集中供熱企業(yè)采購管理研究

1、集中供熱企業(yè)采購管理研究摘要采購成本占企業(yè)總成本比重大、占用資源多，是企業(yè)成本管理的關(guān)鍵。采購也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的基礎(chǔ)性、支持性工作。做好采購管理工作就必須提高采購需求的計劃性，加強風(fēng)險管理，保障供應(yīng)的穩(wěn)定性，做好供應(yīng)鏈和價值鏈管理，建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，維護產(chǎn)業(yè)生態(tài)和價值增值最終實現(xiàn)的同時實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。苦練內(nèi)功，建立健全采購管理制度，提高采購人員專業(yè)技能，達到專業(yè)、科學(xué)采購。加強信息管理，提高信息共享程度，避免信息孤島，降低溝通成本。最終實現(xiàn)企業(yè)采購管理水平提升，為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)做好保障工作。關(guān)鍵詞采購管理、管理制度、專業(yè)勝任能力企業(yè)采購工作具有對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營影響大、耗費資源多等特點，采

2、購工作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供了基本物質(zhì)保障，企業(yè)方方面面均離不開采購工作提供的材料、設(shè)備、服務(wù)。采購質(zhì)量、采購價格、供貨周期、采購管理水平對企業(yè)成本管理、質(zhì)量管理、生產(chǎn)管理等目標(biāo)的實現(xiàn)影響巨大。企業(yè)要實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，就必須要充分認識到采購管理的重要性，發(fā)現(xiàn)目前管理工作存在中的不足，及時消除缺陷和隱患，提升企業(yè)采購管理水平。1采購管理的重要性通常情況下企業(yè)大部分的成本均以對外采購形式發(fā)生，采購成本占企業(yè)總成本比重大、占用資源多，要實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)運營成本有效降低，提高企業(yè)經(jīng)營效率和效益，加強采購管理、減少供貨周期、提高采購質(zhì)量、控制采購成本，具有重要的現(xiàn)實意義?？s短采購供貨周期和供貨的及時性可以縮短集中供

3、熱項目的建設(shè)期、檢修期、提高生產(chǎn)率、減少庫存、提高資金周轉(zhuǎn)率、增強企業(yè)的應(yīng)變力。采購質(zhì)量控制到位，能為項目穩(wěn)定運行打好基礎(chǔ)，降低運營成本，減少和避免供熱不穩(wěn)定的風(fēng)險。做好供應(yīng)商管理、協(xié)作，達成與供應(yīng)商的雙贏，實現(xiàn)節(jié)約資金、采購質(zhì)量提升、降低風(fēng)險，以快速形成生產(chǎn)能力。通過與市場和供應(yīng)商接觸，可以獲取到對企業(yè)有用的信息，學(xué)習(xí)先進技術(shù)、工作組織方法、管理經(jīng)驗，達到取長補短，提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量、降低成本的目的。2采購管理現(xiàn)狀2.1管理制度設(shè)計或執(zhí)行缺陷。采購管理制度是企業(yè)眾多管理制度之一，是構(gòu)成企業(yè)制度體系的重要部分。各企業(yè)會根據(jù)自身情況制定的各種管理制度雖然各式各樣，但其核心和共同的主旨都是規(guī)范和服

4、務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，保障企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。實踐中，由于缺少完善的采購制度，不能體現(xiàn)制度對工作的指導(dǎo)和規(guī)范作用，導(dǎo)致：出現(xiàn)不合規(guī)操作、采購產(chǎn)品質(zhì)量得不到保證、采購價格難以降低；采購制度和采購人員崗位職責(zé)結(jié)合性差；采購工作職責(zé)難以明確落實到人；采購審批權(quán)限劃分不明確、審批程序無明確規(guī)定等等，降低了企業(yè)采購工作效率，增加了采購風(fēng)險，影響了企業(yè)經(jīng)營業(yè)績。2.2忽視采購人員專業(yè)勝任能力。企業(yè)忽視采購管理人員的專業(yè)勝任能力，缺乏對采購管理人員對于采購管理知識的專業(yè)性注重，不關(guān)注采購流程。采購人員由于缺少所采購專業(yè)基礎(chǔ)知識、不了解相關(guān)的市場信息和需要采購的材料、設(shè)備、服務(wù)相關(guān)的信息，在與供應(yīng)商的談判和議價中處

