時(shí)間管理培訓(xùn)材料

1、時(shí)間管理交流材料時(shí)間管理交流材料20142014年年7 7月月2121日日劉會(huì)見劉會(huì)見目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些建議一些建議4時(shí)間管理常規(guī)做法時(shí)間管理常規(guī)做法3 3認(rèn)識(shí)時(shí)間管理認(rèn)識(shí)時(shí)間管理3 1小結(jié)小結(jié)3 5時(shí)間管理: 就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的除了要決定你該做該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做不應(yīng)該做；時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。時(shí)時(shí)間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，

2、做為一種提醒與指引。一種提醒與指引。1.時(shí)間是人最寶貴的資源，也是最大的敵人;2.做好時(shí)間管理，就能享受工作和生活;3.時(shí)間有限，而工作無(wú)限; 4.能主導(dǎo)自己的生命;5.能實(shí)現(xiàn)自己的理想; 6.做到忙而不盲;7.能掌握每一天，就能掌握一生。時(shí)間都哪兒去了？時(shí)間不夠時(shí)間不夠用的原因用的原因如何找到原因：1.我做了什么根本不需要做的事？2.我做了什么能夠由別人，并且應(yīng)該由別人做的事？3.我做了什么耗時(shí)過長(zhǎng)的事？4.我做了什么會(huì)浪費(fèi)別人時(shí)間的事？1.重要性秩序無(wú)所調(diào)整;2.沒有目標(biāo)、秩序和計(jì)劃;3.對(duì)問題缺乏理解就匆忙行動(dòng);4.害怕犯錯(cuò)或完美主義而猶豫不決;5.缺乏組織能力或資料不全面;6.缺乏自律

3、（情緒化、懶惰）;7.不懂得合作，一個(gè)人包打天下;8.打擾（電話、不速之客、會(huì)議、同事的干擾）;9.找東西。誰(shuí)偷了我的時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間的原因有哪些？1.做事目標(biāo)不明確。2.作風(fēng)拖拉；3.缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)；4.過于注重細(xì)節(jié)；5.做事有頭無(wú)尾； 6.簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化；7.事必躬親，不懂得授權(quán)； 8.不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求；9.消極思考。 一項(xiàng)國(guó)際查表明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上。 看來(lái)，人人都需要掌握時(shí)間管理的方法和理念。 時(shí)間管理的目的時(shí)間管理的目的時(shí)間管理的目的在于同時(shí)獲得三時(shí)間管理的目的在于同時(shí)獲得三“效效”：效果效果 效率效率 效能效能1.認(rèn)真思考工作，不要

4、窮忙、瞎忙、無(wú)心的忙；2.對(duì)不可控制的時(shí)間先行控制，并訂定處理原則；3.養(yǎng)成事先規(guī)劃時(shí)間的習(xí)慣，依事情的輕重緩急優(yōu)先順序妥善安排；4.定期研討工作內(nèi)容與時(shí)間安排，如何改進(jìn)并提升效率；5.心無(wú)旁騖地在一段時(shí)間內(nèi)解決一件事情；6.有效運(yùn)用每天的黃金時(shí)間。時(shí)間管理的原則目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些建議一些建議4時(shí)間管理常規(guī)做法時(shí)間管理常規(guī)做法3 3認(rèn)識(shí)時(shí)間管理認(rèn)識(shí)時(shí)間管理3 1小結(jié)小結(jié)3 5 第一代的理論著重利用便條與備忘錄便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力。 第二代強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來(lái)的重要。 第三代是目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩

5、急設(shè)定短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)，再逐日制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取最將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取最高的效率。高的效率。 現(xiàn)在，又有第四代的理論出現(xiàn)。與以往截然不同之處在于，它根本否定它根本否定“時(shí)間管理時(shí)間管理”這個(gè)名詞，主張關(guān)鍵這個(gè)名詞，主張關(guān)鍵不在于時(shí)間管理，而在于個(gè)人管理。不在于時(shí)間管理，而在于個(gè)人管理。與其著重于時(shí)間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持管理與效能的平衡上。時(shí)間管理的發(fā)展時(shí)間管理的發(fā)展帕勒托原則 這是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕勒托提出的。 其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。 比如，世界上80%的財(cái)富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只

