集中供熱企業(yè)采購(gòu)管理研究

1、集中供熱企業(yè)采購(gòu)管理研究摘要采購(gòu)成本占企業(yè)總成本比重大、占用資源多，是企業(yè)成本管理的關(guān)鍵。采購(gòu)也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)性、支持性工作。做好采購(gòu)管理工作就必須提高采購(gòu)需求的計(jì)劃性，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，保障供應(yīng)的穩(wěn)定性，做好供應(yīng)鏈和價(jià)值鏈管理，建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，維護(hù)產(chǎn)業(yè)生態(tài)和價(jià)值增值最終實(shí)現(xiàn)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。苦練內(nèi)功，建立健全采購(gòu)管理制度，提高采購(gòu)人員專(zhuān)業(yè)技能，達(dá)到專(zhuān)業(yè)、科學(xué)采購(gòu)。加強(qiáng)信息管理，提高信息共享程度，避免信息孤島，降低溝通成本。最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)管理水平提升，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)做好保障工作。關(guān)鍵詞采購(gòu)管理、管理制度、專(zhuān)業(yè)勝任能力企業(yè)采購(gòu)工作具有對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)影響大、耗費(fèi)資源多等特點(diǎn)，采

2、購(gòu)工作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供了基本物質(zhì)保障，企業(yè)方方面面均離不開(kāi)采購(gòu)工作提供的材料、設(shè)備、服務(wù)。采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)價(jià)格、供貨周期、采購(gòu)管理水平對(duì)企業(yè)成本管理、質(zhì)量管理、生產(chǎn)管理等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)影響巨大。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，就必須要充分認(rèn)識(shí)到采購(gòu)管理的重要性，發(fā)現(xiàn)目前管理工作存在中的不足，及時(shí)消除缺陷和隱患，提升企業(yè)采購(gòu)管理水平。1采購(gòu)管理的重要性通常情況下企業(yè)大部分的成本均以對(duì)外采購(gòu)形式發(fā)生，采購(gòu)成本占企業(yè)總成本比重大、占用資源多，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)成本有效降低，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效益，加強(qiáng)采購(gòu)管理、減少供貨周期、提高采購(gòu)質(zhì)量、控制采購(gòu)成本，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。縮短采購(gòu)供貨周期和供貨的及時(shí)性可以縮短集中供

3、熱項(xiàng)目的建設(shè)期、檢修期、提高生產(chǎn)率、減少庫(kù)存、提高資金周轉(zhuǎn)率、增強(qiáng)企業(yè)的應(yīng)變力。采購(gòu)質(zhì)量控制到位，能為項(xiàng)目穩(wěn)定運(yùn)行打好基礎(chǔ)，降低運(yùn)營(yíng)成本，減少和避免供熱不穩(wěn)定的風(fēng)險(xiǎn)。做好供應(yīng)商管理、協(xié)作，達(dá)成與供應(yīng)商的雙贏，實(shí)現(xiàn)節(jié)約資金、采購(gòu)質(zhì)量提升、降低風(fēng)險(xiǎn)，以快速形成生產(chǎn)能力。通過(guò)與市場(chǎng)和供應(yīng)商接觸，可以獲取到對(duì)企業(yè)有用的信息，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)、工作組織方法、管理經(jīng)驗(yàn)，達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量、降低成本的目的。2采購(gòu)管理現(xiàn)狀2.1管理制度設(shè)計(jì)或執(zhí)行缺陷。采購(gòu)管理制度是企業(yè)眾多管理制度之一，是構(gòu)成企業(yè)制度體系的重要部分。各企業(yè)會(huì)根據(jù)自身情況制定的各種管理制度雖然各式各樣，但其核心和共同的主旨都是規(guī)范和服

4、務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。實(shí)踐中，由于缺少完善的采購(gòu)制度，不能體現(xiàn)制度對(duì)工作的指導(dǎo)和規(guī)范作用，導(dǎo)致：出現(xiàn)不合規(guī)操作、采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量得不到保證、采購(gòu)價(jià)格難以降低；采購(gòu)制度和采購(gòu)人員崗位職責(zé)結(jié)合性差；采購(gòu)工作職責(zé)難以明確落實(shí)到人；采購(gòu)審批權(quán)限劃分不明確、審批程序無(wú)明確規(guī)定等等，降低了企業(yè)采購(gòu)工作效率，增加了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，影響了企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。2.2忽視采購(gòu)人員專(zhuān)業(yè)勝任能力。企業(yè)忽視采購(gòu)管理人員的專(zhuān)業(yè)勝任能力，缺乏對(duì)采購(gòu)管理人員對(duì)于采購(gòu)管理知識(shí)的專(zhuān)業(yè)性注重，不關(guān)注采購(gòu)流程。采購(gòu)人員由于缺少所采購(gòu)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、不了解相關(guān)的市場(chǎng)信息和需要采購(gòu)的材料、設(shè)備、服務(wù)相關(guān)的信息，在與供應(yīng)商的談判和議價(jià)中處

