)港和規(guī)定的期限內(nèi)將貨物裝上買方指定的船只，并及時(shí)通知買方。貨物在裝運(yùn)港被裝上指定船時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)即由賣方轉(zhuǎn)移至買方。 即在單價(jià)上加拖車費(fèi)，報(bào)關(guān)費(fèi)，文件費(fèi)，等一些處理費(fèi)，一般FOB廣州需要加收$350/票單數(shù)量單價(jià)：工廠價(jià)+平攤的費(fèi)用多數(shù)量單價(jià)：先報(bào)工廠，F(xiàn)OB費(fèi)用另加報(bào)價(jià)也可以先報(bào)工廠價(jià)，單票貨款達(dá)5000美金可免收處理費(fèi)，少于5000美金即加收$350CIF條款：CIF通常是指FOB+運(yùn)費(fèi)+保險(xiǎn)費(fèi)，即成本、保險(xiǎn)費(fèi)加運(yùn)費(fèi)是指在裝運(yùn)港被裝上承運(yùn)人船舶時(shí)即完成交貨。 單價(jià)=FOB價(jià)+平攤到的運(yùn)費(fèi)+平攤的保險(xiǎn)費(fèi)三、促成客戶意向合作及

10、下單三、促成客戶意向合作及下單(4)客人有明確的產(chǎn)品需要我們需要根據(jù)產(chǎn)品報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)需要有產(chǎn)品，產(chǎn)品，數(shù)量，單價(jià)，是否收取打樣費(fèi)數(shù)量，單價(jià)，是否收取打樣費(fèi)， 明細(xì)如下：其他條款：其他條款： 打樣時(shí)間(Sample time)：工廠現(xiàn)有款可先查庫(kù)存，如有庫(kù)存3天可寄樣；如果要加做logo，大概7天可以；新開模10-15天 大貨時(shí)間(Production time)：25-35天（時(shí)間可根據(jù)客人需求增減） 下單后是否可退打樣費(fèi)：一般來(lái)說(shuō)一下性下單1萬(wàn)數(shù)量可退模費(fèi)三、促成客戶意向合作及下單三、促成客戶意向合作及下單(4)做業(yè)務(wù)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在等待的過(guò)程中也要主動(dòng)出擊1）開發(fā)信報(bào)價(jià)發(fā)出去后要及時(shí)跟蹤

11、情況，可隔4天或者1個(gè)星期再給客人發(fā)郵件2）多封郵件都未見客人不回復(fù)，可及時(shí)給客人打電話，打電話之前一定要做好充分的準(zhǔn)備，想清楚為什么給客人打電話，要講什么； 盡量問(wèn)到客人的及時(shí)聊天方式（Skype， MSN， wechat 等等）3）遇到客人到華，一定要抓住機(jī)會(huì)和客人會(huì)面，這樣可以加深雙方的印象，更容易促成訂單四、形成合同協(xié)議四、形成合同協(xié)議經(jīng)過(guò)再三溝通，訂單確訂后，要在富通天下做成做成合同并提交給上級(jí)審批，后發(fā)給客人確認(rèn)， 合同內(nèi)容需要：1 產(chǎn)品要描述清晰，明細(xì)2 數(shù)量單價(jià)要清晰3 條款要寫清楚 工廠出貨條款；含運(yùn)費(fèi)條款；FOB條款；CIF條款 交期 是否有箱嘜（大貨合同才有）4 收款方式

12、，附上詳細(xì)的銀行信息合同做好后發(fā)給上級(jí)審批五、形成生產(chǎn)或樣板單，內(nèi)部簽署五、形成生產(chǎn)或樣板單，內(nèi)部簽署客人確認(rèn)合同后，樣板單必須先收打樣費(fèi)才能下單，大貨生產(chǎn)要先客人確認(rèn)合同后，樣板單必須先收打樣費(fèi)才能下單，大貨生產(chǎn)要先收收30%訂金，尾款按相應(yīng)條款結(jié)清（見七收款）訂金，尾款按相應(yīng)條款結(jié)清（見七收款）1）合同做好并審批通過(guò)后，需要在富通天下內(nèi)部生產(chǎn)或者樣板單）合同做好并審批通過(guò)后，需要在富通天下內(nèi)部生產(chǎn)或者樣板單2）業(yè)務(wù)各自核實(shí)，如有審單出誤，業(yè)務(wù)要自付責(zé)任）業(yè)務(wù)各自核實(shí)，如有審單出誤，業(yè)務(wù)要自付責(zé)任3）后給到經(jīng)理或者廠長(zhǎng)排產(chǎn)，最后給陳總批準(zhǔn)）后給到經(jīng)理或者廠長(zhǎng)排產(chǎn)，最后給陳總批準(zhǔn)六、下發(fā)生產(chǎn)，

13、跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度六、下發(fā)生產(chǎn)，跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度（1）內(nèi)部生產(chǎn)單做好，跟單的同事會(huì)下發(fā)生產(chǎn)單到生產(chǎn)樣板生產(chǎn)樣板生產(chǎn)有關(guān)樣板的設(shè)計(jì)，要給到相應(yīng)的設(shè)計(jì)師，設(shè)計(jì)完給客人確認(rèn)后才能安排到生產(chǎn)中（平面和3D設(shè)計(jì)是不一樣的，如絲印，激光，熱壓logo需給平面設(shè)計(jì)師，要開模雕模的給到3D設(shè)計(jì)師）樣板做好的第一時(shí)間發(fā)圖片給客人確認(rèn)， 確認(rèn)后即可寄樣板同時(shí)附上快遞單號(hào)！所有的樣板業(yè)務(wù)員必須留一份以便客人反饋和下單六、下發(fā)生產(chǎn)，跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度六、下發(fā)生產(chǎn)，跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度（2）大貨生產(chǎn)大貨生產(chǎn)生產(chǎn)單派發(fā)的同時(shí)業(yè)務(wù)員需要簽一個(gè)樣板給到跟單的同事生產(chǎn)單派發(fā)的同時(shí)業(yè)務(wù)員需要簽一個(gè)樣板給到跟單的同事4 4天或者一個(gè)星期給客人匯報(bào)一下生產(chǎn)

