效率管理的流程

1、效 率 管 理 的 流 程 （1）an error occurred while processing this人們?cè)谶M(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)，所經(jīng)歷的過程一directive般是：首先確定目標(biāo)，然后分析搜集情報(bào)，制定達(dá)到目標(biāo)的方法，然后實(shí)施這一方法，并根據(jù)完成的情況進(jìn)行調(diào)整，最終達(dá)到目標(biāo)。這是人們進(jìn)行一般活動(dòng)的過程，管理活動(dòng)同樣也適用這一過程。管理活動(dòng)是多種多樣的，就其所經(jīng)歷的一般過程來看，它們和人們的其他活動(dòng)的基本步驟卻是相同的，僅僅是目標(biāo)不同、考核標(biāo)準(zhǔn)等不同罷了。 管理活動(dòng)的特殊之處在于其目的是追求效率。 就效率管理而言， 其管理過程一般都要經(jīng)過：1 .考察組織狀況，進(jìn)行效率對(duì)比；2 .提出計(jì)劃、

2、策略、決策和方案；3 .方案執(zhí)行或組織實(shí)施；4 .考察方案執(zhí)行情況，提出修改意見。上述的各個(gè)步驟是相互依賴的，前一個(gè)步驟是后一個(gè)步驟得以實(shí)現(xiàn)的前提，后一個(gè)步驟是前一個(gè)步驟的目的和結(jié)果。管理者在進(jìn)行某一步驟的工作時(shí)，必須以前一個(gè)步驟為基礎(chǔ)，并為后一個(gè)步驟的進(jìn)行創(chuàng)造條件。如果某一個(gè)步驟的工作進(jìn)行得不好，就會(huì)影響整個(gè) 管理活動(dòng)的順利進(jìn)行。一、狀況分析，進(jìn)行效率對(duì)比效率管理的首要程序是確定效率標(biāo)準(zhǔn)，分析當(dāng)前的管理狀況，將當(dāng)前的管理狀況和效率標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較。1 .確定效率標(biāo)準(zhǔn)管理所有的活動(dòng)首先需要有個(gè)檢查衡量的效率標(biāo)準(zhǔn)。沒有效率標(biāo)準(zhǔn)，管理就無從談起。效率標(biāo)準(zhǔn)是衡量實(shí)際管理工作績(jī)效的依據(jù)和準(zhǔn)繩。效率標(biāo)準(zhǔn)通常

3、來源于組織機(jī)構(gòu)在其計(jì)劃階段所訂目標(biāo)，但不等于組織目標(biāo)。在具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，籠統(tǒng)地將組織的計(jì)劃目標(biāo)作為 標(biāo)準(zhǔn)是不行的，必須根據(jù)具體的作業(yè)特點(diǎn)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)。例如成本、利潤(rùn)、工時(shí)、單位產(chǎn)品的 材料消耗定額等等。標(biāo)準(zhǔn)最好是定量的，但也有許多標(biāo)準(zhǔn)不容易定量，如工作態(tài)度、人群 關(guān)系、道德水平等，這些雖然不能定量化，但是仍然應(yīng)該提出一些定性的標(biāo)準(zhǔn)。2 .分析當(dāng)前的管理狀況分析當(dāng)前的管理狀況就是衡量績(jī)效。所謂衡量績(jī)效就是對(duì)組織的運(yùn)行效果作定量或定 性描述，根據(jù)所描述的信息來評(píng)估實(shí)際工作的優(yōu)劣。衡量績(jī)效是管理過程的重要環(huán)節(jié)，但管理的目的不是為了衡量績(jī)效，而是為了達(dá)到預(yù)定的績(jī)效。實(shí)際工作情況與標(biāo)準(zhǔn)之間有無偏離，有多大

