采購管理效能監(jiān)察的實踐與探索

1、采購管理效能監(jiān)察的實踐與探索上海汽車工業(yè)（集團）總公司主倉人：陳忠德蔣志偉主要參與人：韓德榮馬大雄劉榕朱頌偉蔣東耀錢國上海汽車工業(yè)（集團）總公司（以下簡稱“集團”）是全國特大型企業(yè)集團之一，現(xiàn)有職工 6萬余人，主要生產(chǎn)桑塔納、別克系列轎 車、上海牌大客車和拖拉機、 幸福牌摩托車等整車，以及汽車零部件， 并從事資產(chǎn)經(jīng)營。集團2000年轎車產(chǎn)量25.1萬輛，銷量25.05萬輛，比 去年同比增長8%，市場占有率41.8%。實現(xiàn)銷售收入854億元，比上 年增長5.3%，利潤62.4億元比上年增長4.1%。隨著我國加入WTO的臨近，上海汽車工業(yè)既面臨著機遇，又將接受挑戰(zhàn)。為了應對國際、國內激烈的市場競爭

2、，我們從1999年開始在集團內全面開展采購管理效能監(jiān)察，旨在進一步加強采購管理、降本 增效、提高競爭能力。效能監(jiān)察是企業(yè)監(jiān)察部門運用行政賦予的監(jiān)督管理職能，督促企 業(yè)經(jīng)營管理部門和管理人員正確履行管理職能，提高工作效率和經(jīng)濟 效益的管理活動。采購管理效能監(jiān)察是以改善采購管理為目的，學習 推廣國際上先進科學的采購管理理念和方法，并融入精益采購思想， 以縮短集團與國際先進水平之間的差距，提高集團整體采購管理水 平。經(jīng)過二年多的實踐和探索，集團采購管理狀況已經(jīng)有了較大的改 善，采購管理水平有了明顯的提高，采購成本明顯下降，現(xiàn)代企業(yè)監(jiān) 督約束機制進一步得到完善。一、采購管理效能監(jiān)察的必要性1、市場競爭

3、激烈 市場競爭激烈主要來自二個方面。一是國內汽車市場的激烈競 爭，由于賣方市場轉變?yōu)橘I方市場，各大汽車生產(chǎn)廠商通過技術改造 生產(chǎn)能力都形成批量規(guī)模，供大于求的矛盾越來越突出，生產(chǎn)能力都 有不同程度的放空，集團主導產(chǎn)品桑車年生產(chǎn)能力已經(jīng)超過30萬輛以上，但幾年來市場銷量一直在 23萬輛左右徘徊。二是面臨國際市場的 激烈競爭。 中國加入 WTO 后將形成國際競爭國內化的局面， 轎車整車 及零部件進口關稅逐年降低必將對集團的主導產(chǎn)品桑塔納、別克轎 車，以及零部件造成巨大的沖擊。國內、國際市場激烈競爭集中反應 之一就是價格競爭，價格直接受產(chǎn)品制造成本的影響，而產(chǎn)品制造成 本又與采購成本密切相關。集團所

4、屬企業(yè)采購費用每年近400億，采購成本一般都要占企業(yè)總成本的 60%左右，有的單位甚至高達 80%， 假如集團采購費用下降 1個百分點，全年采購費用就能下降 4個億。從 這個意義上講，加強采購管理對企業(yè)降本增效的重要性和效果是其他 降本工作所難以替代的，而采購管理效能監(jiān)察則是加強采購管理，降 本增效的一個有效抓手 。2、采購管理滯后 近年來，集團下屬企業(yè)整體管理水平雖然有了很大的提高，但一些企業(yè)采購管理方面改善不多，缺少研究和創(chuàng)新，與國際先進的采購 管理水平相比有較大的差距。如：供應商管理不科學。零部件的外購 （協(xié)）采購近幾年雖然進行了多次整頓，但一些單位的外協(xié)、外購的 供應商點廣面散等問題依

