房產(chǎn)中介門店秘書職責(zé)手冊簿

1、實用標(biāo)準文案秘書職責(zé)手冊目錄一、秘書工作職責(zé)二、秘書工作安排三、與總部各部門的配合工作第一章 秘書工作職責(zé)店務(wù)秘書為總部統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)、統(tǒng)一管理的行政類管理人員，隸屬于總部運營中心，總部賦予秘書以管理者與執(zhí)行者并存的職能；既要 管理單店行政事務(wù)，也要配合及監(jiān)督、上報單店的業(yè)務(wù)工作，同時作為單 店與總部溝通的橋梁，配合總部各個 部門做好相應(yīng)工作。一、電腦管理與使用1、各網(wǎng)站房源的每天上傳、更新；協(xié)助經(jīng)紀人在其個人使用網(wǎng)站上注冊賬號；2、電腦基礎(chǔ)維護工作； 確保公司電腦正常運行 監(jiān)督經(jīng)紀人使用網(wǎng)絡(luò)的情況，制止登錄不良網(wǎng)站、看小說及在店內(nèi)打 游戲，發(fā)現(xiàn)一次對當(dāng)事人處以每次人民幣 50元的處罰；對

2、下載游戲軟件等不良軟件給予刪除，并對當(dāng)事人處以每次人民幣50元的處罰; 每臺電腦設(shè)置屏幕保護程序，但不設(shè)置密碼，秘書電腦需設(shè)置密碼； 對店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件硬件等問題進行修復(fù)，如不能修復(fù)的，盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦的正常運行；3、秘書重要工作文檔的整理及備份，對涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼；4、對于總部傳達的文件及通知，及時做好歸檔、張貼、通知等工作；5、店內(nèi)系統(tǒng)管理 確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢； 查閱公司網(wǎng)站及系統(tǒng)的通知（消息）并下載、傳達；二、房源資料管理（一）客戶資料管理【總客戶登記冊】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀人當(dāng)天獲取的 除上門外的客人，秘書負責(zé)提醒督促經(jīng)紀人將當(dāng)天收集到的所有客人

3、登記 在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后 作廢銷毀。（二）【原始資料】（1）整理檢查原始房源，無效房源錯誤房源及時糾正或刪除。（2）當(dāng)天新房源檢查錄入資料詳細準確，當(dāng)天下午17: 00-18: 00把檢查結(jié)果發(fā)送給總部，資料不夠詳細明確的，提醒經(jīng)紀人落實清楚，第二天發(fā) 送給總部.，經(jīng)紀人完不成帶看或量化的不允許下班。（3）定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀人反饋的信 息（已售、暫不售、價格異常等）及時更新房源信息，確保房源信準確有 效（4）已售原始房源資料作好標(biāo)識存檔保管一年后作廢銷毀。三、公司文件管理logo范本）。文件須分門別類管理并及時檢查與

4、更新（所有文本需使用公司第一類：電子檔文件：定期做好存檔備份工作第二類：工作中所需各類文件表格（不需要蓋公章或者合同章）：制成表格 文件手冊，做好目錄便于經(jīng)紀人自行取用，每周一檢查，對于缺少的表格， 及時補全；第三類：蓋章類文件；1、關(guān)于制式文件的領(lǐng)用 公司的制式文件：出租/出售委托書、房地產(chǎn)買賣合同居間協(xié)議、房 地產(chǎn)租賃居間協(xié)議、租賃合同、獨家委托書、限時獨家委托、傭金確認單、 看房單等由秘書統(tǒng)一在總部領(lǐng)取并妥善保管。對于以上文件必須嚴格管理， 做好領(lǐng)用登記、回收、統(tǒng)計等工作，總部將每月經(jīng)行檢查各項表單的使用 明細表。對于秘書在保管過程中丟失的，由秘書承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 居間協(xié)議的領(lǐng)用：每次領(lǐng)用

