采購付款中的風(fēng)險(xiǎn)防范

1、研發(fā)績效管理實(shí)務(wù)采購付款中的風(fēng)險(xiǎn)防范由于市場競爭日益激烈導(dǎo)致大量產(chǎn)品從賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變、市場上的產(chǎn)品質(zhì)量差異巨大、多種 不同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)體并存以及社會誠信體制的不健全等等原因，導(dǎo)致企業(yè)采購一一付款業(yè)務(wù)變成了舞弊風(fēng)險(xiǎn) 的高發(fā)區(qū)。另外，在采購一一付款業(yè)務(wù)舞弊風(fēng)險(xiǎn)中，商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重。作為企業(yè)管理者必須對此有充分 的認(rèn)識。而企業(yè)采購與付款循環(huán)從實(shí)踐的角度看，主要可以分成五個(gè)環(huán)節(jié)，分別是：采購申請、合同建立、 貨物和服務(wù)的驗(yàn)收、處理發(fā)票、支付貨款。這五個(gè)環(huán)節(jié)中每個(gè)都有其關(guān)鍵控制點(diǎn)。針對于此，筆者將結(jié)合 各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的舞弊風(fēng)險(xiǎn)談一談付款業(yè)務(wù)預(yù)防的措施和方法。預(yù)防環(huán)節(jié)一：采購申請企業(yè)采購事項(xiàng)主要包括

2、：生產(chǎn)原材料采購、外協(xié)加工產(chǎn)品采購、設(shè)備采購、備品備件采購、工程 材料采購、各種服務(wù)如保險(xiǎn)、水電氣、軟件、甚至外包項(xiàng)目。所有的采購申請都應(yīng)當(dāng)詳細(xì)地記錄備查，在 購買之前獲得相應(yīng)管理層的批準(zhǔn)。采購申請應(yīng)當(dāng)由申請批準(zhǔn)人和采購執(zhí)行人之外的人提出。采購申請應(yīng)當(dāng) 包括必要的信息：采購內(nèi)容（如實(shí)物采購，需說明規(guī)格和數(shù)量等）、估計(jì)可接受的價(jià)格、采購原因、要求到貨日期等。如為特殊類型采購也應(yīng)事先規(guī)定相應(yīng)的審批鏈，例如項(xiàng)目性采購需項(xiàng)目組批準(zhǔn)、危險(xiǎn)品采購需 專業(yè)小組批準(zhǔn)等。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1:可能進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的、欺詐性的或不必要的采購?？刂拼胧菏孪纫?guī)定相應(yīng)的審批權(quán)限，對特殊采購的范圍和審批人進(jìn)行明確定義?？梢酝ㄟ^電子 審

3、批系統(tǒng)進(jìn)行審批流程設(shè)定。如為手工審批，則應(yīng)保留申請審批的原件，用于在采購和付款環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2:以緊急為由先采購后申請?？刂拼胧褐贫ňo急采購流程，減少事后采購。規(guī)定事后采購必須提交說明并經(jīng)過更高級別的審 批。將事后采購的比例作為對部門的考核項(xiàng)目之一，事后采購項(xiàng)目過多說明部門工作計(jì)劃未做好，也可能 是采購申請流程、采購流程過于拖沓。如果為后者，則應(yīng)限制采購審批流程的審批時(shí)間，提高審批效率。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3:如果公司審批權(quán)限依據(jù)預(yù)計(jì)采購金額設(shè)定，則可能存在將同一事項(xiàng)分開申請以降低采購申請的審批級別的問題?？刂拼胧哼@種情況無有效的措施完全規(guī)避，但可以在制度中規(guī)定同一事項(xiàng)不得分開申請，可以 將違背該

4、事項(xiàng)納入員工誠信正直條款處理。采購處理環(huán)節(jié)對多個(gè)申請建立一個(gè)合同的情況進(jìn)行控制。付款 審核環(huán)節(jié)對發(fā)票聯(lián)號情況進(jìn)行控制。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)4:超過審批金額的購買，或同一審批結(jié)果重復(fù)使用?？刂拼胧焊犊顚徍藭r(shí)需審驗(yàn)采購申請單原件。如為同一申請分次采購，則有以下幾種方法：（1）可規(guī)定原件單獨(dú)保存，每次采購后在原件中注銷；（2）可規(guī)定采購申請單使用一次后即不可再用，剩余金額留在下次重新申請；（3）可以由申請人和采購員之外的人員對申請使用情況用表格進(jìn)行跟蹤，付款審核 人員隨時(shí)可得到最新的剩余金額信息。第三種方法會帶來另外的風(fēng)險(xiǎn)，即如果付款審核由多個(gè)人員同時(shí)進(jìn) 行，有可能發(fā)生某個(gè)付款審核人未及時(shí)更新申請金額使用信息，