5、然存在，也沒有建立供應商和潛在供應商隊 伍，對供應商沒有形成優(yōu)勝劣汰的競爭機制；采購價格信息不及時。 面對市場上各種商品價格變化多端的情況，企業(yè)還沒有建立快速反應 的價格信息管理系統(tǒng)；采購管理制度不嚴密。一些單位缺少科學的采 購程序，使采購過程中各相關部門和人員不能相互監(jiān)督， 容易造成“暗 箱操作”使企業(yè)資產(chǎn)流失，并引發(fā)違法犯罪的經(jīng)濟案件。1999年，集團下屬一個企業(yè)的三產(chǎn)經(jīng)理，為了個人的利益，不顧損害企業(yè)利益， 惡意串通供應商加價采購鋼材，大肆貪污、挪用公款數(shù)百萬元，造成 企業(yè)無法挽回的巨額損失。為了加強國有資產(chǎn)管理，保證國有資產(chǎn)保 值增值，從源頭上遏制腐敗，我們也必須高度重視改善采購管理，

6、全 面加強采購過程的監(jiān)督約束機制。二、采購管理效能監(jiān)察的有利條件 集團開展采購管理效能監(jiān)察有以下二個方面的有利條件。 從集團內部看，一是集團與下屬企業(yè)有著資產(chǎn)紐帶關系，無論是 集團投資的全資子公司，還是中外雙方共同投資的合資公司，集團作 為投資主體，依法對投資到企業(yè)的資產(chǎn)及其經(jīng)營狀況享有監(jiān)管權。二 是集團下屬的全資子公司的領導干部和中外合資公司的中方領導干 部都是集團聘任或委派的，他們在經(jīng)營國有資產(chǎn)過程中必須承擔國有 資產(chǎn)保值增值等義務，并接受集團嚴格的監(jiān)督和全面的考核，集團對 他們享有任免獎懲權。三是集團內企業(yè)大多數(shù)都是以桑車和別克轎車 產(chǎn)品為紐帶、以整車廠為龍頭拉動生產(chǎn)經(jīng)營的特點，使企業(yè)在

7、產(chǎn)品質 量管理、采購管理、物流管理等方面有許多共同管理要求，管理要求 的同一性正是集團開展采購管理效能監(jiān)察的基礎。四是效能監(jiān)察工作 的重要作用已被各企業(yè)認識，其工作方法已被大家所掌握，效能監(jiān)察 已經(jīng)成為企業(yè)內控管理的重要組成部分，成為現(xiàn)代企業(yè)監(jiān)督約束機制 的重要組成部分。從開展采購管理效能監(jiān)察的外部條件看，在計劃經(jīng)濟條件下，由 于商品短缺，可供挑選的商品不多，無法進行比價采購。在市場經(jīng)濟 條件下市場供求狀況發(fā)生了質的變化，各類商品都處于供大于求的競 爭狀態(tài)，這就為企業(yè)采購提供了充分的挑選余地，使企業(yè)能在更大的 范圍內采購到質優(yōu)、價廉、服務好的商品，這是我們開展采購管理效 能監(jiān)察的外部條件。三、

8、采購管理效能監(jiān)察的具體實踐1、整體推進采購管理效能監(jiān)察所謂整體推進，就是集團對采購管理效能監(jiān)察工作進行統(tǒng)一部 署，統(tǒng)一開展、統(tǒng)一檢查、統(tǒng)一考核。集團所屬各企業(yè)都要按照統(tǒng)一 規(guī)定的時間、內容等要求，結合本單位實際認真開展此項工作。為了 整體推進取得效果，我們采取了以下措施：一是加強組織領導。集團黨委和行政領導明確把采購管理效能監(jiān) 察作為集團一項重要工作，由集團黨委副書記和分管采購工作的行政 副總裁全面負責。黨政領導對如何開展工作提出了具體思路和要求， 年初專題召開采購管理效能監(jiān)察工作動員大會，黨政領導親自到會作動員、部署工作。在整個工作過程中黨政領導還經(jīng)常聽取有關部門的 工作匯報，進行具體指導。

