時間管理培訓材料

1、時間管理交流材料時間管理交流材料20142014年年7 7月月2121日日劉會見劉會見目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些建議一些建議4時間管理常規(guī)做法時間管理常規(guī)做法3 3認識時間管理認識時間管理3 1小結小結3 5時間管理: 就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標。作，實現(xiàn)目標。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做不應該做；時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，

2、做為一種提醒與指引。一種提醒與指引。1.時間是人最寶貴的資源，也是最大的敵人;2.做好時間管理，就能享受工作和生活;3.時間有限，而工作無限; 4.能主導自己的生命;5.能實現(xiàn)自己的理想; 6.做到忙而不盲;7.能掌握每一天，就能掌握一生。時間都哪兒去了？時間不夠時間不夠用的原因用的原因如何找到原因：1.我做了什么根本不需要做的事？2.我做了什么能夠由別人，并且應該由別人做的事？3.我做了什么耗時過長的事？4.我做了什么會浪費別人時間的事？1.重要性秩序無所調整;2.沒有目標、秩序和計劃;3.對問題缺乏理解就匆忙行動;4.害怕犯錯或完美主義而猶豫不決;5.缺乏組織能力或資料不全面;6.缺乏自律

3、（情緒化、懶惰）;7.不懂得合作，一個人包打天下;8.打擾（電話、不速之客、會議、同事的干擾）;9.找東西。誰偷了我的時間浪費時間的原因有哪些？1.做事目標不明確。2.作風拖拉；3.缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點；4.過于注重細節(jié)；5.做事有頭無尾； 6.簡單的事情復雜化；7.事必躬親，不懂得授權； 8.不會拒絕別人的請求；9.消極思考。 一項國際查表明：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上。 看來，人人都需要掌握時間管理的方法和理念。 時間管理的目的時間管理的目的時間管理的目的在于同時獲得三時間管理的目的在于同時獲得三“效效”：效果效果 效率效率 效能效能1.認真思考工作，不要

4、窮忙、瞎忙、無心的忙；2.對不可控制的時間先行控制，并訂定處理原則；3.養(yǎng)成事先規(guī)劃時間的習慣，依事情的輕重緩急優(yōu)先順序妥善安排；4.定期研討工作內容與時間安排，如何改進并提升效率；5.心無旁騖地在一段時間內解決一件事情；6.有效運用每天的黃金時間。時間管理的原則目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些建議一些建議4時間管理常規(guī)做法時間管理常規(guī)做法3 3認識時間管理認識時間管理3 1小結小結3 5 第一代的理論著重利用便條與備忘錄便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。 第二代強調行事歷與日程表行事歷與日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。 第三代是目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩

5、急設定短、中、長期目標，再逐日制定實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。高的效率。 現(xiàn)在，又有第四代的理論出現(xiàn)。與以往截然不同之處在于，它根本否定它根本否定“時間管理時間管理”這個名詞，主張關鍵這個名詞，主張關鍵不在于時間管理，而在于個人管理。不在于時間管理，而在于個人管理。與其著重于時間與事務的安排，不如把重心放在維持管理與效能的平衡上。時間管理的發(fā)展時間管理的發(fā)展帕勒托原則 這是由19世紀意大利經濟學家帕勒托提出的。 其核心內容是生活中80%的結果幾乎源于20%的活動。 比如，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只

6、分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關鍵事情上。二八定律A 重要且緊急必須立刻做。必須立刻做。B 重要但不緊急只要是沒有前一類事只要是沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。拖延。C 緊急但不重要只有在優(yōu)先考慮了重只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。要的事情后，再來考慮這類事。D 既不緊急也不重要有閑工夫再說。有閑工夫再說。 根據(jù)這一原則，我們應當對要做的事情分清輕重緩急，進行如下的排序：事情分類表重要不重要緊急不緊急C 重要而不緊迫重要而不緊迫A 重要又緊迫重要又緊迫D 既不重要既不重要 也不緊迫也不緊迫B緊迫而不重要緊

