檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)實(shí)際效益

1、檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)實(shí)際效益         <TABLE     style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; PADDING-BOTTOM: 10px; LINE-HEIGHT: 22px; PADDING-TOP: 10px"     cellSpacing=0 cellPadding=3 width="96%" align=center&

2、#160;    border=0>                                                 

3、     收集和管理檔案的根本目的,除了不使其散失和安全保存外,主要是為了開(kāi)發(fā)與利用。而在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中,存在著傳統(tǒng)式的被動(dòng)(即坐等)服務(wù)形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大問(wèn)題,已嚴(yán)重影響著檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。 一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問(wèn)題。 (一)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),不求檔案的實(shí)際效益。檔案行政管理部門(mén),了解檔案利用情況時(shí),只需統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù),如得用人數(shù)、利用檔案卷(冊(cè))數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等,而不了解通過(guò)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用,而所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。收集統(tǒng)計(jì)檔案利用

4、數(shù)據(jù),雖然亦能反映檔案的利用情況,但這是表面現(xiàn)象,說(shuō)明不了檔案給社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)的價(jià)值和作用。也就是說(shuō),統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表面現(xiàn)象,而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì),這是檔案部門(mén)普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。 (二)在檔案館查(借)閱利用時(shí),只要求填寫(xiě)其利用目的,不求深層次了解,失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用,可分兩個(gè)階段。第一階段,又可稱(chēng)初級(jí)階段;即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案,這時(shí)只反映檔案利用情況;第二階段,又可稱(chēng)為高級(jí)階段,即檔案通過(guò)利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用。而要取得這種信息,事先必須有所了解和掌握,即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解

5、,并一一記錄在案,以利日后跟蹤調(diào)查。 (三)有了利用實(shí)例,不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作,收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例,但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料,因此收集后就將實(shí)例束之高閣,不匯編發(fā)表,影響檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。 (四)編研工作滯后,遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用需要。因?yàn)?利用單位不了解館藏情況,即你館藏中究竟有些什么資料可供社會(huì)利用。因此,檔案管理人員必須了解信息社會(huì)動(dòng)向和需求,結(jié)合館藏實(shí)際,有目的、有計(jì)劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料,提供社會(huì)利用。然而,各地各級(jí)檔案館編研工作滯后,跟不上社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求,影響檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

6、二、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫 檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來(lái),有什么社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益呢?卻一無(wú)所知或知之不多。要想取得成果,除了要求利用者主動(dòng)反饋信息外,檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實(shí)際效益,主要有以下作用: (一)有利于了解檔案的價(jià)值和作用。檔案法第二條稱(chēng):“本法所稱(chēng)的檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！钡私鈾n案是否具有保存價(jià)值,最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用,最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過(guò)檔案的利用和開(kāi)發(fā),才能了解檔案的價(jià)值。過(guò)去不少單位和領(lǐng)導(dǎo),為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持

7、,主要一個(gè)原因是檔案部門(mén)長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài),單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。 (二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知,檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種,檔案到了規(guī)定的保管期限,就要組織鑒定,確定其銷(xiāo)毀還是延長(zhǎng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng),即使已到規(guī)定的保管期限,也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)基保管期限;反之,檔案利用率較低,保存價(jià)值不大,即使未到規(guī)定的保管期限,亦應(yīng)降低其保管期限。 (三)有利于了解和掌握檔案利用信息,進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道,最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過(guò)實(shí)際效益的調(diào)查和收集,可以進(jìn)一步了解社會(huì)和市場(chǎng)對(duì)檔案利用的需

8、求和利用者的心理,從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式,拓寬利用渠道,使更多的利用者了解檔案,熟悉檔案,利用檔案,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。 三、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,獲得檔案實(shí)際效益的基本做法 (一)認(rèn)真做好查(借)閱登記工作。在登記時(shí),一要認(rèn)真負(fù)責(zé),按項(xiàng)目一一填寫(xiě)的項(xiàng)目不要漏填;二要把查(借)閱檔案的利用目的,填寫(xiě)清楚,不可填寫(xiě)得太簡(jiǎn)單,如“工作參考”等,而應(yīng)填明作那一項(xiàng)工作參考,填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益,這樣便于提供實(shí)際效益的線(xiàn)索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。 (二)建立用戶(hù)聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時(shí),一般不會(huì)產(chǎn)生效益,而要通過(guò)實(shí)踐,才能反映出檔案的實(shí)際價(jià)值,產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因

9、此,為了及時(shí)取利用信息,可以建立用戶(hù)聯(lián)系制度,即把用戶(hù)的姓名、單位地址、聯(lián)系電話(huà)和郵編等一一登記在冊(cè),以便與用戶(hù)聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)告訴用戶(hù),以利用戶(hù)及時(shí)反饋信息。 (三)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶(hù)查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表,主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱(chēng)和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫(xiě)得具體一點(diǎn),應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。 (四)及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過(guò)編輯再重返社會(huì),這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值,又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案,來(lái)利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門(mén)(單位)的領(lǐng)導(dǎo),使他們認(rèn)識(shí)檔案作用,支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來(lái),便失去了反饋工作的實(shí)際意義。 (五)實(shí)地調(diào)查和電話(huà)采訪。根據(jù)用戶(hù)查閱時(shí)登記在案的線(xiàn)索,可以及時(shí)到實(shí)地調(diào)查或電話(huà)采訪,掌握利用效果的第一手資料。許多用戶(hù)在各自不同的崗位上,都擔(dān)負(fù)著一定的工作和任務(wù),有時(shí)沒(méi)有時(shí)間來(lái)編報(bào)得用實(shí)例,檔案人員應(yīng)主動(dòng)上門(mén)服務(wù),把通