電力設(shè)計檔案管理存在的問題及對策研究_工程管理

1、電力設(shè)計檔案管理存在的問題及對策研究電力設(shè)計檔案是電力系統(tǒng)建設(shè)的重要資源庫，更是支持科學(xué)決策的依據(jù)來源。針對目前電力設(shè)計檔案管理工作消失的一些新特點及新變化，如何有效開展電力檔案管理工作，具有重要的現(xiàn)實意義。文章從電力設(shè)計檔案管理的重要作用入手，分析目前存在的問題，提出其相應(yīng)的應(yīng)對措施及方法，以便為電力建設(shè)供應(yīng)更好的服務(wù)。電力工程檔案是電力建設(shè)工程參加各方依據(jù)國家政策法規(guī)和相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，形成的與圖物相符的重要文件、圖片以及錄像等，是電力工程項目在立項、審批、招投標(biāo)、設(shè)計、選購、施工、監(jiān)理以及驗收全過程活動的真實記錄。對電力設(shè)計而言，有施工用水、用電環(huán)網(wǎng)引接、變壓器施工容量、工程開工竣工報告、設(shè)

2、計變更、勘察設(shè)計合同等檔案資料。這些工程檔案是竣工驗收、交付使用、維護、管理、改擴建、解決經(jīng)濟糾紛的重要依據(jù),是項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的無形資產(chǎn)。加強對電力工程設(shè)計檔案的管理，是工程質(zhì)量得到保證的重要措施。隨著國外電力設(shè)計業(yè)務(wù)的不斷增長以及電力檔案的信息化，電力設(shè)計檔案管理工作消失了一些新特點以及新變化。如何有效開展電力設(shè)計檔案管理工作就具有重要的現(xiàn)實意義，本文從電力工程設(shè)計檔案管理的重要作用入手，分析當(dāng)前存在的一些主要問題并提出其相應(yīng)的舉措，以便更好地為電力建設(shè)供應(yīng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。1電力設(shè)計檔案管理的重要作用。1.1電力設(shè)計業(yè)務(wù)快速拓展的需要。建立以勘察設(shè)計和EPC為核心業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化、實力雄厚、具有國

3、際競爭力的工程公司是眾多電力勘察設(shè)計企業(yè)的進展戰(zhàn)略目標(biāo)，隨著電力設(shè)計企業(yè)目標(biāo)越來越多的瞄向國際電力市場，其業(yè)務(wù)范圍也不斷擴大，國外市場份額已成為企業(yè)業(yè)務(wù)進展新的增長點。檔案管理工作也隨之消失很多新狀況、新問題，如國外項目在國內(nèi)設(shè)計后，通過互聯(lián)網(wǎng)將電子文件傳輸?shù)絿夤こ添椖坎?，由國外工程項目部在?dāng)?shù)爻霭婕堎|(zhì)文件供應(yīng)現(xiàn)場使用，不行避開的造成很多無紙質(zhì)歸檔、電子文件易流失到個人手中，造成國外工程設(shè)計文檔收集難、歸檔難，同時也給學(xué)問產(chǎn)權(quán)的愛護帶來困難。面對國外電力業(yè)務(wù)的快速進展，如何確保檔案文件的完整、平安尤顯緊迫與重要。1.2做好電力勘測設(shè)計的需要。任何一項工程項目成果的取得都是在借鑒、利用以往成果

4、的基礎(chǔ)上再突破、再創(chuàng)新。在承接一項新的電力設(shè)計項目時，設(shè)計人員首先都是考慮查詢并利用以往類似工程檔案，直接套用或借鑒，以此降低或節(jié)省勞動強度和勞動消耗，加快設(shè)計進度。就我院而言，先后擔(dān)當(dāng)并設(shè)計了1 000 MW機組等級燃煤電站、世界首臺600 MWCFB電站以及1 000 kV及以下電壓等級的交直流送、變電工程，這些技術(shù)優(yōu)勢的檔案收集與歸檔是否精確、完整，對于以后類似工程勘察電力設(shè)計的工作效率、工程建設(shè)的正常開展以及生產(chǎn)管理、工程改擴建具有非常重要的作用。2電力設(shè)計檔案管理存在的問題。工程檔案管理，實質(zhì)就是工程建設(shè)全過程中相關(guān)資料的收集整理、編制歸檔并進行保管的過程。當(dāng)前電力設(shè)計檔案工作雖然取