5、使另外的審核人據(jù)以審核的信息非最新信 息。這種情況可以通過網(wǎng)上傳遞信息或規(guī)定嚴(yán)格的處罰措施來降低風(fēng)險(xiǎn)。預(yù)防環(huán)節(jié)二：合同建立采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)批準(zhǔn)的申請內(nèi)容，在滿足公司在質(zhì)量、價(jià)格、技術(shù)和服務(wù)方面的要求的前提， 通過公正和合乎道德規(guī)范的方式識別合適且最有效的供貨商，建立合同或協(xié)議等。采購程序應(yīng)由申請采購、 付款處理之外的人員進(jìn)行，目的是將價(jià)格的談判和貨物的驗(yàn)收及發(fā)票的驗(yàn)收職責(zé)分離。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1:可能發(fā)生未經(jīng)授權(quán)的采購?？刂拼胧阂?guī)定可以不需經(jīng)采購部門尋價(jià)而直接采購報(bào)銷的事項(xiàng)，例如差旅費(fèi)、政府性收費(fèi)項(xiàng)目 等，清單之外的采購需求必須通過采購尋價(jià)流程。如部門建議不通過采購尋價(jià)流程則需要經(jīng)采購、財(cái)務(wù)和 公司管

6、理層的聯(lián)合批準(zhǔn)。付款審核部門在審核付款時(shí)，對于應(yīng)經(jīng)采購尋價(jià)的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)審核發(fā)票是否與采頁腳內(nèi)容1研發(fā)績效管理實(shí)務(wù) 購批準(zhǔn)的價(jià)格、數(shù)量相符；對于不需經(jīng)采購尋價(jià)的項(xiàng)目，應(yīng)審核是否經(jīng)過批準(zhǔn)。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2:申請部門限定品牌或單一供應(yīng)商，致使公司不能夠獲得最優(yōu)產(chǎn)品或最優(yōu)價(jià)格。控制措施：對限定品牌或供應(yīng)商的情況規(guī)定需書面說明并經(jīng)過更高級別的審批。限定品牌和供應(yīng) 商只能由非采購人員進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3:采購人員未進(jìn)行充分比價(jià)，可能得不到要求質(zhì)量的最優(yōu)惠價(jià)格。假如獲得了不正確的材 料或服務(wù)或得不到完善的技術(shù)，則可能產(chǎn)生額外的費(fèi)用。由于不正確的材料或材料缺乏可用性，挑選的供 貨商可能不能在必要時(shí)交付材料或服務(wù)，導(dǎo)致日程中

7、斷或停工?？刂拼胧簩Σ少張?bào)價(jià)輪次、比價(jià)方法、價(jià)格批準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，如未按規(guī)定進(jìn)行比價(jià)應(yīng)提 交書面說明并由更高級別的采購經(jīng)理進(jìn)行審批。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)4:采購人員通過選擇業(yè)務(wù)能力差別較大的供應(yīng)商等方法，使得比價(jià)結(jié)果或產(chǎn)品試驗(yàn)結(jié)果只有一家供應(yīng)商符合要求?？刂拼胧阂?guī)定如果結(jié)果只有一家供應(yīng)商符合要求，應(yīng)重新選擇供應(yīng)商或應(yīng)進(jìn)行書面說明和特別 審批。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)5:采購員和供應(yīng)商之間的利益合謀。控制措施：對采購、財(cái)務(wù)等部門通過填寫利益沖突問卷、廉潔培訓(xùn)、誠信正直承諾等形式進(jìn)行道 德風(fēng)險(xiǎn)防范，并對員工違背誠信正直、職業(yè)道德的情況給予嚴(yán)格處理。預(yù)防環(huán)節(jié)三：貨物和服務(wù)的驗(yàn)收控制的關(guān)鍵是將貨物和服務(wù)的驗(yàn)收、發(fā)票的驗(yàn)收與合