5、10份/店。秘書領(lǐng)用新居間協(xié)議時需上交上次領(lǐng)用的居間協(xié)議，上交需附打印的領(lǐng)用登記單，未上交的居間協(xié)議 原件，請經(jīng)理在領(lǐng)用登記單上注明原因并簽字，需在一個月內(nèi)上交原件。另居間協(xié)議需三聯(lián)齊全方換領(lǐng)，如遇不齊全的，需提交情況說明。因客戶 / 業(yè)主遺失居住協(xié)議的，需提交客戶/業(yè)主的身份證復(fù)印件和有客戶/業(yè)主及 銷售經(jīng)理簽字確認的情況說明；因保管不當(dāng)造成遺失的，同制式文件遺失 處理。 收據(jù)的領(lǐng)用：秘書領(lǐng)用新收據(jù)本時需上交上次所領(lǐng)用的收據(jù)領(lǐng)用 回收的收據(jù)必須是編號連號完整的，如收據(jù)開具的是意向金等非我司收益的款項，必須要收齊第三聯(lián)方可再次領(lǐng)用。如收據(jù)本有5份以上空白未用的一律不得領(lǐng)用新收據(jù)本。租貸合同的領(lǐng)

6、用：每次領(lǐng)用10套/店。秘書領(lǐng)用新租貸合同時需上 交齊上次所領(lǐng)用的租貸合同上次的租貸合同如已簽約的，則必須帶上租 貸相關(guān)的客戶資料及所需的復(fù)印件方可再次領(lǐng)用。 領(lǐng)換任何制式文件都必須提前一天通知相關(guān)人員，方可到總部領(lǐng)換。2、關(guān)于制式文件的管理 一般委托書、看房單：每個經(jīng)紀人每次最多領(lǐng)取 5份，領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認，秘書及時回收。 居間協(xié)議、傭金確認書、獨家委托書、限時獨家委托書：每組經(jīng)理每次領(lǐng)取2份，領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認，領(lǐng)用文件，秘書及時回收。簽訂有效則上交復(fù)印件、作廢則上交原件； 租賃合同：由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管、使用登記造冊。領(lǐng)用文件，秘 書及時回收，簽訂有效則上交房東及客戶身

7、份證復(fù)印件、產(chǎn)證復(fù)印件，作 廢則上交原件。3、關(guān)于制式文件的責(zé)罰如遇制式文件遺失，責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)罰。 看房單、出租/出售委托協(xié)議，責(zé)任人承擔(dān)罰款 50元/份； 除看房單、出租/出售委托協(xié)議以外的其他制式文件遺失，責(zé)任人承擔(dān)罰款100元/份，如遇責(zé)任人無法明確，則秘書承擔(dān)罰款 200元/份, 經(jīng)理承擔(dān)300元/份。三、鑰匙管理1、由秘書對店門鑰匙（含公配、私配鑰匙）統(tǒng)一建檔管理，負責(zé)對管理的鑰 匙的數(shù)量、編號及使用等內(nèi)容逐一進行確認，并制定鑰匙領(lǐng)用簿，做好 鑰匙的借用登記入簿管理工作；2、秘書應(yīng)定期對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙編號進行檢查，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號 脫落或模糊不清時，應(yīng)及時跟新改進；3、借用

8、人員辦理鑰匙退還手續(xù)時，秘書應(yīng)在核對鑰匙標(biāo)識、數(shù)量后，在對 應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還時間，并將鑰匙整齊有序地放置回鑰匙柜內(nèi)； 4、本門店人員領(lǐng)用鑰匙，借用人員應(yīng)及時登記入簿；5、領(lǐng)用人看房完畢后，應(yīng)于借用當(dāng)日及時歸還門店，嚴禁發(fā)生將鑰匙在個 人身邊無故滯留、攜帶回家等情形；6、嚴格做好鑰匙的外借登記，內(nèi)部與外部借鑰表格分開，借鑰匙方填寫鑰 匙外借登記表，直營店內(nèi)部人員借用鑰匙，秘書應(yīng)要求借用人員提供名片、 身份證原件并簽字確認；直營店以外的人借用鑰匙，應(yīng)由本門店對接人員 做相應(yīng)擔(dān)保簽字確認，同時秘書應(yīng)要求借用人員提供名片、身份證原件并 簽字確認；7、當(dāng)發(fā)生鑰匙丟失、損壞等情形時，秘書應(yīng)急時記錄

