COP-0文件控制程序

1、生命賜給我們，我們必須奉獻(xiàn)生命，才能獲得生命。1、目的：通過對文件進(jìn)行控制，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。2、范圍：適用于公司內(nèi)所有的質(zhì)量/環(huán)保管理體系文件、外來文件、公司相關(guān)文件。3、定義：3.1 文件：信息及其承載媒介3.2 受控文件：授權(quán)、更改、分發(fā)得以控制的文件。3.3 一級文件：指質(zhì)量/環(huán)保手冊；3.4 二級文件：指質(zhì)量/環(huán)保COP程序文件；3.5 三級文件：指其它文件（如：WI-工作指導(dǎo)、SIP-檢驗規(guī)范、SOP-乍業(yè)指導(dǎo)、PA-崗位說明書、圖紙等）；3.6 四級文件：指質(zhì)量/環(huán)保記錄（標(biāo)準(zhǔn)公司所要求的記錄、標(biāo)簽）；3.7 外來文件：指非本公司制訂由外部提供經(jīng)確認(rèn)適用的文件或資料，如

2、國際、國家標(biāo)準(zhǔn)及顧客提供之文件、資料、有害化學(xué)物質(zhì)檢測報告（供應(yīng)商）等。3.8 受控文件印章（參閱產(chǎn)品標(biāo)簽與標(biāo)識一覽表）4、職責(zé)：4.1 總經(jīng)理或其授權(quán)人：負(fù)責(zé)一、二級文件的批準(zhǔn)；4.2 管理者代表或其授權(quán)人：負(fù)責(zé)一、二級文件的審核和跨部門三級文件的批準(zhǔn)；4.3 體系辦：設(shè)立文控中心，由其文控員負(fù)責(zé)公司及跨部門之受控文件的分發(fā)、更改、回收、作廢工作。4.4 職能部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)二、三級文件的擬制、相關(guān)三級文件的審核及本部門工藝文件和SOP的批準(zhǔn)；5、程序內(nèi)容：5.1 流程：流程要點輸入輸出責(zé)任單位配合單位制定/接收*審核、批準(zhǔn)分發(fā)1建檔/使用1更改1回收各部門運作需求產(chǎn)品標(biāo)簽與標(biāo)識一覽表文件文

3、件分發(fā)總覽表（電腦平臺）已審核批準(zhǔn)的文件分發(fā)至相應(yīng)部門的文件文件/表格更改申請單更換后的舊文件相應(yīng)的受控文件及表單外來義件登記表已審核批準(zhǔn)的文件文件分發(fā)記錄表檔案目錄表文件領(lǐng)/借申請單更新審批后的文件文件分發(fā)記錄表相關(guān)部門相關(guān)部門體系辦相關(guān)部門體系辦體系辦相關(guān)部門相關(guān)部門各部門相關(guān)部門相關(guān)部門相關(guān)部門5.2流程說明：5.2.1制定/接收生命賜給我們，我們必須奉獻(xiàn)生命，才能獲得生命。A、文件的組成部分a、質(zhì)量/環(huán)保手冊（QM）:封面、目錄、修訂記錄、手冊內(nèi)容b、程序文件（COP）:封面、目的、范圍、定義、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)文件、記錄及附表；c、作業(yè)指導(dǎo)書類：工作指導(dǎo)（WI）：目的、范圍、定義、

4、職責(zé)、作業(yè)內(nèi)容（視實際情況可作刪減）； 檢驗指導(dǎo)（SIP）:作業(yè)內(nèi)容； 作業(yè)指導(dǎo)（SOP）:作業(yè)內(nèi)容；崗位說明書（PA）0B、文件的編號對質(zhì)量/環(huán)保管理體系及其相關(guān)的文件進(jìn)行編號（詳見文件與資料編號作業(yè)）。C、文件版本a、新制定的版本以“A”表示；b、文件更改不導(dǎo)致頁碼變更時，則只需將更改頁文件之版本由“A”升為"A/依序類推直至“A其余頁碼之版本不變；c、當(dāng)文件大幅度更改或?qū)е马摯a變更及技術(shù)指導(dǎo)性文件（SIP、IM、PKBOMBOT工程圖紙、噴印SOP魔更時，則文件版本全部由“A”版升為“B”版，依序類推直至“Z”版。D、文件的擬制a、質(zhì)量/環(huán)保手冊由公司指定人員擬制；b、程序文件