5、于被動地位，不能可靠衡量采購質(zhì)量、價格水平、技術(shù)狀況供應(yīng)穩(wěn)定性等因素，對采購的把控力差，采購成本難以降低。2.3采購需求計劃管理未有效開展。采購需求的計劃性差、沒有或很少進行采購需求計劃，導(dǎo)致采購總是多次零散采購、頻繁應(yīng)急采購，造成采購部門的采購工作呈現(xiàn)計劃采購少、應(yīng)急采購和臨時采購多，降低了采購工作的效率，采購零散難以享受規(guī)模效應(yīng)，同時受要求的供貨時間短的影響，難以充分考察甄選到足夠的合格供應(yīng)商，實現(xiàn)充分競爭，采購中的議價能力弱。2.4采購和庫存信息共享不到位，物資利用率低。通常情況下，采購由需求部門提出采購需求，采購部門負責(zé)采購，到貨后由需求部門領(lǐng)用，兩者之前屬于供求的關(guān)系范疇。工作中溝通

6、和聯(lián)系很少，由于采購和庫存信息共享不到位，容易造成有的部門出現(xiàn)材料物資積壓而在其他部門則出現(xiàn)短缺，降低物資利用率，增加存貨對資金的占用，降低資產(chǎn)周轉(zhuǎn)效率。3提高采購管理水平的應(yīng)對措施3.1建立和健全企業(yè)采購管理制度和流程，并保證其順利實施。根據(jù)企業(yè)自身情況制定確實可行，高效的管理制度，明確權(quán)責(zé)權(quán)限，職責(zé)范圍，使得相關(guān)人員各司其職，從采購計劃到采購實施，合同簽訂到到貨驗收，及后期對供應(yīng)商的評價，做到合理、合規(guī)，流程執(zhí)行順暢高效。3.2提升采購人員的專業(yè)素質(zhì)，使其具備專業(yè)勝任能力。由于集中供熱企業(yè)對采購部門和采購環(huán)節(jié)重視不夠，企業(yè)采購部門人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，要提高企業(yè)采購管理水平，采購人員就具

7、備較高的專業(yè)素養(yǎng)，對采購管理、設(shè)備專業(yè)知識有一定程度的了解。要達到這一目標(biāo)，企業(yè)在聘用采購人員時就必須嚴(yán)格把關(guān)，不具備相應(yīng)專業(yè)背景和工作經(jīng)驗的人員不得任職采購崗位，其他崗位調(diào)任采購人員必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，經(jīng)考核合格后方能上崗。此外，企業(yè)應(yīng)加強采購人員的管理、監(jiān)督、培訓(xùn)，使所有采購人員明確認識公司經(jīng)營現(xiàn)狀、管理現(xiàn)狀、采購管理及相關(guān)管理制度，充分認識和理解自己的崗位職責(zé)，為履行好自己的職責(zé)打好基礎(chǔ)。通過組織采購人員參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其對企業(yè)經(jīng)常采購的材料、設(shè)備、服務(wù)相關(guān)的技術(shù)和基礎(chǔ)知識、市場狀況、供應(yīng)商情況等市場信息和發(fā)展趨勢、新的采購管理技術(shù)和方法的發(fā)展有足夠的了解，以便采購人員準(zhǔn)確理解、掌