7、迫而不重要價價 值值（重要）（重要）緊迫緊迫MI 必要,有直接價值MII 必要,有間接價值MIII 必要,沒有價值MIV不必要,沒有價值人為的緊急人為的緊急期限期限壓力人盲人重重要要不不重重要要緊急緊急不緊急不緊急DO IT NOWDO IT NOWDO IT LATERDO IT LATERDELEGATEDELEGATEDONT DO ITDONT DO IT稍后做稍后做授權授權不做不做立即做立即做重重要要不不重重要要緊急緊急不緊急不緊急 25-30%25-30% 15%15% 50-60%50-60% 2-3%2-3%重重要要不不重重要要緊急緊急不緊急不緊急 20-25%20-25% 6

8、5-65-80%80% 15%15% 1%1%重重要要不不重重要要緊急緊急不緊急不緊急目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些建議一些建議4時間管理常規(guī)做法時間管理常規(guī)做法3 3認識時間管理認識時間管理3 1小結小結3 51.日計劃日計劃2.周計劃周計劃3.月計劃月計劃4.行事歷與甘特圖行事歷與甘特圖5.效率手冊效率手冊6.手表手表7.其它工具其它工具推薦推薦Why Plan?計劃原理計劃原理Planning is bringing the future into the present, so that you can do something about it now.計劃意味著將未來呈現(xiàn)在眼前，以

9、便計劃意味著將未來呈現(xiàn)在眼前，以便你現(xiàn)在就為將來而奮斗。你現(xiàn)在就為將來而奮斗。Why Plan?計劃原理計劃原理No Wind Favors Him Who Has no Destined port.風不會偏愛沒有目的港的帆風不會偏愛沒有目的港的帆1.1.充分利用企業(yè)（充分利用企業(yè)（個人個人）的有限資源，）的有限資源，發(fā)揮最大的效能發(fā)揮最大的效能; ;2.2.預測問題，防范事端于未然預測問題，防范事端于未然; ;3.3.事情開展前，做有效溝通，事情開展前，做有效溝通，讓其他部門了解我們需要的協(xié)助，也同讓其他部門了解我們需要的協(xié)助，也同時了解我們能為他們做些什么時了解我們能為他們做些什么; ;4

10、.4.協(xié)助評估目標的可行性協(xié)助評估目標的可行性; ;5.5.避免不必要的重復，減少無謂的浪費避免不必要的重復，減少無謂的浪費; ;6.6.建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工, ,不不加班。加班。良好計劃的好處良好計劃的好處時間管理通則時間管理通則 1.1.把每天要做的事列一份清單；把每天要做的事列一份清單； 2. 2.確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起；確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起； 3. 3.每天都這么做。每天都這么做。今天今天必須做的事必須做的事今天今天應該做的事應該做的事今天今天可以做的事可以做的事 今日三件事今日三件事 Make a list of thin

11、gs to do todayMake a list of things to do today把每天要做的事情寫下來；把每天要做的事情寫下來； Set Priority and work on the most Set Priority and work on the most importantimportant確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做；確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做； Do it every day! Do it every day! 每天這么做！每天這么做！優(yōu)先管理的核心優(yōu)先管理的核心突發(fā)事件，計劃突發(fā)事件，計劃不如變化大。不如變化大。計劃太浪費計劃太浪費時間時間.有條理、清楚自有

12、條理、清楚自己要做什么。己要做什么。備忘備忘. 使用日計劃的好處 使用日計劃的困難很好的一個習慣，如果原來沒有很好的一個習慣，如果原來沒有做過，一定堅持試試；做過，一定堅持試試；如果原來有習慣，按計劃實施，如果原來有習慣，按計劃實施，但要注意，常常完不成的是什么但要注意，常常完不成的是什么事。如：右例。之所以要做日計事。如：右例。之所以要做日計劃是為了設定人為的緊急期限，劃是為了設定人為的緊急期限，增強自我控制能力，這樣你也會增強自我控制能力，這樣你也會更加制變；更加制變；計劃不如變化，做計劃是為了更計劃不如變化，做計劃是為了更好的應對變化；好的應對變化；計劃要現(xiàn)實，要留出時間處理不計劃要現(xiàn)實

