董事長辦公室管理制度

1、目 錄總則- 2 第一章 會議制度- 3 第二章 八小時復命制- 4 第三章 文件管理制度- 4 第四章 保密制度-5 第五章 檔案管理條例-7 第六章 行文規(guī)定-11 第七章 部門獎有關規(guī)定-12 第八章 總部與各分公司工作銜接的規(guī)定-14 第九章 集團政令傳達及工作銜接的規(guī)定-16 第十章 集團董事長辦公室督辦工作規(guī)定-17 附件1通達集團督辦事項登記單-21附件2督辦事項抄告單-22附件3部門工作往來聯(lián)絡函件- 23 董事長辦公室管理制度總則第一條:依據(jù)“公司法:公司實行權責分明、管理科學、激勵和約束相結合的內(nèi)部管理體制。設立公司必須依照本法制定公司章程,公司章程對公司、股東、董事、監(jiān)事

2、、員工具有約束力;依據(jù)勞動法、勞動合同法與司法解釋:用人單位應當依法建立和完善規(guī)章制度,保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務?！奔訌娂瘓F公司管理體系建設,完善流程化、科學化、現(xiàn)代化的制度建設,遵循集團核心價值觀“誠信、責任、超越、專注”理念,特制定本制度。第二條:本制度適應與寧夏通達集團所有部門及各全資子公司。 第一章 會議制度第一條、為維持正常的工作秩序,嚴肅工作作風,提高工作效率,特制定本制度。第二條、會議可有5分鐘彈性時間(由主持人掌握。遲到、早退15(不含30分鐘(含的,一次罰款40元;遲到、早退超過30分鐘的,一次罰款50元,納入績效考核計入-10分。第三條、會議期間所有參會者,手機

3、需關機或調(diào)制靜音狀態(tài)(董事長除外,會間手機每響一次罰款20元,接、打一次手提電話罰款100元,離開會場接、打電話,每次罰款100元。第四條、會間無故離席者,罰款200元。納入績效考核計入-10分。第五條、無故不參加會議者,每次罰款1000元,納入績效考核計入-30分。因故請假不參加會議者,每次罰款500元(公司指定外出者或因工作約定時間必須避開例會時間且經(jīng)董事長特批者除外。第六條、董事長例會除遇特殊情況,每季度最后一周,由董事長辦公室統(tǒng)一部署在集團總部召開各分公司:季度生產(chǎn)運營/財務工作分析會議暨高管述職報告會議、董事長聯(lián)席會議。1.會議紀要、會議決議由董事長辦公室秘書記錄,會后形成正式文件提

4、交董事長、相關部門負責人和董事長辦公室主任各一份。2.發(fā)言人應按規(guī)定的匯報內(nèi)容匯報工作以PPT格式,發(fā)言應言簡意賅,音量適中,吐字清晰時間不超過30分鐘。3.因故不能參加董事長例會的部門負責人,須安排經(jīng)董事長事先認可的臨時負責人出席會議,未安排臨時負責人的,納入月度績效考核計入-10分.。4.未按承辦時間匯報會議決議完成情況的,納入月度績效考核計入-10分.。 第七條、董事長例會的次日,各部門召開部門例會,如需更改會議時間,須報董事長批準。未按時召開部門例會的,納入月度績效考核計入-10分.第八條、本制度由董事長辦公室負責解釋、修改。 第二章 八小時復命制為嚴肅工作紀律,加強時間管理, 提高工

5、作效率,特制定本制度。一、 上級向下屬指派工作,要求作出限時,對于無法提出限時的工作,應嚴格按本制度執(zhí)行。二、 員工接受領導口頭或書面指派的非限時工作任務,須于接受任務之時起,八個工作小時內(nèi)匯報工作結果或承辦情況。三、 部門之間非限時的協(xié)作事宜,應在八個工作小時內(nèi)互相通報工作進展情況。四、 員工向部門經(jīng)理/主管反映問題、提供建議等,部門經(jīng)理/主管須在八個工作小時內(nèi)通告工作結果或承辦情況。五、 員工在工作時間內(nèi)因外出辦事,或請假休息等原因不在崗位, 均應向公司說明事由、去向,并與公司保持聯(lián)系。六、 違反本規(guī)定,納入月度績效考核計入-20分.。七、 員工投訴按投訴制度處理,不屬此制度規(guī)定范圍。第三

