會議服務工作流程資料

1、會議服務工作流程一、會場布置、到會議室使用通知后，應首先明確客人需要提供的服務項目,如會議室的使用時間，使用次數(shù)、人數(shù)、單位、何人參加，有無會標、席位牌，是否擺放鮮花水果，話筒的個數(shù)，是否擺放投影儀、投影幕、板書用具（白板、板擦、白板筆）以及會議聯(lián)系人落實看會場的時間等。1 、會議室服務人員按會議聯(lián)系人預約看會場時間，提前半天安排服務員按照要求布置好會場，開窗透氣，擺放會議所需物品（茶葉、水杯、托盤、水瓶、信紙或白紙、圓珠筆、一次性鉛筆等）。3、檢查會議室燈具、桌椅、空調、首響等設施設備的完好。地面、四周墻裙、門窗做到無損壞、無灰塵。如有損壞及時報修，并督促工程維修人員，檢查維修結果，保證設施

2、完好率達到百分百。5、按要求粘好會標，保證協(xié)調美觀。6、投影設備、板書器材等應首先征得會議負責人的同意進行適當擺放，所需用具應完備、易取用。提供良好穩(wěn)定的電源。幫助調試投影設備和客人攜帶的媒體工具。7、檢查并準備好音響及話筒視頻追蹤等設備，并調試音響、話筒到適當音量，話筒高度一致。8 、席位牌由商務中心接待員核對好后，提前放在會議室，由會議組織者安排擺放。9、在圓桌上擺放好香巾碟。擺放好紙筆，要求將紙擺放在距下桌沿5厘米正對椅背處，筆尖朝上成45度角10、最后一次檢查臺面是否整潔；各種用具是否干凈、齊全，擺放符合要求。二、會前準備1 、會前準備務必在接到開會通知的時間半小時前進行。會議服務員應

3、將手機調至振動或關機。2 、根據(jù)會議人數(shù)，在茶水間準備好相應數(shù)量的茶杯，并放置適量茶葉，準備好干凈保溫的開水瓶，打好開水。3、準備香巾。4 、打開空調，確保會議室溫度適宜。5 、PA人員在公共衛(wèi)生間配卷紙、點檀香，對臺面、地面衛(wèi)生再次打掃，并清理會議室外的立式垃圾桶。6、在吸煙區(qū)擺放好煙缸和紙巾，如果有茶歇，在會議開始前在指定位置擺放好。7、開音響、燈光，再次進行音響的調試。8、會議開始前30分鐘，會議服務人員應再次檢查會標、歡迎牌、綠化布置、空調、音控等情況以及公共衛(wèi)生間、公區(qū)衛(wèi)生是否OK如有欠漏，需立即通知服務中心或有關部門人員，保證會議按時進行。、會議即將開始時，會場播放與會議主題相符的

4、輕音樂，任何妨礙客人的工作如吸塵等應立即停止，服務員站在會議室門外，面向客人到來的方向，保持微笑。若是重點會議，需有主管或經(jīng)理在場迎候。對年老體弱者進行攙扶。9 、客人到來距離會議室約2.5m時，服務員上半身略微前傾，問候客人：“您好，先生/小姐?！辈⑸焓质疽獯箝T的方向：“這邊廂。三、會中服務（重點）1、客人陸續(xù)入座時，服務員一人先上香巾，其他人倒茶水。先在茶水間倒好茶水，用托盤將茶水托出，先為會議室主桌上的客人送茶水。走近就座的客人，站在客人右側，身體略微前傾，右手先拿一個杯墊放置在桌上（客人的右手正上方的位置），然后拿茶杯將茶杯放置在杯墊上，杯把朝右下方方便客人取用，退半步轉身離開服務下一

5、位客人。2、如有投影儀，服務人員不要橫穿投影儀，以免影響投影效果。3、會議服務人員必須手機調成振動或關機，堅守崗位。會議開始時，茶水服務人員按標準站姿在在茶水間門口，音響師站在音響室門口，面向會議室，站姿規(guī)范，注意觀察參會人員隨時可能產(chǎn)生的需求。會議進行時，服務員要留意會議進程，發(fā)現(xiàn)有需求的客人要立即上前詢問。4、會議服務員注意觀察會場情況，適時續(xù)水，在會議開始后15分鐘左右進行，以后每隔20分鐘續(xù)一次，（可視情況提前或延遲）。茶水溫度始終應保持在85C以上。拿暖瓶倒水時，須左手拿壺（同時手心里可放疊好的紙巾兩張，如遇有客人白己不小心將水濺到桌子上的情況，可以應急處理），右手托壺于胸前，走路要

6、穩(wěn)，步子要輕，動作協(xié)調；從桌后倒水時，側身站立于客人右側，大拇指、食指拿起杯把并后退一步，與賓客保持30厘米左右的距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，面帶微笑，伸手右示意“請用茶”，然后進行下一位。如客人坐的比較擁擠，服務員拿不到杯子時，可輕聲提示客人“打擾一下，給您加點水”，同時手伸向杯子，這時一般客人都會理解服務員的意思，協(xié)助將杯子拿給服務員。如遇到客人碰倒茶杯的情況，要及時到茶水間拿抹布擦拭，如是主席臺上的（1號會議室內）可先就近抽取紙巾先應急處理，再去拿抹布處理。此項事情出現(xiàn)考驗的是會議室服務人員的應急能力和協(xié)作能力。一般1號都會至少安排2個以上的服務人員進行服務，

7、每個人都要一邊工作一邊關注會場情況，出現(xiàn)應急情況，會場內服務人員要通力協(xié)作，最快速的解決問題。5、密切注意會議室的音響問題和視頻追蹤系統(tǒng)。6、簽字儀式：幫客人傳遞文件的工作一般由禮儀小姐負責（否則由服務員完成），服務員應事先與其溝通好，并協(xié)助把準備好的紅酒送到客人手中。7、會議中場休息，及時補充和更換各種用品，注意不要翻動桌面資料。同時要關注去衛(wèi)生間的客人，給他們指點衛(wèi)生間方向。四、會后服務1、會議結束時，服務員快步走向會議室門口，打開大門，站在門內一側，保持微笑，身體略微前傾，歡送客人：“請慢走，歡迎下次光臨目送客人全部離場后，檢查有否遺留物品及會場設備、物品的完好情況。2、向會議工作人員詢問下次會議的時間要求，并征求對服務方面的要求。3、進行安全檢查，關閉電器電源，檢查