13、，要留出時間處理不重要的事情，以實現(xiàn)與組織的兼重要的事情，以實現(xiàn)與組織的兼容；容；制定日計劃要在離開辦公室或睡制定日計劃要在離開辦公室或睡覺之前。覺之前。例如：例如： 上午工作有開會上午工作有開會、寫報告、見客人、寫報告、見客人常常完不成的是常常完不成的是“寫報告寫報告”如果給寫報告一個清如果給寫報告一個清楚的時間期限，更楚的時間期限，更容易控制他人和自容易控制他人和自己己確保任務的確保任務的完成。完成。日計劃分享日計劃分享Daily Plan 每日計劃每日計劃在你在你 離開離開 工作崗位之工作崗位之 前前 計劃第計劃第 二天二天 的工作的工作做 重要 的事情授權 緊急 的事情（當各位今后都為

14、管理者）日計劃日計劃待完成事務待完成事務優(yōu)先度優(yōu)先度計劃時間計劃時間你的下周工作計劃你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目列出你下周所有要做的工作項目 - - -寫出完成這些工作項目的時間點寫出完成這些工作項目的時間點 - - -列出你所做工作項目的關鍵點活動（列出你所做工作項目的關鍵點活動（時間價值回報較高的活動） - - -周計劃表周計劃表一周 行事歷周一周二周三周四周五周六周日8:009:00：身體心智精神待人處事 1000110012001300140015001600170018001900角色目標今日要務會議及承諾精益求精123456789101112目標1目標2目標3目標4

15、一周行事歷一周行事歷1.多個目標并行執(zhí)行多個目標并行執(zhí)行會有多個目標并行執(zhí)行，可以看到在某一個時間段內，各個目標會進行到不同的階段2.應注意的問題應注意的問題避免在同一個時間段內不同目標都進入到關鍵階段，精力無法有效分配時間段時間段事務事務所用時間所用時間優(yōu)先度優(yōu)先度時間記錄表時間記錄表月計劃月計劃 月計劃籠統(tǒng)、長遠； 月計劃叫項目（日計劃叫事件）如果那天我有時間了，我一定做一件什么事如果那天我有時間了，我一定做一件什么事可是總也可是總也找不到這樣的時間，就總也做不成！找不到這樣的時間，就總也做不成！現(xiàn)實中只有一小段一小段的時間，如何利用零碎的時間完現(xiàn)實中只有一小段一小段的時間，如何利用零碎的

16、時間完成大事！成大事！大腦圖大腦圖大腦圖大腦圖交流材料交流演示收集資料審核設計大腦圖是項目與事件之間的紐帶大腦圖是項目與事件之間的紐帶建立個人管理系統(tǒng)建立個人管理系統(tǒng)中長期計劃中長期計劃TO-DO要做什么事要做什么事解決了解決了WHAT的問題的問題日程，排時間日程，排時間解決了解決了WHEN的問題的問題清理桌面，文檔管理清理桌面，文檔管理解決了解決了WHERE的問題的問題3W3W管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)遠景遠景遠景遠景目標目標中長期任務，月計劃中長期任務，月計劃事件，日計劃事件，日計劃大腦大腦圖圖優(yōu)先矩優(yōu)先矩陣陣項目項目 時間管理是在理論上很好，但我沒有時間把它付諸實踐。目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些

17、建議一些建議4時間管理常規(guī)做法時間管理常規(guī)做法3 3認識時間管理認識時間管理3 1小結小結3 5質量出現(xiàn)質量出現(xiàn)問題問題突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？突然檢查突然檢查原料未按時到原料未按時到貨貨設備壞了設備壞了要求參加臨時要求參加臨時會議會議突發(fā)情況有哪些？突發(fā)情況有哪些？M職責內職責內緊急程度、重要程度緊急程度、重要程度123456789101112目標目標目標目標1234計劃事件計劃事件減少突發(fā)情況發(fā)生減少突發(fā)情況發(fā)生M努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤M對被打擾情況進行分析（對被打擾情況進行分析（WhoWhenWhyWhoWhenWhy），建立一種