5、于被動(dòng)地位，不能可靠衡量采購(gòu)質(zhì)量、價(jià)格水平、技術(shù)狀況供應(yīng)穩(wěn)定性等因素，對(duì)采購(gòu)的把控力差，采購(gòu)成本難以降低。2.3采購(gòu)需求計(jì)劃管理未有效開(kāi)展。采購(gòu)需求的計(jì)劃性差、沒(méi)有或很少進(jìn)行采購(gòu)需求計(jì)劃，導(dǎo)致采購(gòu)總是多次零散采購(gòu)、頻繁應(yīng)急采購(gòu)，造成采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)工作呈現(xiàn)計(jì)劃采購(gòu)少、應(yīng)急采購(gòu)和臨時(shí)采購(gòu)多，降低了采購(gòu)工作的效率，采購(gòu)零散難以享受規(guī)模效應(yīng)，同時(shí)受要求的供貨時(shí)間短的影響，難以充分考察甄選到足夠的合格供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)充分競(jìng)爭(zhēng)，采購(gòu)中的議價(jià)能力弱。2.4采購(gòu)和庫(kù)存信息共享不到位，物資利用率低。通常情況下，采購(gòu)由需求部門(mén)提出采購(gòu)需求，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)，到貨后由需求部門(mén)領(lǐng)用，兩者之前屬于供求的關(guān)系范疇。工作中溝通

6、和聯(lián)系很少，由于采購(gòu)和庫(kù)存信息共享不到位，容易造成有的部門(mén)出現(xiàn)材料物資積壓而在其他部門(mén)則出現(xiàn)短缺，降低物資利用率，增加存貨對(duì)資金的占用，降低資產(chǎn)周轉(zhuǎn)效率。3提高采購(gòu)管理水平的應(yīng)對(duì)措施3.1建立和健全企業(yè)采購(gòu)管理制度和流程，并保證其順利實(shí)施。根據(jù)企業(yè)自身情況制定確實(shí)可行，高效的管理制度，明確權(quán)責(zé)權(quán)限，職責(zé)范圍，使得相關(guān)人員各司其職，從采購(gòu)計(jì)劃到采購(gòu)實(shí)施，合同簽訂到到貨驗(yàn)收，及后期對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)，做到合理、合規(guī)，流程執(zhí)行順暢高效。3.2提升采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使其具備專(zhuān)業(yè)勝任能力。由于集中供熱企業(yè)對(duì)采購(gòu)部門(mén)和采購(gòu)環(huán)節(jié)重視不夠，企業(yè)采購(gòu)部門(mén)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)普遍不高，要提高企業(yè)采購(gòu)管理水平，采購(gòu)人員就具

7、備較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，對(duì)采購(gòu)管理、設(shè)備專(zhuān)業(yè)知識(shí)有一定程度的了解。要達(dá)到這一目標(biāo)，企業(yè)在聘用采購(gòu)人員時(shí)就必須嚴(yán)格把關(guān)，不具備相應(yīng)專(zhuān)業(yè)背景和工作經(jīng)驗(yàn)的人員不得任職采購(gòu)崗位，其他崗位調(diào)任采購(gòu)人員必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，經(jīng)考核合格后方能上崗。此外，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)人員的管理、監(jiān)督、培訓(xùn)，使所有采購(gòu)人員明確認(rèn)識(shí)公司經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、管理現(xiàn)狀、采購(gòu)管理及相關(guān)管理制度，充分認(rèn)識(shí)和理解自己的崗位職責(zé)，為履行好自己的職責(zé)打好基礎(chǔ)。通過(guò)組織采購(gòu)人員參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其對(duì)企業(yè)經(jīng)常采購(gòu)的材料、設(shè)備、服務(wù)相關(guān)的技術(shù)和基礎(chǔ)知識(shí)、市場(chǎng)狀況、供應(yīng)商情況等市場(chǎng)信息和發(fā)展趨勢(shì)、新的采購(gòu)管理技術(shù)和方法的發(fā)展有足夠的了解，以便采購(gòu)人員準(zhǔn)確理解、掌

