設(shè)備技術(shù)檔案管理制度.doc

1、XX制造有限公司設(shè)備技術(shù)枯案管理辦法1 .總則：1.1 為建立、健全公司設(shè)備技術(shù)檔案工作,完整保存和科學(xué)管理公司的設(shè)備技術(shù)檔案,充分發(fā)揮設(shè)備 技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù),特制訂本管理制度。1.2 本公司設(shè)備技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門、分廠在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、痍量、設(shè)備、基建等技術(shù)活 動(dòng)中形成的具有歸檔保存價(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、 圖書等。設(shè)備檔案資料應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：(1)設(shè)備制造廠的技術(shù)檢驗(yàn)文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單、圖紙等(2)設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、設(shè)備清單等(3)設(shè)備附錄及工具清單(

2、4)設(shè)備大、年修理施工總結(jié)、記錄，竣工驗(yàn)收單，修理檢測記錄(5)精度校3僉及檢給記錄(6)設(shè)備改造、更新技術(shù)(7)設(shè)備缺陷記錄及事故報(bào)告單(原因分析處理結(jié)果)(8)設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表(9)設(shè)備基礎(chǔ)圖及土建圖(10)設(shè)備結(jié)溝及易損件、主要配件圖紙(11)設(shè)備維護(hù)檢修規(guī)程(12)其他資料1.3 按介質(zhì)劃分設(shè)備檔案資料可分為下述類型：(1)紙拷貝(藍(lán)圖、透明圖、照片、白圖和其它印刷文件)(2)電子文檔(用CAD或其它軟件形成的設(shè)計(jì)圖、文字資料和音像制品等)2 .管理職責(zé)1. 1設(shè)備部是設(shè)備技術(shù)檔案的歸口管理部門。2. 2按照集中統(tǒng)一管理設(shè)備技術(shù)檔案的基本原則,公司設(shè)備部設(shè)立設(shè)備技術(shù)檔案室(以下簡稱檔

3、案室), 并配備專職人員管理。檔案室在設(shè)備部的直接領(lǐng)導(dǎo)下.集中統(tǒng)一管理全公司的設(shè)備、基建等設(shè)備技術(shù)檔案。 建立、健全設(shè)備技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司設(shè)備技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。3. 3公司各職能部門、分廠要把設(shè)備技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)資 料及時(shí)、完整歸檔，按制度借閱并及時(shí)返還.并在使用中對(duì)技術(shù)檔案中的錯(cuò)誤及時(shí)通知檔案室或設(shè)備部， 以保證全公司設(shè)備技術(shù)檔案工作的順利開展。3 .設(shè)備檔案的歸檔1. 1技改和基建項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔：(D工程施工執(zhí)照,開工報(bào)告(2)各專業(yè)施工圖會(huì)由記錄(土建、水暖、電氣、通風(fēng)等)(3)設(shè)計(jì)變更通知單

4、(4)施工單位與建設(shè)單位往來的聯(lián)系單（5）工程定位測量及放線記錄（6）地基承載力豆查記錄或打樁記錄（7）建筑物、構(gòu)建物的沉降變形觀測記錄（8）水泥出廠質(zhì)量證明及檢驗(yàn)報(bào)告（9）鋼材出廠質(zhì)量證明及試驗(yàn)報(bào)告（10）金屬焊接試驗(yàn)報(bào)告及采用焊條證明（11）紅磚出場證明及試繚報(bào)告（抗壓試驗(yàn)及抗凍試繚）（12）砂、漿強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告（13）混凝土試繚配合比及強(qiáng)度試繚報(bào)告（14）防水、保溫材料出廠證明、試繚報(bào)告（15）采用構(gòu)件配件出廠證明（16）隱蔽（吊裝）工程繚收記錄（17）水暖、設(shè)備管道試調(diào)、試壓記錄（18）電氣接地電阻、絕緣電阻測繚記錄（19）工程質(zhì)量事故處理資料（20）分步分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表（21）單位工

