采購部管理系統(tǒng)規(guī)章地制度和工作流程

1、采購管理制度與工作流程一、目的：為規(guī)范采購流程，提高采購工作的效率，特制定本制度。二、適用范圍：適用于本公司采購管理。三、內容：1、總則為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應 以本制度為依據(jù)開展工作。2、采購基本流程采購需求-采購計劃-尋找供貨商-詢價、比價、議價-采購洽談-合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務）-交貨驗收（倉管）-質檢（不合格退貨）-入庫-計劃對賬-財務結算采購流程圖如下圖所示:米購需求1）采購計劃：采購員應根據(jù)請購單和公司銷售計劃制訂采購計劃。2）供應商的選擇和考核：供應商的選擇與考核，一般從經(jīng)營情況、供應能力、品質能力等

2、方面評定，并定期從質量、運貨、價 格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價、比價、議價 。4 ）合同的簽訂：買賣雙方經(jīng)過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后雙方簽訂有關協(xié)議，合約 即告成立。采購合同的簽訂要根據(jù)采購商品的要求、供應商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方針 等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。5 ）交貨驗收：采購員必須確定貨物品種、數(shù)量、質量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同 為驗收數(shù)據(jù)。6 ）質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。7 ）財務結算：貨物入庫后，財務結算3、申請商品采購流程圖1 ）銷售部提出采購需求

3、,2 )采購部制定采購計劃，由采購部負責人報總經(jīng)理、財務審批;3) 審批通過后，由采購主管下單。4、申請付款流程圖根據(jù)供應商帳期限財務部付款1) 采購商品入倉后，做應付款計劃2) 計劃主管根據(jù)供應商賬期核對成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調整成本金額直至與付款金額一致后做應付款；3) 采購部審批到期應付款4) 總經(jīng)理批準付款5、商品到貨驗收流程1) 倉庫根據(jù)供應商送貨單驗收產品2 )驗收后打入庫單，核對入庫單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入庫，不一致需報采購審核，采購在當日給予答復6、促銷流程1)每周例會上確定促銷計劃2 )確定產品信息，包括價格、貨源、促銷執(zhí)行時間3)

4、 報總經(jīng)理申請促銷采購資金4) 落實采購訂單和促銷執(zhí)行方式5) 反饋促銷結果在下周例會上通報7、退貨流程同意退單1 )門店填寫退貨申請單，寫明原因2 )采購部根據(jù)供應商合同和合作情況，審核退貨申請3 )審核通過可退回倉庫，倉庫每周以供應商為單位做退貨單4 )不能退回供應商的，做報損處理，報損比例不得超過0.5%四、采購管理制度：1）建立供應商資料管理（表）冊，售后服務管理表。2）建立、建全比價制度，保證采購產品的質優(yōu)價廉。3）每月末將本月付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結，并提出下月用款計劃。4）簽訂采購合同后，應全面了解發(fā)貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前兩日通知請購部門或請購人。5）所有

5、貨物一律開箱驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時和供應商聯(lián)系，盡早解決。6）驗收合格后應在一個工作日內辦理入庫手續(xù)。五、采購部職責采購部工作職責1. 制定并完善采購制度和采購流程：（1）根據(jù)公司的長期計劃，擬定采購部門的工作方針和目標；（2）負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行；2. 制定并實施采購計劃：（1）根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營目標，制訂有效的采購目標和采購計劃；（2）審核采購需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購內容，制訂采購計劃；（3）組織實施市場調研、預測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種產品的供應渠道和市場變化情況，據(jù) 此編制采購預算和采購計劃；（4）根據(jù)采購管理程序，負責采購項目的

6、談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實情況；（6）督導檢查倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質量；3. 采購成本預算和控制：（1 ）編制月度和周采購預算，實施采購的預防控制和過程控制，有效降低成本；（2）采購價格審核、預算、報價，達到有效的成本控制；（4 ）對采購合同履行過程進行管理、監(jiān)督檢查，及時支付相關款項；4. 選擇并管理供應商：（1）根據(jù)公司的銷售需求，選定價格合理、產品質量可靠、信譽好、服務優(yōu)質的供應廠商，建立長 期戰(zhàn)略同盟；（2）建立對供應商的資信、履約、售后服務能力及市場價格狀況和走勢的綜合評估系統(tǒng)；（3）不斷開發(fā)新的供應渠道和供應商，加強對新老客戶的走訪和調查；（4）制定供應

7、商管理辦法，加強對供應商的管理、考核，確保供應商提供產品的優(yōu)良性；采購部主管職責1、直配供應商引進及維護2、采購部日常管理，主要包括：（1）部門工作安排（日、周、月）（2）供應商談判，（3）相關流程制定和調整（4 ）突發(fā)事件的處理3、訂單的審核，參考安全庫存4、應付款的管控5、庫存金額的管控以及消耗6、審核并調整周月采購需求和計劃6、與其他部門的協(xié)調7、庫配需求的統(tǒng)計和采購計劃的制定8、日常訂單的制定和跟進9、退貨處理10、庫配供應商的談判、弓I進和維護11、庫配商品促銷計劃的制定和落實12、批發(fā)毛利率與毛利額周、月報表7、貨品殘損率周、月報表；8、不動銷商品率月報表（30天不動銷品）9、 庫存商品缺貨率匯總日反饋報表（公司標準比例不可超20%）； 采購主管職責（分管系統(tǒng)和直配）1、系統(tǒng)信息更新2、倉庫庫存的掌控3、資料的整理（