9、事件經(jīng)過，急時報備 門店經(jīng)理；8、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙未及時登記簿的，相應(yīng)責(zé)任人給予20元/次處罰；9、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙未在當(dāng)日返還的，相應(yīng)責(zé)任人給予50元/次處罰；10、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙發(fā)生丟失、損壞等無法歸還等情形，相應(yīng)責(zé) 任人名予100元/次處罰；11、直營店以外人員借用鑰匙發(fā)生未在當(dāng)日及時返還、丟失、損壞等無法歸還等情形，列入黑名單管理，直營店鑰匙一律不得借用給該責(zé)任者，同時直營店相應(yīng)擔(dān)保責(zé)任人給予100元/次處罰；12、每月15日對鑰匙箱進行一次清理，取出已售/已租的房源鑰匙，收好 并表明具體信息；四、財務(wù)管理1、收據(jù)：由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管并登記造冊。每一周交由財務(wù)部審

10、核并提 供收據(jù)使用情況統(tǒng)計表。收據(jù)的使用必須做好登記，無特殊情況必須由秘 書開具，如遇到經(jīng)理及經(jīng)紀人需外出收取意向金或傭金之情形，每次只能 限領(lǐng)一份，并做好領(lǐng)用登記記錄（必須注明物業(yè)地址、金額、用途） ，事后 必須歸還其他兩聯(lián)及所開收據(jù)金額相應(yīng)的款項，作廢需交回原件。對于收 據(jù)丟失、或開具收據(jù)無收款回來的，對責(zé)任人處以500元/份的罰款，具體責(zé)任人無法確定的，秘書承擔(dān)罰款 500元，如應(yīng)收據(jù)丟失及錯誤填寫造 成的損失，嚴重者做開除處理，并將追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。2、意向金：秘書統(tǒng)一保管意向金專用卡，經(jīng)理使用時必須向秘書申請使用 此卡，秘書同時應(yīng)及時做好此卡的金額出入記賬工作。收取意向金時開具

11、意向金收據(jù)，秘書通過意向金收據(jù)的使用情況，及時掌握意向金的走向， 必須保證意向金收據(jù)三聯(lián)完整，不可缺少任何一聯(lián)。3、傭金：由秘書統(tǒng)一收取并開具收據(jù)，如果客戶需要發(fā)票，則用收據(jù)換取 發(fā)票。收到傭金后24個小時內(nèi)必須存入公司賬戶。4、房款：房款只能由公司財務(wù)部門收取，不得有經(jīng)紀人或者門店自己代收， 違反者，公司將追究其法律責(zé)任。5、店長罰款：秘書配合總部收取店長各項罰款，并及時上交總部。6、其他：團隊基金、罰款的管理，所有費用的進出，做好現(xiàn)金日記賬，保留發(fā)票，做好單店報銷工作。7、成交記錄單：合同簽訂后，督促業(yè)務(wù)人員填寫好成交記錄單、 經(jīng)理簽字, 制作成交記錄匯總表，每周一給總部運營中心上報成交記

12、錄匯總表 并傳真上周所有的成交記錄單。如果與其他單店合作，及時傳真到其他單 店并確認收到，成交雙方均簽字確認后，由成交方傳真至總部運營中心。當(dāng)日做好系統(tǒng)中的交易合同及收傭記錄，總部將根據(jù)成交記錄單及系統(tǒng)中 的數(shù)據(jù)確認最后的獎金；客源需在成交之日的三天前錄入系統(tǒng)，入未及時 登記，將扣除成交方經(jīng)紀人10燦績，如遇特殊情況，需提交書面說明提前 備案。a）財務(wù)報表的制作：根據(jù)財務(wù)要求每月做好相應(yīng)財務(wù)報表，在規(guī)定時間上報公司財務(wù)部。b）工資提成核算：每月8日、15日做好薪資、提成核對，做到與經(jīng)理、經(jīng) 紀人確認無誤并簽字。因個人過失造成公司損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng) 的賠償責(zé)任。詳見公司財務(wù)管理制度。五、人