5、程質(zhì)量評(píng)定表（22）工程竣工繚收證明（23）工程交工繚收證明（24）工程竣工圖（25）設(shè)備隨機(jī)技術(shù)文件（26）設(shè)備調(diào)試報(bào)告或試繚報(bào)告原施工圖變更不大,不影響工程質(zhì)量。有變更說明、變更圖紙、施工單位在圖紙封面上加蓋竣工圖專 章，并有技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字的，亦可作為竣工圖。3. 2大、年修項(xiàng)目結(jié)束后二周內(nèi)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔：（1）大、年修計(jì)劃表（2）備件清單（3）開、竣工報(bào)告（4）竣工圖及設(shè)計(jì)變更通知單（5）油品化給報(bào)告（6）設(shè)備調(diào)試報(bào)告（7）竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（8）大、年修總結(jié)4. 3定修項(xiàng)目結(jié)束二日內(nèi)應(yīng)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔：（1）定修計(jì)劃表（2）定修檢查記錄3. 4凡外來、外購設(shè)備的圖紙資料，隨儀器

6、、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等技術(shù)文件 在開箱前，有關(guān)單位必須通知設(shè)備管理人員或資料管理人員參加資料清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用 手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有。3. 5對(duì)于測繪的備件圖紙應(yīng)在一周內(nèi)歸檔，對(duì)未歸檔的圖紙，設(shè)備部將不予安排備件訂貨。3. 6歸檔的資料由工程負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員按類別整理后交檔案員歸檔。凡歸檔的技術(shù)資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、衛(wèi)生、圖面清晰,幅面符合標(biāo)準(zhǔn)，字跡工整。電子文檔歸檔時(shí)應(yīng)以 光盤形式移交，光盤應(yīng)裝袋保管。凡不符合歸檔要求或技術(shù)文件資料不全的，檔案員有權(quán)拒絕接收。3. 7資料歸檔時(shí)，檔案員應(yīng)出具歸檔資料移交單（見附錄1）,移交人和接收人簽字后雙方各留存一份。

7、4 .設(shè)備技術(shù)檔案的保管4. 1對(duì)已經(jīng)歸檔的設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容分類，在三日內(nèi)完成上帳、編號(hào)、裝卷等工作，以便 于借閱。5. 2設(shè)備技術(shù)資料歸檔、裝卷要遵循下述原則：（1）根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形成等實(shí)際情況，在 兼顧文件之間有機(jī)聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下,將每項(xiàng)設(shè)備的技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理,組成一個(gè)或 若干個(gè)案卷。（2）將最能反映設(shè)備購置概況的文件材料，排放在各卷之首,其余設(shè)備技術(shù)文件材料、設(shè)備的工作程 序及重要程序,依次系統(tǒng)排列。（3）卷內(nèi)文件材料按文字材料在前、圖表在后的要求排列。（4）拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，用線裝訂，對(duì)破損的文件材料

8、進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)引進(jìn)設(shè)備中專用文件夾， 可以保持原狀。（5）設(shè)備文件材料采用卷盒的保管形式,圖紙按卷盒規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，引進(jìn)設(shè)備文件卷盒保管有困 難的,可按其自然狀態(tài)保管。（6）全部設(shè)備文件無論單面或雙面只要有書寫符號(hào)，每面均為一頁,每卷頁號(hào)均從1開始.頁號(hào)位置 在非裝訂線一側(cè)的下角。（7）歸檔的案卷必須填寫卷內(nèi)目錄（見附錄2）,卷內(nèi)目錄可打印,也可用藍(lán)黑或碳素筆正楷填寫.字跡 要工整、清蜥.文面要整潔，不得涂改。（8）每個(gè)案卷內(nèi)要附卷內(nèi)卡片（見附錄3）,寫明本案卷的卷號(hào)、圖紙和文件材料的總頁數(shù)，借閱者的姓 名、借期和還期。（9）擬定案卷標(biāo)題和卷號(hào)，案卷標(biāo)題要簡明、準(zhǔn)確.對(duì)進(jìn)口設(shè)備的外文案卷標(biāo)題、

