往來款管理辦法.doc

1、往來款管理規(guī)定第一章總則第一條： 為了保護(hù)投資者的的合法權(quán)益， 規(guī)范企業(yè)資金往來的行為， 保證企業(yè)高效的利用資金，并減少壞賬的風(fēng)險，特制定本制度。第二條： 本制度所稱往來款項(xiàng)是指是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)生的應(yīng)收預(yù)收款、 應(yīng)付預(yù)付款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款。現(xiàn)就各個項(xiàng)目就行詳細(xì)規(guī)定，預(yù)收預(yù)付款參照應(yīng)收應(yīng)付款的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二章應(yīng)收賬款管理第三條，應(yīng)收賬款是指因銷售商品、材料、提供勞務(wù)等，應(yīng)向購貨單位收取的款項(xiàng)，以及代墊運(yùn)雜費(fèi)等第四條： 應(yīng)收帳款的管理部門為公司的財務(wù)部門和銷售部門， 財務(wù)部們負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)傳遞和信息反饋， 銷售部門負(fù)責(zé)客戶的聯(lián)系和款項(xiàng)催收， 財務(wù)部們和銷售部門共同負(fù)責(zé)客戶信用額度的確定。

2、客戶資信管理制度第五條： 信息管理基礎(chǔ)工作的建立由銷售部門完成， 公司銷售部應(yīng)在收集整理的基礎(chǔ)上建立以下幾個方面的客戶信息檔案一式兩份， 由業(yè)務(wù)經(jīng)理復(fù)核簽字后一份保存于公司財務(wù)部，一份保存于公司銷售部，業(yè)務(wù)經(jīng)理為該檔案的最終責(zé)任人，客戶信息檔案包括：A、客戶基礎(chǔ)資料：即有關(guān)客戶最基本的原始資料，可以盡量詳細(xì)。包括客戶的名稱、地址、電話、所有者、經(jīng)營管理者、法人代表、客戶財務(wù)的對賬電話和負(fù)責(zé)人等。 這些資料是客戶管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)， 由負(fù)責(zé)市場產(chǎn)品銷售的業(yè)務(wù)人員對客戶的訪問收集來的；B、客戶特征：主要包括市場區(qū)域、代理商還是直接客戶、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Φ龋籆、開票資料：若客戶需要增值稅專用發(fā)票，需

3、提供開票資料，后附一般納稅人資格證書復(fù)印件或傳真件；D信用評價：約定客戶的信用額度和信用期限所有經(jīng)管人員須妥慎保管， 確保不第六條： 客戶的信息資料為公司的重要檔案，得遺失， 如因公司部份崗位人員的調(diào)整和離職， 該資料的移交作為工作交接的主要部分，凡資料交接不清的，不予辦理離崗、離職手續(xù)。第七條： 客戶的信息資料應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)員與相關(guān)客戶的交往中所了解的情況， 隨時匯總整理后交業(yè)務(wù)經(jīng)理定期予以更新或補(bǔ)充。第八條： 實(shí)行對客戶資信額度和回款期限的定期確定制， 由負(fù)責(zé)各市場區(qū)域的業(yè)務(wù)主管、銷售內(nèi)勤、財務(wù)部（以下稱信用評定組） ，在銷售總監(jiān)（或主管市場的副總經(jīng)理） 的主持下， 每年 （半年） 對客戶的資

4、信額度、 信用期限進(jìn)行一次確定。確定時對每個客戶與公司的業(yè)務(wù)往來情況及回款情況進(jìn)行分析， 需要更改信用額度和信用期限的， 重新填寫客戶信息檔案變更的部分， 一式兩份， 財務(wù)部和銷售部各備存一份。第九條； 初期信用額度及期限的確定應(yīng)遵循保守原則， 根據(jù)過去與該客戶的交往情況（是否通常按期回款） ，及其凈資產(chǎn)情況（經(jīng)濟(jì)實(shí)力如何） ，以及其有沒有對外提供擔(dān)?；蛘吒渌髽I(yè)之間有沒有法律上的債務(wù)關(guān)系 （潛在或有負(fù)債） 等因素確定。 凡初次賒銷信用的新客戶信用度通常確定在正常信用額度和信用期限的50%，如新客戶確實(shí)資信狀況良好，須提高信用額度和延長信用期限的，必須經(jīng)信用評定組討論后， 形成一致意見， 經(jīng)