8、握企業(yè)的需求，在采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中能從價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)周期等方面進(jìn)行全方位把控，為企業(yè)甄選出最恰當(dāng)?shù)墓?yīng)商。另外，企業(yè)要建立學(xué)習(xí)型企業(yè)的企業(yè)文化氛圍，倡導(dǎo)全員學(xué)習(xí)，促使采購(gòu)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)和關(guān)注行業(yè)信息和采購(gòu)等多方面的知識(shí)，提高自身的工作能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。組織采購(gòu)參加各種專(zhuān)業(yè)采購(gòu)培訓(xùn)和會(huì)議，不斷學(xué)習(xí)其他企業(yè)采購(gòu)方面的經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)采購(gòu)人員及時(shí)總結(jié)、提煉自己采購(gòu)工作中的經(jīng)驗(yàn)，定期通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等形式進(jìn)行內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)交流，達(dá)到相互促進(jìn)，提高自己專(zhuān)業(yè)技能的目的。高效溝通能力和專(zhuān)業(yè)談判能力是優(yōu)秀的采購(gòu)人員不可或缺的技能，在重視專(zhuān)業(yè)的同時(shí)提高溝通、談判能力，能使采購(gòu)制度、流程的順暢運(yùn)行，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)工作更加高效地開(kāi)

9、展，達(dá)到采購(gòu)效率、效益雙提升，優(yōu)質(zhì)、高效地完成企業(yè)的采購(gòu)任務(wù)。3.3加強(qiáng)需求計(jì)劃管理，改變采購(gòu)模式。集中供熱企業(yè)的組織架構(gòu)復(fù)雜，部門(mén)繁多，采購(gòu)量大，同時(shí)可能涉及多個(gè)在建工程和眾多運(yùn)行維護(hù)工作、檢修項(xiàng)目，分散零星的采購(gòu)模式難以與企業(yè)需求現(xiàn)狀相匹配。企業(yè)必須改變需求管理模式、采購(gòu)模式和采購(gòu)流程，實(shí)施需求計(jì)劃管理、集中采購(gòu)以滿足企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需求。集中采購(gòu)是一種高效、節(jié)約型的采購(gòu)方式，更能適應(yīng)、滿足集中供熱的特點(diǎn)和現(xiàn)狀。集中采購(gòu)對(duì)采購(gòu)部門(mén)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力的要求較采用分散零星采購(gòu)提出了更高的要求。集中采購(gòu)模式下必須全面實(shí)施計(jì)劃管理，加強(qiáng)需求計(jì)劃管理。需求部門(mén)必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)在對(duì)采購(gòu)計(jì)

10、劃進(jìn)行匯總后，按照企業(yè)招采制度流程實(shí)施招標(biāo)、詢比價(jià)等采購(gòu)工作程序，按規(guī)定程序和權(quán)限進(jìn)行審批，最終確定最適合的供應(yīng)商，簽署和履行采購(gòu)合同。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門(mén)工作的集中規(guī)劃，有條不紊地推進(jìn)，減少重復(fù)工作、降低采購(gòu)工作量，提高采購(gòu)工作效率。集中采購(gòu)模式能夠有效減少企業(yè)的采購(gòu)成本支出，易于采購(gòu)中形成和利用采購(gòu)規(guī)模效應(yīng)，有利于和供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略聯(lián)盟，建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，增強(qiáng)企業(yè)在采購(gòu)中對(duì)質(zhì)量、價(jià)格的把控能力，達(dá)到在價(jià)格一致的情況下取得質(zhì)量更好的采購(gòu)標(biāo)的物，在質(zhì)量相同的情況下實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格的降低。同時(shí)獲得供應(yīng)商對(duì)企業(yè)采購(gòu)合同的優(yōu)先處理，縮短供貨周期，更加及時(shí)取得企業(yè)所需采購(gòu)標(biāo)的物，高效地完成采購(gòu)任務(wù)，減少公司在采購(gòu)方

11、面出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。3.4加強(qiáng)供應(yīng)商管理。企業(yè)采用集中采購(gòu)模式對(duì)供應(yīng)商也提出了更高的要求。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)供貨效率的提高、供貨周期的可控性和供貨的穩(wěn)定性，就必須加強(qiáng)供應(yīng)商管理工作。企業(yè)采購(gòu)部門(mén)首先必須做好供應(yīng)商信息調(diào)查，建立合格供應(yīng)商庫(kù)：供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況、履約情況、信用狀況、財(cái)務(wù)狀況等調(diào)查；企業(yè)的產(chǎn)品的質(zhì)量現(xiàn)狀調(diào)查；價(jià)格調(diào)查；實(shí)地考察。其次，在采購(gòu)過(guò)程中必須對(duì)供貨商進(jìn)行全程的監(jiān)督和管理，要求供貨商必須嚴(yán)格遵守企業(yè)的采購(gòu)管理辦法和流程。第三，必須跟蹤供應(yīng)商履約情況了解和反饋，及時(shí)考察市場(chǎng)，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，開(kāi)展市場(chǎng)比價(jià)等工作。此外，可根據(jù)需要對(duì)供應(yīng)商開(kāi)展企業(yè)最新的采購(gòu)管理制度的培訓(xùn)和相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其及