6、章 文件管理制度為加強公司文件的規(guī)范化管理,特制定本辦法。第一條、 公司的文件由董事長辦公室負責審核,呈報董事長簽發(fā)。第二條、 公司各部門的文件由各部門負責起草,主管副總審核簽字確認,上報董事長辦公室審核,呈報董事長簽發(fā)、執(zhí)行,未交董事長辦公室審閱和私自制發(fā)的,納入月度績效考核計入-20分.第三條、 文件原稿及審批單,由董事長秘書分類歸檔,保存?zhèn)浒?。第四條、 文件簽發(fā),由董事長辦公室第一時間給予批復。第五條、 公司正式書面文件(紅頭文件、呈報上級主管部門文件出現(xiàn)錯別字的,每個錯別字給予董事長辦公室主任和部門文件的主管副總各二十元罰款。 第六條、 文件分類,起稿人應注明“普通/機密/絕密”字樣,

7、并確定呈送范圍。機密文件按保密規(guī)定由專人印制、報送。第七條、 文件由董事長辦公室負責督辦。送件人應將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、收件部門、收件人等事項登記清楚。秘密文件由專人按核定的范圍呈送。第八條、 與董事長及董辦相關的外來文件,由董事長辦公室專人負責簽收,并分類登記。簽收人應于收件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在收件后15分鐘內(nèi)報送,15分鐘內(nèi)無法報送的,應與收件人聯(lián)系并協(xié)商解決辦法。第九條、 由董事長辦公室傳閱的文件,將專人負責收回,對董事長指示的文件,董事長辦公室應按指示和文件要求組織傳達和落實。第十條、 違反本制度第七條、第八條有關規(guī)定的,按公司保密制度規(guī)定承擔

8、責任;違反本制度第九條、第十條規(guī)定的,受罰一般過失單。納入月度績效考核計入-10分.第十一條、 本制度由董事長辦公室負責解釋、修改。第四章 保密制度第一條、 為保守公司秘密,維護公司利益,特制定本制度。第二條、 公司秘密是關系公司權利和利益,依照特定程序確定,在一定時間內(nèi)只限定一定范圍的人員知悉的事項。第三條、 公司全體員工都有保守公司秘密的義務。第四條、 公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。第五條、 公司秘密包括下列事項:1.公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。2.公司管理制度、文件、通知等。3.公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記

9、錄。4.公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表產(chǎn)值。 5.公司掌握的尚未進入招投標項目,市場營銷尚未公開的各類信息。6.公司職員人事檔案,工資性、勞務性收入及資料。7.其他經(jīng)公司確定應當保密的事項。第六條、屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由董事長辦公室負責監(jiān)督保密,并提出相應的保密措施。第七條、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,須事先報董事長批準。第八條、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施:1.選擇具備保密條件的會議場所。2.根據(jù)工作需要,限定參加會議人員的范圍。3.依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議

10、文件。4.確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。第九條、不準在私人交往和通訊中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密。第十條、公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施。第十一條、出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告處分,并處以3倍崗位月度工資罰款并扣除年度獎金:1.泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的;2.違反本制度第六條、第七條、第八條、第九條規(guī)定的;3.已泄露公司秘密但采取補救措施的;第十二條、出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退和賠償公司經(jīng)濟損失并取消其在公司的一切利益(包括工資和效益工資,訴諸司法機關追究其法律責任。1.故意或過失泄露公司秘密