5、銷售總監(jiān) （主管市場的副總） 批準(zhǔn)后方可。第十條： 客戶的信用額度和信用期限原則上每年 （半年？季度） 進(jìn)行一次復(fù)核和調(diào)整， 公司信用評定組應(yīng)根據(jù)反饋的有關(guān)客戶的經(jīng)營狀況、 付款情況隨時予以跟蹤調(diào)整。產(chǎn)品賒銷的管理第十一條： 在市場開拓和產(chǎn)品銷售中， 凡利用信用額度賒銷的， 必須嚴(yán)格按照預(yù)先每個客戶評定的信用限額內(nèi)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)， 超信用額度的發(fā)貨需要經(jīng)銷售總監(jiān)（或主管銷售的副總經(jīng)理）批準(zhǔn)；第十二條： 財務(wù)部門內(nèi)主管應(yīng)收帳款的會計每月對照客戶信息檔案中的信用政策核對一次債權(quán)性應(yīng)收帳款的回款和結(jié)算情況，嚴(yán)格監(jiān)督每筆帳款的回收和結(jié)算。超過信用期限仍未回款的，應(yīng)匯總并及時通知銷售部門立即聯(lián)系客戶清收。

6、第十三條：凡前次賒銷未在約定時間結(jié)算的，除特殊情況下客戶能提供可靠的資金擔(dān)保外，一律不再發(fā)貨和賒銷。第十四條：業(yè)務(wù)員在簽定合同和組織發(fā)貨時，都必須參考信用等級和授信額度來決定銷售方式， 所有簽發(fā)賒銷的銷售合同都必須經(jīng)主管業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字后方可蓋章發(fā)出。第十五條：對信用額度在50 萬元以上，信用期限在 3 個月以上的客戶，業(yè)務(wù)經(jīng)理每年應(yīng)不少于走訪一次；信用額度在100 萬以上的信用期限在3 個月以上的，除業(yè)務(wù)經(jīng)理走訪外， 主管市場的副總經(jīng)理 （在有可能的情況下總經(jīng)理） 每年必須走訪一次以上。 在客戶走訪中， 應(yīng)重新評估客戶信用等級的合理性和結(jié)合客戶的經(jīng)營狀況、交易狀況及時調(diào)整信用等級。應(yīng)收賬款監(jiān)控制

7、度第十六條： 財務(wù)部門應(yīng)于月后5 日前提供一份當(dāng)月尚未收款的 應(yīng)收賬款帳齡明細(xì)表 ，提交給銷售部門。由相關(guān)業(yè)務(wù)人員核對無誤后報經(jīng)主管及銷售總監(jiān)（主管銷售的副總經(jīng)理） 批準(zhǔn)進(jìn)行賬款回收工作。 該表由業(yè)務(wù)員在出門收帳前核對其正確性，不可到客戶處才發(fā)現(xiàn)，不得有損公司形象；第十七條： 銷售部門應(yīng)嚴(yán)格對照 信用額度表 和財務(wù)部們報來的 帳齡明細(xì)表 ，及時核對、 跟蹤賒銷客戶的回款情況， 對未按期結(jié)算回款的客戶及時聯(lián)絡(luò)和反饋信息給銷售總監(jiān)（主管副總經(jīng)理） 。第十八條：業(yè)務(wù)人員在與客戶簽定合同或協(xié)議書時，應(yīng)按照信用額度表中對應(yīng)客戶的信用額度和期限約定單次銷售金額和結(jié)算期限， 并在期限內(nèi)負(fù)責(zé)經(jīng)手相關(guān)賬款的催收

8、和聯(lián)絡(luò)。如超過信用期限者，按以下規(guī)定處理：超過1-30 天時，由經(jīng)辦人上報部門經(jīng)理，并電話催收；超過 30-60 天時，由部門經(jīng)理上報主管副總經(jīng)理，派員上門催收;超過61-90 天時，并經(jīng)催收無效的， 由業(yè)務(wù)主管報總經(jīng)理批準(zhǔn)后作個案處理 （如提請公司法律顧問考慮通過法院起訴等催收方式） ；第一十九條： 業(yè)務(wù)員收帳時應(yīng)收取現(xiàn)金或票據(jù)， 若收取銀行票據(jù)時應(yīng)注意開票日期、票據(jù)抬頭及其金額是否正確無誤，如不符時應(yīng)及時聯(lián)系退票并重新辦理。第二十條： 收取的匯票金額大于應(yīng)收帳款時非經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)理同意， 現(xiàn)場不得以現(xiàn)金找還客戶，而應(yīng)作為暫收款收回，并抵扣下次帳款；第二十一條：收款時客戶現(xiàn)場反映價格、交貨期限、質(zhì)

