商務(wù)郵件寫作

1、總目錄總目錄一、信息欄一、信息欄二、內(nèi)容二、內(nèi)容三、附件三、附件四、字體和字號(hào)四、字體和字號(hào)五、回復(fù)技巧五、回復(fù)技巧六、六、TIPS一、信息欄一、信息欄一、信息欄一、信息欄收件人收件人To 是要受理這封郵件所涉及是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)?？梢允且粋€(gè)或多個(gè)可以是一個(gè)或多個(gè).2.抄送抄送CC 是需要知道這回事的人，是需要知道這回事的人，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，淡然可以會(huì)的人有建議，淡然可以會(huì)Email。3.密件抄送密件抄送BCC 與抄送不同的與抄送不同的 是，

2、密件是，密件抄送的收件人地址不會(huì)顯示在收件人的郵抄送的收件人地址不會(huì)顯示在收件人的郵件中。件中。Attention：To 和CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！一、信息欄一、信息欄信息欄的最后一項(xiàng)也是比較重信息欄的最后一項(xiàng)也是比較重要的一項(xiàng)，即要的一項(xiàng)，即“主題主題”！主題一定不能是主題一定不能是空白空白！2. 主題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切主題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。忌使用含義不清的標(biāo)題。3. 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題4. 可適當(dāng)使用大寫字母字符（如可適當(dāng)使用大寫字母字符（如“！”等）等）5

3、. 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容更改標(biāo)回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容更改標(biāo)題，題，不要不要RE一大串一大串。6. 最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處。錯(cuò)別字和不通順之處。二、內(nèi)容二、內(nèi)容適當(dāng)?shù)胤Q呼適當(dāng)?shù)胤Q呼收件人收件人。2. 開(kāi)頭結(jié)尾最好有開(kāi)頭結(jié)尾最好有問(wèn)候問(wèn)候語(yǔ)語(yǔ)。3. 正文。正文。4. 結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名1、適當(dāng)?shù)胤Q呼收件人、適當(dāng)?shù)胤Q呼收件人 郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他面向他/她的，要求其給出必要的回應(yīng)。她的，要求其給出必要的回應(yīng)。

4、 在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼“大大家家”、“各位各位” 。 如果對(duì)方有職務(wù)，一般以職務(wù)尊稱對(duì)方，如果對(duì)方有職務(wù)，一般以職務(wù)尊稱對(duì)方，如：如：“X總總” 、“X經(jīng)理經(jīng)理” 如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先先生生”、“X小姐小姐/女士女士”稱呼，但要把性稱呼，但要把性別先搞清楚。別先搞清楚。 如果不清楚性別如果不清楚性別“X先生先生/小姐小姐”、“敬敬啟者啟者”。1、適當(dāng)?shù)胤Q呼收件人適當(dāng)?shù)胤Q呼收件人英文郵件中對(duì)收件人的稱呼也是有講究的：英文郵件中對(duì)收件人的稱呼也是有講究的： 在不知道收信人姓名的情況下，有以下在不知道收信人姓名的情況下，有

5、以下 幾種稱呼方式：幾種稱呼方式： Dear Sir（姓名未知的男性）（姓名未知的男性） Dear Madam（姓名未知的女性）（姓名未知的女性） Dear Sir/Madam（不確定收件人）（不確定收件人） 如果是發(fā)往某公司郵件還可用如果是發(fā)往某公司郵件還可用“Dear Sirs/Madams” 1、適當(dāng)?shù)胤Q呼收件人適當(dāng)?shù)胤Q呼收件人英文郵件中對(duì)收件人的稱呼也是有講究的：英文郵件中對(duì)收件人的稱呼也是有講究的： 在知道收信人姓名的情況下，有以下幾種稱呼在知道收信人姓名的情況下，有以下幾種稱呼方式：方式： Dear Mr Smith（男士）（男士） Dear Mrs Brown（已婚女士）（已婚女

6、士） Dear Miss Jones（未婚女士）（未婚女士） Dear Ms Todd（Ms 不顯示收件人的婚姻狀況）不顯示收件人的婚姻狀況）2、開(kāi)頭結(jié)尾最好有問(wèn)候語(yǔ)、開(kāi)頭結(jié)尾最好有問(wèn)候語(yǔ)u開(kāi)頭開(kāi)頭：正式：正式： “您好您好” “各位好各位好”非正式：非正式： “你好你好” “大家好大家好” u結(jié)尾：結(jié)尾： 正式：正式： “祝您工作順利祝您工作順利”“”“此致敬禮此致敬禮”（長(zhǎng)輩）（長(zhǎng)輩）非正式：非正式：“祝好！祝好！” 2、開(kāi)頭結(jié)尾最好有問(wèn)候語(yǔ)、開(kāi)頭結(jié)尾最好有問(wèn)候語(yǔ)u英文開(kāi)頭（很少用）英文開(kāi)頭（很少用）：How are you?How have you been?I hope everyth

7、ing is fine with you.u英文結(jié)尾（一般同稱呼相對(duì)應(yīng)）英文結(jié)尾（一般同稱呼相對(duì)應(yīng)）： PS:“Yours truly”、“Sincerely（yours）”、“Very truly yours”在美國(guó)英語(yǔ)中常見(jiàn)。 開(kāi)頭結(jié)尾Dear Sir/Dear MadamYours faithfullyDear Mr. Smith/ Dear Mrs. BrownYours sincerely3、正文、正文uemail正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。u注意注意email的論述語(yǔ)氣。尊重對(duì)方，的論述語(yǔ)氣。尊重對(duì)方，“請(qǐng)請(qǐng)”、“謝謝之類謝謝之類”的語(yǔ)氣要經(jīng)常出現(xiàn)。的語(yǔ)氣要