4、偏離，這是采取管理措施的依據(jù)，只有能夠得到偏離信息才能有效實(shí)施管理。衡量績(jī)效的工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅、細(xì)致的工作，它直接關(guān)系到能否實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。有些活動(dòng)是容易衡量的，例如生產(chǎn)活動(dòng)的產(chǎn)量、質(zhì)量、銷售業(yè)績(jī)，有些狀況的衡量需 要用專用的測(cè)量?jī)x器，還有些情況根本無法準(zhǔn)確衡量，例如人員的思想狀況、激勵(lì)程度等 內(nèi)在的心理狀態(tài)，由于無法直接觀察，只能憑推論來判斷。另外一個(gè)普遍的困難是如何考 核企業(yè)高層管理人員，由于高層管理人員本身的工作內(nèi)容難以確定，對(duì)其工作績(jī)效當(dāng)然也 難以評(píng)估。一般而言，工作的技術(shù)性質(zhì)越少，建立標(biāo)準(zhǔn)就越困難，績(jī)效評(píng)估也越難完成。3 .進(jìn)行效率對(duì)比把管理的實(shí)際成效與既定目標(biāo)要求相比較，若二者完全吻合

5、，就不需要改變或調(diào)整原目標(biāo)和控制狀態(tài)。但這種情形在管理實(shí)踐中極其罕見。在絕大多數(shù)情況下，管理的實(shí)際成 效與既定目標(biāo)之間存在著不同程度的偏差，如果沒有偏差，就不需要管理。正因?yàn)橛衅?存在，才需要我們?nèi)プ龉ぷ?。這個(gè)偏差，就要求我們進(jìn)行效率對(duì)比。這就需要管理者實(shí)施 管理和控制，以調(diào)整目標(biāo)或消除偏差、解決問題。管理成效與既定目標(biāo)相比較，一般有三種情形：成效或高于或等于或低于既定目標(biāo)要 求。若等于既定目標(biāo)，那這是最理想的狀況；若高于目標(biāo)，管理者就應(yīng)當(dāng)重新確定目標(biāo)， 或維持原目標(biāo)以實(shí)現(xiàn)超額完成任務(wù)；若低于目標(biāo)要求，管理者就應(yīng)當(dāng)尋求問題的根源，糾 正偏差，以求最終達(dá)成目標(biāo)。按照效率標(biāo)準(zhǔn)來衡量實(shí)際活動(dòng)的成效

6、的最好的辦法應(yīng)當(dāng)建立在向前看的基礎(chǔ)上，例如控制某一產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度， 僅僅控制整機(jī)產(chǎn)品是不夠的，應(yīng)當(dāng)追究到部件、零件、在產(chǎn)品、原料和材料的生產(chǎn)和準(zhǔn)備是否符合要求，按效率標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，這樣可使偏差在其實(shí)際發(fā)生之前就被發(fā)現(xiàn)，并采取適當(dāng)措施加以避免。一個(gè)機(jī)靈的、有遠(yuǎn)見的主管人員常常能預(yù)見 可能出現(xiàn)的偏差。如果管理者缺乏這種能力，也應(yīng)盡可能地及早發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的偏差。管 理者得到發(fā)生偏離的信息，認(rèn)為有必要采取措施來糾正實(shí)際結(jié)果與效率標(biāo)準(zhǔn)之間的偏差 時(shí)，必須進(jìn)行矯正偏差。矯正偏差應(yīng)該從研究出現(xiàn)這種偏差的原因入手，有時(shí)候在計(jì)劃階段估計(jì)前提條件時(shí)出錯(cuò)。例如，預(yù)測(cè)期過分樂觀，造成銷售額不能達(dá)到預(yù)期值。找出偏差的原