9、各單位還成立了由分管經(jīng)理（廠長）和紀 委書記掛帥的領導小組和工作小組，負責本單位的采購管理效能監(jiān)察 工作。二是形成工作合力。在整個工作過程中，集團監(jiān)察室始終與經(jīng)濟 運行部、財務部等有關業(yè)務部門一起研究工作、 制定計劃、 下廠檢查， 將推廣先進的采購管理方法、加強資金控制、以及對采購管理人員監(jiān) 督制約等方面的管理內容整合在一起形成了整體優(yōu)勢，既發(fā)揮了監(jiān)察 部門監(jiān)督約束作用，又發(fā)揮了業(yè)務管理部門的專業(yè)管理作用，從而加 大了采購管理效能監(jiān)察工作的力度。三是強化過程控制。為了確保效能監(jiān)察各項工作得到落實，我們 通過召開專題匯報會、 到重點企業(yè)進行檢查等辦法， 進行指導、 檢查、 督辦，發(fā)現(xiàn)一些單位好的

10、做法及時總結并組織交流，以確保階段性目 標的實現(xiàn)。當效能監(jiān)察階段性工作完成后，我們制作各種統(tǒng)計表進行 統(tǒng)計，及時掌握各單位改善管理的進度和取得的經(jīng)濟效益的信息，并 認真分析為下一階段工作做準備。2、以合資企業(yè)管理方法為示范（1）確立示范典型。改革開放以來，集團先后與美國通用汽車公 司、美國福特汽車公司、德國大眾汽車公司等多家國際著名的大公司 合作，積極引進外資、技術和管理，目前，已建立了 42家中外合資企 業(yè)。這些合作伙伴除了帶來先進的技術之外，更多是帶來先進的管理 理念和方法，這些無形資產(chǎn)是集團非常寶貴的資源。我們在開展采購 管理效能監(jiān)察時，提出把學習借鑒和創(chuàng)新結合起來，把國外先進、科 學的

11、管理方法與中國優(yōu)秀文化傳統(tǒng)相結合，逐步建成具有集團特色的 采購管理方法。 通過調研將上海大眾汽車有限公司的 “采購過程控制” 和上海通用汽車有限公司的“全球采購”等成功的采購管理經(jīng)驗作為 典型，向各企業(yè)推廣學習，形成示范效應，使先進的管理資源為業(yè)內 企業(yè)共享起到了事半功倍的效果。（2）注重業(yè)務培訓。采購工作是一門專業(yè)性、技術性較強的管理 工作，因此，在實施效能監(jiān)察工作前，我們首先請上海大眾、上海通 用有關領導和主管采購業(yè)務的負責人專門準備了培訓材料，組織系統(tǒng) 內的廠長、 經(jīng)理、采購部門、 財務部門、 監(jiān)察部門的負責人進行培訓， 詳細講解“采購過程控制”和“全球采購”方法。2000年 1月，集團

12、和美國通用汽車有限公司聯(lián)合舉辦了全球采購研討會，各單位廠 長、經(jīng)理、采購部門負責人參加了研討會，會上由美國通用大學和通 用公司的教授、 專家對“全球采購”進行講解， 共同研討 “全球采購” 的理論與實踐。同年 5月，集團經(jīng)濟運行部會同上汽培訓中心編寫了 精益采購教材，舉辦了兩期培訓班，這些培訓和研討活動為搞好 采購管理效能監(jiān)察發(fā)揮了積極的作用。3、構筑具有集團特色的采購管理模式 學習先進的采購理念和方法，博采國內外先進采購管理之眾長， 結合集團的實際從集團要建設成為全球性公司的高起點出發(fā)，從體 制、制度、機制等方面構筑具有集團特色的采購管理模式。經(jīng)過共同學習研究提出了以下八個方面的改進要求：（