9、量、運(yùn)輸問題，在業(yè)務(wù)權(quán)限內(nèi)時可立即同意， 若在權(quán)限外時需立即匯報主管， 并在不超過3 個工作日內(nèi)給客戶以答復(fù)。 如屬價格調(diào)整， 回公司應(yīng)立即填寫價格調(diào)整表告知相關(guān)部門并在相關(guān)資料中做好記錄；第二十二條： 業(yè)務(wù)人員在銷售產(chǎn)品和清收帳款時不得有下列行為， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 一律予以開除，并限期補(bǔ)正或賠償，嚴(yán)重者移交司法部門。1、收款不報或積壓收款。2、退貨不報或積壓退貨。3、轉(zhuǎn)售不依規(guī)定或轉(zhuǎn)售圖利。壞賬管理制度第二十三條： 業(yè)務(wù)人員全權(quán)負(fù)責(zé)對自己經(jīng)手賒銷業(yè)務(wù)的賬款回收， 為此， 應(yīng)定期或不定期地對客戶進(jìn)行訪問（電話或上門訪問，每季度不得少于兩次） ，訪問客戶時， 如發(fā)現(xiàn)客戶有異?，F(xiàn)象， 應(yīng)自發(fā)現(xiàn)問題之日

10、起1 日內(nèi)填寫“問題客戶報告單”， 并建議應(yīng)采取的措施， 或視情況填寫“壞帳申請書”呈請批準(zhǔn)， 由業(yè)務(wù)主管審查后提出處理意見，凡確定為壞帳的須報總經(jīng)理批準(zhǔn)后按相關(guān)財務(wù)規(guī)定處理。第二十四條：業(yè)務(wù)人員因疏于訪問，未能及時掌握客戶的情況變化和通知公司，致公司蒙受損失時，公司應(yīng)對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行處罰。第二十五條： 銷售部門應(yīng)全盤掌握公司全體客戶的信用狀況及來往情況， 業(yè)務(wù)人員對于所有的逾期應(yīng)收帳款， 應(yīng)由各個經(jīng)辦人將未收款的理由， 詳細(xì)陳述于帳齡分析表的備注欄上， 以供公司參考， 對大額的逾期應(yīng)收帳款應(yīng)特別書面說明， 并提出清收建議，以避免此類帳款將來因故無法收回形成呆帳。第二十六條： 業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)發(fā)生

11、壞帳的可能性時應(yīng)爭取時效速報業(yè)務(wù)主管， 及時采取補(bǔ)救措施， 如客戶有其他財產(chǎn)可供作抵價時， 征得客戶同意立即協(xié)商抵價物價值， 妥為處理避免更大損失發(fā)生。 但不得在沒有擔(dān)保的情況下， 再次向該客戶發(fā)貨。第二十七條：“壞帳申請書”填寫一式三份，有關(guān)客戶的名稱、號碼、負(fù)責(zé)人姓名、營業(yè)地址、電話號碼等，均應(yīng)一一填寫清楚，并將申請理由的事實(shí)，不能收回的原因等， 做簡明扼要的敘述， 經(jīng)銷售部門及總經(jīng)理批準(zhǔn)后， 連同帳單或差額票據(jù)轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)主管處理。第二十八條：凡發(fā)生壞帳的，應(yīng)查明原因，如屬業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)造成，于當(dāng)月份計算業(yè)務(wù)人員銷售成績時，給予相應(yīng)的處罰。應(yīng)收賬款交接制度第二十九條：業(yè)務(wù)人員崗位調(diào)換、離