13、事管理1、應(yīng)聘：有人來應(yīng)聘，填表，安排初試。初試合格者將雇員信息表上報公 司人事部，并確認收到。2、入職：通知復(fù)試合格者按時入職，并按照公司人事部要求填寫人事類表 格。安排入職人員在規(guī)定時間內(nèi)，攜相關(guān)資料，來公司人事部辦理入職手 續(xù)。3、離職：及時向人事部反饋門店人員離職信息，并填寫員工系統(tǒng)賬號變動申請單提交運營中心刪除其系統(tǒng)賬號。監(jiān)督所有離職人員填寫離職相關(guān)表格，經(jīng)審批后確認離職成功。員工離職當(dāng)天秘書必須在系統(tǒng)情報站中 發(fā)布離職通告，同時馬上處理其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的房源。秘書離職，需做好 移交工作，如實填寫交接清單，否則不予辦理離職手續(xù)。4、晉級：填寫晉級申請表，讓經(jīng)理簽字后上報人事部報批。5、

14、考勤：每月底根據(jù)考勤卡做好考勤表，每月 1日將上月的考勤表發(fā)到公 司總部。6、值班：月底安排下一個月的業(yè)務(wù)員值班情況，做到公平。7、培訓(xùn)：系統(tǒng)使用的簡單培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)房源發(fā)布及更新的培訓(xùn)六、保密工作秘書為單店的核心管理，需要有高度的責(zé)任意識、嚴明的組織紀律要求、 高度的職業(yè)精神，保證做到公司房源信息不對任何非公司制度許可的第三 人透露，對損害到第三方利益的行為要做到公平公證。七、行政工作1、安排值班人員店內(nèi)整潔，督促每位店員在離開位置時，擺放好辦公桌上 電話、書架、各類文件、椅子等相關(guān)物品；督促每位店員的儀容儀表，未 經(jīng)許可不穿制服著，每次罰款10元。詳見店務(wù)管理制度手冊 2、來人來電要熱情接待，

15、使用規(guī)范禮貌用語，給予及時幫助；對于投訴等問題及時反映給經(jīng)理或上報總部，并做好跟進工作，確保每件事都落到 實處；3、生活用品、辦公用品的購買，并做好現(xiàn)金日記賬；4、制式物品、文件管理及登記造冊；5、低值易耗品、固定資產(chǎn)的維護保養(yǎng)，數(shù)碼相機的保管；6、文件收發(fā)：所有函件須確認其基本信息方可簽收，不能隨意簽收有疑義 文件，所簽收文件需在簽收后60分鐘內(nèi)通知當(dāng)事人，如本人不在店內(nèi)，需 電話通知。因秘書保管不當(dāng)丟失或延誤通知而導(dǎo)致?lián)p失的，由秘書承擔(dān)責(zé) 任，并按最低人民幣50元的標(biāo)準處罰。7、櫥窗廣告、店內(nèi)板報的布置及更新；注：櫥窗廣告須 30天更新一次, 房源催促經(jīng)理按時提供。8、訂水、制作名片及橫幅

16、；9、報紙廣告房源的征集、錄入及按時上傳；10、外出登記：嚴格監(jiān)督所有人員按公司制度填寫外出登記表，經(jīng)理級經(jīng)紀人一次未填，罰款10元；11、溝通、跟進、反饋工作：對于店內(nèi)出現(xiàn)的管理問題。及時和總部反映； 另須做好事件處理、轉(zhuǎn)辦、跟進、催辦、回復(fù)、報告等溝通工作；12、協(xié)助經(jīng)理做好其他工作及總部臨時交辦的工作；13、與總部運營中心配合做好各項統(tǒng)計報表，做好各項數(shù)據(jù)收集；八、監(jiān)督工作1、蓋章類文件監(jiān)督 對于店長及經(jīng)紀人領(lǐng)取制式文件，必須做好領(lǐng)用登記及回收，對于不 能提供文件并無正當(dāng)理由的，對店長或經(jīng)紀人按制度罰款；2、信息安全監(jiān)督 經(jīng)理或經(jīng)紀人向外公司人員透露房源或客源信息的行為 帶領(lǐng)其他公司人員