11、,造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。2.違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。3.利用職權強制他人違反保密制度的。第十三條、本制度由董事長辦公室負責解釋、修改。 第五章 檔案管理條例一、總 則第一條、 加強公司檔案管理工作,進一步發(fā)揮檔案為公司經(jīng)營管理直接服務的作用,根據(jù)中華人民共和國檔案法和企業(yè)檔案管理暫行規(guī)則的要求,結合公司具體情況,特制定本條例。第二條、 本條例所界定的檔案資料是指公司在經(jīng)營管理活動全過程中形成的具有查考、利用和保存價值的文字材料、圖紙、圖表、聲像等資料的總和。第三條、 檔案的管理和開發(fā)利用是公司基礎管理工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權

12、益和歷史真實面貌的一項重要工作,公司所有員工對檔案管理工作均需承擔義務,任何部門、企業(yè)(單位、個人不得以任何借口、任何方式私自留存原始檔案材料或阻礙檔案收集歸檔工作。二、機構設置及職責范圍第一條、 公司董事長辦公室是公司檔案管理工作的督辦部門、董事長辦公室由專人具體參與公司系統(tǒng)的檔案管理工作。第二條、 公司董事長辦公室直接督辦參與的檔案管理工作,同時督辦公司系統(tǒng)檔案管理的組織領導工作。公司各部門及分公司應設專職人員負責檔案管理工作。第三條、 公司檔案管理人員的主要職責是:1.負責公司檔案室的管理工作。2.制定各類檔案管理辦法、明確歸檔范圍和分類、編號方案,制定檔案工作計劃。3.依據(jù)檔案管理規(guī)定

13、,收集整理各類檔案資料,負責立卷、歸檔工作。4.檔案資料的鑒定、驗收和交接。5.檔案資料的入庫管理和維護。6.檔案的開發(fā)利用和信息處理。7.對公司各部門及分公司檔案管理進行業(yè)務指導和監(jiān)督。 8.處理與檔案管理有關的其它事務。三、檔案管理的要求第一條、 公司檔案室由董事長辦公室專人參與管理。檔案應一律保存在編號的鐵皮柜內(nèi)。檔案室要保持通風、清潔、安裝防盜、防火裝置,確保檔案安全。第二條、 公司各部門及分公司因工作需要借閱一般性檔案資料應填寫登記表,由檔案借閱部門負責人批準后方可借閱。重要檔案資料的借閱須經(jīng)董辦審核報批。外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信,并按文件性質的批準權限辦理借閱手續(xù)。

14、第三條、 凡經(jīng)批準借閱的檔案資料,不得私自轉借、拆散、涂改,原則上只可在檔案室閱讀,復印檔案必須經(jīng)檔案借閱部門負責人、主管副總審核,并經(jīng)檔案專管部門負責人審批,使用后追蹤備案。第四條、 根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況,公司檔案的保管期限定為永久、長期和短期3種:1.永久保管:凡是反映公司主要經(jīng)濟和管理活動以及基本歷史面貌的,對公司的建設發(fā)展有長遠利用價值的檔案資料,列為永久保管。2.長期保管:凡是反映公司系統(tǒng)的經(jīng)濟和管理活動,在較長時間內(nèi)對公司建設和發(fā)展有利用價值的檔案資料列為長期保管,時限一般為10年。3.短期保管:凡是在較短時間內(nèi)對公司系統(tǒng)的經(jīng)濟和管理活動有利用價值的檔案資料,列為短期保管

15、,時限一般為3 年以下。四、歸檔工作的程序及要求第一條、 劃定歸檔范圍,目的是保證確有參考價值的文件資料能齊全完整地立卷保存,既避免遺漏重要文件,以不使案卷重復龐雜。第二條、 檔案室歸檔范圍一般包括公司系統(tǒng)在經(jīng)濟或管理活動中形成、使用并辦理完畢,具有參考價值的文件資料。主要有:1.公司各部門及分公司形成的直接反映本身業(yè)務工作的重要文件。2.與各部門及分公司產(chǎn)生的文件有密切聯(lián)系的上下級單位的批復、批準、請示、 報告等文件資料。3.各部門及分公司開展工作需要遵循和查考的上下級單位的文件資料。4.具有參考價值的不相隸屬單位的文件資料。5.具體歸檔范圍詳見附錄一。第三條、立卷應根據(jù)文件的形成規(guī)律,如:

