項目資料管理規(guī)范

1、一、目的為了規(guī)范項目文檔資料的管理工作，確保項目文檔資料的系統(tǒng)性、完整性和準確性,充分發(fā)揮文檔資料管理在項目中的作用，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于項目開始直到項目結束的內(nèi)外來往信函、會議紀要、備忘錄、技術文件、管理文件、質量記錄等所有與項目有關文件和資料的管理。三、職責3.1 項目經(jīng)理a）負責組織制定項目文件的相關規(guī)定，對項目文件的控制負全責；b）負責為項目文件和資料管理創(chuàng)造必要的條件。3.2 綜合管理經(jīng)理a）負責項目文檔資料相關規(guī)定的編制和監(jiān)督檢查；b）負責編制項目文件和資料的編碼規(guī)定；c）負責組織項目結束后文檔資料立卷、移交歸檔。3.3 分項經(jīng)理a）負責本部門的文檔資料的管理；b）負

2、責本部門項目結束后文檔資料的移交。3.4 文控管理工程師a）配合綜合管理經(jīng)理制定項目文檔資料管理規(guī)定并監(jiān)督檢查；b）負責項目文件和資料的接收、分類、登記、傳遞、發(fā)放等；c）負責項目實施階段文檔資料收集、整理、編目及歸檔工作；d）負責項目結束后項目文檔資料立卷、移交。4管理要求和方法1 一般規(guī)定項目文檔資料的管理應從項目申請立項到竣工驗收的全過程，項目經(jīng)理部各分項經(jīng)理應在職責范圍內(nèi)對項目實施過程中所形成的文件、圖紙、資料，隨時進行積累整理、立檔和保管，并采取必要措施，防止檔案資料的損毀和遺失以及有關保密檔案資料的泄密。1 文檔分類及編號1.5 項目文件分類1.5.3 項目信息文件項目信息文件指項

3、目實施過程中傳遞的任何書面信息文件。a）來往信件、傳真；b）備忘錄；c）會議紀要；d）文件傳送單。1.5.3 項目管理文件項目管理文件指項目運行過程中必須編寫的管理文件。a）項目協(xié)調(diào)程序；b）項目進度與費用控制程序；c）項目質量保證手冊；d）項目資源配置手冊等。1.5.3 項目技術文件項目技術文件指按照合同要求，項目技術人員完成的各種設計文件及圖紙等。1.5.3 項目其它文件項目其它文件除上述幾種文件外，項目實施過程中產(chǎn)生的其它文件。a）進度報表；b）績效報告；c）工作總結報告；d）質量記錄。4.2.2文檔資料編號管理為了便于文件資料管理，文控管理工程師要根據(jù)項目的特點及分子公司相關規(guī)定制定項

4、目經(jīng)理部文件編號原則，編號原則經(jīng)綜合管理經(jīng)理審核，項目經(jīng)理批準后文控管理工程師組織執(zhí)行。項目文檔資料管理項目文檔資料管理流程圖ZH.04.01項目文檔資料管理流程項目文檔資料管理要求項目文檔的收集a）項目文檔的收集貫穿于項目建設的整個生命周期，隨項目的發(fā)展及時收集、完善；b）分項經(jīng)理負責本部門所涉及檔案資料的組織管理工作，并對本部門所形成的相關文檔資料進行收集、分類、整理、保存；c）文控管理工程師在項目經(jīng)理的統(tǒng)一督導下，按分子公司的相關規(guī)定進行編號。項目文檔的移交分項經(jīng)理或指派兼職文控管理工程師負責對本部門涉及的文檔進行收集、整理，并在該過程完成后將相關資料移交給項目文檔管理工程師歸檔；項目收

5、尾結束后項目文檔管理工程負責將項目文檔資料移交分子公司檔案室。項目文檔的驗收項目階段成果評審驗收、工程項目竣工驗收、重要設備開箱驗收等由分項經(jīng)理安排專人對其文檔材料（含圖紙）的完整性、系統(tǒng)性進行鑒定驗收，否則不予通過。a）項目階段文檔驗收：依據(jù)所規(guī)定階段節(jié)點，由分項經(jīng)理組織，文控管理工程師對所歸類整理的文檔進行驗收，確保階段文檔有效、完整地移交；b）項目竣工文檔驗收：綜合管理經(jīng)理負責對項目竣工文檔資料的完整性、有效性、標準化及編號的有效性等進行驗收。4.3.2.4項目次檔的歸檔a）歸檔文檔必綽完整、成套、系統(tǒng)；妗須記述和反映建設項目的全過程；必阪真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況