8、握企業(yè)的需求，在采購實施過程中能從價格、質(zhì)量、供應(yīng)周期等方面進行全方位把控，為企業(yè)甄選出最恰當(dāng)?shù)墓?yīng)商。另外，企業(yè)要建立學(xué)習(xí)型企業(yè)的企業(yè)文化氛圍，倡導(dǎo)全員學(xué)習(xí)，促使采購人員主動學(xué)習(xí)和關(guān)注行業(yè)信息和采購等多方面的知識，提高自身的工作能力和專業(yè)素養(yǎng)。組織采購參加各種專業(yè)采購培訓(xùn)和會議，不斷學(xué)習(xí)其他企業(yè)采購方面的經(jīng)驗，鼓勵采購人員及時總結(jié)、提煉自己采購工作中的經(jīng)驗，定期通過經(jīng)驗交流會等形式進行內(nèi)部經(jīng)驗交流，達到相互促進，提高自己專業(yè)技能的目的。高效溝通能力和專業(yè)談判能力是優(yōu)秀的采購人員不可或缺的技能，在重視專業(yè)的同時提高溝通、談判能力，能使采購制度、流程的順暢運行，降低采購風(fēng)險，采購工作更加高效地開

9、展，達到采購效率、效益雙提升，優(yōu)質(zhì)、高效地完成企業(yè)的采購任務(wù)。3.3加強需求計劃管理，改變采購模式。集中供熱企業(yè)的組織架構(gòu)復(fù)雜，部門繁多，采購量大，同時可能涉及多個在建工程和眾多運行維護工作、檢修項目，分散零星的采購模式難以與企業(yè)需求現(xiàn)狀相匹配。企業(yè)必須改變需求管理模式、采購模式和采購流程，實施需求計劃管理、集中采購以滿足企業(yè)的現(xiàn)實需求。集中采購是一種高效、節(jié)約型的采購方式，更能適應(yīng)、滿足集中供熱的特點和現(xiàn)狀。集中采購對采購部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力的要求較采用分散零星采購提出了更高的要求。集中采購模式下必須全面實施計劃管理，加強需求計劃管理。需求部門必須在規(guī)定的時間內(nèi)提交采購計劃，采購部門在對采購計

10、劃進行匯總后，按照企業(yè)招采制度流程實施招標(biāo)、詢比價等采購工作程序，按規(guī)定程序和權(quán)限進行審批，最終確定最適合的供應(yīng)商，簽署和履行采購合同。實現(xiàn)采購部門工作的集中規(guī)劃，有條不紊地推進，減少重復(fù)工作、降低采購工作量，提高采購工作效率。集中采購模式能夠有效減少企業(yè)的采購成本支出，易于采購中形成和利用采購規(guī)模效應(yīng)，有利于和供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略聯(lián)盟，建立長期合作關(guān)系，增強企業(yè)在采購中對質(zhì)量、價格的把控能力，達到在價格一致的情況下取得質(zhì)量更好的采購標(biāo)的物，在質(zhì)量相同的情況下實現(xiàn)采購價格的降低。同時獲得供應(yīng)商對企業(yè)采購合同的優(yōu)先處理，縮短供貨周期，更加及時取得企業(yè)所需采購標(biāo)的物，高效地完成采購任務(wù)，減少公司在采購方

11、面出現(xiàn)的風(fēng)險。3.4加強供應(yīng)商管理。企業(yè)采用集中采購模式對供應(yīng)商也提出了更高的要求。企業(yè)要實現(xiàn)供貨效率的提高、供貨周期的可控性和供貨的穩(wěn)定性，就必須加強供應(yīng)商管理工作。企業(yè)采購部門首先必須做好供應(yīng)商信息調(diào)查，建立合格供應(yīng)商庫：供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營狀況、履約情況、信用狀況、財務(wù)狀況等調(diào)查；企業(yè)的產(chǎn)品的質(zhì)量現(xiàn)狀調(diào)查；價格調(diào)查；實地考察。其次，在采購過程中必須對供貨商進行全程的監(jiān)督和管理，要求供貨商必須嚴(yán)格遵守企業(yè)的采購管理辦法和流程。第三，必須跟蹤供應(yīng)商履約情況了解和反饋，及時考察市場，及時了解市場動態(tài)，開展市場比價等工作。此外，可根據(jù)需要對供應(yīng)商開展企業(yè)最新的采購管理制度的培訓(xùn)和相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其及