9、控制在100個(gè)字符 以內(nèi)。外文說明書必須有中文譯名。卷號(hào)擬定原則見附錄4.（10）確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限。對(duì)最能反映設(shè)備購置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，定為 長期保管。設(shè)備隨機(jī)的技術(shù)文件和使用維修、改造等文件，由于其價(jià)值是作為設(shè)備的組成部分而存在的， 原則上隨設(shè)備而存在,保管期限與設(shè)備共存。6. 3同樣內(nèi)容的檔案一般應(yīng)一式二份，一份借閱，一份存檔。對(duì)于只有一份且常用的技術(shù)資料,應(yīng)盡 量復(fù)制副本.原件存檔，副本借閱。7. 4藍(lán)圖、底圖和電子文檔要分別建賬（附錄5、附錄6）。8. 5編制檔案檢索目錄（附錄7）,做到定位存放，妥善保管.方便使用。9. 6備件圖紙要加蓋“受控”章10. 7檔

10、案員的職責(zé)檔案員要履行下述職責(zé)：（1）認(rèn)真貫徹公司設(shè)備技術(shù)檔案工作的方針政策，鉆研業(yè)務(wù),提高管理水平，保證設(shè)備技術(shù)檔案工作 任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。（2）科學(xué)地管理全公司設(shè)備技術(shù)檔案，辦理設(shè)備技術(shù)檔案的接收、分類、裝卷、登記、保管、復(fù)制、 借閱、發(fā)放、統(tǒng)計(jì)等工作。（3）遵守公司保密制度，不泄漏檔案內(nèi)容（4）做好檔案安全工作,防盜、防火、防水、防霉、防鼠、防蛀（5）嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。（6）對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。（7）保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生。下班前要關(guān)閉室內(nèi)電源，鎖好門窗。5 .設(shè)備技術(shù)檔案的借閱5.1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員

11、，因工作需要且履行規(guī)定的手續(xù)均可借閱設(shè)備技術(shù)檔案。借閱后請(qǐng) 妥善保管這，按期交回。借閱檔案要履行下述手續(xù)： 填寫借閱卡（見附錄8） 填寫卷內(nèi)卡片，由檔案員從卷內(nèi)抽出保管。 填寫借閱賬（見附錄9）5. 2檔案一般應(yīng)成卷借閱，盡量不要只借閱卷內(nèi)某一部分。檔案借閱前雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)卷內(nèi)文件張數(shù), 否則，一旦缺頁應(yīng)由借閱人負(fù)責(zé)。5. 3檔案借期一般不能超過二周，法定假日前檔案應(yīng)全部交回檔案保管。5. 4無副本的技術(shù)檔案一般只能在檔案室內(nèi)查閱，不得帶出。5. 5檔案返回時(shí)檔案員要仔細(xì)核對(duì)卷內(nèi)文件張數(shù)，否則，一旦缺頁應(yīng)由檔案員負(fù)責(zé)。在確定歸還的檔 案無誤后，檔案員要在借閱賬和卷內(nèi)卡片上注明歸還日期并將卷內(nèi)卡

12、片裝入卷內(nèi)。5. 6除改圖外電子文檔和底圖一般不借閱。5. 7外單位借閱設(shè)備檔案需經(jīng)設(shè)備部長批準(zhǔn)，只可在檔案室查閱有關(guān)的檔案資料，但不得將檔案資料 帶出檔案室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出檔案室，應(yīng)當(dāng)經(jīng)設(shè)備副總批準(zhǔn)。5.8本單位人員調(diào)出我公司或者辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者，須到檔案室辦 理歸還手續(xù)。否則，人事部不得辦理調(diào)動(dòng)或者退休手續(xù)。5. 9借閱者有義務(wù)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。如發(fā)現(xiàn)丟失 或有損壞者.由檔案員及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào).并根據(jù)其損壞的程度及檔案的重要性提出迸行經(jīng)濟(jì)處罰的建 議.報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)

13、部.對(duì)檔案借閱人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰°6.設(shè)備檔案的復(fù)制和發(fā)放6.1 有下述之一者可以申請(qǐng)?jiān)O(shè)備檔案復(fù)制： 設(shè)備的檢修、改造和基建 設(shè)備和備件的定貨 設(shè)備維護(hù) 教育和培訓(xùn) 其它需求6. 2因破損或霉變的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢, 保管期限為一年。7. 3設(shè)備檔案復(fù)制要履行下述手續(xù)： 填寫圖紙托曬單（見附錄10）,注明復(fù)制的檔案名稱、圖號(hào)及用途 經(jīng)辦人和本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字 設(shè)備部部長（副部長簽字） 數(shù)量特別大時(shí)由設(shè)備副總簽字6. 4為了降低設(shè)備檔案復(fù)制成本，一般應(yīng)優(yōu)先采用曬圖方式，盡量不用或少采用復(fù)印方式。6. 5檔案復(fù)制后檔案員應(yīng)登記上賬（見附錄11）