5、得了肯定的相關(guān)閱歷與成果，但是相對于突飛猛進的電力設(shè)計，工程檔案各級管理工作可以說是滯后的，影響到勘察設(shè)計業(yè)務(wù)的健康、快速進展。2.1規(guī)章制度、管理體系不健全。檔案管理工作是一項具有管理性、科學(xué)性的工作。應(yīng)當(dāng)針對本單位實際狀況制定一整套科學(xué)、完善以及可操作性的管理規(guī)章制度。當(dāng)前企業(yè)管理人員往往對按時完工有較高的要求，對工程進度和質(zhì)量比較重視，卻忽視檔案資料的形成和積累。認為檔案工作不重要，沒必要把太多精力放在檔案管理上，導(dǎo)致對檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，檔案管理仍舊停留在閱歷管理和手工工作階段，檔案人員與檔案工作處于被動應(yīng)付局面，這種方式嚴(yán)峻阻礙了檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿意現(xiàn)實工作特殊是當(dāng)前國外

6、工程日益增多的工作需要。再則對不同工程項目的歸檔范圍也沒有在工程設(shè)計書或大綱中明確固定下來，對不歸檔或不按時歸檔的人員沒有制定相應(yīng)的獎懲制度，導(dǎo)致參加檔案歸檔職工與人員沒有壓力和樂觀性。2.2歸檔管理不準(zhǔn)時、不精確。工程檔案資料歸檔應(yīng)當(dāng)從簽訂合同預(yù)備開工直至項目竣工驗收后移交資料止，但現(xiàn)實狀況是年度立卷歸檔時，遲遲不上案卷。往往在等到工程項目快完工的時候，才手忙腳亂地進行歸檔，本應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件找不到在誰手里，回憶補記現(xiàn)象多,從而造成文件材料的收集、整理工作滯后，文件材料的系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性、精確性難以確保，文件材料積壓、未整理現(xiàn)象嚴(yán)峻、業(yè)主對移交給的工程檔案歸檔也不滿足。對歸檔范圍不明

7、確，分不清晰檔案與資料的界限，一些該歸檔的沒歸檔，一些不屬歸檔范圍的材料卻歸 檔，總之對歸什么不歸什么，什么時候歸檔等不清晰。2.3檔案管理工作數(shù)字信息化程度不高。隨著信息技術(shù)和辦公自動化的進展，電子文檔越來越多成為設(shè)計院的作業(yè)成品、電子文檔歸檔也日漸增多。目前檔案信息化工作做了肯定的基礎(chǔ)工作，但電子文件的歸檔與管理仍處于探究與進展階段。信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)CAD/CAM方面的建設(shè)滯后，過去形成的設(shè)計檔案含有大量的以傳統(tǒng)繪制方法形成的原始底圖、各種地形圖、專題圖以及規(guī)程規(guī)范、相關(guān)論文等紙質(zhì)材料，還沒有進行數(shù)字化處理，供應(yīng)利用時仍靠手工操作，效率較低，不能為利用者供應(yīng)全面、直觀、精確、快捷

8、的服務(wù)。這些紙質(zhì)檔案要實現(xiàn)數(shù)字化，需要大量的掃描、貯存和系統(tǒng)整理工作，是一項繁重而艱難的任務(wù)。2.4業(yè)務(wù)不熟識、素養(yǎng)有待提高。電力設(shè)計企業(yè)盡管對勘測設(shè)計檔案的管理有肯定的豐富閱歷，但是隨著檔案管理的現(xiàn)代化、信息化的到來，檔案信息資源的利用是一個簡單的勞動，檔案管理人員必需具備相應(yīng)的專業(yè)學(xué)問，至少應(yīng)當(dāng)懂得一些應(yīng)用的信息學(xué)問。當(dāng)前檔案管理部門也想把檔案管理工作理起來，但是針對海外項目檔案管理促狹難得新狀況、新變化以及檔案信息化領(lǐng)域開放的程度越來越廣泛等，卻感到心有余而力不足，不知道如何開展工作。另外在一些電力設(shè)計企業(yè)中，由于平常業(yè)務(wù)繁忙，疏于對檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作，招入的新人沒有經(jīng)過傳幫帶和培訓(xùn)

9、過程就被支配到工作中，有的施工圖已做了設(shè)計變更，卻不知道怎么反映到竣工圖中。3檔案管理應(yīng)對措施。3.1建立健全檔案管理的制度與體系建設(shè)。當(dāng)前，國家相繼出臺并制定了檔案法、企業(yè)檔案管理規(guī)定、工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)章等一系列的檔案管理法規(guī)。企業(yè)檔案工作制度的建設(shè)可以借鑒和參照目前國家已經(jīng)出臺的一些政策法規(guī)，避開走彎路。但是任何一個制度體系的建設(shè)都必需結(jié)合單位自身實際，方才行之有效。因此，必需首先了解本設(shè)計單位的進展水平與相關(guān)需求，依據(jù)實際狀況建立和健全電力設(shè)計檔案管理制度和實施規(guī)范，建立和健全歸檔工作的約束、激勵、監(jiān)督機制、運用法律和經(jīng)濟等手段有效進行檔案管理，著重落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入電