16、時間、組成機構、問題、性質、名稱等進行分類,以便查找。第四條、卷內(nèi)文件的排列應保持內(nèi)在聯(lián)系,一般應把來文和復文放在一起,來文在前,復文在后;批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;打印件在前,原稿在后。第五條、 年度的文件,一般應放在針對的年度,多年的計劃、規(guī)劃放在開始的一年,多年的總結放在最后一年,既有計劃又有總結放在總結為主的一年。第六條、 卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后,應用阿拉伯數(shù)字編寫頁號,以固定排列順序,方便查找。第七條、 編號的位置應當統(tǒng)一,一般左側裝訂的案卷編在右上角,凡有字跡的紙頁每頁正面編一個號,大張圖表折疊后也編一個頁號,卷內(nèi)有印刷小冊子的只編一個頁號,另在備考中注明。第八條、

17、編號宜使用鉛筆,以區(qū)別原有文件頁碼,并便于編排時修改,必要時也可使用編號機。第九條、 在每卷文件前須填寫卷內(nèi)文件目錄,用以介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容與組成。卷內(nèi)文件目錄包括:順序號、作者、文件標題、發(fā)文日期、所在頁號、備注等。第十條、 卷內(nèi)文件目錄除一份附在卷內(nèi)文件首頁之上外,應復印一份填寫卷號,按案卷排列順序裝訂成冊,作為查找文件的工具。第十一條、備考表是用來說明卷內(nèi)文件的狀況,應注明卷內(nèi)文件實有頁數(shù)、立卷日期、立卷人簽名,日后卷內(nèi)文件如有變動,檔案管理人員應及時注明。第十二條、案卷封皮應用統(tǒng)一的厚紙印制,使用毛筆或鋼筆正楷字填寫,主要包括:組織機構名稱、案卷標題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、立卷日期、保管期限、

18、全宗號、目錄號、案卷號等。第十三條、歸檔案卷均應裝訂,以避免文件散失或損壞,未經(jīng)許可不得隨便拆卷。對于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙,可采用卷盒、卷袋保管。第十四條、案卷裝訂前,須去掉文件上的金屬釘、針,以防年久腐蝕文件。凡書寫未留裝訂線的應補貼加邊,殘破文件應當修補。裝訂時使用線繩勒緊結牢,注意防止倒置、脫漏頁張。第十五條、案卷經(jīng)過編目裝訂后,應按保管期限分別排列,并注意保持每卷之間的內(nèi)在聯(lián)系,以系統(tǒng)反映本部門的年度工作。第十六條、將系統(tǒng)排列的案卷按案卷順序號、案卷標題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等編號登記就形成案卷目錄,該目錄可作為各部門向總公司檔案室移交案卷的依據(jù)和憑

19、證。五、檔案移交辦法第一條、 每年3月底前,為公司各部門及分公司向公司檔案室移交檔案的截止時間。各部門檔案管理人員應按本條例要求完成上年度文件資料的收集、整理、立卷,經(jīng)公司檔案管理人員檢查驗收后,移交公司檔案室統(tǒng)一保管。第二條、 分公司應歸檔的文件資料由主管部門統(tǒng)一整理、立卷后隨該部歸檔案卷一并移交公司檔案室。第三條、 公司人事、合同、企業(yè)資質等專項檔案除原件經(jīng)整理、立卷后移交董事長辦公室外,因工作需要本部門可保存一套復印件以備查詢。第四條、 公司財務部設財務分檔案室,公司系統(tǒng)的全部財務檔案由財務分檔案室負責管理。第五條、 公司人力資源部設人事檔案室,公司系統(tǒng)的部分人事檔案由人事檔案室負責管理