14、進(jìn)度，如不能按時(shí)出貨天或者一個(gè)星期給客人匯報(bào)一下生產(chǎn)進(jìn)度，如不能按時(shí)出貨需要提前和客人溝通需要提前和客人溝通包裝時(shí)拍到大貨照給客人，如客人需要驗(yàn)貨，需提前包裝時(shí)拍到大貨照給客人，如客人需要驗(yàn)貨，需提前1-21-2個(gè)星個(gè)星期通知廠里期通知廠里做好貨前做好貨前3-43-4天通知客人，并讓客人告知用何種方式出貨，有天通知客人，并讓客人告知用何種方式出貨，有貨代必須要問(wèn)到貨代的聯(lián)系方式貨代必須要問(wèn)到貨代的聯(lián)系方式大貨需要有產(chǎn)品的清晰，包裝清晰圖，外箱箱嘜清晰圖等大貨需要有產(chǎn)品的清晰，包裝清晰圖，外箱箱嘜清晰圖等七、生產(chǎn)完成，收款七、生產(chǎn)完成，收款 （1）生產(chǎn)完成后，要及時(shí)收款，除月結(jié)客戶外，其他主生產(chǎn)

15、完成后，要及時(shí)收款，除月結(jié)客戶外，其他主要分以下兩種情況要分以下兩種情況1 1 工廠出貨或含運(yùn)費(fèi)條款：出貨前必須先收款，收工廠出貨或含運(yùn)費(fèi)條款：出貨前必須先收款，收到貨款之后才能發(fā)貨到貨款之后才能發(fā)貨2 FOB2 FOB或者或者CIFCIF條款，給到客人提單副本才能收款條款，給到客人提單副本才能收款（詳細(xì)見出貨），收款后發(fā)貨（詳細(xì)見出貨），收款后發(fā)貨七、生產(chǎn)完成，收款七、生產(chǎn)完成，收款（2）收款方式一般有1）TT電匯是匯出行應(yīng)匯款人的申請(qǐng)，拍發(fā)加押電報(bào)或電傳（Tested Cable/Telex）或者通過(guò)SWIFT給國(guó)外匯入行，指示其解付一定金額給收款人的一種匯款結(jié)算方式，即銀行直接轉(zhuǎn)賬（我廠

16、用得最多）2）信用證（Letter of Credit，L/C），是指開證銀行應(yīng)申請(qǐng)人的要求并按其指示向第三方開立的載有一定金額的、在一定的期限內(nèi)憑符合規(guī)定的單據(jù)付款的書面保證文件。（我廠基本不用）3）另外還有Paypal郵箱收款（通過(guò)使用電子郵件來(lái)標(biāo)識(shí)身份的用戶之間轉(zhuǎn)移資金）、西聯(lián)匯款Western Union注意：收款必須遵循含稅價(jià)的貨款必須進(jìn)公賬；注意：收款必須遵循含稅價(jià)的貨款必須進(jìn)公賬；人民幣進(jìn)大陸銀行帳戶；美金進(jìn)香港賬戶！人民幣進(jìn)大陸銀行帳戶；美金進(jìn)香港賬戶！八、出貨八、出貨（1）關(guān)于出貨，主要講出貨條款和FOB條款1）工廠出貨或含運(yùn)費(fèi)條款：做好裝箱資料給客人，如客人有指定的物流或者

17、走貨方式，按照客人提供的方式出貨即可2) FOB和CIF條款：根據(jù)裝箱資料先向貨代訂艙、貨代發(fā)進(jìn)倉(cāng)單后，根據(jù)進(jìn)倉(cāng)單做報(bào)關(guān)資料（有出口權(quán)的公司可自己做報(bào)關(guān)資料，先階段我廠給專門的報(bào)關(guān)行幫忙做）并需安排送倉(cāng)、貨代收到貨會(huì)發(fā)核實(shí)單并安排報(bào)關(guān)（如我司有報(bào)關(guān)員也可以自己做）；開船前貨代會(huì)給提單（bill of lading, BL）到我廠確定，先自己核對(duì)后給客人核對(duì)待我司付清貨代處理費(fèi)并收到客人的貨款后可放貨八、出貨八、出貨（2）關(guān)于放貨，提單確認(rèn)后可以選擇放貨方式：1電放（電子版提單）直接付錢并給保函到貨代，貨代會(huì)放電放提單，業(yè)務(wù)員加上發(fā)（Invoice）和裝箱單（Packing List）簽名蓋章后掃描發(fā)給客戶即可2正本（提單原件）付代理費(fèi)后，貨代會(huì)直接發(fā)提單原件， 業(yè)務(wù)員制作發(fā)票和裝箱資料，蓋章后各做一正二副本，加上提單寄給客戶另外出正本客人還有可能要出普惠制原產(chǎn)地證明書格式A（Form A），或者是原產(chǎn)地證（CERTIFICATE OF ORIGIN, 簡(jiǎn)稱CO），產(chǎn)地證可以找專門的報(bào)關(guān)行做注意：這里的發(fā)票和裝箱單是給客戶清關(guān)用的，必須做到單證一致單證一致：所有的文件的收發(fā)人，產(chǎn)品描述都必須一致九、售后跟蹤九