業(yè)務(wù)流程內(nèi)控要點

1、銷售與收款業(yè)務(wù)循環(huán)控制流程(2)關(guān)鍵控制點-序號 處 理 說 明 責任單位 -C1 由商務(wù)部根據(jù)公司銷售政策及報價政策及權(quán)限范圍進行報價 商務(wù)部C2 根據(jù)公司合同簽訂授權(quán)政策，有適當人員簽署合同，合同簽訂前經(jīng)過法律部審核方可 政策控制C3 客服專員根據(jù)簽訂的合同， ERP系統(tǒng)中錄入合同信息，諸如固定倉倉儲費， 基于固定倉儲費的固定流轉(zhuǎn)量等 ,客服專員并有人進行審核確保與合同信息一致。 客服主管C4 計量部要準確計量所收取的客戶油量，并存放合同約定的庫存點 計量經(jīng)理及運營經(jīng)理 C5 商務(wù)部在下訂單前檢查客戶的信用狀況，信用額度根據(jù)信用政策而定并 商務(wù)合同事前 由財務(wù)部錄入系統(tǒng)進行控制 C6 計量

2、部要準確計量所發(fā)出的客戶油量 計量部C7 財務(wù)部應(yīng)收帳款人員要實時的在系統(tǒng)內(nèi)對已發(fā)生的業(yè)務(wù)開局發(fā)票即確認 收入和應(yīng)收款， 這是檢查客戶信用狀況的前提 財務(wù)部C8 財務(wù)部應(yīng)收帳款人員要定期對已開局的發(fā)票進行周期結(jié)算以保證及時反應(yīng)客戶的欠款情況 財務(wù)部C9 財務(wù)部定期進行客戶帳齡分析，對超過期限的客戶監(jiān)督商務(wù)進行催收 財務(wù)部 C10 財務(wù)部定期給客戶對帳，對于超過信用期的款項，對超過期限的客戶監(jiān)督商務(wù)進行催收 (3)總體控制原則1 1、不相容崗位分離、不相容崗位分離(1)公司將合同簽訂、合同管理、收入貨管理及收款四項業(yè)務(wù)分別有商務(wù)部、客戶服務(wù)部、運營部及財務(wù)部等部門（或崗位）來操作。商務(wù)部部門（或

3、崗位）主要負責處理訂單、簽訂合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策。 客戶服務(wù)部（或崗位）主要負責合同管理、催收貨款運營部門（或崗位）主要負責油料的收發(fā)及油料的管理諸如盤點等。財會部門（或崗位）主要負責銷售款項的結(jié)算和記錄、客戶的信用管理、監(jiān)督管理貨款回收。(2)信用的設(shè)定有商務(wù)部與財務(wù)部共同決定，信用的管理執(zhí)行在財務(wù)部，信用額度有sap系統(tǒng)自動更新控制。2 2、授權(quán)批準、授權(quán)批準(1)對銷售與收款業(yè)務(wù)建立嚴格的授權(quán)批準制度，明確審批人員對銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人的職責范圍和工作要求。(2)審批人根據(jù)銷售與收款授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得

4、超越審批權(quán)限。(3)經(jīng)辦人要當在職責范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理銷售與收款業(yè)務(wù)。 4)嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)和人員經(jīng)辦銷售與收款業(yè)務(wù)。3 3、控制程序、控制程序(1)銷售談判。單位在銷售合同訂立前，商務(wù)部就價格、信用政策、存儲期限及收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少應(yīng)有兩人以上，并與訂立合同的人員相分離。銷售談判的全過程應(yīng)有完整的書面記錄。(2)合同訂立。公司授權(quán)有關(guān)人員與客戶簽訂銷售合同。簽訂合同要使用泰山標準的合同文本。對于添加合同條款，要經(jīng)公司事務(wù)部審核后方能簽訂。(3)合同審批。在合同正式簽訂前，要進行合同審批。建立健全銷售合同審批制度。審批人員應(yīng)對銷售價格、信用政策、發(fā)貨

