多媒體技術(shù)在檔案管理中的運用

1、多媒體技術(shù)在檔案管理中的運用黃翔 李康 于啟云指導(dǎo)教師 徐忠勇【摘要】隨著時代的發(fā)展，信息對整個社會的進步顯得越來越重要，大規(guī)模開發(fā)檔案信息資源成為時代發(fā)展的必然，而如何高效率開發(fā)檔案信息又不會對檔案信息造成破壞成為研究的方向，而使用多媒體技術(shù)正好能解決了這方面的問題?！娟P(guān)鍵字】 檔案管理 多媒體技術(shù) 發(fā)展檔案信息作為國家信息資源的重要一部分，對國家信息保存十分重要。同時隨著時代信息的發(fā)展，信息的重要性與日俱增，大規(guī)模開發(fā)檔案信息資源成為時代發(fā)展的必然。在檔案管理中運用多媒體技術(shù)，為社會需要提供了具有針對性、時效性、主動性、廣泛性的檔案信息，并且為進一步提高檔案信息資源的開發(fā)利用和管理提供了技

2、術(shù)上的巨大支持。對于多媒體這個基本概念， "多媒體"一詞是指采用了音頻和視頻功能的軟硬件技術(shù),它包括了數(shù)字音響,全動態(tài)圖像,超媒體連接.也就是說,多媒體是一種結(jié)合文字、聲音、圖像、動畫和視頻影像的交織組合。而多媒體技術(shù)是指將多種不同類型媒體集成輸入到一個系統(tǒng)中去,形成相互聯(lián)系和配合的有機整體,可在人機交互控制下對其進行處理和利用的綜合技術(shù)。 形象地說,多媒體技術(shù)是利用計算機將多種媒體信息以數(shù)字化的方式集成在一起,使計算機具有表現(xiàn)、存儲和處理多種媒體信息的綜合能力。它是一種跨學(xué)科的綜合技術(shù),隨著時代的發(fā)展現(xiàn)在已逐步應(yīng)用于檔案管理工作中,對提高檔案管理水平后很大提高。一、多媒體

3、技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的開始交互性是多媒體應(yīng)用有別于傳統(tǒng)信息交流媒體的主要特點之一。傳統(tǒng)信息交流媒體只能單向地、被動地傳播信息，而多媒體技術(shù)則可以實現(xiàn)人對信息的主動選擇和控制。檔案信息傳統(tǒng)的模式是紙質(zhì)形式，現(xiàn)在大多數(shù)檔案館的檔案信息仍是以紙質(zhì)檔案為主，但隨著時代科技的發(fā)展，檔案館的信息化程度越來越大，對于數(shù)字化的檔案信息，人們希望以更好的方式來展現(xiàn)它，于是人們想到了利用多媒體技術(shù)來處理檔案信息。這樣處理后的檔案信息便會擁有交互性，這樣對于多媒體技術(shù)處理過的檔案信息，人們不再是被動的觀眾，你可以控制，可以交互作用，可以讓它按你的需要去做。在一個報告中，你可以不管那些無用的東西而直接進入重要的數(shù)據(jù)，

4、可以將感興趣的全世界的報告和圖片收集匯編到一起。這就是多媒體的力量和它與傳統(tǒng)媒體（如書本和電視）的區(qū)別所在。于是多媒體技術(shù)開始檔案管理中逐漸使用。 二、現(xiàn)在多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用多媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用多媒體由于能用多種感官接收信息，所以它給我們帶來一種全新的感覺，轉(zhuǎn)變了檔案管理工作的枯燥、乏味、單一。同樣，在檔案信息管理中應(yīng)用多媒體技術(shù)，改變了舊的工作方式，使傳統(tǒng)的檔案信息管理手段發(fā)生根本性的變化。多媒體技術(shù)的運用 ,使檔案產(chǎn)生的方式有所改變 ,從而改變了原有檔案的載體形式。隨著多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于教學(xué)、科研、生產(chǎn)、管理等工作領(lǐng)域 ,將會有大量的多媒體檔案信息產(chǎn)生。這樣檔案的前

5、身將以機讀文件和機讀資料為主要形態(tài) ,必然使檔案以機讀形式存在 ,如磁盤、光盤、傳真件等。這些新型檔案材料的管理與紙質(zhì)載體檔案的管理方式有很大的不同 ，下面介紹下多媒體技術(shù)帶來的好處：（1）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限 多媒體技術(shù)的應(yīng)用 ,使圖、文、聲像等各種檔案實體集中管理 ,使視聽一體化 ,為各類檔案的再現(xiàn)提供了生動活潑的表現(xiàn)形式，這使得檔案信息的表現(xiàn)形式更加豐富，使得存儲的檔案信息內(nèi)容不再單一，改變目前文本與聲像檔案分開管理的界限。（2 ）使得檔案實現(xiàn)無紙世界成為可能多媒體技術(shù)利用數(shù)據(jù)壓縮、光盤等海量存貯技術(shù) ,可以存儲大量信息，這使得檔案實現(xiàn)無紙化成為可能，如果再配以寬帶