6、分享了20%的財(cái)富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。二八定律A 重要且緊急必須立刻做。必須立刻做。B 重要但不緊急只要是沒有前一類事只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。拖延。C 緊急但不重要只有在優(yōu)先考慮了重只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來(lái)考慮這類事。要的事情后，再來(lái)考慮這類事。D 既不緊急也不重要有閑工夫再說。有閑工夫再說。 根據(jù)這一原則，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)要做的事情分清輕重緩急，進(jìn)行如下的排序：事情分類表重要不重要緊急不緊急C 重要而不緊迫重要而不緊迫A 重要又緊迫重要又緊迫D 既不重要既不重要 也不緊迫也不緊迫B緊迫而不重要緊

7、迫而不重要價(jià)價(jià) 值值（重要）（重要）緊迫緊迫MI 必要,有直接價(jià)值MII 必要,有間接價(jià)值MIII 必要,沒有價(jià)值MIV不必要,沒有價(jià)值人為的緊急人為的緊急期限期限壓力人盲人重重要要不不重重要要緊急緊急不緊急不緊急DO IT NOWDO IT NOWDO IT LATERDO IT LATERDELEGATEDELEGATEDONT DO ITDONT DO IT稍后做稍后做授權(quán)授權(quán)不做不做立即做立即做重重要要不不重重要要緊急緊急不緊急不緊急 25-30%25-30% 15%15% 50-60%50-60% 2-3%2-3%重重要要不不重重要要緊急緊急不緊急不緊急 20-25%20-25% 6

8、5-65-80%80% 15%15% 1%1%重重要要不不重重要要緊急緊急不緊急不緊急目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些建議一些建議4時(shí)間管理常規(guī)做法時(shí)間管理常規(guī)做法3 3認(rèn)識(shí)時(shí)間管理認(rèn)識(shí)時(shí)間管理3 1小結(jié)小結(jié)3 51.日計(jì)劃日計(jì)劃2.周計(jì)劃周計(jì)劃3.月計(jì)劃月計(jì)劃4.行事歷與甘特圖行事歷與甘特圖5.效率手冊(cè)效率手冊(cè)6.手表手表7.其它工具其它工具推薦推薦Why Plan?計(jì)劃原理計(jì)劃原理Planning is bringing the future into the present, so that you can do something about it now.計(jì)劃意味著將未來(lái)呈現(xiàn)在眼前，以

9、便計(jì)劃意味著將未來(lái)呈現(xiàn)在眼前，以便你現(xiàn)在就為將來(lái)而奮斗。你現(xiàn)在就為將來(lái)而奮斗。Why Plan?計(jì)劃原理計(jì)劃原理No Wind Favors Him Who Has no Destined port.風(fēng)不會(huì)偏愛沒有目的港的帆風(fēng)不會(huì)偏愛沒有目的港的帆1.1.充分利用企業(yè)（充分利用企業(yè)（個(gè)人個(gè)人）的有限資源，）的有限資源，發(fā)揮最大的效能發(fā)揮最大的效能; ;2.2.預(yù)測(cè)問題，防范事端于未然預(yù)測(cè)問題，防范事端于未然; ;3.3.事情開展前，做有效溝通，事情開展前，做有效溝通，讓其他部門了解我們需要的協(xié)助，也同讓其他部門了解我們需要的協(xié)助，也同時(shí)了解我們能為他們做些什么時(shí)了解我們能為他們做些什么; ;4

10、.4.協(xié)助評(píng)估目標(biāo)的可行性協(xié)助評(píng)估目標(biāo)的可行性; ;5.5.避免不必要的重復(fù)，減少無(wú)謂的浪費(fèi)避免不必要的重復(fù)，減少無(wú)謂的浪費(fèi); ;6.6.建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工, ,不不加班。加班。良好計(jì)劃的好處良好計(jì)劃的好處時(shí)間管理通則時(shí)間管理通則 1.1.把每天要做的事列一份清單；把每天要做的事列一份清單； 2. 2.確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起；確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起； 3. 3.每天都這么做。每天都這么做。今天今天必須做的事必須做的事今天今天應(yīng)該做的事應(yīng)該做的事今天今天可以做的事可以做的事 今日三件事今日三件事 Make a list of thin

11、gs to do todayMake a list of things to do today把每天要做的事情寫下來(lái)；把每天要做的事情寫下來(lái)； Set Priority and work on the most Set Priority and work on the most importantimportant確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做；確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做； Do it every day! Do it every day! 每天這么做！每天這么做！優(yōu)先管理的核心優(yōu)先管理的核心突發(fā)事件，計(jì)劃突發(fā)事件，計(jì)劃不如變化大。不如變化大。計(jì)劃太浪費(fèi)計(jì)劃太浪費(fèi)時(shí)間時(shí)間.有條理、清楚自有

