淺論高校教學檔案管理的探析

1、淺論高校教學檔案管理的探析             摘  要：高校教學檔案管理具有較強的系統(tǒng)性，有多種形式，包括文字、圖表、聲像等，具有考查、利用和保存價值。不僅反映學校教學工作的成績，更是高校進行教學改革及教學管理的依據(jù)，對于教學與教改具有參考作用，在教學管理中是有監(jiān)督和導向功能，是高等學校教育教學管理的重要內(nèi)容之一。 關(guān)鍵詞：高校；教學檔案；檔案管理     高校教學檔案作為教學活動的原始記錄，是反映教學過程的系

2、統(tǒng)而完整的歷史資料，是日后進行教學改革和教研活動的基礎資料，也是日后研究和處理問題的原始憑證。因此，加強教學檔案的管理，建立健全教學檔案，充分開發(fā)教學檔案信息，對于推動教學改革，提高教學質(zhì)量具有十分重要的作用。     近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學環(huán)節(jié)，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復雜化和多樣化，也給高校教學檔案管理工作提出了更高的要求。     一、高校教學檔案的內(nèi)容

3、60;   1、綜合類     主要包括省、院級有關(guān)教學工作的文件材料；學院有關(guān)教學、教務工作給上級主管機關(guān)的匯報、請示及批復；教學工作的計劃、總結(jié)；分院、部、室部門職責、崗位責任制、機構(gòu)改革材料；教務處召開的教學工作會議文件材料；各級優(yōu)秀教學成果評獎辦法、獲獎名單；教育、教學研究成果申報與評審材料，教學改革立項、檢查、成果材料；關(guān)于教學檢查、評估的文件材料及報告；教學工作簡報等。     2、師資建設類     主要包括教師培養(yǎng)規(guī)劃；教師培養(yǎng)年

4、度計劃；崗前培訓情況；師資情況統(tǒng)計表；教師獎勵情況統(tǒng)計表；教師講課比賽管理辦法；教師講課評分標準；講課比賽評分標準；歷屆講課比賽文件；教師參加學術(shù)會議、培訓工作記錄等。     3、課程建設、專業(yè)建設類     主要包括優(yōu)秀課（院、省、國家級）、精品課建設；有關(guān)專業(yè)設置、調(diào)整專業(yè)名稱及學制的報告及批復；新增專業(yè)申報材料及上級批復；專業(yè)建設相關(guān)材料；有關(guān)專業(yè)評估辦法、自評報告、評估結(jié)論；各專業(yè)培養(yǎng)方案、教學大綱；學校歷次制、修訂培養(yǎng)方案的有關(guān)規(guī)定；各級優(yōu)秀課程有關(guān)文件材料（申報、評審、認定）；學校關(guān)于課程建設規(guī)劃及有

5、關(guān)材料等。     4、學籍管理類     主要包括各單項學科競賽條例、辦法及參賽獲獎者名單；課程成績登記表；學生成績總表等。     5、教學管理類     主要包括教學實習、實訓、實驗、課程設計、社會實踐等的大綱、計劃、總結(jié)及指導書等相關(guān)材料（實習報告、課程設計說明書、圖紙）；培養(yǎng)方案、教學大綱教學；管理規(guī)章制度匯編；教學日歷；校歷表；教學任務書、開課目錄、課程表；典型教案、重要備課記錄；教師任課安排；各學期考試安排、考試總結(jié)；畢業(yè)

6、設計（論文）有關(guān)規(guī)定；學生畢業(yè)論文、畢業(yè)設計、工作計劃、總結(jié)及相關(guān)資料（開題報告、論文、任務書、設計說明書、圖紙（工）、成績評定、成績單等）；教師工作量核算、登記材料；教室、實驗室管理制度文件；教學檢查文件、記錄、總結(jié)；有關(guān)英語、計算機等級考試的文件及總結(jié)；有關(guān)建立試題庫的材料；校內(nèi)、校外實習基地建設、協(xié)議；試卷等。     6、學位管理類     主要包括上級有關(guān)學位工作文件材料；本院學位評定條例、辦法、工作總結(jié)；學位委員會會議記錄、決定；學位委員會授予學位底冊等。     

7、;7、教材類     主要包括省、院級關(guān)于教材建設方面的有關(guān)規(guī)定；編寫教材計劃；各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材，教學指導書、習題集的情況；獲國家級、省部級優(yōu)秀教材目錄及報批材料等。     二、高校教學檔案管理中存在的問題     1、教學檔案管理制度不夠健全     近年來，隨著普通高校檔案管理工作辦法的出臺，各高校在檔案法規(guī)制度建設上取得了很大的進步。但是從目前各高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在著很多管理制度不健全、不完善

8、的問題。具體表現(xiàn)為：（1）教學工作的文件及其管理，檔案及其管理各自為政，缺乏有效的、統(tǒng)一的監(jiān)督指導和協(xié)調(diào)合作，出現(xiàn)了文件的形成及其歸檔的脫節(jié)；學校每學期的教學工作會議沒有進行規(guī)范的會議紀要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻沒有培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)；（2）各職能部門檔案記錄不一致、不精確。 例如學生考試或紀律違紀、學生參加黨課取得證書、學生參加社會實踐活動取得效果、學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休退學等變動情況的記載存在著各部門之間記錄不一致、不及時的現(xiàn)象；（3）從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規(guī)范的部門歸檔、立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集及歸檔工作，每到年底要求歸檔立卷時，才臨時安排非專職人員搞突擊應付