8、同建立職責(zé)分離，保證貨物按照合同要求驗(yàn) 收。應(yīng)當(dāng)規(guī)定驗(yàn)收人和驗(yàn)收審批權(quán)限，一般是由使用部門來驗(yàn)收。對于驗(yàn)收合格的貨物或服務(wù)才可以安排 付款。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1:部門未按照合同要求驗(yàn)收貨物?？刂拼胧阂?guī)定收貨需要的流程，提供由工程師等專業(yè)人員提供的驗(yàn)收報(bào)告等，驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)由高 級別的他人或獨(dú)立的他人審核批準(zhǔn)。規(guī)定驗(yàn)收規(guī)范，例如需先了解合同規(guī)定，根據(jù)合同的數(shù)量、質(zhì)量要求 驗(yàn)收等。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2:驗(yàn)收不及時(shí)或驗(yàn)收信息未及時(shí)傳遞到發(fā)票處理部門?？刂拼胧嚎梢酝ㄟ^ ERP系統(tǒng)來記錄驗(yàn)收情況，避免重復(fù)驗(yàn)收和重復(fù)付款。如不通過系統(tǒng)，可以 根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的驗(yàn)收報(bào)告來付款。如供應(yīng)商發(fā)票尚未開具而貨物或服務(wù)已接收，也應(yīng)根據(jù)接收情況估價(jià)

9、入賬。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3:對質(zhì)保金收貨的控制?？刂拼胧簩τ诠こ袒蚍?wù)類合同經(jīng)常會規(guī)定質(zhì)保金條款，約定保留一定的工程尾款，一定期限 內(nèi)無質(zhì)量問題再支付尾款。對于尾款之外的款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)由使用部門按照合同要求驗(yàn)收并出具驗(yàn)收報(bào)告后安 排支付。如為固定資產(chǎn)，在主體驗(yàn)收合格后，還應(yīng)該按照合同金額進(jìn)行預(yù)提，對質(zhì)保金單獨(dú)設(shè)立應(yīng)付賬款 明細(xì)科目反映。質(zhì)保期到，驗(yàn)收部門出具報(bào)告，通知財(cái)務(wù)支付質(zhì)保金（如質(zhì)保期內(nèi)無質(zhì)量問題）或不支付 （如有質(zhì)量問題）。財(cái)務(wù)應(yīng)對每筆質(zhì)保金進(jìn)行跟蹤，到期提醒使用部門提交報(bào)告。如確定不需支付質(zhì)保金， 還應(yīng)調(diào)整固定資產(chǎn)的原值，相應(yīng)重新計(jì)算折舊。預(yù)防環(huán)節(jié)四：處理發(fā)票 所有因采購貨物和勞務(wù)而收到的發(fā)票（包

10、括相關(guān)收貨單）都要及時(shí)和正確地處理。這些發(fā)票要由有關(guān)人員記入恰當(dāng)?shù)臅?jì)科目和正確的會計(jì)期間。因采購貨物和勞務(wù)而收到的發(fā)票應(yīng)附有完整的支持文件/單據(jù)來證明貨物已經(jīng)收到、服務(wù)已經(jīng)提供和付款已經(jīng)批準(zhǔn)。支持文件包括：已批準(zhǔn)的采購定單、服務(wù)提供確認(rèn)單（確認(rèn)提供服務(wù)所用的時(shí)間和/或完成的工作內(nèi)容）、詳細(xì)記錄了收到的貨物/服務(wù)的內(nèi)容和數(shù)量的收貨單或者電子版記錄、詳細(xì)記錄了貨物 /服務(wù)驗(yàn)收結(jié)果的文件。公司主管部門應(yīng)負(fù)責(zé)審核付款申請中所列示的無采購定單、收貨單、原始發(fā)票或無相關(guān)憑證的支出的合理性。注：審批付款的人員不應(yīng)負(fù)責(zé)實(shí)際付款操作。完整的支持文件（例如，收貨報(bào)告/服務(wù)確認(rèn)單，頁腳內(nèi)容2研發(fā)績效管理實(shí)務(wù)采購定

