本科教學評估視角下的教學檔案管理和建議芻議

1、本科教學評估視角下的教學檔案管理和建議芻議    關鍵詞：教學檔案教學評估檔案管理 本科教學評估是國家教育行政部門對高校本科教學工作的總體情況進行評判的一種形式，是對一所高校綜合實力的評估，是對學校各項工作的一次全面檢查。本科教學評估指標體系包括：辦學指導思想、師資隊伍、教學條件與利用、專業(yè)建設與教學改革、教學管理、學風、教學效果七個大的方面，這七項一級指標全面反映了學校的辦學水平和管理狀況，也體現(xiàn)了學校發(fā)展的歷程和實力。 教學檔案資料是在教學管理、教學研究、教師教學和學生學習等活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表：音像、電子文本等不同形式的文件、材料

2、或信息載體。它是教學活動的真實記錄，是師生在長期教學實踐中積累和創(chuàng)造的知識財富和勞動結(jié)晶，是衡量學校教學管理水平和教學質(zhì)量的重要標志。教學檔案是學校檔案的重要組成部分，在本科教學水平評估中起了舉足輕重的作用。 一、高校教學檔案與教學水平評估的關系 高校教學檔案是高校教學工作中積累起來的重要歷史資料，是高校辦學過程中形成的教學思想、教學管理、教學實踐、教學改革與研究等諸方面教學活動的真實記錄，是教學管理的縮影，它直接或間接地展現(xiàn)了教學工作的全貌，揭示了評估對象的教學質(zhì)量和管理水平，是衡量管理單位教學質(zhì)量、學術水平、管理水平的重要尺度。教學檔案在評估指標體系中沒有單獨設立指標，但評估指標的評分標準

3、，都以教學檔案作為依據(jù)，每個指標內(nèi)容都是教學檔案的具體體現(xiàn)。教學評估的目的是為了促進本科教學水平的提高和高校的全面建設和發(fā)展。高校教學水平評估是對教學檔案工作的檢驗和促進，教學檔案是高校教學評估的基礎和依據(jù)，二者辯證統(tǒng)一，相互促進，從而達到“以評促改、以評促建、以評促管、評建結(jié)合、重在建設”的目的。 二、高校教學檔案管理的現(xiàn)狀 (一)教學檔案管理意識不強 高校檔案管理意識的強弱將直接影響其檔案管理工作的質(zhì)量高低，而鑒于教學檔案在教學評估中所發(fā)揮的作用，檔案意識的強弱也將影響評估工作的進行。通過教學評估發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)今許多高校和教學管理部門都存在著檔案意識不強的問題，不重視收集整理教學及教學管理工作原

4、始資料這一重要環(huán)節(jié)。很多學校的院、系以及相關單位都未按普通高等學校檔案管理辦法的要求和規(guī)定來收集、整理、鑒定并保管該部門在教學和教學管理工作中所產(chǎn)生的文件材料，也未能把具有參考利用價值的資料轉(zhuǎn)變成教學檔案來集中保存。這導致大量重要資料未被整理，喪了其對于評估工作本該有的支持作用。除此之外，由于長期對于檔案整理保管工作的忽視，很多重要的教學檔案都未能及時整理保存，以致丟失。當面臨評估時，很多高校及下屬各部門會為了應付評估而臨時補充所謂的。原始資料”。這樣整理出來的資料在很大程度上來說是零碎、不完整的，而且可能是人為編造出來的不真實的資料，這無疑嚴重影響了評估工作的正常開展，甚至會在一定程度上歪曲

5、了評估結(jié)果。 (二)教學檔案信息收集不全面 由于在傳統(tǒng)的高校管理模式中，文件產(chǎn)生部門與檔案部門是分開的。一方面，業(yè)務部門并不清楚文件在滿足哪些必要條件時才可以轉(zhuǎn)換成檔案，而另一方面，檔案部門也未參與到相關信息資料的積累過程。一般只有到了年度交接的時候，兩個部門才有機會溝通交流。如此一個缺乏交流的狀況，毫無疑問會影響到檔案部門收集資料的全面性。再者，教學檔案不僅包括各級行政主管部門下發(fā)的各類教育及教改政策法規(guī)，還包括在教學及教學管理活動中所產(chǎn)生的各類資料，以及眾多散布在各部門和師生手中的資料等等。由于教學檔案涵蓋面寬、種類繁多、來源廣，在收集資料過程中很容易發(fā)生遺漏和疏忽。 (三)教學檔案信息化

6、程度不高 當前眾多高校在進行檔案管理工作時，自動化、信息化程度并不高，許多現(xiàn)有的現(xiàn)代信息技術設備及手段(如計算機、高校數(shù)據(jù)庫和校園網(wǎng)絡等)利用率很低。目前來說，傳統(tǒng)的手工管理方式仍是絕大多數(shù)高校整理檔案的主要手段。比方說，文件處理仍需要相關人員來手工登記填寫收文登記簿和文件處理單，查找文件時也需要一頁一頁地翻看收文登記以確定是否有需要的文件。這樣陳舊的管理方式工作效率低，極大地阻礙了檔案的有效開發(fā)及利用，尤其在高校評估時，無法滿足評估工作方便快捷地檢索、調(diào)取、利用檔案資料的要求。由于全國高校擴招，高校師生人數(shù)都在逐年增加，加之學校自身規(guī)模擴大發(fā)展，檔案資料的量必將大大增多，手工管理所帶來的問題

7、會進一步加劇。相關領導及工作人員應當加強對這一問題的重視程度，加大對檔案管理工作的投入，引進先進的現(xiàn)代化信息管理技術和設備以提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量。        三、當前教學檔案管理的對策 (一)加強全員檔案意識 檔案意識的強弱與檔案管理工作開展的順利與否有著重要的因果關系，要想提高和完善檔案管理工作，首先應該從加強全員的檔案意識著手。上至學校領導層，下至各部門基層人員，都應是該項工作的目標。高?？赏ㄟ^開展檔案宣傳工作的辦法來提檔案意識，尤其應當針對檔案管理部門及相關人員。例如宣傳檔案與評估、發(fā)展、效率、就

8、業(yè)及生活等一系列事情的互動關系。除此之外，學校領導班子也應引導全體教職員工養(yǎng)成良好的原始資料積累意識，督促檔案管理人員認真對待檔案收集管理工作，而不是到了應付評估等工作時才胡亂整理甚至編造資料。 (二)文檔一體化 “文檔一體化”指將文件資料處理和檔案收集管理兩個環(huán)節(jié)結(jié)合起來。各業(yè)務部門應當與檔案管理部門加強聯(lián)系，有效地合作以更好更全面地積累收集資料。要達到這一目的，首先需要規(guī)范明晰檔案收集的標準，比如頒布專門的文件來明確教學檔案的定義、涵蓋范圍、收集途徑、鑒別方法和依據(jù)以及整理辦法。這一方面可以加強各部門人員的文件規(guī)范意識，也可以培養(yǎng)他們識別各類檔案資料價值的能力。另外，學校領導層可以在各部門人員設置方面做出改善，如把一些檔案管理經(jīng)驗豐富的人員安排到各部門的文書管理職位上。 (三)提高檔案管理工作的信息化程度 將檔案管理工作信息化