20、。第六條、 公司工程部設工程檔案室,公司系統(tǒng)的全部工程檔案由工程檔案室負責管理。第七條、 公司行政部設企業(yè)資質檔案管理室,公司系統(tǒng)的全部資質檔案由行政部負責管理。第八條、 歸檔的案卷必須編制移交目錄,一式兩份,由交接雙方清點無誤后履 行簽字手續(xù),目錄一份留移交部門備查,一份由公司檔案室保存。 六、檔案的銷毀第一條、 檔案管理人員要根據(jù)檔案資料的保管期限定期會同原檔案資料形成部門的具體承辦人和負責人對過期檔案資料進行鑒定。第二條、 經(jīng)鑒定已確無保存價值的檔案資料要登記造冊,并填寫銷毀文件清單,經(jīng)檔案主管部門負責人審核,公司董事長批準后進行銷毀,并在原案卷備考表中加以注明。七、附 則第一條、 條例

21、的解釋權、修改權屬公司董事長辦公室。第二條、 各分公司可參照本條例結合實際情況,制定本單位檔案管理辦法。第六章 行文規(guī)定一、上行文第一條、 所有向上行文的公文必須采用正規(guī)形式及格式所有向上行文的公文必須采用正規(guī)形式及格式,并且一律用電腦打印。第二條、 形式分類:1.報告:匯報工作、反映情況,用“報告”;2.請示:請求對某項工作或問題做出指示,給予答復,用“請示”;3.總結:把已經(jīng)做過的某一時期的工作進行全面系統(tǒng)的總檢查、總評價、總分析、總研究的,用“總結”;4.計劃:對一定時期內(nèi)的工作做出具體安排的,用“計劃”。第三條、 向上行文必須寫明報(抄送對象、報送人、行文時間及標題。第四條、 報告、請

22、示的標題要清楚、準確地概括所要匯報或請示工作內(nèi)容;總結、計劃的標題必須指明是哪一時期或某項工作的總結或計劃。第五條、 起草公文要做到情況屬實、觀點明確、文字簡練、條理清楚、層次分明、標點正確、篇幅簡短。 第六條、 起草公文的人名、地點、數(shù)字、行文要準確、時間要寫具體的年月日。第七條、 報告或請示的第一句話(或第一段要簡明、扼要的陳述所要匯報或請示工作的主題及目的、意義。第八條、 公文的第二部分(一般指第二段,也就是報告或請示的正題部分,要清楚寫明工作包含的各個事項、時間、地點、責任人(承辦人、費用、工作的進展情況及如何開展工作等要素。第九條、 公文的最后部分要根據(jù)報送人自己的想法提出下一步的計

23、劃及建議。 第十條、 此規(guī)定的適用對象為公司所有部門,各部門在向上請示或匯報工作時必須嚴格按此規(guī)定辦理,違者將所報公文退回重新行文,嚴重將給予過失處分。第七章 部門獎有關規(guī)定一、工程部統(tǒng)計各分公司/分部產(chǎn)值,每月1日報人力資源部。二、人力資源部核算部門獎,每月10日報財務部及各獲獎部門,以便財務部及時下帳及各獲獎部門及時登記收支流水帳。三、各分公司/分部對部門獎做出“使用計劃”報董事長審批,并報人力部及財務部進行備案。四、各分公司/分部經(jīng)理/主管依據(jù)“使用計劃”填寫“支出單”并注明所屬部門,計劃活動內(nèi)容,由財務部經(jīng)理審核簽字,然后出納付款。五、財務部為各獲獎部門建立部門獎明細帳,詳細記錄款項的

24、使用情況。六、各部門設立專人對部門的獎金進行管理,作到一人管流水帳一人管庫存現(xiàn)金。遇有管理人員變動應有書面交接清單,交接清單及管理人員名單應送一份到財務部以備查。七、各分部每月到財務部對帳一次,時間暫定為次月的15日以前公司規(guī)定時間。八、財務部每季度最后一周(或分部與財務部經(jīng)理協(xié)商對分部的收支流水帳及庫存現(xiàn)金進行抽查。九、人力資源部每季度依據(jù)“使用計劃”對各部門獎金使用情況進行核查。 部門獎管理流程 第八章 總部與各分公司工作銜接的規(guī)定 為加強總部與分公司聯(lián)絡,提高工作效率,公司決定:由董事長辦公室協(xié)調(diào)、監(jiān)督總部與分公司工作銜接的管理。現(xiàn)將有關辦法規(guī)定如下:一、總部例會精神及公司主要事件的傳達