18、工作模式），建立一種工作模式縮短計劃外時間縮短計劃外時間1.1.減少計劃外事件數(shù)量減少計劃外事件數(shù)量2.2.累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊3.3.縮短每個計劃外事件縮短每個計劃外事件的時間長度的時間長度你屬于哪種行為你屬于哪種行為模式？模式？獅子型獅子型考拉型考拉型緊迫感緊迫感喜競爭喜競爭走路、動作較快走路、動作較快進餐迅速進餐迅速討厭耽擱討厭耽擱不耐心不耐心放松放松作決定需要一定時間作決定需要一定時間走路、動作較緩走路、動作較緩若有所思若有所思樂于傾聽樂于傾聽耐心耐心拖延者的借口拖延者的借口,強調時機不對強調時機不對,逃避不愉快的生活逃避不愉快的生活,敷衍搪塞敷

19、衍搪塞,不愿承擔責任不愿承擔責任,不適當?shù)哪繕瞬贿m當?shù)哪繕?為了輕松混日子為了輕松混日子拖延的代價拖延的代價動手去做你能做或夢想要做的事，動手去做你能做或夢想要做的事，勇氣包含了天分、能力與奇跡，勇氣包含了天分、能力與奇跡，只有動手，心靈才會啟動；只有動手，心靈才會啟動；開始做，工作才會完成。開始做，工作才會完成。解決拖延的秘訣解決拖延的秘訣-唯一的辦法就是去做它唯一的辦法就是去做它與拖延決戰(zhàn)與拖延決戰(zhàn),承認：拖延是一種無益承認：拖延是一種無益的生活方式的生活方式,把大工作分解把大工作分解,當機立斷，直接面對不當機立斷，直接面對不愉快的工作愉快的工作,平衡工作平衡工作,給自己設定最后時限給自己

20、設定最后時限,獎勵自己獎勵自己充分利用充分利用記事本記事本善用零星時間善用零星時間不要隨便打發(fā)不要隨便打發(fā)你的零星時間你的零星時間打包原則打包原則逆勢操作逆勢操作1.我是否難以說清一天里干了些什么？2.我是否碰到了一個無法再拖延的問題？3.我是否做了實際上不需要做的事？4.我是否常常越權處理？5.我是否往往對某些任務要花費更多的時間？6.我是否難以按時赴約（赴會、遲到早退）？7.我是否經常會忘記接下去準備做的事？自我檢查自我檢查良好的習慣良好的習慣- -成功的保證成功的保證時間管理的關鍵技時間管理的關鍵技巧是習慣，你運用巧是習慣，你運用時間管理工具變成時間管理工具變成習慣了，什么都變習慣了，什

21、么都變得有序了，有效了得有序了，有效了；時間管理最大的；時間管理最大的難題是習慣，一個難題是習慣，一個人的習慣太難改了人的習慣太難改了！ 人的生活不能像工廠，你可以在工人的生活不能像工廠，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，時間作中幽默，也可以在生活中浪漫，時間管理絕不是讓你變得機械化。但人們在管理絕不是讓你變得機械化。但人們在人性化工作、生活中，往往會迷失時間人性化工作、生活中，往往會迷失時間管理。這時關鍵是學會說管理。這時關鍵是學會說“不不”，對浪，對浪費時間的事情、不良習慣說費時間的事情、不良習慣說“不不”！ 燈燈塔塔風風向向標標我們先養(yǎng)成習慣，然后習慣造就我們目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些建議一些建議4時間管理常規(guī)做法時間管理常規(guī)做法3 3認識時間管理認識時間管理3 1小結小結3 51.有計劃地