11、單等）應(yīng)附在履行付款的發(fā)票后，或者與發(fā)票相匹配。在批準(zhǔn)付款前，要審核這些支持文件。這里 應(yīng)注意：負(fù)責(zé)審核原始憑證的人員不應(yīng)負(fù)責(zé)收貨、批準(zhǔn)付款和進(jìn)行付款。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1:在尚未收到貨物/服務(wù)時(shí)就借記應(yīng)付賬款，可能發(fā)生未經(jīng)批準(zhǔn)的付款?？刂拼胧喊l(fā)票應(yīng)附有經(jīng)批準(zhǔn)的貨物或服務(wù)驗(yàn)收證明才可以入賬和安排付款。應(yīng)付賬款部門必須 和其它部門員工如采購、生產(chǎn)物流控制、工程、市場、人事等建立良好的溝通渠道以便及時(shí)解決問題。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2:發(fā)票未及時(shí)、正確地入賬，可能導(dǎo)致付款不及時(shí)，應(yīng)付賬款或其它負(fù)責(zé)科目余額、相關(guān) 費(fèi)用科目、存貨等的資產(chǎn)類科目余額不準(zhǔn)確。不按期付款可能影響公司的信用等級評定，也會導(dǎo)致無法享 受供應(yīng)商提供的現(xiàn)金

12、折扣。由于超過了發(fā)票的付款期，也可能會支付大額的費(fèi)用和利息?？刂拼胧贺?fù)責(zé)對賬的人員不應(yīng)同時(shí)涉及編制會計(jì)分錄或者資金付款。應(yīng)及時(shí)調(diào)查和解決供應(yīng)商 就關(guān)于發(fā)票未付款和貨物或服務(wù)數(shù)量差異提出的疑問。及時(shí)審閱、調(diào)查和解決超期的、對應(yīng)關(guān)系不恰當(dāng)?shù)陌l(fā)票、采購定單和收貨記錄。收貨應(yīng)同采購定單的明細(xì)或發(fā)票人工地或者自動地對應(yīng)。要適時(shí)地對長期的未達(dá)收貨確認(rèn)單、采 購定單或發(fā)票進(jìn)行調(diào)查。應(yīng)注意對收貨、采購定單和發(fā)票的核對、未決事項(xiàng)的跟蹤進(jìn)行職責(zé)分工。每月進(jìn)行應(yīng)付賬款賬齡分析，對超過正常付款期限未支付的款項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查。還應(yīng)及時(shí)和供應(yīng)商對 賬查找未達(dá)賬項(xiàng)原因。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3:發(fā)票傳遞丟失，可能造成不能夠及時(shí)付款。增值稅發(fā)票

13、的超過法律規(guī)定期限還會造成進(jìn) 項(xiàng)稅不能夠抵扣給公司帶來損失?？刂拼胧旱怯洸⑶邑?fù)責(zé)收回傳遞出的用于審批的發(fā)票。最好由應(yīng)付賬款部門統(tǒng)一接受供應(yīng)商的發(fā)票并且登記后分發(fā)給相關(guān)部門審批。當(dāng)供應(yīng)商把發(fā)票直接寄給了其它部門審批時(shí)，收到發(fā)票的部門應(yīng)負(fù) 責(zé)告知應(yīng)付賬款部門及時(shí)記錄發(fā)票的業(yè)務(wù)。建立發(fā)票簽收流程，對于收到的發(fā)票應(yīng)有回執(zhí)反饋供應(yīng)商，便 于分清公司和供應(yīng)商的責(zé)任。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)4:發(fā)票重復(fù)錄入，導(dǎo)致虛計(jì)應(yīng)付賬款重復(fù)付款?？刂拼胧罕容^好的方法是通過系統(tǒng)控制對于每個(gè)訂單只能進(jìn)行一次操作。如為手工處理，對于 已經(jīng)處理的發(fā)票應(yīng)該作標(biāo)記，防止重復(fù)錄入發(fā)票。預(yù)防環(huán)節(jié)五：款項(xiàng)支付如果發(fā)票先計(jì)入應(yīng)付賬款，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定安