25、1.每次董事長會議前,由董事長秘書為不能與會的分公司發(fā)送電子郵件,電子郵件應包括任命通知、紅頭文件以及與該分公司相關的其他例會文件。2.每次董事長會議次日上午12:00前,分公司聯(lián)絡人與未參加會的分公司經(jīng)理或其指派的專人聯(lián)系,告知分公司本周總部主要事件、董事長會議精神、各分公司/部的周(月產(chǎn)值情況。3.每月末最后5個工作日內(nèi),分公司總負責人組織召開分公司工作協(xié)調(diào)會,向董事長匯報本(月工作,記錄分公司需協(xié)助的事項,會議紀要報送董事長辦公室。會議期間,分公司經(jīng)理應與會議保持聯(lián)系。4.未能按上述規(guī)定完成工作的,給予相關責任人納入月度績效考核計入-10分。二、分公司日常工作匯報1.各部門須按以下表格規(guī)

26、定的內(nèi)容及時間完成文件傳送工作。2.因故無法按下述規(guī)定時間完成的,應在規(guī)定完成時間前通知文件接收部門,否則由此引發(fā)的一切后果,由發(fā)文部門經(jīng)理(主管承擔,納入月度績效考核計入-10分。3.如發(fā)文部門未按規(guī)定的時間發(fā)送文件,且未向接收部門說明的,接收部門須向分公司聯(lián)絡人說明,否則由此引發(fā)的一切后果,由接收部門經(jīng)理(主管承擔,納入月度績效考核計入-10分。4.分公司常規(guī)傳送文件一覽表:(表1.8-1 表1.8-1(17張表格由轉送職能部門統(tǒng)一制定下發(fā),次表格將納入分公司總負責人季度考核 文 件 發(fā)送時間 接收部門(人 轉送部門(人 1.考勤表 次月第一天18:00前 分公司總負責人 人力資源部2.每

27、月竣工工程反饋意見 次月2個工作日內(nèi) 分公司總負責人人力資源部3.月工作日程表 每月第三周周一12:00前分公司總負責人董事長4.固定資產(chǎn)使用情況(反映有代表性的問題 每月最后一天17:30前分公司總負責人行政部5.會議記錄 每周五12:00前 分公司總負責人董事長6.上月工作總結 及下月工作計劃 分公司每月最后一次例會后分公司總負責人董事長7.財務自查表 每周四17:30前 分公司總負責人財務部8.收款記錄表 每月最后一天17:30前 分公司總負責人 財務部9.月產(chǎn)值表 每月最后一天17:30前 分公司總負責人董事長工程部10.資產(chǎn)負債與損益表 每月第三天17:30前 分公司總負責人財務部1

28、1.內(nèi)部分析表 每月第三天17:30前 分公司總負責人財務部12.分公司權限內(nèi)費用周報 每周四17:30前 分公司總負責人財務部13.本月新簽工程名錄 每月最后一天17:30前分公司總負責人 工程部質量技經(jīng)部 14.工程概況表(材料設備、施工質量、進度時間跟蹤服務等 每月最后一天17:30前分公司總負責人 工程部15.項目監(jiān)測情況 每月最后一天17:30前 分公司總負責人工程部,預算部,財務部,法務部16.可控成本月報表 每月最后一天17:30前分公司總負責人 財務部預算部17.人力資源月報表 每月最后一天17:30前 分公司總負責人人力資源部 三、分公司與總部職能部門的協(xié)作1.提出協(xié)作事項的

