怎么做好學校檔案管理

1、怎么做好學校檔案管理平時做到位輕松迎檢查“高標準、嚴要求做好學校日常工作每學期我們都要接受市局及上級主管部門對學校各項工作的督導評估檢查，在每次的 檢查中，我校的檔案材料均受到了被檢人員的一直稱贊。根據在接收上級各種檢查整理材 料的過程及過后的總結、反思中，總結出了點滴體會和認識，就如何做好學校常規(guī)檔案工 作愿和大家一起交流，以便正確認識檢查，從容迎接檢查，把這項工作做得更好。一、了解兩個概念（一）什么是學校檔案學校檔案是學校集體或個人在管理、教育教學和教研等活動中形成的有查考利用價值 的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實、完整、系統(tǒng)地反映各項工作活動的特點和規(guī) 律的歷史記錄，是學校一切工作

2、的綜合反映，是體現(xiàn)全校教職工勞動和智慧的結晶。它既 是一個學校長期教育教學活動中各個方面的實踐經驗的總結，乂是促進學校在今后工作中 揚長補短不斷繼續(xù)前進的重要條件。（二）什么是檔案整理檔案整理，是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本的分類、組合和 編目，使其系統(tǒng)化、科學化，有利于檔案的保管和使用。二、理解上級對學校各項工作檢查的目的意義我們每年都要多次接受上級部門對學校各項工作的檢查，涉及到學校工作的方方面面。 督導檢查組到校后，一般就是聽匯報，看材料，開座談，實地看。每一項內容查得都非常 認真，特別是看材料，更是成為檢查的重點。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形 式來表現(xiàn)的，

3、檢查、驗收、考評指標也都在檔案中體現(xiàn)。上級部門對學校各項工作的檢查主要目的就是督促、指導學校全面貫徹黨的教育方針, 遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉變教育觀念，優(yōu)化學校管理，改革教學內容和方法，全 面提高辦學水平和質量，為國家培養(yǎng)建設者和接班人，使學校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標； 引導社會、家長用正確的標準評價學校，關心和支持學校工作;促進學校事業(yè)和改革健康 發(fā)展，推進和諧校園建設。其實，從另一個方面來說，無論什么檢查都是對學校工作的促 進。三、把握標準，把工作做在平時根據多年來的工作情況，我認為，無論什么工作，扎扎實實做好平常工作，才能做到 遇事不驚。我們是怎樣做好平時常規(guī)檔案資料的收集、整理、立

4、卷、歸檔，輕松迎接上級 部門對學校工作的檢查的呢？1、加強領導，把檔案工作納入日程。各部門高度重視本部門日常檔案管理工作，針 對本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名兼職檔案員，負責本部門日常檔案工作。2、認真組織，提高檔案業(yè)務水平。學校檔案室檔案員定期對各處室、各專業(yè)部的兼 職檔案員召開業(yè)務學習會，學習有關檔案管理辦法和歸檔文件整理規(guī)則，增強工作人員的 檔案意識，提高素質;根據工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，給兼職檔案員提出要求，使他 們通過干中學、學中干，慢慢熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為 更科學、更規(guī)范做好學校的檔案工作打下基礎。3、抓住重點，細致收集各種資料。俗話說巧婦難為

5、無米之飲”，檔案工作的一個重 點就是真實、完整地收集學校在教育教學過程中形成的各種文件資料。平時各處室人員注 重對文件資料、活動材料進行收集和積累。對開展的重要活動給予關注或跟蹤，及時收集 紙質、音像、照片等各種教體的信息資料，并不定期地向各級領導收集材料，努力將真實、 完整的資料“盡收囊中”，做細做實了工作中“收集”這一環(huán)節(jié)。4、克服難點，認真系統(tǒng)進行整理。每個部門每學期新形成的檔案都很多，我們對教 育教學工作、管理工作中形成的各種文件資料進行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的有 機聯(lián)系，把同一事由且有著密切關聯(lián)的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的文件資料整 理成有序可查的檔案。對于需要經過較

6、長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累, 等活動一結束，就立即整理。5、注重細節(jié)，高質完成歸檔工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序、 著錄等各個環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質量高低。因此，各處室工作 人員都非常注意各個細節(jié)，認真編號，用統(tǒng)一格式進行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成 了形成一卷，整理一卷的好習慣。四、常規(guī)檔案整理實例。（一）計劃總結類：開學初，學校各處室和各專業(yè)部均按照學校的整體，制定了各自部門的工作計劃，還 有教研組工作計劃、教師、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學期結束 時與期末的各項工作、活動總結收集、分類進行裝訂。（二）教育教學

7、活動類學期中間，在學校教育教學工作中，常常開展多項活動，實施各項活動時，我們注重 收集活動中的各種文字材料。例如：1、教學活動類(1)優(yōu)質課、公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評分標準及評分表、獲獎 人員名單(或表彰決定)、音像資料、宣傳報道等；(2)教案檢查：我們收集檢查標準、結果統(tǒng)計表、評選等次等；(3)學校運動會：我們收集運動會的秩序冊，各項目的參加人員、評委、積分表、取 得名次、獲獎情況、照片、總結、新聞報道等。2、政教、團委活動類(1)學生安全知識競賽：我們收集參加班級、參賽形式、知識內容、打分表、獲獎情 況、小結、照片、新聞報道等。(2)升旗儀式：我們收集開學初的安排，記錄的

8、每次升旗時間、升旗手、主持人，參 加人員、國旗下講話稿以及相關照片及新聞報道等。(3)團日活動：(我校常利用周六、周日外出活動)我們收集活動方案、活動內容、活 動小結、照片、新聞稿件等。3、工會活動(1)學校十件大事評選：我們收集的材料有評選通知、各部門上報的材料、評選結果 通報、獎勵情況及新聞報道。(2)排球比賽：我們收集的有競賽方案、比賽日程安排、比賽成績記錄、表彰決定、 獎勵情況、新聞報道。(3)讀書交流表彰會：我們收集的有活動方案、議程、表彰文件、交流稿件、新聞報 道?！俺Ｒ?guī)檔案資料是學校工作的歷史腳印”，我們的檔案資料管理人員以高度負責態(tài)度， 積極、主動、科學地做好檔案資料的收集、整理與管理工作。在平時的資料收集方面我們做到：化、部門化和條理化;在檔案的裝訂方面科學規(guī)范。 由于我們留心日常工作中的檔案材料，并及時收集、整理、立卷、歸檔，無論遇到什么檢 查，也無論由那個部門負責牽頭迎接上級的檢查，我們只是按照檢查內容要求，把各部門 日常工作中與檢查內容相關的檔案收集上來，按照各項檢查的評估標準、評分細則分類即 可。同時還把每次各級領導檢查后的反饋建議記下來，作為以后重點整改的地方，這樣不 斷完善，逐步提高。五、感悟上