12、條理、清楚自己要做什么。己要做什么。備忘備忘. 使用日計(jì)劃的好處 使用日計(jì)劃的困難很好的一個(gè)習(xí)慣，如果原來(lái)沒有很好的一個(gè)習(xí)慣，如果原來(lái)沒有做過，一定堅(jiān)持試試；做過，一定堅(jiān)持試試；如果原來(lái)有習(xí)慣，按計(jì)劃實(shí)施，如果原來(lái)有習(xí)慣，按計(jì)劃實(shí)施，但要注意，常常完不成的是什么但要注意，常常完不成的是什么事。如：右例。之所以要做日計(jì)事。如：右例。之所以要做日計(jì)劃是為了設(shè)定人為的緊急期限，劃是為了設(shè)定人為的緊急期限，增強(qiáng)自我控制能力，這樣你也會(huì)增強(qiáng)自我控制能力，這樣你也會(huì)更加制變；更加制變；計(jì)劃不如變化，做計(jì)劃是為了更計(jì)劃不如變化，做計(jì)劃是為了更好的應(yīng)對(duì)變化；好的應(yīng)對(duì)變化；計(jì)劃要現(xiàn)實(shí)，要留出時(shí)間處理不計(jì)劃要現(xiàn)實(shí)

13、，要留出時(shí)間處理不重要的事情，以實(shí)現(xiàn)與組織的兼重要的事情，以實(shí)現(xiàn)與組織的兼容；容；制定日計(jì)劃要在離開辦公室或睡制定日計(jì)劃要在離開辦公室或睡覺之前。覺之前。例如：例如： 上午工作有開會(huì)上午工作有開會(huì)、寫報(bào)告、見客人、寫報(bào)告、見客人常常完不成的是常常完不成的是“寫報(bào)告寫報(bào)告”如果給寫報(bào)告一個(gè)清如果給寫報(bào)告一個(gè)清楚的時(shí)間期限，更楚的時(shí)間期限，更容易控制他人和自容易控制他人和自己己確保任務(wù)的確保任務(wù)的完成。完成。日計(jì)劃分享日計(jì)劃分享Daily Plan 每日計(jì)劃每日計(jì)劃在你在你 離開離開 工作崗位之工作崗位之 前前 計(jì)劃第計(jì)劃第 二天二天 的工作的工作做 重要 的事情授權(quán) 緊急 的事情（當(dāng)各位今后都為

14、管理者）日計(jì)劃日計(jì)劃待完成事務(wù)待完成事務(wù)優(yōu)先度優(yōu)先度計(jì)劃時(shí)間計(jì)劃時(shí)間你的下周工作計(jì)劃你的下周工作計(jì)劃列出你下周所有要做的工作項(xiàng)目列出你下周所有要做的工作項(xiàng)目 - - -寫出完成這些工作項(xiàng)目的時(shí)間點(diǎn)寫出完成這些工作項(xiàng)目的時(shí)間點(diǎn) - - -列出你所做工作項(xiàng)目的關(guān)鍵點(diǎn)活動(dòng)（列出你所做工作項(xiàng)目的關(guān)鍵點(diǎn)活動(dòng)（時(shí)間價(jià)值回報(bào)較高的活動(dòng)） - - -周計(jì)劃表周計(jì)劃表一周 行事歷周一周二周三周四周五周六周日8:009:00：身體心智精神待人處事 1000110012001300140015001600170018001900角色目標(biāo)今日要?jiǎng)?wù)會(huì)議及承諾精益求精123456789101112目標(biāo)1目標(biāo)2目標(biāo)3目標(biāo)4