29、分公司或總部職能部門應向分公司聯(lián)絡人提交一份書面報告或電子郵件。2.分公司聯(lián)絡人根據(jù)書面報告或電子郵件,填寫附件3:部門工作往來聯(lián)絡函件,交由相關部門承辦。分公司聯(lián)絡人負責代辦該事項所需的一切手續(xù)。3.承辦部門根據(jù)協(xié)作事項,制定該項工作的進度計劃,交外埠分公司聯(lián)絡人,用于該項工作的監(jiān)督、檢查。4.承辦部門因故無法在限定時間內(nèi)完成該項工作時,應向外埠分公司聯(lián)絡人說明,否則因此引發(fā)的一切后果,由承辦部門經(jīng)理(主管承擔。5.未在限定時間內(nèi)完成附件3:部門工作往來聯(lián)絡函件所述事項,并未向分公司聯(lián)絡人說明情況的,納入月度績效考核計入-10分.6.分公司聯(lián)絡人經(jīng)辦的所有事項、文檔,都應登記并存檔備查。本通

30、知未盡事宜報請董事長批準后執(zhí)行。第九章 集團政令傳達及工作銜接的規(guī)定為保證公司政令的有效貫徹,加強集團職能部門間工作、加強集團與各分公司間工作的銜接、配合,特作如下規(guī)定:一、公司政令指文件精神以及公司領導對工作的指示、要求。二、各部門須認真貫徹、配合公司政令,各部門工作須在政令要求的生效日做出相應調(diào)整。政令中未做生效時間要求的,應在政令下發(fā)之日做出調(diào)整。 三、因故無法按政令要求的時間調(diào)整工作的,須在一周內(nèi)做出調(diào)整,一周內(nèi)無法調(diào)整的,須向董事長辦公室和政令下發(fā)部門說明情況,并協(xié)商解決辦法。四、員工在工作中發(fā)現(xiàn)與現(xiàn)行政令不符的行為、內(nèi)容,應向所在部門負責人提出建議。五、凡總部各職能部門通報的各種信

31、息、通報(如:數(shù)據(jù)統(tǒng)計、違紀通報等與實際不一致的,各分公司/部于通報之日起10日內(nèi)與相關部門確定并協(xié)商解 決,過期引起的一切后果由各分公司/部門主管副總負責。六、遇節(jié)假日相關部門協(xié)商解決,在不影響工作的前提下順延并通報公司各部門。5.七、違反本規(guī)定的,納入月度績效考核計入-10分。第十章 集團董事長辦公室督辦工作規(guī)定第一條 為使督辦工作規(guī)范化、程序化,督促有關單位和人員貫徹落實公司管理指令,保證政令暢通,提高辦事效率,特制定本辦法。第二條 督辦工作的范圍1.公司文件決定的重大事項;2.董事長辦公會議、各類專題會議要求落實的重要事項;3.公司制定的重要經(jīng)營管理措施中規(guī)定的事項;4.董事長批示要求

32、有關單位辦理以及需要協(xié)調(diào)辦理的事項;5.公司的重大決策、重要經(jīng)營管理指令在貫徹落實過程中遇有矛盾和問題, 需要調(diào)查研究并制定相應對策的事項;6.在例行審計與專項審計中查實的需要進行整改的和離任審計的遺留事項。第三條 董事長辦公室(以下簡稱“董辦”是落實公司經(jīng)營管理指令的督辦部門。各有管理職能的部門負責由其發(fā)布的管理指令的督辦事項。第四條 公司各部門、各分支機構應明確責任人并指定內(nèi)設部門和人員負責本單位職責范圍內(nèi)的督辦工作。督辦工作的程序(一立項董辦將公司有關文件、會議紀要和領導批示件等作為立項依據(jù),對督辦件進行分類并登記,填寫督辦事項登記單(見附件1。一個督辦事項登記一個立項號。凡同一項的所有