12、職，必須對經(jīng)手的應(yīng)收帳款進(jìn)行交接，凡業(yè)務(wù)人員調(diào)崗， 必須先辦理包括應(yīng)收帳款在內(nèi)的工作交接， 交接未完的， 不得離崗，交接不清的，責(zé)任由交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替者負(fù)責(zé)；凡離職的，應(yīng)在 30 日向公司提出申請，批準(zhǔn)后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開者其薪資和離職補(bǔ)貼不予發(fā)放， 由此給公司造成損失的， 將依法追究法律責(zé)任。 離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準(zhǔn)， 在生效日期前要交接完成， 若交接不清又離職時，仍將依照法律程序追究當(dāng)事人的責(zé)任；第三十條： 業(yè)務(wù)員提出離職后原則上須把經(jīng)手的應(yīng)收帳款全部收回或取得客戶付款的承諾擔(dān)保，若存在超信用期限未回款的情況不予辦理離職；第三十一條：

13、 離職業(yè)務(wù)員經(jīng)手的壞帳理賠事宜如已取得客戶的書面確認(rèn)， 則不影響離職手續(xù)的辦理， 其追訴工作由接替人員接辦。 理賠不因經(jīng)手人的離職而無效。第三十二條： “離職移交清單”至少一式三份， 由移交、 接交人核對內(nèi)容無誤后雙方簽字，并監(jiān)交人簽字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司檔案存留一份；第三十三條： 業(yè)務(wù)人員接交時， 應(yīng)與客戶核對帳單， 遇有疑問或帳目不清時應(yīng)立即向主管反映，未立即呈報，有意代為隱瞞者應(yīng)與離職人員同負(fù)全部責(zé)任；第三十四條： 公司各級人員移交時， 應(yīng)在完成移交手續(xù)并經(jīng)主管認(rèn)可后， 方可發(fā)放該移交人員最后任職月份的薪金，未經(jīng)主管同意而自行發(fā)放由出納人員負(fù)責(zé)；第三十五條： 業(yè)務(wù)人員辦

14、交接時由業(yè)務(wù)主管監(jiān)督； 移交時發(fā)現(xiàn)有貪污公款、 短缺物品、現(xiàn)金、票據(jù)或其他憑證者，除限期賠還外，情節(jié)重大時依法追訴民、刑事責(zé)任；第三十六條： 應(yīng)收帳款交接后一個月內(nèi)應(yīng)全部逐一核對， 無異議的帳款由接交人負(fù)責(zé)接手清收， （財務(wù)部應(yīng)隨意對客戶辦理通訊或?qū)嵉貙?，以確定業(yè)務(wù)人員手中帳單的真實(shí)性。 ） ； 交接前應(yīng)核對全部賬目報表， 有關(guān)交接項(xiàng)目概以交接清單為準(zhǔn)，交接清單若經(jīng)交、接、監(jiān)三方簽署蓋章即視為完成交接，日后若發(fā)現(xiàn)帳目不符時由接交人負(fù)責(zé)。第三章應(yīng)付賬款管理第三十七條：概念解釋 應(yīng)付賬款是指企業(yè)因購買材料、商品和接受勞務(wù)供應(yīng)等經(jīng)營活動應(yīng)支付的款項(xiàng)。供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人

15、或其他組織。抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對采購物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購中心匯總成冊。到貨收檢記錄：是貨物驗(yàn)收部門和人員對貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對所采購貨物給出驗(yàn)收報告和處理意見。暫估應(yīng)付款：采購貨物的所有權(quán)已經(jīng)轉(zhuǎn)移至本公司，但是供應(yīng)商的正式發(fā)票尚未到達(dá)財務(wù)部的應(yīng)付款項(xiàng)。當(dāng)供應(yīng)商的發(fā)票送達(dá)財務(wù)部時，應(yīng)將暫估應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。公司的暫估應(yīng)付款和應(yīng)付賬款構(gòu)成了公司資產(chǎn)負(fù)債表上的應(yīng)付賬款第三十八條：公司應(yīng)付賬款的管理部門為供應(yīng)部和財務(wù)部， 財務(wù)部們負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)傳 遞和信息反饋，供應(yīng)部門負(fù)責(zé)客戶的聯(lián)系和對賬。物資采購報銷流程第三十九條：物資采購前要由用料申請人先填寫物資需求計劃，物