15、一周行事歷一周行事歷1.多個(gè)目標(biāo)并行執(zhí)行多個(gè)目標(biāo)并行執(zhí)行會(huì)有多個(gè)目標(biāo)并行執(zhí)行，可以看到在某一個(gè)時(shí)間段內(nèi)，各個(gè)目標(biāo)會(huì)進(jìn)行到不同的階段2.應(yīng)注意的問題應(yīng)注意的問題避免在同一個(gè)時(shí)間段內(nèi)不同目標(biāo)都進(jìn)入到關(guān)鍵階段，精力無(wú)法有效分配時(shí)間段時(shí)間段事務(wù)事務(wù)所用時(shí)間所用時(shí)間優(yōu)先度優(yōu)先度時(shí)間記錄表時(shí)間記錄表月計(jì)劃月計(jì)劃 月計(jì)劃籠統(tǒng)、長(zhǎng)遠(yuǎn)； 月計(jì)劃叫項(xiàng)目（日計(jì)劃叫事件）如果那天我有時(shí)間了，我一定做一件什么事如果那天我有時(shí)間了，我一定做一件什么事可是總也可是總也找不到這樣的時(shí)間，就總也做不成！找不到這樣的時(shí)間，就總也做不成！現(xiàn)實(shí)中只有一小段一小段的時(shí)間，如何利用零碎的時(shí)間完現(xiàn)實(shí)中只有一小段一小段的時(shí)間，如何利用零碎的

16、時(shí)間完成大事！成大事！大腦圖大腦圖大腦圖大腦圖交流材料交流演示收集資料審核設(shè)計(jì)大腦圖是項(xiàng)目與事件之間的紐帶大腦圖是項(xiàng)目與事件之間的紐帶建立個(gè)人管理系統(tǒng)建立個(gè)人管理系統(tǒng)中長(zhǎng)期計(jì)劃中長(zhǎng)期計(jì)劃TO-DO要做什么事要做什么事解決了解決了WHAT的問題的問題日程，排時(shí)間日程，排時(shí)間解決了解決了WHEN的問題的問題清理桌面，文檔管理清理桌面，文檔管理解決了解決了WHERE的問題的問題3W3W管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)遠(yuǎn)景遠(yuǎn)景遠(yuǎn)景遠(yuǎn)景目標(biāo)目標(biāo)中長(zhǎng)期任務(wù)，月計(jì)劃中長(zhǎng)期任務(wù)，月計(jì)劃事件，日計(jì)劃事件，日計(jì)劃大腦大腦圖圖優(yōu)先矩優(yōu)先矩陣陣項(xiàng)目項(xiàng)目 時(shí)間管理是在理論上很好，但我沒有時(shí)間把它付諸實(shí)踐。目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些

17、建議一些建議4時(shí)間管理常規(guī)做法時(shí)間管理常規(guī)做法3 3認(rèn)識(shí)時(shí)間管理認(rèn)識(shí)時(shí)間管理3 1小結(jié)小結(jié)3 5質(zhì)量出現(xiàn)質(zhì)量出現(xiàn)問題問題突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？突然檢查突然檢查原料未按時(shí)到原料未按時(shí)到貨貨設(shè)備壞了設(shè)備壞了要求參加臨時(shí)要求參加臨時(shí)會(huì)議會(huì)議突發(fā)情況有哪些？突發(fā)情況有哪些？M職責(zé)內(nèi)職責(zé)內(nèi)緊急程度、重要程度緊急程度、重要程度123456789101112目標(biāo)目標(biāo)目標(biāo)目標(biāo)1234計(jì)劃事件計(jì)劃事件減少突發(fā)情況發(fā)生減少突發(fā)情況發(fā)生M努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無(wú)誤努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無(wú)誤M對(duì)被打擾情況進(jìn)行分析（對(duì)被打擾情況進(jìn)行分析（WhoWhenWhyWhoWhenWhy），建立一種

18、工作模式），建立一種工作模式縮短計(jì)劃外時(shí)間縮短計(jì)劃外時(shí)間1.1.減少計(jì)劃外事件數(shù)量減少計(jì)劃外事件數(shù)量2.2.累計(jì)計(jì)劃外事件，創(chuàng)建自由時(shí)間塊累計(jì)計(jì)劃外事件，創(chuàng)建自由時(shí)間塊3.3.縮短每個(gè)計(jì)劃外事件縮短每個(gè)計(jì)劃外事件的時(shí)間長(zhǎng)度的時(shí)間長(zhǎng)度你屬于哪種行為你屬于哪種行為模式？模式？獅子型獅子型考拉型考拉型緊迫感緊迫感喜競(jìng)爭(zhēng)喜競(jìng)爭(zhēng)走路、動(dòng)作較快走路、動(dòng)作較快進(jìn)餐迅速進(jìn)餐迅速討厭耽擱討厭耽擱不耐心不耐心放松放松作決定需要一定時(shí)間作決定需要一定時(shí)間走路、動(dòng)作較緩走路、動(dòng)作較緩若有所思若有所思樂于傾聽樂于傾聽耐心耐心拖延者的借口拖延者的借口,強(qiáng)調(diào)時(shí)機(jī)不對(duì)強(qiáng)調(diào)時(shí)機(jī)不對(duì),逃避不愉快的生活逃避不愉快的生活,敷衍搪塞敷