14、并在二個(gè)工作日內(nèi)通知經(jīng)辦人領(lǐng)取。7.設(shè)備檔案的修改、鑒定與銷毀7.1圖紙出現(xiàn)錯(cuò)誤或與設(shè)備現(xiàn)狀不同要及時(shí)修改圖紙。修改圖紙要履行下列手續(xù)： 分廠主管工程師提出 填寫圖紙修改申請(qǐng)單（見附錄12） 設(shè)備部主管工程師審核 設(shè)備部部長批準(zhǔn)因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢.保管期限為一年。7.2 修改圖紙要連同底圖一起修改并按規(guī)定在圖紙上簽字。7.3 設(shè)備部將根據(jù)設(shè)備及檔案狀況定期組織專業(yè)技術(shù)人員對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定.鑒定結(jié)束后將鑒定結(jié) 論填寫在設(shè)備檔案鑒定書上（見附錄13）。7.4 .設(shè)備調(diào)出時(shí),設(shè)備檔案隨之調(diào)出；設(shè)備報(bào)廢時(shí)設(shè)備檔案隨之銷毀。7.5 凡要銷毀的設(shè)備技術(shù)檔案，必須造具清冊(cè)（見附錄14）.經(jīng)

15、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督 下進(jìn)行銷毀，以防失密。銷毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。8.設(shè)備檔案的保密制度1. 1公司職工必須嚴(yán)守機(jī)空，維護(hù)設(shè)備技術(shù)檔案的安全。借閱者必須履行借閱手續(xù)，對(duì)已借閱的設(shè)備 檔案要妥善保管，不得遺失和損壞。8. 2設(shè)備技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。9. 3非工作人員未經(jīng)允許.不得隨意翻閱設(shè)備技術(shù)檔案。10. 4技術(shù)檔案一般不允許帶出公司。11. 5外單位借閱本公司技術(shù)資料必須經(jīng)設(shè)備副總批準(zhǔn)，且要辦理借閱手續(xù)。附錄1遼陽西姆萊斯石油專用管制造有限公司歸檔密料移交清單序號(hào)圖號(hào)圖名幅面數(shù)量介質(zhì)資料來源移交人（簽字）：接收人（簽字）：附錄2遼陽

16、西姆萊斯石油專用管制造有限公司卷內(nèi)目錄卷號(hào)：卷名:序號(hào)圖號(hào)圖名幅面數(shù)量備注第9頁共17頁附錄3卷內(nèi)卡片卷名:附錄4卷號(hào)編制規(guī)則第9頁共17頁姓名單位借期還期卷號(hào):口回回回回回國回國卷號(hào)由7段代碼組成第1段：L表示公司代號(hào)第2段：分廣代碼第3段：機(jī)組代碼第4段：相同設(shè)備的序號(hào)0-9第5段：專業(yè)代碼R軋鋼M機(jī)械E電氣P-動(dòng)力H液壓L潤滑 B土建F一爐子I儀表C計(jì)算機(jī)T閉路電視 O一工具第6段：相同卷的流水號(hào)00-99第7段：A/B卷第8段：柜（架）號(hào)00-99第9段：層號(hào),自上而下計(jì)，a-e附錄5藍(lán)（底）圖賬序號(hào)卷號(hào)圖號(hào)圖名幅面有底 圖否資料來源第9頁共17頁附錄7檔案檢索目錄序號(hào)光盤號(hào)文件名稱及內(nèi)容數(shù)量資料來源序號(hào)卷號(hào)卷名資料來源第9頁共17頁單位：姓名：日期:序號(hào)卷號(hào)卷名123456見附錄10圖紙托腦單單位：姓名：托曬日期：用圖日期