7、因，有助于確定 適當(dāng)?shù)募m偏行動(dòng)。當(dāng)然，發(fā)生偏差，也可能是經(jīng)理人員判斷失誤，也可能是員工處理不當(dāng)。在這種情況 下，如果差錯(cuò)比較嚴(yán)重或是習(xí)慣性的，就要采取糾偏行動(dòng)，進(jìn)行人事變動(dòng)或者將當(dāng)事人調(diào)去培訓(xùn)?？偠灾?，只有找出確切的原因之后，才能采取相應(yīng)的行動(dòng)。二、方案的制定科學(xué)的方案制定的過程，需要有健全的方案制定程序和相應(yīng)的方案制定技術(shù)來加以保 證。不同類型的方案制定，可以有不同的過程要求。但一般而言，方案制定程序主要包括 方案擬定、方案評(píng)價(jià)、方案選優(yōu)、方案補(bǔ)救這四個(gè)相互區(qū)別又有機(jī)的聯(lián)系的四個(gè)步驟，形 成一個(gè)完整的方案過程。一般通用的方案制定程序包括：效率管理的流程（2）an error occurre

8、d while processing this1 .方案擬定directive科學(xué)的決策要求“多方案選擇”，正確與錯(cuò)誤、優(yōu)與劣，都是在比較中發(fā)現(xiàn)的。因此，只有擬定出一定數(shù)量的備選方案，才有可能 經(jīng)過縝密地評(píng)價(jià)與對(duì)比，從中選擇最佳或最滿意的方案。多方案比較是做出科學(xué)決策的基礎(chǔ)。當(dāng)管理者面臨問題時(shí)，如果只有一個(gè)方案，就很難做出科學(xué)決策。擬定方案不僅要有多個(gè)備選方案，而且多個(gè)備選方案之間必須要有原則的區(qū)別，而不 只是細(xì)節(jié)上的差異。如果所擬定的備選方案質(zhì)量不高，也就不可能從中選出高質(zhì)量的方案。 如果擬定備選方案太少，也沒有多大的選擇余地。所以，備選方案的數(shù)量和質(zhì)量對(duì)最后做 出決策的影響極大。只有擬定了

9、一定數(shù)量和質(zhì)量的備選方案后，才能找到最有效地達(dá)到既 定的目標(biāo)而又花費(fèi)代價(jià)最小的方案，作為行動(dòng)的方案。擬定方案應(yīng)盡可能用不同的方法，從不同的角度來擬定，擬定方案不僅需用邏輯思維的方法，也需要直覺以及形象思維的方法。在擬定方案中應(yīng)廣泛采用各種智囊技術(shù)，例如“頭腦風(fēng)暴法”、“哥頓法”、“對(duì)演法”等等。只有這樣，才能盡可能開發(fā)創(chuàng)造性思維， 鼓勵(lì)和推動(dòng)新觀念和創(chuàng)造性見解的涌現(xiàn)，才能開闊方案制定的視野，提高擬定方案的質(zhì)量。2 .方案評(píng)價(jià)在擬定方案的過程中，應(yīng)集體討論，認(rèn)真地對(duì)于復(fù)雜的情況和不同的意見加以分析。 方案評(píng)價(jià)也應(yīng)當(dāng)是這樣，對(duì)所擬定的各個(gè)方案，都應(yīng)從定性和定量?jī)蓚€(gè)方面加以分析評(píng)價(jià)。 定性分析主要是

10、直接利用人們的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力，對(duì)方案做出直接的評(píng)價(jià)。對(duì)于一些受 社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境因素影響較大、所含因素錯(cuò)綜復(fù)雜而多變、難以用數(shù)據(jù)量化的決策，定 性分析尤其重要。但這類方法往往主觀成分較強(qiáng)、論證不很嚴(yán)密，需要用定量分析方法作 補(bǔ)充，兩種方法結(jié)合起來應(yīng)用。定量分析主要是將各種方案轉(zhuǎn)化為數(shù)學(xué)模型，并求得各模型的解，從而對(duì)備選方案做出評(píng)價(jià)。這種方法使各備選方案的利弊都能得以比較科學(xué)的表達(dá)，從而有利于方案的選擇和優(yōu)化。但是無論定性還是定量分析，對(duì)各種方案的分析，應(yīng)當(dāng)集中說明各備選方案的利弊、 權(quán)衡各備選方案實(shí)現(xiàn)所要求目標(biāo)的有效程度。要充分估計(jì)方案的幾個(gè)方面，好的和壞的、 順利的和困難的、可能辦到的和不