13、1）建立采購委員會。建立采購委員會由集體討論決定解決重大 采購事項，使采購事項做到公開、公正。采購委員會是企業(yè)決定采購 事項的權威組織，采購委員會由廠長（經(jīng)理）或者分管廠長（經(jīng)理） 負責，其成員由采購、技術質量、財務、審計、監(jiān)察等部門負責人組 成。采購委員會有規(guī)定的工作職責，對各管理部門和各級管理人員也 明確了分級分權的管理權限，即：采購計劃、實施采購、付款、倉庫 保管、質量檢驗等管理權實行分部門管理，相對獨立、相互制約，對 每個采購人員的權限也進行限定，使集中的權力分散化，改變過去由 個人或者少數(shù)人決定的弊端。（2）實行集中采購。所謂集中采購是指：企業(yè)對原材料、零部件、 辦公用品、勞防用品等

14、所有物品，都必須集中到一個部門對外采購的 管理模式。實行集中采購可以精簡采購人員、減少倉庫、降低庫存。 更直接的原因是利用集中采購的手段，對單一品種、批量大、采購金 額大的物資力求得到更加優(yōu)惠的價格，進一步降低采購成本。（3）實行比價采購。比價采購是對一般物資必須實行比價、比質、 比服務的一種采購方法，具體內涵是：同種物品比質量、同種質量比 價格、同種價格比服務。采購部門采購任何物資都要按照此原則選擇 供應商和物品，向采購委員會提供詳細的資料，由供采購委員會討論 決定。通過比價采購原則積極尋找和發(fā)展?jié)撛诘墓?，一旦現(xiàn)有的 供應商產(chǎn)品發(fā)生問題，可以及時取而代之。同時，由于建立了潛在供 應商制度

15、，無形之中對現(xiàn)在的供應商形成一種壓力，迫使他們不斷改 進管理、改進技術、提高質量、降低成本。（4）實行競爭性招標采購。競爭性招標采購是指：企業(yè)采購大宗 燃輔料、設備等，及其它采購金額較大的特殊物資選用的采購方式。 采購這類物資的特點：一是這類物資不是企業(yè)經(jīng)常性采購的，采購部 門及采購人員對此的市場信息、技術要求、商務洽談的規(guī)律等了解和 掌握不夠，通過招標可以彌補這方面物資采購經(jīng)驗的不足。二是這些 物資往往采購數(shù)量和采購金額比較大，通過公開招標采購能夠使我們 處于主動的地位，選擇到質量最佳、價格最好的商品。同時，從反腐 敗的角度講，使隱蔽的權力公開化，有效限制了不正當競爭，預防腐 敗現(xiàn)象發(fā)生。（

16、5）實行全球采購。全球采購是指：企業(yè)在全球范圍內運用“質 量、服務、技術和價格”四要素，對供應商進行評審，在全球范圍內 尋找合作伙伴和質優(yōu)價廉的商品。 中國加入 WTO 后，使中國的經(jīng)濟融 入全球化經(jīng)濟的潮流，我們可以充分利用國內、國際的資源，采購我 們需要的、 價廉物美的各種物品， 這是企業(yè)求生存謀發(fā)展的必要手段。（6）實行采購資金預算管理。我們要求企業(yè)加強采購資金的預算 管理，使之納入企業(yè)全面預算管理中。采購資金預算要求采購管理部 門和采購人員要以市場訂單拉動物流整合， 做到采購計劃、 進貨時間、 庫存周轉等都有預算，嚴格按照預算執(zhí)行，逐步提高采購資金預算和 實際發(fā)生相符率，使采購真正精益

17、，真正做到采購資金與物流同步控 制。（ 7）建立計算機輔助采購管理信息系統(tǒng)。計算機管理信息包括： 采購計劃和采購實施信息、采購商品檢驗入庫及庫存物資信息、采購 商品最高限價、市場商品價格信息、價格審核和價格監(jiān)督、供應商及 潛在供應商管理信息等形成信息平臺，以先進的計算機技術和軟件管 理系統(tǒng)為手段，使采購動態(tài)及信息目視化，保證信息傳遞及時流暢、 反饋迅速，規(guī)范采購人員的操作，便于查詢、監(jiān)督。（8）建立必要的監(jiān)督制約保障體系。集團科學的采購管理機制的 創(chuàng)建和運行必須有保障體系。為了加強采購環(huán)節(jié)的廉政建設，我們建 立了采購領域防止發(fā)生腐敗的預防體系，在行業(yè)內全面推廣“兩書” 活動，要求各企業(yè)對供應商