16、資需求計劃經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交與采購人員，采購人員制作“采購定單”并進(jìn)行采購。第四十條：首次購進(jìn)原料、輔料、工具用具，尤其是定制品，采購者應(yīng)堅持先取樣品，征得使用部門及領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進(jìn)行采購或定制。第四十一條：物資采購返回單位，須經(jīng)物資使用部門核實(shí)、檢驗(yàn)部門驗(yàn)收簽字，出具“到貨收檢記錄”和“入庫單”。第四十二條：物資采購報銷必須以發(fā)票為據(jù)，不準(zhǔn)出現(xiàn)白條報銷。第四十三條：資采購前， 預(yù)借物資款，必須經(jīng)財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可借款，執(zhí)行借款流程；物資采購?fù)戤?，需及時報銷。第四十四條：物資采購報銷須填寫請款單，執(zhí)行費(fèi)用報銷流程第四十五條：凡不按上述規(guī)定采購者，財務(wù)部以及各業(yè)務(wù)部門的財務(wù)人員，應(yīng)

17、一律拒絕支付。應(yīng)付賬款入賬程序有票應(yīng)付款第四十六條：財務(wù)部業(yè)務(wù)會計對采購定單、供應(yīng)商發(fā)票、檢驗(yàn)入庫單、到貨收檢記錄進(jìn)行審核，即“四單符合”審核。四單中的第一單“采購定單”是指由采購合同、 采購定單、 委托加工單等組成的合同單據(jù)。 第二單“供應(yīng)商發(fā)票”是指由供貨方提供的合法的增值稅發(fā)票。 采購金額在 200 元以上的， 原則上需提供增值稅專用發(fā)票。 第三單“入庫單”是指由倉儲部管理員填寫的統(tǒng)一編號的手工入庫單。 第四單 “到貨收檢記錄” 指的是質(zhì)檢部出具的檢驗(yàn)合格的報告單。財務(wù)部業(yè)務(wù)人員在“四單符合”審核后， 制作記賬憑證并按照會計復(fù)核、 批準(zhǔn)程序入賬。第四十七條：有關(guān)部門對合同、訂單的修改原件

18、（復(fù)印件） ，應(yīng)及時傳遞到財務(wù)部。暫估應(yīng)付款第四十八條：倉庫管理員在收到供應(yīng)商的合格來貨（經(jīng)檢驗(yàn)合格）后，填寫入庫單并將入庫信息傳遞給財務(wù)部門。未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格的貨物不得入庫。第四十九條： 財務(wù)部核對每一張入庫單， 確保信息準(zhǔn)確無誤。 將無票入庫貨物作為暫估入庫進(jìn)行核算。第五十條： 對貨物入庫后超過一個月發(fā)票未達(dá)的無票應(yīng)付款， 財務(wù)部應(yīng)及時與采購部聯(lián)系并跟蹤。應(yīng)付賬款第五十一條： 供貨方開來發(fā)票， 從無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款時， 必須經(jīng)過“四單符合審核”。 財務(wù)部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在“四單符合審核”后， 方可將無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。第五十二條： 財務(wù)部在“四單符合審核”中發(fā)現(xiàn)不符或不完全相符時， 應(yīng)

19、立即通知供應(yīng)部。 供應(yīng)部應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系處理， 并在一周內(nèi)將問題調(diào)查清楚并合理解決。 財務(wù)部應(yīng)同時將所有四單不符的情況記錄， 并定期跟蹤和向財務(wù)經(jīng)理匯報。第五十三條： 對在“四單符合審核”中多開票、 重開票的供應(yīng)商應(yīng)提出警告， 情節(jié)嚴(yán)重的，要考慮給予處罰或更換。第五十四條： 更改供應(yīng)商名稱必須得到供應(yīng)商提供的合法的資料。 這些資料應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。第五十五條： 財務(wù)部每月打印出有借方余額的應(yīng)付賬款， 并通知采購部及相關(guān)部門。 采購部及有關(guān)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決， 并將結(jié)果在一周內(nèi)告知財務(wù)部。對超過兩個月的有借方余額的應(yīng)付賬款， 財務(wù)部應(yīng)向財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理作書面匯報。對賬第五十六條： 財務(wù)部每月應(yīng)核對應(yīng)付賬款總賬與明細(xì)賬， 對存在的差異及明細(xì)賬中的異常項(xiàng)目和長期未達(dá)項(xiàng)目， 財務(wù)部應(yīng)