5、由職能部門負(fù)責(zé)人或公司指定人員擬制；c、三級文件由職能部門負(fù)責(zé)人或其指定人員擬制；d、有GPt控要求之產(chǎn)品相應(yīng)的SIP、SOPBOM物料清單、產(chǎn)品識別圖）、物料卡、零件包裝工程圖、零件檢驗規(guī)范、噴印作業(yè)指導(dǎo)書、控制計劃等須在文件指定位置作“GP”標(biāo)志。E、外來文件的接收與定期咨詢a、當(dāng)收到顧客提供之包括GP在內(nèi)的文件、國際/國家標(biāo)準(zhǔn)、有害化學(xué)物質(zhì)檢測報告（供應(yīng)商）等外來文件與資料時，在文件與資料上蓋“外來文件”印章并注明接收日期后，記錄在外來文件登記表上。b、每三個月通過電郵、電話等形式對外來文件進(jìn)行定期咨詢與記錄予外來文件登記表，以確保版本更新。c、每次收到最新版本外來文件時，及時通過電郵傳

6、達(dá)各部門。5.2.2 文件的審核與批準(zhǔn)A、一、二級文件先由涉及部門負(fù)責(zé)人在文件認(rèn)簽頁上認(rèn)簽后再由管理者代表審核，及總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)；B、跨部門三級文件由部門負(fù)責(zé)人或公司指定人員審核，管理者代表批準(zhǔn)；C、非跨部門三級文件由部門負(fù)責(zé)人或其指定人員審核、批準(zhǔn)。5.2.3 文件的分發(fā)A、文控員根據(jù)編制的文件分發(fā)總覽表（電腦平臺）、對照文件與資料的編號作業(yè)、6.6-6.14樣本及現(xiàn)有的檔案，對每天各部門送來須受控分發(fā)的文件進(jìn)行核查是否為最新版本簽字稿、格式與批簽是否符合本程序規(guī)定等。B、文控員將受控文件（簽字稿）保存在體系辦文控中心，將受控文件的復(fù)印件每頁正面蓋上紅色“受控文件”印章及部門代號章；G

7、文控員按5.2.3A文件分發(fā)總覽表通知（電腦平臺每天15:00左右登錄與察閱）文件生命賜給我們，我們必須奉獻(xiàn)生命，才能獲得生命。接收部門文件管理員及時來文控中心領(lǐng)取受控文件并按5.2.6回收經(jīng)核對后的舊版文件，文件領(lǐng)用人在文件分發(fā)記錄表上簽收；D對于緊急文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)人在文件背面簽名并注明“加急”字樣后送交文控中心，文控員收到后按以上程序5.2.3A-C立即分發(fā)；E、對于一般非緊急文件在一個工作日內(nèi)分發(fā)（即上午送來文件下午分發(fā)；下午送來文件次日上午分發(fā)）；F、顧客提供之文件（含圖紙、菲林、標(biāo)準(zhǔn)等），若工程部、品質(zhì)部需轉(zhuǎn)化為公司/部門內(nèi)部文件執(zhí)行的則由工程部、品質(zhì)部外來文件登記表上登記與建檔

8、保存，若需幾個部門直接執(zhí)行的則送體系辦文控中心，直接執(zhí)行5.2.3A-D分發(fā)及登記在外來文件登記表上，其中對于生產(chǎn)性資料（如菲林）直接由工程部轉(zhuǎn)發(fā)至噴印部；G外發(fā)文件：文控員根據(jù)已批準(zhǔn)的文件領(lǐng)/借申請單，將相關(guān)信息登記在文件分發(fā)記錄表上，并在該表中注明外發(fā)對象后在受控文件/資料復(fù)印件上蓋紅色“參考”章后交文件領(lǐng)用部門簽發(fā)；但外發(fā)到供應(yīng)商的環(huán)保協(xié)議書附件禁用物質(zhì)限制標(biāo)準(zhǔn)及委外加工之文件上須蓋紅色“受控文件”章，后交相關(guān)部門領(lǐng)用簽發(fā)。5.2.4 文件的建檔與使用A、建檔a、對質(zhì)量/環(huán)保管理體系及及其相關(guān)的文件、資料制定檔案目錄表、文件分發(fā)總覽表（電腦平臺）并按類別進(jìn)行分類建檔與標(biāo)識，其中文件分發(fā)總

9、覽表（電腦平臺）顯示文件名稱、編號、所屬文件、分發(fā)/接收/保存部門、保存期限等內(nèi)容，并及時更新以知會各部門使用；b、文控員將受控文件（簽字稿）連同對應(yīng)文件分發(fā)記錄表與/或文彳領(lǐng)/借申請單一起分類歸檔，歸檔后的受控文件（簽字稿）一般不予外借使用。B、使用a、使用文件之人員在未領(lǐng)到受控文件或文件丟失后，不得隨意借用或復(fù)印他人文件，確需使用時應(yīng)填寫文件領(lǐng)/借申請單經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，體系辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由文控員按5.2.3AF執(zhí)行后領(lǐng)取所需的文件；b、當(dāng)文件使用人的文件破爛嚴(yán)重影響使用時應(yīng)填寫文件領(lǐng)/借申請單到體系辦辦理更換手續(xù)，交回破爛文件簽領(lǐng)新的文件；c、顧客提供之文件與資料若丟失或破損應(yīng)由接收