17、來本公司查看易遨系統(tǒng)，抄錄信息的行為 經(jīng)紀人其他損害公司信息安全的行為3、考勤及外出登記監(jiān)督 經(jīng)理、經(jīng)紀人外出須填寫外出登記及大致回來時間。否則按制度處罰，情節(jié)嚴重者以無故曠工處罰； 每日必須本人自行打卡考勤，不能代打，或干脆不打，否則按未上崗考勤制度處罰；外出公干，必須電話通知經(jīng)理或秘書，返回后必須及時找經(jīng)理簽名確認； 店長不得在沒有查明經(jīng)紀人外出事項情況下隨意簽考勤卡，否則追究店長責(zé)任； 秘書因工作原因離開工作崗位 30分鐘以上，必須第一時間報備門店 高級經(jīng)理及上級秘書主管（以郵件方式），否則給予10元/次處罰； 秘書因非工作原因離開工作崗位，必須第一時間經(jīng)過門店高級經(jīng)理及上級秘書主管同意

18、（以郵件或電話形式確認），否則給予20元/次處罰， 情節(jié)嚴重者以無故曠工處罰。4、其他問題監(jiān)督 接待客戶、接聽電話不規(guī)范的行為； 經(jīng)紀人上網(wǎng)聊天，上不良網(wǎng)站的行為； 經(jīng)理、經(jīng)紀人私自或以朋友名義擔(dān)保把鑰匙借給外公司，而不按規(guī) 定手續(xù)辦理； 店長包庇某一員工，造成其他員工不滿情緒或者做出過激行為；九、備注1、秘書發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)行為必須及時上報總部，每月必須就單店問題作2點闡述，可以電話或以文字形式上報。2、總部運營中心每月對秘書工作職責(zé)經(jīng)行考評，對于沒有負起秘書職責(zé)，無視單店違規(guī)行為的，按制度罰款，情節(jié)嚴重者予以開除。（詳見秘書考核表）3、秘書需妥善保管所有制式文件，在三個月內(nèi)未有任何管理制式文件

19、工作上的失誤，公司將給予秘書相應(yīng)的獎勵。秘書保管好所有15本制式文件，如損壞、遺失，按100元/本處罰。第二章 秘書工作安排一、秘書每日必做日事日畢日事日清秘書對于以下事宜未盡到秘書職責(zé)的，各有相應(yīng)罰則：1、各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新，每天上報上傳量；協(xié)助經(jīng)紀人在個人使用網(wǎng)站上注冊賬號；網(wǎng)絡(luò)廣告公司賬號首次上傳須錄滿后， 每天至少更新20條新房源，必須保證每天上傳與刷新，至少做到早晚各一次；建議時間段在上午9: 0010: 00;下班前發(fā)布一次；總部將不定期抽查監(jiān)督；2、確保公司電腦正常運行；監(jiān)督經(jīng)紀人使用網(wǎng)絡(luò)的情況，對于違規(guī)上網(wǎng)、操作電腦，按規(guī)定每次20處罰；對于店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件及硬件

20、進行及時修復(fù)， 因經(jīng)紀人造成的損壞由經(jīng)紀人負責(zé)賠償修復(fù)，協(xié)助聯(lián)系網(wǎng)管維修，確保店內(nèi)電腦正常運行；確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢；每天至少兩次查閱公司網(wǎng)站及系統(tǒng)通知（消息）并下載、傳達；如有重 要通知或重要政策出臺。務(wù)必做到通知到每個人；建議時間為上午及下午 班前各一次；罰則：領(lǐng)用、登記不規(guī)范、罰款 50元/次；4、嚴格做好鑰匙的外借登記，內(nèi)部與外部借鑰表格分開；每天早、晚須檢 查鑰匙是否齊全，與值班人員或經(jīng)理做好交接工作，否則按規(guī)定處罰。5、收據(jù)原件及使用狀況、意向金專用卡的明細單每周與財務(wù)部經(jīng)行核對， 收據(jù)的領(lǐng)用、保管、使用登記造冊，對于丟失數(shù)據(jù)的，按照相關(guān)規(guī)定處罰；6、做好現(xiàn)金日記賬（現(xiàn)金概念包括：備用