18、在簽訂采購合同的同必須簽訂廉政協(xié)議 書，對采購管理部門和管理人員按照責任制規(guī)定簽訂 廉政責任書 ， 通過一年一次簽訂和執(zhí)行“兩書”，既是對供應商和業(yè)務人員進行廉 政教育，又可以用書面形式規(guī)范企業(yè)之間及采購人員的廉潔行為，一 旦違反協(xié)議條款，可以依法追究違約者的責任。通過效能監(jiān)察，還明確了財務、審計部門要設立專門行使價格審 核和價格監(jiān)督的職能；要求對采購人員崗位實行流動；法律顧問參與 重大采購合同的起草和簽訂，以及日常的合同管理職能等。這一系列 監(jiān)督工作匯集在一起，形成了采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督制約保障體系。4、制訂規(guī)范性文件 為了把采購管理效能監(jiān)察工作的成效加以保全和發(fā)展，使上海大 眾和上海通用等單位成

19、功的采購管理經(jīng)驗在集團內各企業(yè)得到進一 步推廣和應用，集團經(jīng)濟運行部制定了精益采購管理辦法（以下 簡稱精益采購”）精益采購要求各企業(yè)應堅持如下原則：質量、服務、技術、價格原則。比價采購、全球采購原則?？茖W有效、公正公開、比質比價、監(jiān)督制約原則。重大采購事項集體討論決策原則。精益采購還對采購組織體系、職責和權限、價格管理、供應 商選擇、采購方式、質量控制與監(jiān)督、合同管理、監(jiān)督制約機制，獎 懲方面等作了具體規(guī)定。特別要注意的是：效能監(jiān)察開展過程中，監(jiān) 察部門要參與采購管理制度的制定和修改工作，要在采購管理制度中 設立效能監(jiān)察的監(jiān)控點，把監(jiān)督制約機制滲透到采購管理的關鍵環(huán) 節(jié)，充分發(fā)揮監(jiān)督約束的功能

20、。 精益采購采納了不少國際上廣 泛采用的先進方法，具有先進性，同時又注意結合集團實際充分考慮 管理的延續(xù)，具有可操作性。5、嚴格考核 采購管理效能監(jiān)察工作進行嚴格的考核是提高采購管理水平是 一個基本保證。具體采取三條措施：一是把采購管理效能監(jiān)察工作納入整個企業(yè)經(jīng)營業(yè)績和領導干 部工作實績考核的范圍，正式寫進集團有關考核工作的正式文件，并 由集團監(jiān)察室負責對此項工作進行評價。二是把企業(yè)對采購成本及采購資金的控制能力作為年終對各企 業(yè)經(jīng)營業(yè)績考核的一個重要組成部分，考核內容十分明確，包括：是 否建立采購委員會，并有一套科學的采購管理流程；是否有一套價格 監(jiān)督體系；是否實施比較采購；是否制定物料儲備

21、的期量標準，并制定采購成本下降指標等。三是把考核結果與領導干部的任免使用和年終獎懲緊密結合。四、采購管理效能監(jiān)察的效果采購管理效能監(jiān)察的效果主要體現(xiàn)在以下 4個方面。1、采購成本明顯下降通過開展采購管理效能監(jiān)察， 1999年 2000年可比采購成本共節(jié) 約了 9.5億元人民幣。 最顯著的表現(xiàn)是一些企業(yè)由于整車和零部件降 價使銷售總額下降，但利潤與上一年度相比反而上升，這些事實清楚 地表明采購管理效能監(jiān)察已經(jīng)取得了預期的效果。2、采購管理進一步完善 一是采購管理制度得到完善。經(jīng)濟運行部制定下發(fā)了精益采購 管理辦法。財務部起草制定資金預算管理暫行辦法，還委托軟 件公司設計財務控制的計算機軟件。監(jiān)察