12、時對相關(guān)管理制度有必要的了解必要，規(guī)范其供應(yīng)活動，更好的履行合同。3.5運用即時通訊工具、互聯(lián)網(wǎng)和管理信息系統(tǒng)等進行采購管理。利用即時通訊工具和互聯(lián)網(wǎng)，可以實現(xiàn)溝通的及時性，使企業(yè)的數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)共享更加便捷化，信息處理更加高效。集中供熱企業(yè)的采購需求復(fù)雜、要求高，需要從質(zhì)量、采購周期、價格、規(guī)格等方面予以全面把控，因此采購部門運用管理信息系統(tǒng)作為有效的數(shù)據(jù)管理平臺，實現(xiàn)采購過程和信息的全面精準(zhǔn)把控和高效使用。合理設(shè)置共享訪問權(quán)限，適當(dāng)范圍公開采購數(shù)據(jù)，使采購過程和環(huán)節(jié)透明化。方便需求部門了解采購的需求情況和企業(yè)庫存狀況，實現(xiàn)內(nèi)部合理調(diào)配，不僅能夠有效監(jiān)督，還能夠節(jié)約資源。采購管理部門利用數(shù)據(jù)

13、庫中的信息，全方位、準(zhǔn)確地掌握采購情況，清晰地了解采購的規(guī)格、價格、數(shù)量、質(zhì)量和技術(shù)要求，便于進行詢比價、對比分析和甄選。同時通過查詢歷史采購信息，了解發(fā)展規(guī)律和趨勢，提高需求計劃的準(zhǔn)確性和及時性。通過查詢，對不同批次的交易進行對比，能夠找出差異，發(fā)現(xiàn)變化狀況，達到有效地形成監(jiān)督。采購部門通過互聯(lián)網(wǎng)向供貨商發(fā)出采購文件，并通過實時通信工具，如微信、QQ、電子郵件等方式進行及時交流和核實，實現(xiàn)采購時間和成本的節(jié)約。通過互聯(lián)網(wǎng)達到足不出戶地實現(xiàn)供應(yīng)商的資料積累和調(diào)查，為采購項目獲取到更多的合格供應(yīng)商，實現(xiàn)供應(yīng)商的充分競爭、實施招標(biāo)、比價奠定基礎(chǔ)，工作更加便利高效。通過信息化手段管理物資的入庫和出庫

14、，實現(xiàn)臺賬管理精細化，便于企業(yè)及時了解庫存狀況，便于管理庫存，避免重復(fù)采購和冗余物資的出現(xiàn)，減少庫存和資金占用，提高管理效率。3.6加強采購監(jiān)督。建立采購管理全面監(jiān)督和管理機制，確保采購工作中嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)采購管理制度流程，實現(xiàn)采購全流程、規(guī)范化監(jiān)督，有效地減少和避免采購環(huán)節(jié)上出現(xiàn)的各種問題，實現(xiàn)采購招標(biāo)、比價和合同簽訂等工作的公開透明，陽光采購。4結(jié)語綜上所述，對于集中供熱企業(yè)來說，其采購管理工作面臨采購量大、牽涉部門多、采購品種繁雜等諸多特點，要提高采購管理水平，就必須進行需求計劃管理和采購模式的改變，在高質(zhì)、高效地完成采購任務(wù)的同時實現(xiàn)采購成本的節(jié)約。雖然現(xiàn)在采購管理中還有不少缺陷，但只要企業(yè)各級管理層充分重視、采購部門和企業(yè)內(nèi)部各部門團結(jié)協(xié)作、相互支持，不斷進行改進和創(chuàng)