11、可能辦到的。要想到事情的幾種可能性，盡可能地慎重 一些，周到一些。然后，決策者通過初步比較和篩選，淘汰一些有明顯缺陷的方案，對(duì)余 下的方案進(jìn)行補(bǔ)充完善，供進(jìn)一步選擇。另外，方案的設(shè)計(jì)有時(shí)不是一次完成的，在初步 設(shè)計(jì)后，要經(jīng)過反復(fù)修改充實(shí)，才能逐步完善?？紤]一個(gè)方案的弊端極為重要。許多本來是一個(gè)很好的方案，在實(shí)施過程中失敗，其 原因就在于分析利弊時(shí)，未能考慮到潛在的困難，以制定各種補(bǔ)救措施。決策者應(yīng)確切指 出一項(xiàng)方案的短處，有了這一步，決策者就能預(yù)見到方案實(shí)施中可能出現(xiàn)的不良結(jié)果，這 樣就不會(huì)因?yàn)檫@項(xiàng)方案造成未能預(yù)料的后果而不知所措。3 .方案選優(yōu)方案選優(yōu)就是從各種可供選擇的方案中權(quán)衡利弊做出決

12、斷，劣中選好，好中選優(yōu)。要 進(jìn)行選擇，就要有選擇的標(biāo)準(zhǔn)。一旦確定了評(píng)價(jià)方案優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)，就可以對(duì)備用方案進(jìn)行 選擇。不同性質(zhì)的方案有不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，但又存在著某些共同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，這 樣幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于任何類型的方案選擇都是適用的：第一，能保證決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；第二， 在保證決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提下，付出的代價(jià)（人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等 ）盡可能少。在對(duì)備選方案進(jìn)行評(píng)價(jià)選擇時(shí)， 如果評(píng)價(jià)指標(biāo)只有一個(gè)， 而且備選方案的數(shù)目不多時(shí), 就容易從中確定出最優(yōu)者。但當(dāng)備選方案數(shù)目較多、評(píng)價(jià)指標(biāo)也有多個(gè)時(shí)，特別是當(dāng)諸多 評(píng)價(jià)指標(biāo)之間又有矛盾時(shí)，要選出一個(gè)所有的指標(biāo)都最優(yōu)的方案，一般是不可能的，這需 要在各個(gè)指

13、標(biāo)間作一定的折衷，綜合權(quán)衡利弊得失。最后選定的方案，并不一定各個(gè)指標(biāo) 都最優(yōu)，往往是主要指標(biāo)較好，又能兼顧其它指標(biāo)，這樣的方案一般容易被選中。決策者是決策的主人，決策過程中，對(duì)方案選擇的最后決斷總是要由決策者來做出的。 為了做到科學(xué)決策，避免主觀性，廣泛征求意見是必要的，但決策者要擺正同專家的關(guān)系, 既要大膽讓專家參與決策工作，尊重專家的意見，重視不同思想、觀點(diǎn)之間的討論，同時(shí) 又要有自己的主張，不能由專家代替領(lǐng)導(dǎo)者決策。作為決策者既要相信依靠專家，又要用 科學(xué)的思維來做出決斷，兩者不可偏廢。在某種意義上講，后者則更為重要。4 .方案補(bǔ)救在對(duì)備選方案作了評(píng)價(jià)，并初步選擇出滿意的方案之后，接著就