10、部門向顧客申請補發(fā)新的文件后重新執(zhí)行5.2.3D;d、公司內(nèi)不得使用蓋紅色“受控文件”印章的受控文件復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由文控員收回，并追究復(fù)印件使用者文件持有人的責(zé)任；e、使用部門及時簽收及妥善保存受控文件，不得在受控文件上涂改或亂畫；f、新擬制或更新的文件在使用前須組織相關(guān)部門人員進(jìn)行培訓(xùn)宣導(dǎo)（工程資料由執(zhí)行部門另行組織），一、二級文件及跨部門三級文件由體系辦組織，非跨部門三級文件由責(zé)任部門自行組織；g、文件中用：各部門因工作需要（含首次分發(fā)后之增或減或補）須向文控中心中用相關(guān)文件/資料時，須填寫文件領(lǐng)/借申請單經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后到體系辦領(lǐng)取相應(yīng)的文件/資料。5.2.5 文件的更改A、文件更

11、改的提出可以是公司內(nèi)任何一名員工；B、當(dāng)文件不能執(zhí)行時，責(zé)任部門填寫文件/表格更改申請單給體系辦，由體系辦組織相關(guān)部門討論后交管理者代表或其授權(quán)人批準(zhǔn)，文控員負(fù)責(zé)更改；生命賜給我們，我們必須奉獻(xiàn)生命，才能獲得生命。G體系辦每6個月向各部門發(fā)出文件適宜性審核提示，若有修改執(zhí)行5.2.5B。DX更改后的文件須按條款5.2.2的要求批準(zhǔn)后方能發(fā)行。5.2.6 文件的回收A、文控員將更改前的舊文件或更改頁進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后回收并及時記錄于文件分發(fā)記錄表上；B、文控員將收回的舊版文件在其正面蓋“作廢”章，簽字文件由文控員蓋“過時保留”印章由體系辦保存。G外發(fā)參考舊版文件不須回收，由外發(fā)領(lǐng)用部門聯(lián)絡(luò)外發(fā)

12、公司自行作廢。5.2.7 文件更改、回收、印刷樣品受控印章、中購、分發(fā)具體操作參照受控文件更改、中購流程執(zhí)行。5.2.8 文件的保存期限（參閱文件分發(fā)總覽表（電腦平臺）一、二、三級文件及通過體系辦文控中心所分發(fā)的四級文件簽字稿由體系辦保存。所有一、二、三級過時文件須保留五個版本后，方對前面版本文件進(jìn)行作廢處理；已過時的工程資料類文件之電子檔保存至該產(chǎn)品停止生產(chǎn)后一個月。四級文件保存期限參照記錄控制程序。5.2.9 文件的遺失控制按5.2.6對受控文件未能被回收時或使用部門發(fā)現(xiàn)受控文件丟失時，則由文件的遺失部門填妥文件領(lǐng)/借申請單并經(jīng)批準(zhǔn)后可由體系辦文控中心補發(fā)，對之后找回舊版本文件則在該單頂上

13、注明對應(yīng)找回日期。若出現(xiàn)丟失情節(jié)嚴(yán)重則執(zhí)行糾正/預(yù)防措施控制程序。5.2.10 文件參考使用控制對于受控文件因佐證、培訓(xùn)、通告等需求臨時參考使用時，由使用部門填寫文件領(lǐng)/借申請單向體系辦領(lǐng)用，體系辦在文件上加蓋“參考”印章后，發(fā)放該文件并做好相關(guān)記錄。此類不可作為操作依據(jù)，在過期時文件不回收，由其自行作廢。5.2.11 文件查核體系辦與文件使用部門文件管理人員每季度對文件使用部門COP/WI/SOP/FM馀簽/印章之使用狀況，進(jìn)行核查，并對不符合項由責(zé)任部門及時改善，并向管理評審會議匯總匯報。6、相關(guān)文件6.1 WI-001文件與資料的編號作業(yè)6.2 FM-001文件分發(fā)總覽表（電腦平臺）6.3 WI-035產(chǎn)品標(biāo)簽與標(biāo)識一覽表6.4 COP-23糾正/預(yù)防措施控制程序6