21、金、處罰金、活動基金） ；7、秘書每日將意向金使用情況以電子檔的方式發(fā)到財務(wù)部相關(guān)人員郵箱；8、成交記錄單及時傳真、及時做好系統(tǒng)中的合同傭金實收實付記錄；9、每日秘書日報與當(dāng)日20: 00前發(fā)送至秘書主管郵箱，內(nèi)容包括但不限 于自身工作情況、店內(nèi)業(yè)務(wù)狀況（簽約業(yè)務(wù)、轉(zhuǎn)定業(yè)績、收取意向金、傭 金、簽訂獨家委托等）、銷售經(jīng)理工作情況等內(nèi)容，如發(fā)生超時發(fā)送或者未 發(fā)送情形，一次給予10元處罰；10、做好系統(tǒng)中的交易合同及收傭記錄。11、應(yīng)聘、入職、離職、調(diào)動、晉級；填寫相應(yīng)申請表，讓經(jīng)理簽字后上 報公司人事部報批；12、考勤：做好遲到、早退、請假等記錄；13、關(guān)注培訓(xùn)通告，及時與培訓(xùn)部聯(lián)系14、維護

22、店內(nèi)整潔及督促店內(nèi)所有人員保持整潔；要求監(jiān)督店內(nèi)所有人員 需按公司要求著裝；15、生活、辦公用品管理、發(fā)放；16、外出登記簿管理：嚴格監(jiān)督所有人員按公司制度填寫外出登記表；17、表格及相關(guān)文件及時整理或存檔或備份，做到隨時發(fā)生，隨時歸類整 理；18、其他當(dāng)日處理的事情，須及時處理，比如領(lǐng)用物品、業(yè)務(wù)員收取新鑰 匙或備用鑰匙、領(lǐng)用收據(jù)、看房單、委托書、居間協(xié)議等都須做到領(lǐng)用即 登記，成交后及時填寫相應(yīng)成交信息，比制作財務(wù)報表，不準積累、拖延 到月底結(jié)算、整理；總部將不定期進行抽查；其他如開盤申請應(yīng)及時傳到 總部（注：要求配合業(yè)務(wù)員填寫清楚開盤申請單并提交經(jīng)理審核簽字確認后，方可提交總部；由于考慮

23、傳真影響清晰度，因此要求以MSNN E-MAIL方式，同時提交總部）；19、總部及經(jīng)理臨時交辦的事情。二、每周必做平時細致認真、輕松迎接考核1、制成表格文件手冊，做好目錄便于經(jīng)紀人自行取用，每周一檢查，對于 缺少的表格，復(fù)印好補上；2、每周一給總部運營中心上報成交記錄匯總表并傳真上周所有的成交 記錄單；3、每周須整理人事資料，并向總部人事提交人員流動表；4、報紙廣告的征集、錄入及按時上傳；5、櫥窗廣告須30天更新一次，房源催促經(jīng)理按時提供；6、每周會議對單店問題做單店周小節(jié)，發(fā)送總部運營中心；7、每周四秘書必須將銀行回單原件、PO聊原件與相應(yīng)收據(jù)粘貼在一起交給財務(wù)相關(guān)人員存檔。8、總部及經(jīng)理臨