14、要開始方案的實(shí)施計(jì)劃。在方案選定之后，還有一項(xiàng)重要的工作，就是要考慮方案在實(shí)施過程中可能會(huì)出現(xiàn)一 些什么問題，這些問題一旦出現(xiàn)后會(huì)產(chǎn)生什么樣的不良后果，并且準(zhǔn)備相應(yīng)的防范措施和應(yīng)變措施，以便減少那些潛在問題出現(xiàn)的可能性和危害性，一旦它們出現(xiàn)時(shí)，能適時(shí)加以 補(bǔ)救。決策是復(fù)雜的，決策者不可能考慮到所有因素，許多因素也是無法預(yù)計(jì)的，這就會(huì)導(dǎo) 致方案可能存在一些潛在問題。潛在問題由于是隱藏在事物背后，因此，極容易被人們忽 視。對(duì)潛在問題的分析與防范，是科學(xué)決策十分重視的工作，如果把這項(xiàng)工作做好了，就 可以防患于未然，保證決策的連續(xù)性和成功的可能性。如果不懂得或不愿意作這種分析， 結(jié)果在執(zhí)行中出了問題而

15、措手不及，未作防范，就會(huì)使本來很好的決策方案在實(shí)施中失敗或成效不大，或產(chǎn)生很多副作用而得不償失。如果我們事先考慮了一項(xiàng)方案的直接后果之后，想到執(zhí)行這一方案時(shí)可能遇到困難的方面，以及克服這些困難的措施和條件，對(duì)可能 存在的問題作了防范分析，這些缺陷就有可能避免，或者可以大大減少損失。效率管理的流程（3）an error occurred while processing this三、方案的執(zhí)行directive方案的執(zhí)行，是指決策、方案形成后，為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)而進(jìn)行的全部活動(dòng)，也就是為實(shí)現(xiàn)決策、方案而采取的行動(dòng)。方案的執(zhí)行是決策的延續(xù)和具體化，決策、計(jì)劃如果不轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際行動(dòng)，付諸執(zhí)行，那只能是一種

16、設(shè)想。 在管理中如果只注重決策、方案的制訂，而不管決策、方案制訂后能否有效地執(zhí)行，不重 視執(zhí)行中的大量工作，不去及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行中的問題。那么，即使是正確的決策、 方案，也只是紙上談兵。管理者選擇方案，最終目的也是為了執(zhí)行。決策、方案是管理者 的根本性工作，執(zhí)行是經(jīng)常性的工作。一個(gè)合格的管理者必定是既善于決策，又善于抓好執(zhí)行工作的。檢驗(yàn)和完善決策、方案也離不開執(zhí)行。管理事務(wù)是復(fù)雜多變的，因此決策、方案不符 合客觀情況是難免的。一項(xiàng)決策、方案的正確程度如何，只有通過執(zhí)行才能得到檢驗(yàn)，才 能得出正確的結(jié)論。在執(zhí)行的過程中，實(shí)踐會(huì)告訴人們哪些決策、方案是正確的，哪些是 基本正確的，哪些是基本上不

17、正確的。對(duì)于正確的，要認(rèn)真地去貫徹落實(shí)；對(duì)基本上不正 確的，要迅速反饋，以便重新進(jìn)行決策制定新的方案；對(duì)于基本正確的，要在執(zhí)行中逐步修正，使之趨于完善。在方案執(zhí)行過程中，主要領(lǐng)導(dǎo)者并不見得非要親臨現(xiàn)場(chǎng)，參與具體的方案執(zhí)行和組織工作。他們應(yīng)將注意力主要放在對(duì)方案的監(jiān)督和反饋上。通過對(duì)方案的執(zhí)行， 看方案是否正確，決策是否成功。若方案被證實(shí)正確，就進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為以后的決策提供指導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)；若方案被否定，就應(yīng)當(dāng)尋找原因、總結(jié)教訓(xùn)，修正原有方案，并為以后的決策提供經(jīng) 驗(yàn)教訓(xùn)。一般來說，方案的執(zhí)行是在目標(biāo)已定的情況下進(jìn)行的。因此，方案的執(zhí)行是一項(xiàng)目的性很強(qiáng)，很具體的活動(dòng)。這就要求在整個(gè)執(zhí)行過程的一切活動(dòng)