19、衍搪塞,不愿承擔(dān)責(zé)任不愿承擔(dān)責(zé)任,不適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)不適當(dāng)?shù)哪繕?biāo),為了輕松混日子為了輕松混日子拖延的代價(jià)拖延的代價(jià)動(dòng)手去做你能做或夢(mèng)想要做的事，動(dòng)手去做你能做或夢(mèng)想要做的事，勇氣包含了天分、能力與奇跡，勇氣包含了天分、能力與奇跡，只有動(dòng)手，心靈才會(huì)啟動(dòng)；只有動(dòng)手，心靈才會(huì)啟動(dòng)；開始做，工作才會(huì)完成。開始做，工作才會(huì)完成。解決拖延的秘訣解決拖延的秘訣-唯一的辦法就是去做它唯一的辦法就是去做它與拖延決戰(zhàn)與拖延決戰(zhàn),承認(rèn)：拖延是一種無(wú)益承認(rèn)：拖延是一種無(wú)益的生活方式的生活方式,把大工作分解把大工作分解,當(dāng)機(jī)立斷，直接面對(duì)不當(dāng)機(jī)立斷，直接面對(duì)不愉快的工作愉快的工作,平衡工作平衡工作,給自己設(shè)定最后時(shí)限給自己

20、設(shè)定最后時(shí)限,獎(jiǎng)勵(lì)自己獎(jiǎng)勵(lì)自己充分利用充分利用記事本記事本善用零星時(shí)間善用零星時(shí)間不要隨便打發(fā)不要隨便打發(fā)你的零星時(shí)間你的零星時(shí)間打包原則打包原則逆勢(shì)操作逆勢(shì)操作1.我是否難以說清一天里干了些什么？2.我是否碰到了一個(gè)無(wú)法再拖延的問題？3.我是否做了實(shí)際上不需要做的事？4.我是否常常越權(quán)處理？5.我是否往往對(duì)某些任務(wù)要花費(fèi)更多的時(shí)間？6.我是否難以按時(shí)赴約（赴會(huì)、遲到早退）？7.我是否經(jīng)常會(huì)忘記接下去準(zhǔn)備做的事？自我檢查自我檢查良好的習(xí)慣良好的習(xí)慣- -成功的保證成功的保證時(shí)間管理的關(guān)鍵技時(shí)間管理的關(guān)鍵技巧是習(xí)慣，你運(yùn)用巧是習(xí)慣，你運(yùn)用時(shí)間管理工具變成時(shí)間管理工具變成習(xí)慣了，什么都變習(xí)慣了，什

21、么都變得有序了，有效了得有序了，有效了；時(shí)間管理最大的；時(shí)間管理最大的難題是習(xí)慣，一個(gè)難題是習(xí)慣，一個(gè)人的習(xí)慣太難改了人的習(xí)慣太難改了！ 人的生活不能像工廠，你可以在工人的生活不能像工廠，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，時(shí)間作中幽默，也可以在生活中浪漫，時(shí)間管理絕不是讓你變得機(jī)械化。但人們?cè)诠芾斫^不是讓你變得機(jī)械化。但人們?cè)谌诵曰ぷ?、生活中，往往?huì)迷失時(shí)間人性化工作、生活中，往往會(huì)迷失時(shí)間管理。這時(shí)關(guān)鍵是學(xué)會(huì)說管理。這時(shí)關(guān)鍵是學(xué)會(huì)說“不不”，對(duì)浪，對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的事情、不良習(xí)慣說費(fèi)時(shí)間的事情、不良習(xí)慣說“不不”！ 燈燈塔塔風(fēng)風(fēng)向向標(biāo)標(biāo)我們先養(yǎng)成習(xí)慣，然后習(xí)慣造就我們目錄帕勒托原則帕勒托原則2一些建議一些建議4時(shí)間管理常規(guī)做法時(shí)間管理常規(guī)做法3 3認(rèn)識(shí)時(shí)間管理認(rèn)識(shí)時(shí)間管理3 1小結(jié)小結(jié)3 51.有計(jì)劃地