12、時(shí)對(duì)相關(guān)管理制度有必要的了解必要，規(guī)范其供應(yīng)活動(dòng)，更好的履行合同。3.5運(yùn)用即時(shí)通訊工具、互聯(lián)網(wǎng)和管理信息系統(tǒng)等進(jìn)行采購(gòu)管理。利用即時(shí)通訊工具和互聯(lián)網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)溝通的及時(shí)性，使企業(yè)的數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)共享更加便捷化，信息處理更加高效。集中供熱企業(yè)的采購(gòu)需求復(fù)雜、要求高，需要從質(zhì)量、采購(gòu)周期、價(jià)格、規(guī)格等方面予以全面把控，因此采購(gòu)部門(mén)運(yùn)用管理信息系統(tǒng)作為有效的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程和信息的全面精準(zhǔn)把控和高效使用。合理設(shè)置共享訪問(wèn)權(quán)限，適當(dāng)范圍公開(kāi)采購(gòu)數(shù)據(jù)，使采購(gòu)過(guò)程和環(huán)節(jié)透明化。方便需求部門(mén)了解采購(gòu)的需求情況和企業(yè)庫(kù)存狀況，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部合理調(diào)配，不僅能夠有效監(jiān)督，還能夠節(jié)約資源。采購(gòu)管理部門(mén)利用數(shù)據(jù)

13、庫(kù)中的信息，全方位、準(zhǔn)確地掌握采購(gòu)情況，清晰地了解采購(gòu)的規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量和技術(shù)要求，便于進(jìn)行詢比價(jià)、對(duì)比分析和甄選。同時(shí)通過(guò)查詢歷史采購(gòu)信息，了解發(fā)展規(guī)律和趨勢(shì)，提高需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。通過(guò)查詢，對(duì)不同批次的交易進(jìn)行對(duì)比，能夠找出差異，發(fā)現(xiàn)變化狀況，達(dá)到有效地形成監(jiān)督。采購(gòu)部門(mén)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)向供貨商發(fā)出采購(gòu)文件，并通過(guò)實(shí)時(shí)通信工具，如微信、QQ、電子郵件等方式進(jìn)行及時(shí)交流和核實(shí)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)時(shí)間和成本的節(jié)約。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)達(dá)到足不出戶地實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的資料積累和調(diào)查，為采購(gòu)項(xiàng)目獲取到更多的合格供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的充分競(jìng)爭(zhēng)、實(shí)施招標(biāo)、比價(jià)奠定基礎(chǔ)，工作更加便利高效。通過(guò)信息化手段管理物資的入庫(kù)和出庫(kù)

14、，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬管理精細(xì)化，便于企業(yè)及時(shí)了解庫(kù)存狀況，便于管理庫(kù)存，避免重復(fù)采購(gòu)和冗余物資的出現(xiàn)，減少庫(kù)存和資金占用，提高管理效率。3.6加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督。建立采購(gòu)管理全面監(jiān)督和管理機(jī)制，確保采購(gòu)工作中嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)采購(gòu)管理制度流程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全流程、規(guī)范化監(jiān)督，有效地減少和避免采購(gòu)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)的各種問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)招標(biāo)、比價(jià)和合同簽訂等工作的公開(kāi)透明，陽(yáng)光采購(gòu)。4結(jié)語(yǔ)綜上所述，對(duì)于集中供熱企業(yè)來(lái)說(shuō)，其采購(gòu)管理工作面臨采購(gòu)量大、牽涉部門(mén)多、采購(gòu)品種繁雜等諸多特點(diǎn)，要提高采購(gòu)管理水平，就必須進(jìn)行需求計(jì)劃管理和采購(gòu)模式的改變，在高質(zhì)、高效地完成采購(gòu)任務(wù)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的節(jié)約。雖然現(xiàn)在采購(gòu)管理中還有不少缺陷，但只要企業(yè)各級(jí)管理層充分重視、采購(gòu)部門(mén)和企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)團(tuán)結(jié)協(xié)作、相互支持，不斷進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)