33、文件遵循“一事一卷”的原則,并入一個項目,使用同一立項號。(二下達1、督辦通知。董辦應在知悉公司決定或領導批示作出的第一個工作日內(nèi),將有關經(jīng)營管理指令以督辦事項抄告單(見附件3的形式準確傳達到有關單位和人員,請其按要求落實和辦理,并隨時將情況和結果上報董辦。 2、催辦通知。督辦事項辦理已逾期,董辦應以督辦事項抄告單的形式,再次通知責任單位抓緊辦理,并要求責任單位在復告期限內(nèi)將逾期原因上報,同時按新的時限辦完上報結果。(三匯總。董辦應定期對督辦事項的辦理情況進行梳理、匯總,對已辦結事項進行審核,并將有關情況填寫在督辦事項登記單上。(四上報處理。董辦應將督辦事項辦理情況及時上報公司領導,按內(nèi)容性質

34、可分別采取以下形式:1、反饋。董辦每周一要將督辦事項進展情況匯編成督辦專報,報送公司相關領導和單位。2、請示。督辦過程中需請示領導決定或認可的事項,應單獨制成工作簽報報有關領導批示。(五辦結處理。在督辦事項辦結后,董辦應將辦理情況逐條概括記錄,同時盡快將所有與督辦事項有關的各種材料、文件,及時分類歸檔備查。第六條 董辦對督辦事項的職責與督辦方法,對于已立項督辦的工作任務,董辦要采取以下督辦方法履行督辦職責:1、催報查辦。對重要的公司決策事項和領導批示事項,以書面方式進行催辦;對較為具體和單一的事項,以書面或電話形式進行催辦。2、組織協(xié)調(diào)。對有礙于決策落實的各種因素或矛盾進行協(xié)商和調(diào)整,進一步明

35、確各自責任、任務和目的。對涉及多個單位的督辦事項,應當明確主要承辦單位和協(xié)辦單位。若單位之間有意見分歧不能解決時,應當按公司規(guī)定和領導批示,做好協(xié)調(diào)工作。3、調(diào)查研究。對公司重大決策和工作部署的貫徹落實情況進行調(diào)研,并及時將有關情況反饋給領導,為領導推進決策的落實和完善決策提供服務。4、專項督查。對于涉及面廣、重大、復雜的問題,董辦可根據(jù)需要制定工作計劃,成立專業(yè)委員會,組織專門督查小組,重點調(diào)查,專門督辦。 第七條 責任單位與責任人的職責(一責任單位與責任人的確定:1、對只涉及單個單位的督辦事項,收到督辦事項抄告單或領導批示 的有關單位,即為責任單位,該單位主要負責人為第一責任人,具體經(jīng)辦人

36、員為第二責任人。2、如一個督辦事項涉及幾個單位,應根據(jù)領導批示或由董辦請示領導意見后,確定主辦責任單位與協(xié)辦責任單位,由主辦責任單位負責牽頭組織落實。主辦單位主要負責人為第一責任人,經(jīng)辦人員為第二責任人,協(xié)辦單位負責人及經(jīng)辦人員為相關責任人。(二 責任單位及責任人在完成工作任務過程中必須遵循以下規(guī)定:1、對于一般的督辦事項,責任單位及責任人應在接到領導批示或督辦事項抄告單后立即進行落實,有具體時限要求的根據(jù)時限完成,沒有具體時限要求的應在1周時間內(nèi)予以完成;如預計無法在1周內(nèi)或規(guī)定的時限完成工作,責任單位及責任人應主動與董辦督辦單位聯(lián)系,協(xié)商確定預計完成時間。對于內(nèi)容復雜、時間跨度較大的工作任務,應制訂工作計劃報有關領導和督辦單位。2、責任單位或責任人在任務完成前,每周四應向董辦報告一次工作任務的具體進展情況。3、對已逾期事項,責任單位與責任人應主動或在收到督辦事項抄告單的催辦通知后,填寫該抄告單下附的“辦理情況回復單”,就逾期原因和推進工作的措施等內(nèi)容進行回復。4、任務完成后,責任單位和責任人應及時報告董辦,對簡單事項可以電話方式告知;對重要及復雜事項應填寫在 “辦理情