18、都必須圍繞目標(biāo)而開展。由于執(zhí)行是一個(gè)復(fù)雜的活動(dòng)過程，會(huì)涉及到許多因素，可能遇到來自各方面的干擾。為此，每一項(xiàng)方案都需有一套經(jīng)過周密規(guī)劃的執(zhí)行方案，管理者必須精心組織指揮， 努力實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。衡量執(zhí)行活動(dòng)好壞的標(biāo)準(zhǔn)是看其是否有利于如期或提前達(dá)到?jīng)Q策、方案所規(guī)定的目的。背離了目標(biāo)，一切轟轟烈烈的行動(dòng)都是毫無意義的。在執(zhí)行活動(dòng)中，管理者要特別防止搞偏離目標(biāo)的熱熱鬧鬧的花架子，影響管理目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)， 要始終堅(jiān)持正確的方向，圍繞目標(biāo)而開展各項(xiàng)工作。四、監(jiān)督與反饋在效率管理的流程中， 監(jiān)督和反饋是必不可少的。監(jiān)督是根據(jù)計(jì)劃目標(biāo)和各種效率標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)察管理活動(dòng)中的行為與結(jié)果是否偏離管理目標(biāo)，并督導(dǎo)人們按標(biāo)準(zhǔn)辦

19、事的控制過程。對(duì)管理執(zhí)行的整個(gè)過程， 整個(gè)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)、）各個(gè)方面包括對(duì)執(zhí)行人員的配置、要求、管理實(shí)施的方案等進(jìn)行監(jiān)督，可以使各項(xiàng)管理活動(dòng)能在既定的軌道上正常運(yùn)行，方案能夠完整地執(zhí)行，保證方案執(zhí)行與決策指令的一致性，保證管理的執(zhí)行不偏離目標(biāo)，組織目標(biāo)能順利實(shí)現(xiàn)。方案的執(zhí)行是決策的延續(xù)和具體化，在方案實(shí)施過程中實(shí)行監(jiān)督，可以對(duì)決策目標(biāo)的貫徹執(zhí)行起 保障作用。監(jiān)督的主要工作有：對(duì)執(zhí)行中的現(xiàn)實(shí)狀況與原訂計(jì)劃做出比較，對(duì)已出現(xiàn)的偏差提出補(bǔ)救措施，提供反饋信息，以便追蹤決策，修正輸入信號(hào)。在方案的實(shí)施過程中實(shí)行監(jiān)督，可以使組織各階層各機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，保證管理者的決策能及時(shí)、準(zhǔn)確地貫徹執(zhí)行，可以將方案實(shí)

20、施過程中的情況和方案實(shí)施的結(jié)果不斷地、及時(shí)地向決策者進(jìn)行反饋。效率管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程， 組織是通過反饋來進(jìn)行管理和控制的，只有把決策執(zhí)行中的各種信息不斷地、及時(shí)地反饋到?jīng)Q策中，決策者才能對(duì)偏離決策目標(biāo)的各種情況進(jìn)行調(diào) 整、修正或完善，做到控制有方，指揮靈活。如何沒有靈敏、準(zhǔn)確的信息反饋，決策者不明情況，就無法制定決策，更談不上目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)了。 決策、執(zhí)行、反饋、再?zèng)Q策、再執(zhí)行、使管理活動(dòng)在動(dòng)態(tài)中迫近再反饋如此無窮地螺旋上升使決策者決策不斷進(jìn)步和完善, 目標(biāo)，最后實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。在效率管理工作中，沒有健全的反饋手段，有效的管理是不可想象 的。管理是否有效，關(guān)鍵在于是否有靈敏、正確的反饋。反饋靈敏，主要體現(xiàn)在：（1）能夠跟蹤事物的發(fā)展變化，迅速捕