試論醫(yī)院計(jì)算機(jī)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、試論醫(yī)院計(jì)算機(jī)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策         論文關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)化管理分析與對(duì)策 論文摘要：檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著，檔案信息資源的創(chuàng)新與利用也愈加受到人們的重視。本文主要就醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)化的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題及解決的辦法作一嘗試性的論述。 1 醫(yī)院應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題 在國(guó)家檔案局、衛(wèi)生部、國(guó)家中醫(yī)藥管理局、市（縣）檔案局，市（縣）衛(wèi)生局的要求與指導(dǎo)下，全國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)實(shí)行了檔案目標(biāo)管理，成立了綜合檔案室，對(duì)檔案實(shí)

2、行了集中統(tǒng)一管理。同時(shí)以檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)為契機(jī)，對(duì)歷年的檔案作了大量的基礎(chǔ)性工作，檔案由原來(lái)零散的、殘缺不全的、單一的、部門(mén)自然管理的狀態(tài)，逐步納入了醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，并形成由副院長(zhǎng)直接分管，院辦公室主任責(zé)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人和專(zhuān)兼職檔案人員共同組成的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，實(shí)行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一集中的管理模式。檔案管理工作有了根本性發(fā)展。但是，目前醫(yī)院檔案管理工作還是跟不上醫(yī)、教、研等科技信息的快速步伐，影響了醫(yī)療工作的發(fā)展節(jié)奏，我國(guó)醫(yī)院檔案管理在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面還不能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾方面。 1.1 重視不夠 近年來(lái)，衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)發(fā)展迅速，醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設(shè)如火如茶，并建

3、立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)、HIS系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像傳輸系統(tǒng)。但醫(yī)院信息化建設(shè)主要涉及醫(yī)療、統(tǒng)計(jì)、設(shè)備、成本核算、財(cái)務(wù)等管理方面，對(duì)檔案信息現(xiàn)代化管理還沒(méi)有引起足夠的認(rèn)識(shí)，投入還不積極，各醫(yī)院發(fā)展也不平衡。 1.2 應(yīng)用受限 我院在2007年購(gòu)置今易醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)（2005版），在手工管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行簡(jiǎn)單的目錄輸入、檢索管理，即便是運(yùn)用了管理軟件大大提高了檔案管理的工作效率，但由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用需要較大的人力、物力、財(cái)力的投入以及習(xí)慣、觀念及軟件操作可行性等諸多原因，致使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中受到一定限制，還未實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案計(jì)算機(jī)管理。 1.3 管理欠佳 在新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理從管理的硬件(

4、如設(shè)備、環(huán)境)到軟件(管理思維、理念方式)都存在著較大的差距。醫(yī)院有些珍貴的文字、影像或證書(shū)證件等資料只有l(wèi)份，一旦對(duì)原件造成毀損或遺失，便會(huì)造成難以估量的損失，甚至無(wú)法補(bǔ)救和挽回。但在這些檔案資料的管理方式上卻沒(méi)有很大的變化，有些可以及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)的檔案數(shù)據(jù)，也因擔(dān)心輸入工作量大，預(yù)處理工作繁雜，怕增加工作負(fù)荷和經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)而未能及時(shí)輸入。 1.4 軟件缺乏 目前，我國(guó)檔案信息管理軟件研發(fā)非常多，其中不泛優(yōu)秀軟件，但在實(shí)用性、通用性方面還未形成系統(tǒng)性，尤其是適合醫(yī)院檔案信息管理特點(diǎn)的軟件尚缺乏專(zhuān)業(yè)性開(kāi)發(fā)，致使在醫(yī)院檔案管理中使用軟件系統(tǒng)不能及時(shí)、有效地處理醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題，進(jìn)而影響到部