8、經(jīng)常出現(xiàn)。uemail正文多用正文多用1234之類的列表，之類的列表，或者配或者配圖片、表格，圖片、表格，以清晰明確。以清晰明確。u一次郵件交代完整信息。一次郵件交代完整信息。u 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用 拼寫檢查。拼寫檢查。u 合理提示重要信息。合理提示重要信息。u 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符，在商之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里這樣顯得比較輕佻。務(wù)信函里這樣顯得比較輕佻。4、結(jié)尾簽名、結(jié)尾簽名1) 簽名信息不宜過(guò)多簽名信息不宜過(guò)多。 電子郵件消息末尾加簽名是必要的。電子郵件消息末尾加簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、

9、電話、簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過(guò)多，一傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過(guò)多，一般般不超過(guò)不超過(guò)4行行。2) 不要只用一個(gè)簽名檔不要只用一個(gè)簽名檔。 對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化簡(jiǎn)化。3) 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字 號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小小一些。一些。商務(wù)電子郵件范例（中文一）商務(wù)電子郵件范例（中文一）張經(jīng)理： 您好！ 附件是關(guān)于XX的調(diào)查報(bào)告，請(qǐng)查收。 祝您工作順利！韓宇項(xiàng)目經(jīng)理雅致人生管理顧問(wèn)有限公司電

10、話：021-038556郵箱：商務(wù)電子郵件范例（中文二）商務(wù)電子郵件范例（中文二）尊敬的王先生， 您好！非常感謝您長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)世界經(jīng)理人雜志的支持！ 為了回報(bào)您對(duì)我們的擁護(hù)，我在這里很榮幸地邀請(qǐng)您為我們上線1周年的尚品人生網(wǎng)的尊貴會(huì)員，您將享受到我們僅為尚品人生尊貴會(huì)員提供的所有優(yōu)惠和特權(quán)，更有機(jī)會(huì)在尚品人生社區(qū)中結(jié)實(shí)與您一樣成功的精英人士。 您只要點(diǎn)擊“接受”，便可以自動(dòng)成為尚品人生網(wǎng)的尊貴會(huì)員。 非常感謝您的關(guān)注，期待您加入尚品人生網(wǎng)！此致 敬禮！ 李立群 環(huán)球資源執(zhí)行總裁 世界經(jīng)理人尚品人生出版人商務(wù)電子郵件范例（英文一）商務(wù)電子郵件范例（英文一）Dear Mr. Shenwei,As d

11、iscussed and agreed please find our proposal for the additional WMS functionalities. If you have further questions please do not hesitate to contact us.We would be very glad to receive your order.Kind regards,Bernd FingerleProject ManagerPAASMS Logistics GmbHObere Industriestrasse 857250 Netphen / G

12、ermanyPhone: +49 2738 21 1305Fax: +49 2738 21 1349Mobile: +49 171 1770209E-mail: bernd.fingerlesms-www.sms-logistics-商務(wù)電子郵件范例（英文二商務(wù)電子郵件范例（英文二）Dear Mr. Zhu, As anticipate on my hereunder message, in order to check the machine foundation, our Mechanical supervisor Mr. Giovanni Limitone will arrive in

13、Yantai tomorrow evening and on Friday will be present at your premises.Could you please organize the hotel pick-up on Friday morning?For your reference his mobile phone number is 138XXXXXXXX. Thanks and best regards, Luisa Bollini (Mrs.)Project Management Pomini Tenova Roll GrindersPomini DivisionVi

14、a Leonardo da Vinci, 2021053 Castellanza ItalyPhone ：+39 0331 444376Fax： +39 0331 三、三、 附件（附件（Do Not Forget?。?. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示正文里面提示收收件人查看附件。件人查看附件。2. 附件命名：附件命名：應(yīng)按有意義的名字命名，應(yīng)按有意義的名字命名， 最好最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。理。3. 附件大小：附件大小：不宜超過(guò)不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)，應(yīng)個(gè)，數(shù)目較多時(shí)，應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件，如果附件過(guò)大（

15、不宜打包壓縮成一個(gè)文件，如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。4.附件格式：附件格式：如果是特殊格式文件，應(yīng)在正如果是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用。文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用。Attention：有附件時(shí)，先加：有附件時(shí)，先加附件再寫內(nèi)容！再寫內(nèi)容！四、字體和字號(hào)四、字體和字號(hào)字體：中文：字體：中文：宋體宋體或者或者新宋體新宋體； 英文：英文：Verdana或者或者ArialArial字型。字型。字號(hào)：五號(hào)或字號(hào)：五號(hào)或10號(hào)字即可。號(hào)字即可。Attention：1、不要用稀奇古怪的字體或斜體。、不要用稀奇古怪的字體或斜體。2、最好不用背景信紙，特別是對(duì)公務(wù)、最好不用背景信紙，特別是對(duì)公務(wù)郵件。郵件。五、回復(fù)技巧五、回復(fù)技巧及時(shí)回復(fù)。及時(shí)回復(fù)。2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)。進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)。3. 回復(fù)不得少于回復(fù)不得少于10個(gè)字。個(gè)字。4. 不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論。不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論。5. 要區(qū)分要區(qū)分Reply 和和Reply All （區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）?；貜?fù)全體）。6. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。PS: 一般來(lái)講，答復(fù)時(shí)