14、排按時(shí)付款。如不需采購尋價(jià)而直接憑發(fā)票報(bào)銷 的事項(xiàng)，則應(yīng)審核發(fā)票是否經(jīng)過批準(zhǔn)。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1:重復(fù)付款。控制措施：對貨物和服務(wù)的所有付款，都必須附有收貨單、服務(wù)提供確認(rèn)單或付款批準(zhǔn)單。規(guī)定 發(fā)票批準(zhǔn)、收貨單都必須是原件，則可有效防止重復(fù)付款。應(yīng)注意，負(fù)責(zé)付款審核的人員不應(yīng)同時(shí)負(fù)責(zé)收 貨、批準(zhǔn)付款和付款。如果收貨單位和供應(yīng)商串通可能性大，則可規(guī)定通過獨(dú)立的財(cái)務(wù)或采購部門對訂單 執(zhí)行情況進(jìn)行控制來防范，還可以通過事后盤點(diǎn)、對賬等查出。如根據(jù)合同需要預(yù)付款項(xiàng)時(shí)，要審閱供應(yīng)商對賬單中有無超額付款和異常付款。另外，還應(yīng)該對應(yīng)付賬款的負(fù)數(shù)余額進(jìn)行分析。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2:付款金額錯誤。控制措施：在付款前，審核發(fā)票、貨物/

15、服務(wù)的驗(yàn)收和采購定單，確保付款已獲得批準(zhǔn)、貨物 /服務(wù)已收到、價(jià)格和數(shù)量準(zhǔn)確無誤、在限額內(nèi)支出以及使用的會計(jì)科目正確無誤。付款前要保證原始憑證的完整無缺，沒有價(jià)格和數(shù)量上的差異。當(dāng)發(fā)票超出了事先建立的采購定單的限額或超出其它標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要在付 款前上報(bào)和審查。在手工簽發(fā)支票或銀行轉(zhuǎn)賬付款前，付款批準(zhǔn)人在批準(zhǔn)付款以前，審核發(fā)票的完整性、明晰性和 準(zhǔn)確性。應(yīng)注意，負(fù)責(zé)簽字批準(zhǔn)的人員不應(yīng)同時(shí)負(fù)責(zé)收貨、單據(jù)核對、付款審計(jì)和資金付款。如果出現(xiàn)已經(jīng)退貨或索賠卻未及時(shí)入賬的情況，那么應(yīng)付賬款就會虛增，同樣相關(guān)費(fèi)用、存貨和 資產(chǎn)賬也會虛增?？梢酝ㄟ^從生產(chǎn)管理部門及時(shí)獲取退貨或索賠報(bào)表形式，在付款前將退貨或索賠均入

16、帳。 特別對于不再繼續(xù)提供服務(wù)的供應(yīng)商，應(yīng)在停止服務(wù)前嚴(yán)格審核。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3:付款信息錯誤，收款人信息等可能不正確?？刂拼胧航⒐?yīng)商信息庫，由獨(dú)立于應(yīng)付賬款批準(zhǔn)、付款批準(zhǔn)的人員進(jìn)行信息維護(hù)。付款批準(zhǔn)人應(yīng)審核付款信息是否和信息庫相同。建立、更改供應(yīng)商的代碼、名稱、地址、銀行賬號等信息時(shí)需有 來自供應(yīng)商的證明。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)4:付款時(shí)間提前或延后，造成現(xiàn)金折扣損失或公司信譽(yù)度受影響?？刂拼胧憾ㄆ趯?yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，定期和供應(yīng)商對賬可以部分避免，。如果涉及現(xiàn)金折扣較多，公司應(yīng)建立確保在恰當(dāng)時(shí)間取得供應(yīng)商提供的提前付款折扣的程序，例如資金預(yù)算分析等?！緝?nèi)控建議】1 .當(dāng)應(yīng)付賬款明細(xì)出現(xiàn)借方余額時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。將待處理的借方余額按照規(guī)定的程 序記入資產(chǎn)類賬戶“余額在貸方的應(yīng)付賬款”科目。2 .如應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)定期審I應(yīng)付賬款系統(tǒng)記錄/故障報(bào)告和安檢報(bào)告。3 .大額的貨物和服務(wù)采購要在相關(guān)發(fā)票和收貨文件所示的月份入賬?？稍诔绦蛭募幸?guī)定相關(guān)部門有責(zé)任預(yù)提記錄尚未傳遞給應(yīng)付賬款部門的發(fā)票和由于收到貨物和勞務(wù)而產(chǎn)生的負(fù)債。4 .應(yīng)建立流程保證正確維護(hù)應(yīng)付賬款主文件的所