5、分操作人員使用計(jì)算機(jī)的積極性。 2 檔案管理計(jì)算機(jī)化的優(yōu)點(diǎn) 1 檢索快捷 進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索主題詞時(shí)檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉(zhuǎn)換為按類(lèi)目系統(tǒng)編制的代碼，只要將查找的文件的有關(guān)主題詞進(jìn)行組配輸入計(jì)算機(jī)，就很快能得出結(jié)果。由于我們大多數(shù)室藏檔案是按問(wèn)題立卷的，所以在主題檢索時(shí)，再設(shè)職能部門(mén)名稱(chēng)加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。 2 管理方便 利用計(jì)算機(jī)管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統(tǒng)計(jì)，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無(wú)法相比的，并且可以在避免差錯(cuò)的同時(shí)又可減少工作量。 3 借閱靈活 檔案借閱實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，查找方便靈活，直觀性強(qiáng)。系統(tǒng)采用菜單形式，利用

6、者把借閱單位、借閱人和檔案號(hào)輸入計(jì)算機(jī)，靈活組配輸入，可以即刻得到結(jié)果。當(dāng)借閱的檔案到期沒(méi)有歸還，也無(wú)需檔案人員逐頁(yè)核對(duì)和填寫(xiě)催還單，只要通過(guò)計(jì)算機(jī)便可打印出催還單，節(jié)省了利用者和管理人員的時(shí)間，方便了管理，提高了檢準(zhǔn)率。利用計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)管理，進(jìn)一步提高檔案文獻(xiàn)的利用率。          2.4 便于保存 利用計(jì)算機(jī)，工作人員和利用者不需進(jìn)入庫(kù)區(qū)。查閱利用檔案不需直接接觸檔案原件，可避免檔案損傷，延長(zhǎng)檔案壽命。甚至利用者也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了科室限制。 3 醫(yī)院計(jì)

7、算機(jī)檔案管理工作的對(duì)策 1 強(qiáng)化意識(shí) 檔案作為“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的一種不可或缺的社會(huì)公共資源，發(fā)揮著不可替代的重要作用。因此，必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強(qiáng)全體醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。使大家充分認(rèn)識(shí)到檔案工作連著你我他，與自己的日常工作和生活息息相關(guān)，要更好地支持檔案管理工作。同時(shí)，醫(yī)院要從實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)造條件，結(jié)合醫(yī)院電子病歷的使用和醫(yī)院信息管理系統(tǒng)以及電子文檔的普及，充分利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。 2 更新知識(shí) 由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與計(jì)算機(jī)檔案管理處理手法相差甚遠(yuǎn)，

8、需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷人員尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起計(jì)算機(jī)檔案管理工作的重任。電子文檔來(lái)源廣泛，形成者不僅有臨床業(yè)務(wù)科室、行政科室、承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。應(yīng)將電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，嚴(yán)格檢查考核。與紙質(zhì)文檔相比，醫(yī)院電子文檔歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案科室獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文檔形成科室、檔案科室、HIS管理科室三結(jié)合的方法解決歸檔問(wèn)題。 3 加強(qiáng)管理 嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度完整系統(tǒng)的檔案資料對(duì)研究借鑒醫(yī)院管理和發(fā)

9、展的歷史經(jīng)驗(yàn)有很大參考價(jià)值，同時(shí)對(duì)醫(yī)院的學(xué)術(shù)進(jìn)步，對(duì)涉及醫(yī)療問(wèn)題的結(jié)論和處理也有重要意義。在檔案服務(wù)于醫(yī)院整體工作的同時(shí)，嚴(yán)格按照各項(xiàng)管理制度把好關(guān)，有法可依，用法律去調(diào)整。這樣才能更大限度地滿足醫(yī)院各方面的需要，才能更好地服務(wù)于醫(yī)院。 4 開(kāi)發(fā)軟件 醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)的組成部分，軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用不應(yīng)該局限于單機(jī)，而應(yīng)該面向支持整個(gè)醫(yī)院乃至大環(huán)境管理信息系統(tǒng)。軟件的設(shè)計(jì)要求具有通用性，與醫(yī)院信息系統(tǒng)中的子系統(tǒng)之間的信息充分共享，能夠支持多種通用的數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境，推行文檔一體化管理。此外，網(wǎng)絡(luò)化對(duì)工作效率的提高有重要意義，計(jì)算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃來(lái)選擇。 綜上所述，建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學(xué)化管理的必然途徑，已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對(duì)檔案管理意義的認(rèn)識(shí)，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要，就能使縣醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)成檔案信息資源的共享，屆時(shí)醫(yī)生坐在科室就能觀看學(xué)術(shù)講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務(wù)