6、網(wǎng)絡(luò)傳遞 ，各級各類檔案部門通過信息聯(lián)網(wǎng) ,可實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享 ,為檔案的遠距離服務(wù)提供了方便。各類多媒體檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)高速傳遞 ,這不僅大大提高了檔案的有效利用 ,還可使上下級之間有效的溝通 ,為遠距離利用檔案節(jié)省了時間 ,提高了效率。（3 ）實現(xiàn)聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人力多媒體具有強大的圖像、聲音編輯功能 ,可對聲像檔案進行高保真錄入、播放輸出以及多種檢索服務(wù)等 ,實現(xiàn)快速查詢 ,從而減少文件往來時間 ,節(jié)省人力物力。還可對目錄格任意組合打印輸出 ,進行主題詞主動標(biāo)引 ,自動進行文件組卷等 ,可使檔案管理人員從繁瑣單調(diào)的工作中解放出來。（4 ）增加了檔案信息的保密性多媒體技術(shù)的

7、運用 ,使檔案信息更加準(zhǔn)確 ,保密性更高。多媒體技術(shù)利用掃描儀 ,把文本、圖像等檔案材料輸出為能被電腦處理的數(shù)據(jù) ,同時避免了復(fù)印機對檔案原件材料的損害 ,避免了復(fù)印過程中可能出現(xiàn)的泄密情況以及利用者在查閱時翻閱其他文件的可能性。（5）提高檔案信息管理能力簡化歸檔程序是提高檔案信息管理能力的途徑之一。歸檔一直被視為檔案工作的起點。每年綜合檔案室都要接收大批的檔案文件入庫，文書處理部門和各檔案業(yè)務(wù)部門立卷歸檔指導(dǎo)的工作量大、任務(wù)繁重，基層檔案工作人員大部分時間和精力都耗費在歸檔工作上。而多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使復(fù)雜的立卷程序變得簡化，文書處理部門隨時可將在日常工作中形成的各種文件材料直接通過網(wǎng)絡(luò)

8、系統(tǒng)傳輸給綜合檔案室，綜合檔案室再根據(jù)歸檔要求，通過計算機進行鑒定篩選，將有保存價值的文件歸檔。這樣傳統(tǒng)的分類、立卷、編目、移交、統(tǒng)計等一系列繁瑣歸檔程序都可利用多媒體技術(shù)來完成，大大地提高了工作效率，減少了文書處理部門和各檔案業(yè)務(wù)部門歸檔人員繁雜的手工勞動。利用多媒體技術(shù)，可對文書檔案、科技檔案、專門檔案等進行儲存和管理，并能方便地進行有關(guān)圖形、圖表、圖像的儲存、顯示和打印。特別是能夠?qū)n案室中保存的珍貴檔案資料進行儲存與管理，以保護檔案原件，并可對某些重要的歷史檔案因時間太長而已經(jīng)破損的原件利用多媒體技術(shù)對聲像檔案進行編輯、剪接和重排?？傊嗝襟w技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，它可以建立一個

9、多媒體檔案信息管理系統(tǒng)，把各種媒體有機地綜合起來，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人們最習(xí)慣最自然的方式進行；它還能使人機界面更直觀、友好，增強理解能力，可將人們的各種感官有機地組合起來，以最樂于接受的方式獲得所需的信息，提供全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。三、未來多媒體技術(shù)在檔案管理中的運用多媒體技術(shù)的發(fā)展與提高為檔案管理提供了技術(shù)支持和發(fā)展平臺。檔案管理系統(tǒng)已走過了概念認(rèn)識“ 啟蒙”階段、多媒體技術(shù)與檔案管理結(jié)合階段以及應(yīng)用和發(fā)展階段。多媒體技術(shù)在實現(xiàn)更自然、更美好的人機交互過程中, 為檔案管理系統(tǒng)提供了更大范圍的信息存取服務(wù)。目前, 多媒體技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用前景主要表現(xiàn)在以下幾個

10、方面1、多媒體檔案虛擬現(xiàn)實系統(tǒng)虛擬現(xiàn)實, 簡稱是由多媒體技術(shù)和仿真技術(shù)相結(jié)合而形成的交互式人工世界。在這種人工交互世界里, 可以創(chuàng)造一種身臨其境的完全真實的感覺。虛擬現(xiàn)實是計算機發(fā)展到世紀(jì)技術(shù)與藝術(shù)的完美組合。虛擬現(xiàn)實把人的豐富的想象力在計算機上直觀地再現(xiàn)出來, 它是多媒體技術(shù)發(fā)展的更高境界。未來的檔案館將采取真實與虛擬并存的方式存在, 虛擬檔案館是采用數(shù)字模擬物品及真實場景的三維模型展示。那些保存珍貴檔案文獻的庫房是不許人們隨意進出的, 而這些豐富的館藏是應(yīng)該讓世人了解的。這是一對矛盾, 虛擬現(xiàn)實技術(shù)可以解決。虛擬現(xiàn)實技術(shù)可以讓操作者完全置身于真實幻覺空間中, 產(chǎn)生強烈的真實感,特別是操作者