22、室起草制定了效能監(jiān)察暫 行辦法，這些規(guī)章制度目前已經(jīng)在企業(yè)管理中試運行，并按照集團 公司的要求結合本企業(yè)實際，進一步修改完善了本企業(yè)的采購管理制 度。二是基礎管理得到加強。 通過采購管理效能監(jiān)察，企業(yè)改善采購管理取得了比較明顯的效 果，具體表現(xiàn)在以下 6個方面。（1）積極運用全球采購方法。上海通用積極引入美國通用公司的 全球采購先進方法，結合中國國情制定了一整套有上海通用特色的采 購流程，創(chuàng)立了質量、服務、技術、價格采購原則。如：上海通用公司在采購油漆車間整條涂裝線和沖壓車間壓機生產(chǎn)線時，利用美國通 用全球采購網(wǎng)絡的信息系統(tǒng)，經(jīng)推薦和考察評估，聯(lián)合采購委員會批 準可以向六家供應商發(fā)出招標書，經(jīng)

23、過反復評估和與供應商交流，基 本統(tǒng)一了技術要求和標準，隨后進行價格、付款等一系列商務談判， 經(jīng)過多輪壓價競爭，最終涂裝線、壓機線都分別比預算節(jié)約了數(shù)百萬 美元。精益采購保證了精益投資，作為上海一號工程，投資15億美元之巨，由于有嚴格、科學的管理制度作保證，在整個工程建設過程中 有效地降低了投資成本，實際投資比預算節(jié)約了 15%，也未發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟 違法犯罪案件，為當年生產(chǎn)當年出效益奠定了良好的基礎。上海匯眾汽車制造有限公司為上海通用公司別克轎車配套前后 轎底盤，需要采購模具、設備等物資，也在上海通用的大力幫助下通 過全球采購的信息網(wǎng)，在確保質量的前提下尋找到價格最好、交貨期 最短的供應商，保證了為別

24、克轎車配套部件生產(chǎn)線項目的按期完成， 比預算還節(jié)約了 2000多萬元人民幣。（2）廣泛采用比價采購的方法。上海納鐵福傳動軸有限公司貫徹 “質優(yōu)價廉、及時適量、爭取最大采購利益”的采購方針，在貨比三 家的基礎上確定最佳供應商，并要求供應商不斷優(yōu)化加工技術、努力 降低生產(chǎn)成本、穩(wěn)定產(chǎn)品質量，以便在產(chǎn)量形成一定的規(guī)模時雙方在 價格、質量、服務等方面均有收益。公司連續(xù)兩年節(jié)約采購資金 3000 多萬元。上海拖拉機內燃機公司對采購上海 50拖拉機后輪胎實行比價采 購，原在上海大孚橡膠公司采購的單價 983元 /套，現(xiàn)向江蘇韓泰橡膠有限公司采購的單價 933元/ 套，每套單價節(jié)約 50元，每年節(jié)約 148

25、.6萬 元。（ 3）集中采購方法得到進一步完善。上海大眾汽車有限公司的采 購管理制度雖然比較科學和嚴格，但學習上海通用的經(jīng)驗后感到在集 中采購方面仍有差距，不利于形成批量采購優(yōu)勢，就決定把辦公用品 和生活用品等采購業(yè)務全部納入集中采購的管理范圍，成為真正的大 集中采購。（4）供應商管理進一步加強。上海采埃孚轉向機有限公司質保、 采購、技術、產(chǎn)品工程部門在對供應商進行每年一次的過程審核，綜 合評定供應商等級的基礎上，質保部每月對供應商產(chǎn)品供貨質量實施 抽查，每半年對供應商進行一次實物質量抽樣評分，細分每一產(chǎn)品供 貨質量等級。物流部門每月對所有供應商交貨及時情況詳細追蹤，隨 時反映供應商在供貨過程中存在的問題，并要求及時整頓以不斷提高 其均衡穩(wěn)定的供貨能力。（ 5）減少采購環(huán)節(jié)，降低采購成本。上海汽車制動系統(tǒng)有限公司 在開展采購管理效能監(jiān)察過程中