24、時交辦的事情；三、每月必做1、秘書重要工作文檔的整理及備份，對涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼；2、根據(jù)財務(wù)要求每月做好相應(yīng)財務(wù)報表，在規(guī)定時間上報公司財務(wù)部；3、工資提成核算：每月8日、18日做好薪資、提成核對，做到與經(jīng)理、經(jīng)紀人確認無誤并簽字；4、考勤：每月底根據(jù)考勤卡做考勤表，每月 1日將上個月的考勤表發(fā)到公司人事部；5、值班：月底安排下一個月的業(yè)務(wù)員值班情況，做到公平；6、日常生活、辦公方面的店務(wù)工作；7、定做名片、紅幅；8、團隊基金、備用金、處罰金明細表每月25、26號上報公司，如遇假日則順延至假后第一個工作日；9、網(wǎng)絡(luò)廣告補貼人員名單每月25日前統(tǒng)計并發(fā)送總部運營中心；10、總部及經(jīng)

25、理臨時交辦的事情；11、每月15日對鑰匙箱進行一次清理，取出已售/已租的房源鑰匙，收好并表明具體信息；（一）、易遨公盤配合工作1、輸入新房源若發(fā)現(xiàn)無該樓盤，要馬上聯(lián)系總部開通。新樓盤一定要填寫開通樓盤申請單，讓經(jīng)理簽字確認后傳真給總部房友秘書及通過MSN發(fā)送 電子檔。若輸入棟座位置時發(fā)現(xiàn)沒有所需要的號，請及時通知總部添加號碼，不能自己隨意輸入棟座號。否則將引起重盤等不良后果。2、每個月2次的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，都要及時讓經(jīng)理填寫各項指標(biāo)和客戶來源的表 格并簽字確認。準時將數(shù)據(jù)傳真給總部房友以及發(fā)送電子檔，一定要確認 電子檔和傳真數(shù)據(jù)的準確一致。3、新業(yè)務(wù)員開通系統(tǒng)前，根據(jù)培訓(xùn)部計劃，上報培訓(xùn)名單，員工離

26、職要及 時通知運營中心關(guān)閉系統(tǒng)權(quán)限。4、輸入新房源一定要符合規(guī)則輸入，不允許有空格，每格都要填寫。（二）制度執(zhí)行秘書在執(zhí)行制度過程中應(yīng)以公司制度、行為規(guī)范及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹?標(biāo)準，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定 是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。（四）值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖剩员阌诮?jīng)紀人提前做計 劃。（五）衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公 設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長 處罰。每月負責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃

27、除。（六）表格表單管理【普通表單格】：經(jīng)紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標(biāo)識 清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀人使用?！咎厥獗韱胃瘛浚鹤赓U合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出 24 小時內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份） 作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同 匯總，制作租賃檔案上交總部。（七）當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月 底統(tǒng)計，供數(shù)據(jù)分析用。對當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進行維護，如出現(xiàn)故障先尋找原 因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家

28、或其他服 務(wù)機構(gòu)聯(lián)系?！井?dāng)?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊鹗罩骷?表張貼告示（八）數(shù)據(jù)匯總【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數(shù)匯總?！久吭隆浚涸驴记趨R總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細統(tǒng)計，當(dāng)?shù)暝捹M 及辦公用品費用統(tǒng)計。（九）接待【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分 類登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書所接 待的房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有?！就陆哟浚簛碚呤强?，到當(dāng)?shù)陙淼乃杲?jīng)紀人或其他部門的同事都應(yīng)熱 情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭！咀⒁馐马棥浚篴：秘書是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細致到位。四、財務(wù)部1、成交記錄單及銀行回單整理 每天傳真直營店成交記錄單，按分店歸檔 每月1日收上月直營店業(yè)績報表2、每月報銷 整理當(dāng)月報銷票據(jù) 做好明細報銷表格 經(jīng)理確認簽字3、每月更換收據(jù) 配合經(jīng)理管理，做好記錄 做好明細收據(jù)使用表格 經(jīng)理確認簽字五、人事部1、應(yīng)聘接待應(yīng)聘者，安排填寫職位申請表。初試合格者，將職位申請表傳真總部人事部，落實復(fù)試。2、勞動合同簽署員工入職一個月，配合人事部與其簽署勞務(wù)合同保秘合同。3、績效考核每月5日，配合經(jīng)理