11、戴上特制的立體眼鏡和數(shù)據(jù)手套, 或者站在特制的平臺前面去感受眼前看到的一切。因為屏幕中顯示的畫面完全是三維的, 所以, 他們在環(huán)顧四周、上下移動、左右轉(zhuǎn)向、前進后退之中, 就會置身于一個看得見、摸不著的世界里面。這種強烈的幻覺, 能夠使得操作者全身心地投入當(dāng)前的虛擬現(xiàn)實世界中, 對它的真實性絲毫不產(chǎn)生懷疑。整個場景的每一個細(xì)節(jié)看上去和實際情況毫無差別,由于展品和場景全部存在于計算機中,可以減少許多不安全因素和檔案被毀壞的危險。更主要的是利用者能通過檔案館展示各種物品或物品的殘片、圖片以及相應(yīng)的文字說明, 讓人們產(chǎn)生豐富的聯(lián)想和想象。2、多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)將多媒體技術(shù)引進現(xiàn)已較為成熟的保安監(jiān)控系

12、統(tǒng)中, 使常規(guī)的保安監(jiān)控系統(tǒng)更加易于操作, 報警表現(xiàn)形式更加豐富, 人機交流的界面更加友好。實現(xiàn)了多方位、多功能、綜合性的監(jiān)視報警系統(tǒng)。多媒體技術(shù)的引入, 使保安監(jiān)控系統(tǒng)在原有功能的基礎(chǔ)上擴充了圖像處理、語音報警、信息存儲與查詢以及其它的輔助功能。報警處理是保安監(jiān)控系統(tǒng)的核心, 報警時彈出報警菜單和報警區(qū)域地圖, 并在此地圖上產(chǎn)生閃爍圖像以提示報警區(qū)域。同時產(chǎn)生相應(yīng)的語音提示, 能自動記錄報警信息及值班信息等, 并可輸出到打印機上進行打印。圖像處理是中十分重要的組成部分, 對視頻采集卡獲取的視頻信號進行處理, 在多媒體界面上, 可直接對圖像進行定格、存儲、重放、打印以及對實時圖像或靜態(tài)圖像進行

13、放大, 以便監(jiān)控者對細(xì)微圖像進行觀察, 從而使系統(tǒng)具有非常獨特和新穎的用戶界面。系統(tǒng)還能將語音信號直接傳送到多媒體主控臺上播出。編輯查詢功能是計算機的主要特點, 可進行建筑布局圖查詢、相應(yīng)配置錄入查詢、報警方案錄入查詢、監(jiān)視信息和工作人員值班記錄等查詢。3、多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)多媒體技術(shù)將數(shù)字音頻、數(shù)字視頻以及通信等多種先進的技術(shù)與計算機融合在一起, 以其強大的功能, 無 比靈活的輸入、輸出和集圖、文、聲、像為一體的特點, 使傳統(tǒng)檔案館的工作發(fā)生巨大的變化。多媒體技術(shù)的應(yīng)用, 使信息檢索系統(tǒng)不僅具有多媒體形式的信息, 而且以非線性的結(jié)構(gòu)組織信息, 為用戶提供了友好的使用界面。國外的計算機信息

14、檢索在經(jīng)歷了傳統(tǒng)信息檢索、全文文本檢索之后,隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用, 目前又出現(xiàn)了一種先進的超文本檢索。未來的檔案不僅可以檢索到傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件, 還可以借助一些儀器和設(shè)備閱讀膠片、光盤, 或觀看錄像、聽錄音, 獲得圖、文、畫、音并茂的信息服務(wù)。四、結(jié)束語建立一支具有現(xiàn)代化管理水平的檔案隊伍，多媒體技術(shù)涉及到語音、圖像、視圖、文字等多種媒體 ,基本技術(shù)包括有信息的存貯技術(shù)、圖像輸入和輸出技術(shù)、圖像壓縮技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。因此 ,對檔案工作人員的專業(yè)構(gòu)成提出了新要求 ,即一方面需要大量的信息處理人員、信息分析與研究人員、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護人員、計算機軟件與硬件人員、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與維護人員、信息服務(wù)人員等 ,另一方面 ,信息技術(shù)的突飛猛進 ,使檔案工作中新問題、新技術(shù)層出不窮 ,因而對現(xiàn)有檔案工作人員自身知識的補充與更新要求愈加迫切。針對上述情況 ,檔案教育應(yīng)從課程內(nèi)容、教育方法與手段、教育層次和形式等方面實行全面改革 ,對在職人員應(yīng)進行各種形式的再教育 ,以適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展