10、力設(shè)計質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進行監(jiān)督，嚴(yán)格執(zhí)行獎懲制度。針對當(dāng)前國外工程設(shè)計項目越來越多的新形勢，有必要制定設(shè)計院國外工程項目勘察設(shè)計文件歸檔規(guī)定，規(guī)范設(shè)計企業(yè)國外工程項目勘察設(shè)計文件的歸檔范圍與歸檔方法。當(dāng)有了行之有效的管理制度后，接下來就必需狠抓落實狀況,為此必需應(yīng)常常負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作執(zhí)行狀況。3.2增加檔案管理人員思想熟悉。檔案部門應(yīng)進一步加大宣揚力度，加大對檔案法以及單位制定的全部與檔案有關(guān)的規(guī)章方法與文件的宣揚與學(xué)習(xí)力度。通過訓(xùn)練培訓(xùn)、檢查等工作方式，使電力設(shè)計企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)管理人員、檔案管理人員以及每一位工程檔案資料形成者從思想上真正熟悉檔案管理工作的重要性;熟悉到檔案管理

11、工作是一項綜合性、全局性的工作，不只是檔案部門的事情，需要各個部門的相互協(xié)作、相互幫助;熟悉到電力設(shè)計檔案作為竣工驗收、交付使用、維護、管理、改擴建、解決經(jīng)濟糾紛的重要價值和作用，真正熟悉到檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營同等重要性。對電力檔案與電力建設(shè)同步管理、從源頭抓起，將檔案管理貫穿于電力建設(shè)的始終。如工程開工時有開工報告、圖紙會審紀(jì)要等，工程進行中依照詳細規(guī)定準(zhǔn)時進行精確記錄，做到進場有合同，開工有報告，對比有標(biāo)準(zhǔn)，變更有手續(xù)，驗收有依據(jù)，環(huán)環(huán)都有，都準(zhǔn)時。建立層層落實責(zé)任制，做處處處有制度約束，各司其職，各盡其責(zé)，才能使檔案管理工作得到有效落實與保證。3.3加快推動數(shù)字信息化工作。當(dāng)前社會信息量正

12、處于呈幾何級數(shù)量進展，作為公共文化資源的檔案工作，面臨著前所未有的新機遇和新調(diào)整。企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)內(nèi)容已不僅包括企業(yè)檔案信息資源的有序整理、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、資源的開發(fā)利用、人才隊伍的建設(shè)，還包括做好以上各項工作的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的制定。首先制定檔案數(shù)字信息化規(guī)章：確定電力檔案信息化建設(shè)的原則;確立與數(shù)字信息化工作有關(guān)系的各部門的職責(zé);統(tǒng)籌支配對館藏檔案的鑒定工作與標(biāo)準(zhǔn)的制定工作;確定對館藏檔案進行數(shù)字化處理的范圍與方法等;規(guī)章中要具體規(guī)定館藏數(shù)字化建設(shè)過程中每一項工作的操作方法與管理方法。做好電力檔案管理的數(shù)字化基礎(chǔ)工作，包括對起卷的撫平、對受損的檔案進行修復(fù)、對沒有加工的進行補

13、充，然后進行檔案統(tǒng)一掃描、對原始檔案進行數(shù)字化入庫，這項基礎(chǔ)信息化工作將大大提高檔案利用率 和檢索的效率。建立文件、檔案、文檔交換三個方面平安與管理體系，充分利用現(xiàn)有國際、國內(nèi)公認的成熟的軟件，依托于統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，一切向其看齊，通過產(chǎn)品化的軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)、版式，通過軟件自動轉(zhuǎn)化到這個標(biāo)準(zhǔn)上來，從而實現(xiàn)電子檔案一體化。實行統(tǒng)一登錄與用戶權(quán)限管理，可以使用戶隨時、隨地直接查詢自己所需要的檔案資料。3.4加強檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)。加強在職人員專業(yè)培訓(xùn)，可以定期組織進行業(yè)務(wù)學(xué)問培訓(xùn)，了解管理檔案的重要性，增加責(zé)任心。仔細學(xué)習(xí)規(guī)范，把握工程檔案在接受、整理等方面的質(zhì)量要求以及竣工圖的編制方法等。特殊要加強檔案管理人員信息化培訓(xùn)，實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息收集、開發(fā)、傳遞。優(yōu)先引進計算機、信息、外語等專業(yè)人才，實行接受其他專業(yè)與檔案管理專業(yè)并重原則，實現(xiàn)其他專業(yè)人才同檔案專業(yè)人才學(xué)問互補，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需要。配置專(兼)職人事檔案管理人員，落實檔管人員待遇。嚴(yán)格執(zhí)行條例規(guī)定：