9、。            2、教學檔案管理人員素質(zhì)普遍不高    目前，各高校檔案管理員，尤其是各分院及部門的檔案管理員素質(zhì)普遍不高，對檔案工作重視不夠，檔案管理意識淡薄，具體表現(xiàn)有：檔案部門常是一些老同志，很多都是沒有受過正規(guī)的檔案專業(yè)學習，半路出家，對業(yè)務工作不熟悉，總是邊學邊干；一些檔案管理員學歷低下，文化程度不高，很多分院及部門竟然用工人編制人員管理檔案，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對歸檔文件及其價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的不嚴肅性、

10、隨意性；還有些分院的檔案工作是由各院的任課老師兼任，沒有設立專門的檔案管理人員。這些兼職教師由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，根本沒有多余的時間和精力去學習檔案專業(yè)知識，也沒有機會接受專門的檔案管理業(yè)務及培訓，無法實現(xiàn)教學檔案的優(yōu)化管理，更談不上工作熱情。    3、檔案信息內(nèi)容開發(fā)不足，檔案的管理效率不高    當前，許多高校存在信息內(nèi)容開發(fā)不足的問題。各分院之間教學檔案的管理相互封閉，各自為政，無法互相借鑒與交流。盡管有很多高等院校加大了教學檔案管理的力度，但是仍然有些問題很突出，二十一世紀是一個現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)

11、絡化的時代，這就對我們檔案的管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。    三、高校教學檔案管理的對策    1、規(guī)范和完善高校教學檔案管理制度    高校不僅要制定、完善教學檔案管理制度，還要明確高校教學檔案管理人員的職責范圍，使高校教學檔案管理人員有強烈的責任心，更好地調(diào)動其工作積極性。工作制度的建立要由學院分管的院長負責組織，由學院檔案辦公室負責擬定，以便更好地體現(xiàn)檔案工作的科學性與專業(yè)性。通過其制度的執(zhí)行，規(guī)范高校教學檔案具體工作行為，使高校教學檔案管理工作真正步入制度化、軌道化、正規(guī)化。 

12、60;  2、提高檔案管理人員的素質(zhì)    高等院校是高學歷人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少數(shù)教學檔案管理人員中出現(xiàn)了學歷低、專業(yè)水平差的問題，這就給高校檔案管理工作造成一定的阻礙。所以，提高高校教學檔案管理人員的素質(zhì)就顯得尤為重要。而要提高高校教學檔案管理人員的素質(zhì)，就要提高高校教學檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說的思想素質(zhì)不光是指其政治立場要堅定，還必須要求其對本職工作有認真負責的態(tài)度。高校教學檔案不得隨意去改動，例如學生各科、各學年考試成績；學院對在職教師教學工作考核的結(jié)果等。作為高校教學檔案管理人員，不但要有較強的責任心和事業(yè)心，更要有愛

13、崗敬業(yè)、對工作無私奉獻的大無畏精神。其次，高校教學檔案管理人員還要具備相應的專業(yè)素質(zhì)。對于高校教學檔案管理人員大部分都是半路出家、專業(yè)素質(zhì)比較弱的問題，各分院應當做好其再教育的工作，例如通過各種進修、脫產(chǎn)或非脫產(chǎn)上研究生班，當然也可以通過自身學習來不斷提升自己的專業(yè)水平和素質(zhì)，以便能更快地適應高校教學檔案管理的要求。    3、提高高校教學檔案管理水準，建立多功能型綜合檔案館    隨著現(xiàn)代科技的前進和發(fā)展，構(gòu)建多元的檔案資源管理框架，建設全民化檔案館將會是以后綜合檔案館的發(fā)展趨勢。復合型檔案館是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展的延伸與繼續(xù)，是傳統(tǒng)型檔

14、案館在信息技術(shù)條件下，與其發(fā)展的數(shù)字化檔案館融合而成的一個有機的統(tǒng)一體。復合型檔案館模式融合傳統(tǒng)型檔案館與數(shù)字化檔案館于一體，是檔案館的必然趨勢與選擇。但是，目前我國高校的教學檔案管理工作，從歸檔立卷方面，存在著很多檔案難以及時接收歸檔的情況。檔案資料如果不能夠歸檔及時，信息能力不強，就會在很大程度上削弱檔案館的作用。而復合型檔案館的建立，則是使現(xiàn)有的綜合檔案館強化更有效的途徑。綜合檔案館的強化會使其功能強化，能夠進行統(tǒng)一管理、避免重復的目的，符合構(gòu)建節(jié)約型社會的理念。建立復合型檔案館，不僅能夠?qū)⒏咝＝虒W檔案作為重點進行歸檔，還應該將其它各種與教學檔案有關(guān)的檔案進行一體化管理，使檔案之間形成一個體系，提高高校教學檔案的管理水準與效率。所以，高校各級檔案管理部門要加強管理方法與制度的創(chuàng)新，建立一個以現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化、信息化為主體，以紙質(zhì)檔案為輔的新型檔案管理模式。    總之，教學檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深入和以計算機、網(wǎng)絡技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。對高校院系級教學檔案工作提出了更高的要求，教學管理人員應適應時代需求。提高自身素質(zhì)