6、”圖像相符、技術數(shù)據(jù)可靠、簽b）分項經(jīng)理完成本業(yè)務范圍內(nèi)資產(chǎn)如j卡理，移交文控管理工程師進行分類、編號、整從、Ill立卷、編目，經(jīng)項目經(jīng)理審核簽字后，移交分子公司檔案室存檔；c）對于電子文檔，分項經(jīng)理應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文檔移交給文控管理工程師，并按相應管理規(guī)定的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。項目文檔的借閱對所有接收和發(fā)出的文檔，文控管理工程師要建立嚴格的登記制度和借閱制度，項目成員借閱文控管理工程師保管的文檔時，應填寫項目文檔借閱單，由分項經(jīng)理簽字批準方可借閱。項目文檔控制要點及要求項目文檔控制要點a）合同簽訂前的項目管理文檔控制要點項目建議書及其批復；可行性研究

7、報告及其批復；環(huán)境影響報告及其批復；詢價文檔；報價文檔；合同評審及談判記錄、協(xié)議；信函。b）項目管理文檔和資料控制要點合同、協(xié)議類；項目基礎資料類；管理文檔類（如項目計劃、項目協(xié)調(diào)程序等）；進度控制類；費用控制類；材料控制類；質量管理類；HSE管理類；項目財務類；報告和總結類；?信函類。c）設計文檔和資料控制要點總體（規(guī)劃）設計；工藝設計；初步設計（基礎工程設計）；技術設計（若有）；施工圖設計（詳細工程設計）；設計計算書；設計計劃（設計開工報告）；項目設計數(shù)據(jù)（設計統(tǒng)一規(guī)定）；設計評審。d）采購文檔和資料文檔和資料控制要點采購文檔；請購單；詢價文檔；報價文檔；報價評審；采購合同（訂單）；檢驗；

8、催交；運輸。e）施工文檔和資料控制要點管理性文檔和資料：施工計劃、施工招標文檔、施工投標文檔、施工評標文檔、施工合同協(xié)議、施工組織設計、施工安全技術資料等；工程交工技術資料：按單項或單位工程立卷；按土建，設備安裝，管道安裝、電氣、儀表等專業(yè)分類（包括施工記錄、檢驗記錄、交工驗收記錄等）；竣工圖按設計文檔分類、立卷。f）試運行文檔和資料控制要點試運行計劃；試車方案；操作手冊；培訓計劃；生產(chǎn)考核；驗收報告。g）涉外文檔和資料控制要點合同、合同附件；協(xié)議、談判記錄；設計文檔和資料；標準、規(guī)范；信函。項目文檔控制要求a）文控管理工程師根據(jù)公司QHSE關于文檔和資料控制要素的要求，建立并保持項目文檔和資

9、料控制的程序，包括項目文檔和資料的接受、評審、傳遞、發(fā)布、更改、有效版本的控制、失效和/或作廢文檔的控制、有效標準、規(guī)范的控制等；b）文控管理工程師負責項目文檔資料管理相關規(guī)定的編制和監(jiān)督檢查，負責編制項目文檔和資料的編碼規(guī)定，負責接受項目文檔和資料的歸檔、入庫、保管；C）項目文控管理工程師負責日常的項目文檔和資料的接收、分類、登記、傳遞、發(fā)放、保管工作；項目結束后負責立卷、移交歸檔；d）項目文檔和資料的管理和控制，涉及到項目實施過程中的每一個崗位和每一個成員，參與項目實施的每一個成員，均應按照分子公司和項目的有關規(guī)定管理和控制本人接收、產(chǎn)生和發(fā)放的文檔和資料；e）各供方負責收集、整理本單位范圍內(nèi)的檔案資料，按分包合同約定移交文控管理工程師，由文控管理工程師匯總、整理。竣工時由項目經(jīng)理部根據(jù)相關規(guī)定向分子公司相關部門提交完整、準確的項目檔案資料。電子版文檔的管理電子版文檔的管理和使用，由文控管理工程師采用和文本資料一樣的管理方式進行嚴格的管控，項目成員需要使用文控