5、及收款方式等嚴格把關(guān)。4 4、其他控制措施、其他控制措施(1)建立銷售定價控制制度，制定價目表、折扣政策、付款政策等并予以執(zhí)行。(2)在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強銷售合同、銷售計劃、銷售通知單、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。(3)總體控制原則(3)會對賒銷業(yè)務(wù)的加強管理。賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)遵循規(guī)定的銷售政策和信用政策。對符合賒銷條件的客戶，應(yīng)經(jīng)審批人批準后方可辦理賒銷業(yè)務(wù)；超出銷售政策和信用政策規(guī)定的賒銷業(yè)務(wù)，應(yīng)當進行特別審批程序。(4)建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部門應(yīng)當負責應(yīng)收賬款的催收，財會部門應(yīng)當督促銷售部門加緊

6、催收。(5)公司對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款應(yīng)當報告有關(guān)決策機構(gòu)，由其進行審查，確定是否確認為壞賬。單位發(fā)生的各項壞賬，應(yīng)查明原因，明確責任，并在履行規(guī)定的審批程序后作出會計處理。 (6)注銷的壞賬會進行備查登記，做到賬銷案存。已注銷的壞賬又收回時應(yīng)當及時入賬，防止形成賬外款。(7)有專人保管應(yīng)收票據(jù)，對于即將到期的應(yīng)收票據(jù)，應(yīng)及時向付款人提示付款；已貼現(xiàn)票據(jù)應(yīng)在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。制定逾期票據(jù)的沖銷管理程序和逾期票據(jù)監(jiān)控制度。(8)定期與往來客戶通過函證等方式核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預收賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)查明原因，及時處理。(9)對于超過單位既定銷售政策和信用政策規(guī)定范圍

7、的特殊銷售業(yè)務(wù)，單位要進行集體決策，防止決策失誤而造成嚴重損失。采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)控制流程關(guān)鍵控制點： - 序號 處 理 說 明 責任單位 責任人 -C1 根據(jù)公司授權(quán)批準政策，有適當?shù)娜藛T對采購申請進行批準C2 根據(jù)公司燃料油采購政策，確定適當?shù)墓?yīng)商并進行詢價， 政策控制C3 根據(jù)權(quán)限有適當人員簽署合同，合同簽訂前經(jīng)過法律部審核方可 C4 計量部及運營部要準確計量所收取的油量并進行儲存，要填寫采購收貨單 等單據(jù)作為其他環(huán)節(jié)操作依據(jù) 運營計量部C5 根據(jù)采購收獲單及采購訂單在里輸入所收取的油量并對采購訂單的執(zhí)行, 情況進行比較。該步產(chǎn)生庫存因此油量準確性及其重要運營部 C6 財務(wù)部應(yīng)付帳款會

8、計根據(jù)油量的收取量及采購價格確認應(yīng)付帳款發(fā)票 財務(wù)部總體控制原則：如下原則不僅適用于自用油采購的業(yè)務(wù)控制，也適用其他的采購，比如循環(huán)四的固定資產(chǎn)采購控制。涉及自用油采購時有商務(wù)部執(zhí)行采購，其他由采購部執(zhí)行。 1 1、不相容職務(wù)分離、不相容職務(wù)分離（1） 請購由使用部分提出，由適當人員進行審批（2） 詢價由采購部（商務(wù)部）進行，但是確定供應(yīng)商由采購部外的其他部門或人員決定（3） 合同的訂立在事務(wù)部審核后，由適當人員審批后方可（4） 采購由采購部（商務(wù)部）執(zhí)行，貨物驗收由使用部門或者實物管理部門執(zhí)行（5） 采購、驗收與相關(guān)會計記錄分別由采購部及驗收部填寫2 2、授權(quán)批準、授權(quán)批準(1)建立采購與付

9、款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，并規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責范圍和工作要求。 (2)根據(jù)據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，由財務(wù)部對審批情況進行監(jiān)督。3 3、控制程序、控制程序（1）請購與審批控制。建立采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。同時會加強采購業(yè)務(wù)的預算管理。對于預算內(nèi)采購項目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預算和預算外采購項目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。 （2）采購。根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定訂單采購、合同訂貨、直接購買等方式。采購前充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽、供貨能力等有關(guān)情況，采取由采購、使用、財務(wù)等部門共同參與比質(zhì)比價的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應(yīng)商。小額零星采購要由經(jīng)授權(quán)的部門事先對價格等有關(guān)內(nèi)容進行審查。單位應(yīng)當制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。（3）驗收。根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。 對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的